Sổ kế toán theo Thông tư 99: các loại sổ và hình thức ghi sổ nên chọn

Dù là sổ nào, Luật Kế toán đòi sổ có đủ các nội dung chính: ngày ghi sổ, số hiệu và ngày của chứng từ làm căn cứ, tóm tắt nghiệp vụ, số tiền ghi vào các tài khoản, số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ và số dư cuối kỳ. Sổ in trên giấy còn ghi tên đơn vị, tên sổ, ngày lập sổ, ngày khóa sổ, chữ ký của người lập sổ, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật, số trang và đóng dấu giáp lai.

Nhật ký - Chứng từ khác hẳn ba hình thức đầu: ghi theo bên Có, dùng mẫu in sẵn các quan hệ đối ứng và gộp kế toán tổng hợp với kế toán chi tiết trên cùng một sổ. Ba hình thức còn lại đều đi từ chứng từ, qua một sổ ghi theo thời gian, tới Sổ Cái.

Với hình thức trên máy vi tính, phần mềm không bắt buộc hiện đủ quy trình ghi sổ, nhưng đòi hỏi in ra được trọn bộ sổ và báo cáo tài chính. Sổ in ra mang các loại sổ của hình thức mà phần mềm theo, không nhất thiết giống hệt mẫu ghi tay.

Luật Kế toán chỉ cho phép một hệ thống sổ trong một kỳ kế toán năm, nên đừng trộn hai hình thức trong cùng một năm. Sổ mở vào đầu kỳ kế toán năm, nên thời điểm hợp lý để đổi hình thức là đầu năm tài chính, khi mở bộ sổ mới.

Nếu bạn dùng phần mềm, hình thức bạn chọn phải là hình thức phần mềm đó hỗ trợ. Phần mềm không có Nhật ký - Chứng từ thì công ty không thể chọn hình thức này dù sổ mẫu vẫn nằm trong thông tư.

Mẫu sổ ở Phụ lục III chỉ là mẫu tham khảo. Doanh nghiệp được thiết kế thêm hoặc sửa đổi, bổ sung biểu mẫu sổ cho hợp với hoạt động và yêu cầu quản lý, với ba điều kiện:

1. 1

   Sổ vẫn có đủ nội dung bắt buộc theo khoản 1, 2, 3, 4 Điều 24 Luật Kế toán (như đã nêu ở trên).

2. 2

   Sổ phản ánh đầy đủ, kịp thời, trung thực, minh bạch, dễ kiểm tra, kiểm soát và đối chiếu được tài sản, nguồn vốn của doanh nghiệp.

3. 3

   Doanh nghiệp ban hành quy chế hạch toán kế toán (hoặc tài liệu tương đương) về phần đã sửa, nêu rõ vì sao cần sửa và trách nhiệm của doanh nghiệp trước pháp luật.

Ví dụ, công ty muốn thêm cột "mã dự án" vào một sổ chi tiết thì được, miễn là sổ vẫn đủ nội dung bắt buộc và quy chế ghi rõ cột đó thêm để làm gì. Công ty không sửa gì thì dùng nguyên mẫu ở Phụ lục III.

Danh mục ở Phụ lục III có 42 mục, từ sổ tổng hợp của từng hình thức tới sổ chi tiết: quỹ, tiền gửi, vật tư, tài sản cố định, công nợ, bán hàng, chi phí, vay, vốn, thuế giá trị gia tăng. Mỗi mẫu có đánh dấu hình thức nào dùng nó. Chẳng hạn Bảng cân đối số phát sinh chỉ dành cho Nhật ký chung và Chứng từ ghi sổ, còn sổ quỹ tiền mặt dùng cho mọi hình thức trừ Nhật ký - Chứng từ.

Hết kỳ kế toán năm, bạn có 12 tháng để đưa bộ sổ và báo cáo tài chính năm vào lưu trữ, rồi giữ chúng tối thiểu 10 năm. Cách mở, khóa và sửa sổ được hướng dẫn kỹ trong bài về [mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và sửa sổ](/kien-thuc/mo-so-ghi-so-khoa-so-sua-so).

1. 1

   Trình tự từ chứng từ tới báo cáo và mẫu sổ trong [hình thức Nhật ký chung](/kien-thuc/hinh-thuc-nhat-ky-chung).

2. 2

   Mẫu và cách khóa [sổ cái theo từng hình thức ghi sổ](/kien-thuc/mau-so-cai).

3. 3

   Khi nào hợp với [hình thức Nhật ký - Sổ Cái](/kien-thuc/hinh-thuc-nhat-ky-so-cai) và cách ghi một dòng trên sổ.

4. 4

   Lập chứng từ ghi sổ và sổ đăng ký trong [hình thức Chứng từ ghi sổ](/kien-thuc/hinh-thuc-chung-tu-ghi-so).

5. 5

   Cấu trúc [hình thức Nhật ký - Chứng từ](/kien-thuc/hinh-thuc-nhat-ky-chung-tu), để đọc được sổ của đơn vị đang dùng nó.

6. 6

   Lúc nào nên tách [sổ nhật ký đặc biệt](/kien-thuc/so-nhat-ky-dac-biet) và tránh ghi trùng lên sổ cái.

7. 7

   Mẫu và cách đối chiếu [sổ quỹ tiền mặt và sổ tiền gửi](/kien-thuc/so-quy-tien-mat-so-tien-gui).

8. 8

   Lập [thẻ kho, sổ chi tiết vật tư và bảng nhập xuất tồn](/kien-thuc/so-chi-tiet-vat-tu-the-kho-nhap-xuat-ton).

9. 9

   Lập [thẻ và sổ tài sản cố định](/kien-thuc/so-tai-san-co-dinh-the-tscd) và giữ khớp với bảng khấu hao.

10. 10

    Mở [sổ chi tiết thanh toán với người mua, người bán](/kien-thuc/so-chi-tiet-thanh-toan-nguoi-mua-nguoi-ban), kể cả bằng ngoại tệ.

11. 11

    Lập [sổ chi tiết bán hàng](/kien-thuc/so-chi-tiet-ban-hang) và đối chiếu doanh thu trên sổ cái.

12. 12

    Lập [sổ chi phí sản xuất kinh doanh và thẻ tính giá thành](/kien-thuc/so-chi-phi-san-xuat-the-gia-thanh).

13. 13

    Ghi [sổ chi tiết tiền vay, vốn góp và khoản đầu tư](/kien-thuc/so-chi-tiet-tien-vay-von-dau-tu).

14. 14

    Biết khi nào cần [sổ theo dõi thuế giá trị gia tăng](/kien-thuc/so-theo-doi-thue-gtgt), thuế được hoàn, được miễn giảm.

15. 15

    Chọn tài khoản cần mở [sổ chi tiết các tài khoản](/kien-thuc/so-chi-tiet-cac-tai-khoan) và giữ tổng khớp với sổ cái.

16. 16

    Lập [bảng cân đối số phát sinh](/kien-thuc/bang-can-doi-so-phat-sinh) và dùng nó phát hiện sai sót trước khi lên báo cáo.

17. 17

    Cách khóa sổ và [ba cách sửa sổ hợp lệ](/kien-thuc/mo-so-ghi-so-khoa-so-sua-so) khi phát hiện sai sót.

18. 18

    Yêu cầu với phần mềm và cách in, lưu sổ trong bài [ghi sổ trên máy vi tính](/kien-thuc/ghi-so-tren-may-vi-tinh-phan-mem).

19. 19

    Dựng bộ [sổ sách kế toán trên Excel](/kien-thuc/so-sach-ke-toan-tren-excel) và biết lúc nào Excel không còn đủ.

Nếu bạn đi hết mục kiến thức theo thứ tự, bài đứng ngay trước phần sổ này là [báo cáo tình hình sử dụng lao động](/kien-thuc/bao-cao-tinh-hinh-su-dung-lao-dong).

ketoanx.com/reports

Các bước

1. 1

   Mở Báo cáo→, In sổ sách cả năm. Khung Hình thức kế toán có ô Hình thức kế toán của công ty với ba lựa chọn Nhật ký chung (mặc định), Nhật ký - Sổ Cái, Chứng từ ghi sổ. Công ty nhỏ ghi sổ bằng phần mềm như bài gợi ý thì giữ Nhật ký chung, bấm Lưu hình thức; thành công hiện Đã đặt hình thức kế toán: Nhật ký chung. Chỉ người có quyền sửa ở phân hệ Hệ thống mới đổi được ô này, và nên đổi vào đầu năm tài chính như phần trên đã nói.

2. 2

   Khung Chọn năm và tập sổ: ô Năm tài chính bắt đầu năm ghi 2026; dòng nhỏ bên dưới cho biết năm ấy chạy từ ngày nào đến ngày nào theo tháng bắt đầu năm tài chính của công ty.

3. 3

   Phần Tập sổ đã tích sẵn theo hình thức vừa chọn. Với Nhật ký chung là Sổ nhật ký chung, Sổ cái của mọi tài khoản có phát sinh hoặc số dư, Nhật ký thu tiền, chi tiền, mua hàng, bán hàng, cộng các tập dùng chung: Sổ quỹ tiền mặt, Sổ tiền gửi không kỳ hạn (công ty theo Thông tư 200, 133 thấy Sổ tiền gửi ngân hàng), Sổ chi tiết công nợ từng đối tượng có số liệu, Bảng cân đối số phát sinh. Nhật ký - Sổ Cái thay hai sổ đầu bằng Nhật ký - Sổ Cái; Chứng từ ghi sổ thay bằng Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và Sổ cái theo hình thức chứng từ ghi sổ. Tập Sổ chi tiết các tài khoản chi tiết (cấp 2 trở xuống) có phát sinh dài nên không tích sẵn, cần thì tích thêm.

4. 4

   Bấm Dựng bộ sổ để in. Trang dựng ra có bìa Sổ kế toán ghi tên đơn vị, năm, hình thức, Ngày mở sổ, Ngày khóa sổ và dòng Sổ này có ........ trang, đánh số từ trang 01 đến trang ........ để ghi tay khi đóng quyển, tiếp theo là Mục lục và mỗi sổ sang trang mới. In ra PDF bằng lệnh in của trình duyệt. Nút Tải Excel cả năm ở đầu trang tải cùng bộ sổ thành một tệp nhiều trang tính.

5. 5

   Ngày khóa sổ trên bìa lấy từ Hệ thống→, Khóa sổ kế toán. Khóa sổ năm 2026 xong rồi mới dựng bộ in lưu trữ, để bìa ghi đúng ngày khóa và sổ không còn bị sửa.

6. 6

   Cần một sổ lẻ, ví dụ sổ cái tài khoản 131 của quý 3, thì vào Báo cáo→, Tất cả báo cáo, nhóm Sổ kế toán: mỗi dòng ghi tên sổ kèm số hiệu mẫu, như Sổ nhật ký chung S03a-DN, Sổ cái S03b-DN, Nhật ký - Sổ Cái S01-DN, Chứng từ ghi sổ S02a-DN, Sổ chi tiết tài khoản S38-DN.

Phần mềm tự ghi gì

Chọn hình thức và in sổ không sinh bút toán. Mọi sổ của cả ba hình thức đọc cùng một bộ bút toán đã ghi sổ, nên đổi hình thức chỉ đổi bộ sổ được chọn sẵn và cách trình bày sổ tổng hợp, không đổi số dư nào. Số hiệu mẫu in trên sổ đổi theo chế độ kế toán của công ty (công ty theo Thông tư 133 thấy các số hiệu đuôi -DNN). Chứng từ còn nháp hay đang chờ duyệt không có trong sổ.

Trang in gộp dựng tối đa 15.000 dòng hạch toán của năm. Năm nhiều hơn, màn hình báo Năm tài chính này có hơn 15.000 dòng hạch toán; trang in gộp không dựng để tránh sổ thiếu dòng (số dư sẽ sai), khi đó tải Excel cả năm hoặc in từng sổ theo quý ở trang của sổ đó. Năm chưa có số liệu ở các tập đã chọn thì trang ghi Năm này chưa có số liệu ở các tập sổ đã chọn.

Kiểm lại và giới hạn

Sau khi dựng, so Bảng cân đối số phát sinh trong bộ sổ với Báo cáo→, Cân đối phát sinh cùng năm; tổng phát sinh Nợ, Có của sổ nhật ký chung phải bằng tổng phát sinh trên bảng cân đối.

KetoanX không cho sửa cột của mẫu sổ. Muốn theo dõi thêm một chiều như mã dự án trong ví dụ, bạn gắn chứng từ với công trình, bộ phận hoặc mã thống kê rồi xem ở Báo cáo→, Sổ chi tiết theo chiều phân tích, hoặc dựng bảng riêng ở Báo cáo→, Báo cáo tự thiết kế; quy chế hạch toán về phần thêm này vẫn do công ty tự ban hành. Hình thức Nhật ký - Chứng từ chưa có, nên công ty dùng KetoanX không chọn được hình thức ấy. Toàn bộ sổ nằm ở mục sổ sách và báo cáo của KetoanX; công ty mới bắt đầu có thể xem thêm phần mềm kế toán theo Thông tư 99, và hướng dẫn màn In sổ sách cả năm.