01
Chức năng này dùng để làm gì
Báo cáo tổng hợp cho thấy mặt hàng A cuối tháng còn 150 ram; sổ chi tiết cho thấy 150 ram ấy đi qua những chứng từ nào, giá bao nhiêu. Màn này là mẫu S10-DN của Thông tư 99. Kế toán dùng để tìm nguyên nhân tồn âm, kiểm tra giá xuất, đối chiếu với thủ kho, và in sổ lưu.
Sổ nằm sau nhập kho, xuất kho và tính giá xuất kho, vì giá trị mỗi dòng xuất là giá sau khi tính. Muốn nhìn cả kho một lượt thì dùng tổng hợp nhập xuất tồn.
02
Trước khi bắt đầu
Mặt hàng đã có chứng từ nhập hoặc xuất đã ghi sổ trong hoặc trước kỳ cần xem.
Giá xuất kho đã tính lại cho tháng cần xem nếu công ty dùng bình quân cuối kỳ.
Quyền xem phân hệ Kho hoặc Báo cáo. Quyền xem giá vốn nếu muốn thấy cột đơn giá và giá trị.
03
Mở màn hình
Vào menu Kho, Sổ chi tiết vật liệu, hàng hóa. Tiêu đề trang ghi đầy đủ "Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa". Đầu trang có Tất cả báo cáo, Tùy chọn in với nút In báo cáo, và Xuất Excel (chỉ hiện sau khi chọn mặt hàng).
Bộ lọc gồm Từ ngày (mặc định ngày đầu năm), Đến ngày (mặc định hôm nay), Kho (mặc định Tất cả kho) và Mặt hàng. Ô Mặt hàng ban đầu là Chọn mặt hàng. Chưa chọn thì bảng hiện "Chọn một mặt hàng để xem sổ chi tiết". Bấm Xem báo cáo để áp dụng.
04
Đọc báo cáo
Dòng đầu là Số dư đầu kỳ, dòng cuối là Cộng phát sinh và tồn cuối kỳ. Ở giữa, mỗi dòng là một lần nhập hoặc xuất.
| Cột | Ý nghĩa | Lấy số từ đâu |
|---|---|---|
| Ngày | Ngày hạch toán | Ngày của chứng từ |
| Số chứng từ | Số chứng từ, bấm mở chứng từ | Chứng từ nhập, xuất, mua, bán, chuyển kho, kiểm kê |
| Diễn giải | Nội dung chứng từ | Diễn giải của chứng từ |
| Lô, serial | Số lô hoặc serial của dòng | Sổ kho |
| Đơn giá | Giá trị chia số lượng, làm tròn hai chữ số thập phân | Giá trị sổ kho của dòng |
| Nhập SL, Nhập giá trị | Số lượng và tiền hàng vào kho | Dòng sổ kho dương |
| Xuất SL, Xuất giá trị | Số lượng và tiền hàng ra kho | Dòng sổ kho âm |
| Tồn SL, Tồn giá trị | Số dư lũy kế sau dòng đó | Số dư đầu kỳ cộng dồn |
Ba cột đơn giá, giá trị chỉ hiện với người được xem giá vốn. Dòng của phân bổ chi phí mua hàng hay giảm giá hàng mua có số lượng 0 nên Đơn giá để trống, giá trị nằm ở Nhập giá trị hoặc Xuất giá trị tùy dấu.
05
Làm từng bước: xem sổ giấy A4 tháng 10 năm 2026
Công ty Văn phòng phẩm Hà Nội muốn biết 150 ram giấy A4 tồn cuối tháng 10/2026 và giá xuất đến từ đâu.
Vào Kho, Sổ chi tiết vật liệu, hàng hóa. Ở Từ ngày chọn 01/10/2026, Đến ngày chọn 31/10/2026.
Ở Mặt hàng chọn giấy A4, giữ Tất cả kho, bấm Xem báo cáo.
Dòng Số dư đầu kỳ: tồn 100 ram, 4.000.000 đồng.
Ngày 03/10 có phiếu nhập 200 ram, Đơn giá 42.000, Nhập giá trị 8.400.000. Tồn sau dòng là 300 ram, 12.400.000.
Ngày 07/10 xuất 90 ram, ngày 20/10 xuất 60 ram. Công ty dùng bình quân cuối kỳ nên Đơn giá cả hai dòng là 41.333,33 (12.400.000 chia 300). Xuất giá trị lần lượt 3.720.000 và 2.480.000. Tồn sau từng dòng: 210 ram, 8.680.000; rồi 150 ram, 6.200.000.
Dòng cuối cộng nhập 200 ram, 8.400.000; xuất 150 ram, 6.200.000; tồn cuối 150 ram, 6.200.000. Đúng với dòng giấy A4 ở báo cáo tổng hợp.
Bấm số chứng từ ở một dòng để mở chứng từ gốc. Bấm In báo cáo để in hoặc Xuất Excel để lấy tệp.
06
Các trường hợp khác
Các tình huống dưới đây thay đổi phạm vi sổ hoặc cách đọc.
Khi muốn xem riêng một kho
Chọn kho ở Kho. Số dư đầu kỳ và mọi dòng chỉ tính cho kho đó. Phiếu chuyển kho hiện thành một dòng xuất ở kho đi và một dòng nhập ở kho đến, mỗi dòng có số chứng từ giống nhau.
Khi mặt hàng theo lô hoặc serial
Cột Lô, serial ghi lô của từng dòng, nhưng sổ cộng dồn chung cả mặt hàng. Muốn tồn riêng từng lô, dùng sổ chi tiết, thẻ kho theo lô hoặc tồn theo lô, hạn dùng.
Khi thấy tồn âm
Dòng nào làm cột Tồn SL xuống dưới 0 là phiếu xuất thiếu hàng tại ngày đó. Thường do phiếu nhập ghi muộn hoặc sai ngày. Cách tìm và sửa nằm ở bài tồn kho âm trên sổ.
Khi xem nhiều năm
Từ ngày mặc định là đầu năm. Muốn xem lại nhiều năm, lùi Từ ngày. Số dư đầu kỳ luôn là số tích lũy đến trước ngày đó.
Khi bạn không được xem giá vốn
Chỉ còn các cột số lượng và dòng mô tả ghi "Chỉ hiện số lượng vì bạn không có quyền xem giá vốn." Nhờ chủ sở hữu hoặc quản trị viên bật quyền xem giá vốn.
07
Số liệu lấy từ đâu
Sổ đọc trực tiếp từ sổ kho, chỉ các chứng từ đã ghi sổ, theo thứ tự ngày rồi giờ lập chứng từ. Không có bút toán nào sinh ra từ trang này. Số dư đầu kỳ là tổng mọi dòng sổ kho có ngày trước Từ ngày, kể cả tồn đầu kỳ đã nhập.
Thông tư 99 mô tả sổ S10-DN mở theo từng tài khoản, từng kho, từng thứ, mỗi dòng có cột tài khoản đối ứng; bài thẻ kho, sổ chi tiết vật tư và bảng nhập xuất tồn trình bày đầy đủ. KetoanX làm khác ở hai điểm. Một là không có cột tài khoản đối ứng; muốn biết bút toán, mở chứng từ gốc. Hai là sổ theo mặt hàng, không tách theo tài khoản kho. Số tồn cuối của sổ phải khớp bảng tổng hợp và, sau khi cộng các mặt hàng, khớp sổ cái; dùng đối chiếu kho với sổ cái để kiểm.
Khi hiển thị, dòng trong cùng ngày xếp theo giờ lập, còn giá xuất khi tính lại có thể theo thứ tự bạn sắp tay ở thứ tự chứng từ trong ngày. Hai thứ tự này có thể khác nhau, nên số tồn từng dòng ở ngày có sắp tay chỉ là tạm; số cuối ngày vẫn đúng.
08
Lỗi hay gặp và cách xử lý
"Chọn một mặt hàng để xem sổ chi tiết": chưa chọn Mặt hàng. Chọn rồi bấm Xem báo cáo.
"Bạn không có quyền xem ở phân hệ Kho, Báo cáo. Hãy nhờ chủ sở hữu hoặc quản trị viên cấp quyền.": tài khoản không có quyền xem cả hai phân hệ.
Không thấy mặt hàng trong ô chọn: danh sách bỏ dịch vụ. Hàng chưa khai ở vật tư, hàng hóa, kho thì chưa có.
Số tồn cuối khác thủ kho đếm được: sổ chỉ biết chứng từ đã ghi. Kiểm chứng từ chưa ghi sổ, rồi làm kiểm kê kho để xử lý chênh lệch.
Đơn giá của dòng xuất đổi sau khi tính lại: bình quân cuối kỳ chỉ có giá chính thức sau khi chạy tính lại giá xuất kho của tháng.
09
Hỏi đáp
Những câu người mới hay hỏi về sổ chi tiết.
Khác gì thẻ kho?
Thẻ kho (mẫu S12-DN) của thủ kho chỉ có số lượng. Sổ chi tiết của kế toán có thêm đơn giá và giá trị. Thẻ kho mở từ màn Tồn kho, xem thêm sổ kho của thủ kho.
Sao dòng chuyển kho hiện hai lần?
Vì phiếu chuyển kho có hai đầu. Khi xem Tất cả kho, số tồn của cả mặt hàng không đổi qua hai dòng.
Sổ có hiện chứng từ chưa ghi sổ không?
Không. Chỉ chứng từ đã ghi sổ.
Đơn giá nhập có tính cả chi phí vận chuyển không?
Có, nếu bạn đã phân bổ chi phí mua hàng vào phiếu nhập. Phần phân bổ hiện là một dòng riêng số lượng 0 với giá trị cộng thêm; xem phân bổ chi phí mua hàng.
In sổ ra có cần chữ ký không?
Sổ ghi bằng phương tiện điện tử vẫn phải có tên đơn vị, tên sổ, ngày lập, ngày khóa, số trang và chữ ký của người lập sổ, kế toán trưởng, người đại diện theo pháp luật, như bài ghi sổ trên máy vi tính, phần mềm nêu. Bản in từ màn này chưa có khối chữ ký riêng của sổ, và bộ sổ để in cả năm ở mục sổ sách (có trang bìa, khối chữ ký) hiện chưa gồm sổ kho. Bạn in sổ vật liệu từ màn này rồi cho các bên ký tay và đóng cùng bộ sổ.
Hướng dẫn khác trong nhóm Kho
- Vật tư, hàng hóa, kho
- Tồn kho
- Tồn kho và đơn đặt hàng chưa giao
- Nhập kho, xuất kho
- Tính giá xuất kho
- Chuyển kho
- Kiểm kê kho
- Tồn theo lô, hạn dùng
- Đơn vị tính quy đổi
- Nhóm vật tư, hàng hóa
- In tem mã vạch
- Định mức nguyên vật liệu
- Lắp ráp, tháo dỡ
- Lệnh sản xuất
- Theo dõi serial, IMEI
- Sổ kho của thủ kho
- Thứ tự chứng từ trong ngày
- Tổng hợp nhập xuất tồn
- Hàng dưới tối thiểu, vượt tối đa
- Hàng chậm luân chuyển
- Sổ chuyển kho
- Đối chiếu kho với sổ cái
- Vòng quay hàng tồn kho
- Tồn kho theo chứng từ nhập
- Đối chiếu xuất kho theo chứng từ nhập
- Sổ chi tiết, thẻ kho theo lô
- Tồn kho theo đối tượng
- Tổng hợp xuất kho bán hàng
- Phiếu xuất chưa có chứng từ bán
- Đối chiếu nhập xuất lắp ráp, tháo dỡ
- Tiến độ sản xuất, xuất kho theo lệnh
- Công thức số lượng theo kích thước
- Hàng nhận giữ hộ, gia công, bán hộ
- Đối chiếu giao nhận giữa chi nhánh
Dùng thử trên sổ của chính bạn
Đăng ký mất vài phút, không cần thẻ thanh toán. Mọi chức năng đều miễn phí.