Hình thức Chứng từ ghi sổ: lập chứng từ ghi sổ và sổ đăng ký

Sổ tổng hợp của hình thức này có hai quyển, mỗi quyển lo một chiều: sổ đăng ký chứng từ ghi sổ ghi theo thứ tự thời gian, Sổ Cái ghi theo nội dung kinh tế. Không có sổ Nhật ký riêng.

So với Nhật ký chung, bạn thêm một bước lập chứng từ ghi sổ, đổi lại có điểm dừng để kiểm soát: mỗi chứng từ ghi sổ phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ. Hình thức này hợp với công ty muốn gom chứng từ thành từng bộ có người duyệt, hoặc ghi sổ tay và phân công theo cụm chứng từ (thu tiền, chi tiền, mua, bán). Công ty ghi sổ trên phần mềm với nhiều nghiệp vụ mỗi ngày sẽ thấy bước gom này thừa; lúc đó hình thức [Nhật ký chung](/kien-thuc/hinh-thuc-nhat-ky-chung) đơn giản hơn. Công ty ít tài khoản có thể xem [hình thức Nhật ký - Sổ Cái](/kien-thuc/hinh-thuc-nhat-ky-so-cai), còn [hình thức Nhật ký - Chứng từ](/kien-thuc/hinh-thuc-nhat-ky-chung-tu) là cách ghi hoàn toàn khác, theo bên Có.

1. 1

   Hằng ngày, căn cứ chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ cùng loại đã kiểm tra, kế toán lập chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ có chứng từ gốc đính kèm và đánh số hiệu liên tục, theo từng tháng hoặc cả năm.

2. 2

   Kế toán trưởng duyệt chứng từ ghi sổ.

3. 3

   Ghi chứng từ ghi sổ vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, rồi từ đó ghi vào Sổ Cái.

4. 4

   Chứng từ gốc dùng để lập chứng từ ghi sổ cũng được dùng ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.

5. 5

   Cuối tháng khóa sổ: tính tổng số tiền các nghiệp vụ phát sinh trên sổ đăng ký, tính tổng phát sinh Nợ, Có và số dư từng tài khoản trên Sổ Cái, lập bảng cân đối số phát sinh.

Hết tháng hoặc hết năm, tổng cột số tiền của sổ đăng ký được đem so với bảng cân đối số phát sinh.

Sau khi kế toán trưởng duyệt, hai chứng từ này vào sổ đăng ký:

Giả sử cả tháng 3 còn hai chứng từ ghi sổ khác, số 09 là 40.000.000 đồng và số 10 là 22.000.000 đồng. Cộng sổ đăng ký tháng 3 là 15 + 3 + 40 + 22 = 80.000.000 đồng. Khi lập bảng cân đối số phát sinh, tổng phát sinh Nợ phải là 80.000.000 đồng và tổng phát sinh Có cũng 80.000.000 đồng, vì mỗi chứng từ ghi sổ đều ghi một số tiền bên Nợ và đúng số tiền đó bên Có.

Trên Sổ Cái tài khoản 111 (S02c1-DN), chứng từ ghi sổ số 07 lên dòng phát sinh Nợ 15.000.000 đồng, tài khoản đối ứng 131; số 08 lên dòng phát sinh Có 3.000.000 đồng, tài khoản đối ứng 141.

Lệch ở điều đầu thường do sót chứng từ ghi sổ khi vào sổ cái, hoặc chứng từ ghi sổ đã đăng ký nhưng chưa lên sổ cái, hoặc lập nhầm số tiền. Để tìm chứng từ bị bỏ sót, đối chiếu số hiệu trên sổ đăng ký với số hiệu đã vào Sổ Cái: số hiệu đánh liên tục nên chứng từ nào chưa lên sổ cái lộ ra ngay. Xem [cách đọc bảng cân đối số phát sinh](/kien-thuc/bang-can-doi-so-phat-sinh) ở bài riêng.

ketoanx.com/reports/bk-ctgs

Các bước

1. 1

   Ghi sổ các phiếu thu, phiếu chi ở Quỹ, ngân hàng→, Thu, chi, chứng từ khác bằng nút Cất và ghi sổ. Chứng từ chỉ Cất, chưa ghi sổ không gom được và phần mềm báo Chứng từ … chưa ghi sổ nên không gom được vào chứng từ ghi sổ.

2. 2

   Vào Báo cáo→, Chứng từ ghi sổ, ô Từ ngày 01/03, ô Đến ngày 31/03, bấm Xem kỳ. Nếu đầu trang có khung vàng Còn … chứng từ gốc đã ghi sổ trong kỳ chưa được gom vào chứng từ ghi sổ nào, khung ấy kể số chứng từ theo từng loại.

3. 3

   Trong khung Lập chứng từ ghi sổ, ô Ngày chứng từ ghi sổ mặc định là ngày cuối kỳ đang xem; sửa thành 10/03. Ô Loại chứng từ gốc chọn Phiếu thu tiền mặt để bảng bên dưới chỉ còn phiếu thu.

4. 4

   Ô Trích yếu (tối đa 300 ký tự) nhập Thu nợ khách hàng bằng tiền mặt; để trống thì phần mềm tự ghi kiểu Tổng hợp phiếu thu tiền mặt từ 01/03 đến 31/03.

5. 5

   Ở phần Hoặc tự chọn chứng từ gốc, đánh dấu PT05, PT06, PT07 (8.000.000, 5.000.000 và 2.000.000), rồi bấm Lập từ chứng từ đã chọn. Phần mềm báo Đã lập chứng từ ghi sổ …, gom 3 chứng từ gốc và tự cấp số hiệu nối tiếp trong năm. Nút Gom cả kỳ theo loại đã chọn thì gom một lần mọi phiếu thu chưa gom của cả khoảng ngày, hợp với công ty lập một chứng từ ghi sổ cho mỗi loại mỗi tháng.

6. 6

   Đổi Loại chứng từ gốc sang Phiếu chi tiền mặt, đánh dấu PC25 (3.000.000), Trích yếu Tạm ứng cho nhân viên, bấm Lập từ chứng từ đã chọn.

7. 7

   Bảng Chứng từ ghi sổ có ngày trong kỳ giờ có hai dòng, cột Chứng từ gốc là 3 và 1, cột Số tiền là 15.000.000 và 3.000.000. Bấm số hiệu để xem chứng từ ghi sổ theo mẫu S02a kèm danh sách Chứng từ gốc kèm theo, bấm Xuất Excel nếu cần bản in.

8. 8

   Trên đầu trang, nút Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ mở mẫu S02b có dòng Cộng tháng 03/… và Cộng lũy kế từ đầu quý; nút Sổ cái theo chứng từ ghi sổ mở mẫu S02c1, nhập ô Tài khoản 111 rồi bấm Xem sổ để thấy dòng Nợ 15.000.000 đối ứng 131 và dòng Có 3.000.000 đối ứng 141.

Phần mềm tự ghi gì

Không có bút toán nào được sinh khi lập chứng từ ghi sổ: bút toán Nợ 111, Có 131 và Nợ 141, Có 111 đã nằm trên từng phiếu từ bước 1. Phần mềm chỉ lưu nhóm chứng từ gốc của mỗi chứng từ ghi sổ cùng tổng tiền của chúng lúc gom, để sau này phát hiện chứng từ gốc bị sửa số. Xóa một chứng từ ghi sổ bằng nút Xóa thì các chứng từ gốc trở về trạng thái chưa gom, sổ cái không đổi. Công ty theo Thông tư 133 thấy cùng các màn, số hiệu mẫu mang đuôi -DNN.

Câu báo hay gặp: Chứng từ … đã thuộc chứng từ ghi sổ … khi bạn chọn lại phiếu đã gom; Không có chứng từ gốc đã ghi sổ nào chưa được gom trong khoảng này; Có hơn 2.000 chứng từ gốc trong khoảng này; thu hẹp khoảng ngày hoặc gom theo loại chứng từ.

Kiểm lại và giới hạn

Cuối tháng, khi tổng sổ đăng ký (80.000.000 ở ví dụ) không bằng tổng phát sinh trên bảng cân đối số phát sinh, mở Báo cáo→, Kiểm tra lệch sổ cái (chứng từ ghi sổ), nhập Từ ngày, Đến ngày, để trống ô Tài khoản (bỏ trống: mọi tài khoản) hoặc nhập 111, rồi bấm Kiểm tra. Bảng Đối chiếu tổng số tiền đặt số của sổ cái cạnh số của sổ đăng ký, và bảng Chứng từ gốc gây lệch kể từng phiếu theo bốn nguyên nhân: chưa lập chứng từ ghi sổ, thuộc chứng từ ghi sổ có ngày ngoài kỳ, chưa ghi sổ, hoặc có ngày ghi sổ ngoài kỳ. Khi khớp, trang ghi Hai sổ khớp nhau trong kỳ. Hướng dẫn đầy đủ hai màn có ở [hướng dẫn màn Chứng từ ghi sổ](/huong-dan/chung-tu-ghi-so) và [hướng dẫn màn Kiểm tra lệch sổ cái](/huong-dan/kiem-tra-lech-so-cai-chung-tu-ghi-so).

KetoanX chưa có sổ cái nhiều cột S02c2-DN và không có bước kế toán trưởng duyệt chứng từ ghi sổ; việc duyệt, ký bạn làm trên bản in. Danh sách tự chọn chỉ hiện 500 chứng từ gốc đầu tiên, nhiều hơn thì gom theo loại hoặc thu hẹp khoảng ngày. Các sổ khác nằm ở mục [sổ sách và báo cáo của KetoanX](/tinh-nang#bao-cao).