Màn Chứng từ ghi sổ trên KetoanX: gom chứng từ và in

ketoanx.com/reports/bk-ctgs?from=2026-10-01&to=2026-10-31

Màn đứng sau việc lập và ghi sổ chứng từ gốc, trước sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái theo chứng từ ghi sổ. Công ty ghi sổ trên phần mềm thường chọn hình thức Nhật ký chung và không cần màn này; hình thức Chứng từ ghi sổ chỉ hợp với nơi muốn gom chứng từ thành từng bộ có người duyệt. Cách chọn hình thức và cách ghi của hình thức này có ở bài hình thức Chứng từ ghi sổ và sổ kế toán theo Thông tư 99.

1. 1

   Chứng từ gốc đã ghi sổ. Chứng từ nháp không gom được.

2. 2

   Công ty đã chọn hình thức Chứng từ ghi sổ ở trang in sổ sách cả năm, để bộ sổ cả năm in đúng sổ của hình thức này.

3. 3

   Tên người ghi sổ, kế toán trưởng, người đại diện đã khai ở thông tin thuế, người ký, vì bản in S02a có phần chữ ký.

4. 4

   Quyền: xem phân hệ báo cáo để xem danh sách; quyền thêm để lập; quyền xóa để xóa chứng từ ghi sổ.

ketoanx.com/reports/bk-ctgs

Thanh kỳ có Từ ngày, Đến ngày (mặc định từ mồng 1 tháng này đến hôm nay) và nút Xem kỳ. Bên dưới có thể có:

1. 1

   Dải cảnh báo liệt kê số chứng từ gốc đã ghi sổ trong kỳ chưa gom, chia theo loại. Sổ đăng ký và sổ cái theo chứng từ ghi sổ chỉ đủ khi dải này biến mất.

2. 2

   Khung Lập chứng từ ghi sổ, chỉ hiện với người có quyền thêm.

3. 3

   Khung Chứng từ ghi sổ có ngày trong kỳ kèm số lượng, là danh sách đã lập.

ketoanx.com/reports/bk-ctgs?from=2026-10-01&to=2026-10-31

Hai nút: Gom cả kỳ theo loại đã chọn gom mọi chứng từ gốc chưa gom trong khoảng ngày (thuộc loại đã chọn nếu có chọn); Lập từ chứng từ đã chọn gom đúng những dòng đã tích. Một chứng từ ghi sổ gom tối đa 2.000 chứng từ gốc. Danh sách tự chọn chỉ hiện 500 chứng từ đầu tiên.

ketoanx.com/reports/bk-ctgs?from=2026-10-01&to=2026-10-31

Khi tự chọn từng chứng từ gốc

Bỏ chọn loại hoặc chọn một loại để thu hẹp danh sách, tích các dòng cần gom, nhập Trích yếu rồi bấm Lập từ chứng từ đã chọn. Nếu không nhập trích yếu, trang dùng "Tổng hợp chứng từ gốc tự chọn". Cách này hợp khi cần gom các phiếu cùng một nội dung kinh tế nhưng khác loại, ví dụ phiếu chi và báo nợ trả cùng một nhà cung cấp.

Khi gom nhầm hoặc muốn gom lại

Ở danh sách bấm Xóa ở dòng đó và xác nhận. Trang hỏi xóa chứng từ ghi sổ và nói các chứng từ gốc trở về trạng thái chưa gom, sổ cái không đổi. Rồi gom lại đúng cách. Cần quyền xóa.

Khi sửa số chứng từ gốc sau khi đã gom

Chứng từ ghi sổ lưu tổng tiền của từng chứng từ gốc lúc gom. Nếu sau đó chứng từ gốc bị đổi số, sổ đăng ký và sổ cái vẫn khớp nhau (cả hai đọc số hiện tại) nhưng bản S02a đã in không còn đúng. Trang kiểm tra lệch sổ cái chứng từ ghi sổ liệt kê các chứng từ này. Xóa chứng từ ghi sổ và gom lại, hoặc sửa bằng chứng từ điều chỉnh. Đừng sửa chứng từ gốc đã nằm trong sổ đã khóa, xem mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và sửa sổ.

Khi muốn xem sổ đăng ký và sổ cái

Bấm Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: liệt kê chứng từ ghi sổ của kỳ, có dòng "Cộng tháng" và "Cộng lũy kế từ đầu quý". Bấm Sổ cái theo chứng từ ghi sổ để xem sổ cái từng tài khoản, mỗi dòng là một chứng từ ghi sổ; chứng từ gốc chưa gom được cộng vào dòng "Chứng từ gốc chưa lập chứng từ ghi sổ" ở cuối để số dư vẫn khớp.

Cột "Số tiền" ở danh sách là tổng số tiền các dòng hạch toán, nên một chứng từ có hai bút toán (ví dụ doanh thu và thuế) cộng cả hai. Số dư trên sổ cái theo chứng từ ghi sổ luôn bằng số dư sổ cái thường. Để kiểm lại, đối chiếu tổng sổ đăng ký với phát sinh trên cân đối phát sinh cùng kỳ.

Chế độ Thông tư 133 dùng cùng cách gom, số hiệu mẫu đổi thành S02a-DNN, S02b-DNN, S02c1-DNN. KetoanX chưa có sổ cái nhiều cột S02c2.

Không có chứng từ gốc đã ghi sổ nào chưa được gom trong khoảng này: kỳ không còn gì để gom, hoặc chứng từ chưa ghi sổ. Ghi sổ chứng từ rồi gom.

Có hơn 2.000 chứng từ gốc trong khoảng này; thu hẹp khoảng ngày hoặc gom theo loại chứng từ: chia nhỏ kỳ hoặc gom theo từng loại.

Các câu "Chứng từ ... chưa ghi sổ nên không gom được vào chứng từ ghi sổ" và "Chứng từ ... đã thuộc chứng từ ghi sổ ..." (số chứng từ thật thay cho dấu chấm) xảy ra khi tự chọn. Bỏ chứng từ ấy khỏi lựa chọn.

Nhập trích yếu của chứng từ ghi sổ: trích yếu rỗng sau khi cắt khoảng trắng. Trên màn thường không gặp vì trang tự điền gợi ý.

Dải cảnh báo không mất sau khi gom: còn loại chứng từ chưa gom hoặc ngày kỳ không phủ hết chứng từ. Gom tiếp từng loại còn lại.