Thẻ kho, sổ chi tiết vật tư và bảng nhập xuất tồn: lập và đối chiếu

Thẻ kho còn là căn cứ để xác định trách nhiệm vật chất của thủ kho. Sổ chi tiết và bảng tổng hợp thuộc kế toán, là cầu nối giữa kho và sổ cái. Tiền thì có sổ riêng, xem bài [sổ quỹ tiền mặt và sổ tiền gửi](/kien-thuc/so-quy-tien-mat-so-tien-gui), còn tài sản cố định theo dõi bằng [thẻ và sổ tài sản cố định](/kien-thuc/so-tai-san-co-dinh-the-tscd) với cách đối chiếu tương tự.

Phòng kế toán lập thẻ, điền tên, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính, mã số rồi giao cho thủ kho ghi hằng ngày. Thủ kho căn cứ phiếu nhập kho, phiếu xuất kho: mỗi chứng từ một dòng, cuối ngày tính số tồn. Các cột gồm số thứ tự, ngày và số hiệu phiếu nhập hoặc phiếu xuất, nội dung nghiệp vụ, ngày nhập xuất, số lượng nhập, số lượng xuất, số lượng tồn.

Định kỳ kế toán vật tư xuống kho nhận chứng từ, kiểm tra việc ghi thẻ của thủ kho và ký xác nhận vào cột cuối. Thẻ kho là sổ tờ rời; thẻ dùng xong đóng thành quyển, gọi là Sổ kho, và sổ kho đóng quyển phải có chữ ký của giám đốc. Sau mỗi lần kiểm kê, số liệu trên thẻ kho được điều chỉnh cho khớp số thực tế theo chế độ quy định; việc xử lý thừa thiếu nằm ở bài [kiểm kê kho và hạch toán hàng thừa, thiếu](/kien-thuc/kiem-ke-kho-thua-thieu).

Sổ chi tiết S10-DN mở theo từng tài khoản (152, 153, 155, 156), theo từng kho và theo từng thứ. Mỗi dòng là một chứng từ nhập hoặc xuất, với các cột:

Công thức "đơn giá nhân số lượng" nghĩa là mỗi dòng dùng đúng đơn giá của dòng đó. Giá xuất lấy theo phương pháp tính giá công ty đã chọn, như bài [giá xuất kho bình quân gia quyền](/kien-thuc/gia-xuat-kho-binh-quan-gia-quyen) trình bày.

Thẻ kho của thủ kho chỉ có số lượng:

Sổ chi tiết của kế toán có thêm đơn giá và giá trị:

Giá trị tồn cuối là 5.000.000 + 5.600.000 - 7.950.000 = 2.650.000 đồng, bằng 50 kg nhân 53.000 đồng. Số lượng tồn 50 kg trên sổ chi tiết phải bằng số tồn trên thẻ kho.

Bảng tổng hợp S11-DN lập cuối tháng, mỗi tài khoản vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa một bảng riêng, mỗi thứ một dòng. Bốn cột lấy từ dòng cộng của sổ chi tiết:

1. 1

   Giá trị tồn đầu kỳ, từ dòng tồn đầu kỳ ở cột giá trị tồn của sổ chi tiết.

2. 2

   Giá trị nhập trong kỳ, từ dòng cộng cột giá trị nhập.

3. 3

   Giá trị xuất trong kỳ, từ dòng cộng cột giá trị xuất.

4. 4

   Giá trị tồn cuối kỳ.

Dòng tổng cộng của bảng được đối chiếu với sổ cái hoặc Nhật ký - Sổ Cái của các tài khoản 152, 153, 155, 156 và 158: cột 1 với số dư đầu kỳ, cột 2 với số phát sinh Nợ, cột 3 với số phát sinh Có, cột 4 với số dư cuối kỳ. Với ví dụ trên, nếu nguyên liệu A là thứ duy nhất của tài khoản 152, bốn cột của bảng tổng hợp lần lượt là 5.000.000, 5.600.000, 7.950.000 và 2.650.000 đồng, và sổ cái 152 có số dư đầu 5.000.000, phát sinh Nợ 5.600.000, phát sinh Có 7.950.000, số dư cuối 2.650.000. Lệch ở cột nào thì lần lại đúng loại chứng từ ấy: cột 2 lệch là phiếu nhập, cột 3 lệch là phiếu xuất. Nếu sổ chi tiết xuất hiện tồn âm thì xem bài [tồn kho bị âm trên sổ](/kien-thuc/ton-kho-am-tren-so-sach).

ketoanx.com/reports/stock-summary

Các bước

1. 1

   Vào Kho→, Tính giá xuất kho. Ô Phương pháp tính giá xuất kho chọn Bình quân cuối kỳ (đây cũng là mặc định), Phạm vi tính chọn Toàn công ty hoặc Theo từng kho, bấm Lưu cài đặt. Rồi nhập Từ ngày 01/03, Đến ngày 31/03, để trống Chỉ các mặt hàng (bỏ trống là mọi mặt hàng) hoặc chọn nguyên liệu A, bấm Tính lại giá xuất kho và xác nhận. Phiếu PXK15 được ghi lại 150 kg nhân 53.000, tức 7.950.000.

2. 2

   Thẻ kho: ở Kho→, Tồn kho bấm vào nguyên liệu A để mở trang Thẻ kho: …. Chọn Kho, Từ ngày 01/03, Đến ngày 31/03, bấm Xem. Dòng Tồn đầu kỳ 100, phiếu PNK07 nhập 100, phiếu PXK15 xuất 150, cột Tồn sau từng chứng từ là 200 rồi 50. Bấm In thẻ kho để in; bấm số phiếu để in lại phiếu nhập, phiếu xuất.

3. 3

   Thủ kho làm ở Kho→, Sổ kho của thủ kho: chọn Kho, Tình trạng là Chưa ghi sổ kho, khoảng ngày rồi bấm Xem. Màn này chỉ có số lượng Nhập, Xuất, không có giá trị. Tích PNK07, PXK15 (hoặc bấm Chọn mọi chứng từ chưa ghi) rồi bấm Ghi sổ kho (2); ghi nhầm thì chọn lại và bấm Bỏ ghi sổ kho.

4. 4

   Sổ chi tiết S10-DN: ở Kho→, Sổ chi tiết vật liệu, hàng hóa, nhập Từ ngày 01/03, Đến ngày 31/03, chọn Kho (hoặc Tất cả kho), ô Mặt hàng chọn nguyên liệu A, bấm Xem báo cáo. Sổ có Số dư đầu kỳ 100 kg và 5.000.000, dòng PNK07 Đơn giá 56.000 với Nhập SL 100 và Nhập giá trị 5.600.000, dòng PXK15 Đơn giá 53.000 với Xuất SL 150 và Xuất giá trị 7.950.000, rồi Cộng phát sinh và tồn cuối kỳ 50 kg và 2.650.000. Nút Xuất Excel tải đúng sổ đang xem.

5. 5

   Bảng S11-DN: ở Kho→, Tổng hợp nhập xuất tồn, chọn khoảng ngày tháng 3, ô Xem theo chọn Mặt hàng (hoặc Kho, mặt hàng, Mặt hàng, lô, Nhóm hàng), lọc Nhóm hàng nếu muốn tách nguyên liệu khỏi hàng hóa, bấm Xem báo cáo. Dòng nguyên liệu A có Tồn đầu kỳ, Nhập trong kỳ, Xuất trong kỳ, Tồn cuối kỳ, mỗi nhóm hai cột Số lượng và Giá trị: 5.000.000, 5.600.000, 7.950.000, 2.650.000.

6. 6

   Đối chiếu với sổ cái: Kho→, Đối chiếu kho với sổ cái, ô Tại ngày 31/03, bấm Xem báo cáo. Mỗi tài khoản kho một dòng với Giá trị trên sổ kho, Số dư sổ cái và Chênh lệch; dòng 152 phải ra 2.650.000 ở cả hai cột nếu nguyên liệu A là thứ duy nhất của tài khoản ấy.

Phần mềm tự ghi gì

Các sổ không ghi bút toán. Phiếu PNK07 đã ghi Nợ 152 / Có 331 (hoặc 111, 112) 5.600.000; phiếu PXK15 ghi Nợ 621 (hoặc tài khoản chi phí của mục đích xuất) / Có 152, và lần tính giá xuất kho ở bước 1 ghi lại số tiền của dòng đó thành 7.950.000. Đánh dấu ở sổ kho của thủ kho chỉ là xác nhận của thủ kho, không đổi số liệu kế toán. Người dùng không được xem giá vốn sẽ thấy các sổ chỉ có cột số lượng.

Kiểm lại và giới hạn

Số tồn 50 kg trên thẻ kho, trên sổ S10-DN và trên bảng S11-DN phải bằng nhau; giá trị tồn 2.650.000 trên S10-DN, S11-DN và cột Giá trị trên sổ kho của màn đối chiếu phải bằng nhau. Màn đối chiếu có liên kết Sổ chi tiết cho từng tài khoản để lần ra chứng từ lệch. Tồn âm thì xem bài về tồn kho bị âm.

Sổ S10-DN của KetoanX lọc theo mặt hàng và kho, chưa có cột tài khoản đối ứng như mẫu và không tách theo tài khoản 152, 153, 155, 156; bảng S11-DN cũng không lập riêng từng tài khoản, nên muốn một bảng cho mỗi tài khoản thì dùng nhóm hàng tương ứng. Thẻ kho in ra có cả cột giá trị và không ghi số hiệu mẫu S12-DN. Xem toàn công ty thì chuyển kho nội bộ không tính vào nhập, xuất của bảng tổng hợp. Danh mục đầy đủ nằm ở mục sổ sách và báo cáo của KetoanX; thao tác của thủ kho có ở hướng dẫn màn Sổ kho của thủ kho.