Kiểm tra lệch sổ cái (chứng từ ghi sổ): cách dùng trên KetoanX

ketoanx.com/reports/bk-ctgs/check?from=2026-10-01&to=2026-10-31

Trang nằm sau khi bạn đã lập chứng từ ghi sổ và trước khi khóa sổ. Tài khoản nào lệch thì lọc một tài khoản để soi riêng. Cách đối chiếu và khóa sổ nói chung ở bài kiểm tra, đối chiếu số liệu trước khi khóa sổ.

1. 1

   Công ty dùng hình thức Chứng từ ghi sổ và đã gom ít nhất một chứng từ ghi sổ. Công ty theo hình thức khác thì không cần trang này.

2. 2

   Quyền xem phân hệ báo cáo.

3. 3

   Muốn xử lý nguyên nhân lệch, có quyền thêm để lập chứng từ ghi sổ, quyền xóa để xóa chứng từ ghi sổ gom sai, và quyền ghi sổ chứng từ gốc.

ketoanx.com/reports/bk-ctgs/check?from=2026-10-01&to=2026-10-31

Khi không lọc tài khoản, các số là tổng tiền (cộng số tiền mọi dòng hạch toán). Khi lọc một tài khoản (gồm tài khoản con), bảng tách phát sinh Nợ và phát sinh Có của tài khoản đó, và chỉ chứng từ có phát sinh ở tài khoản ấy được xét. Dòng chữ cuối khung báo "Hai sổ khớp nhau trong kỳ." hoặc "Hai sổ lệch nhau; xem nguyên nhân ở bảng dưới."

Bốn nguyên nhân trang có thể nêu:

1. 1

   Chứng từ gốc đã ghi sổ trong kỳ, chưa lập chứng từ ghi sổ. Có trên sổ cái, thiếu trên sổ đăng ký.

2. 2

   Chứng từ gốc ghi sổ trong kỳ, thuộc chứng từ ghi sổ có ngày ngoài kỳ. Có trên sổ cái, thiếu trên sổ đăng ký.

3. 3

   Chứng từ gốc thuộc chứng từ ghi sổ của kỳ nhưng chưa ghi sổ. Có trên sổ đăng ký, thiếu trên sổ cái. Xảy ra khi chứng từ đã gom rồi bị bỏ ghi sổ.

4. 4

   Chứng từ gốc thuộc chứng từ ghi sổ của kỳ nhưng có ngày ghi sổ ngoài kỳ. Có trên sổ đăng ký, thiếu trên sổ cái.

Bảng chứng từ gây lệch có các cột: Nguyên nhân, Chứng từ gốc (bấm để mở), Loại (kèm "(chưa ghi sổ)" nếu có), Ngày ghi sổ, Chứng từ ghi sổ (bấm để mở, hoặc "Chưa gom") và Số tiền.

Khung thứ ba, tên "Chứng từ gốc bị đổi số sau khi gom vào chứng từ ghi sổ", chỉ hiện khi có. Nó không làm hai sổ lệch (cả hai đọc số hiện tại) nhưng bản chứng từ ghi sổ đã in không còn khớp chứng từ gốc. Cột: số tiền lúc gom, số tiền hiện tại, chênh lệch.

ketoanx.com/reports/bk-ctgs/check?from=2026-10-01&to=2026-10-31

Khi chứng từ gốc chưa gom

Lập chứng từ ghi sổ ở trang chứng từ ghi sổ, nhớ chọn Từ ngày, Đến ngày phủ ngày ghi sổ của chứng từ.

Khi chứng từ gốc thuộc chứng từ ghi sổ khác kỳ

Ví dụ phiếu ghi sổ 28/10 nhưng nằm trong chứng từ ghi sổ ngày 02/11. Xóa chứng từ ghi sổ đó rồi gom lại đúng kỳ, hoặc cố ý để vậy và hiểu rằng tháng 10 sẽ lệch một khoản. Xóa chứng từ ghi sổ không làm đổi số sổ cái.

Khi chứng từ gốc đã gom nhưng chưa ghi sổ hoặc ngày ghi sổ nằm ngoài kỳ

Ghi sổ lại chứng từ đó, hoặc xóa chứng từ ghi sổ và gom lại không kèm nó. Nếu bạn đổi ngày ghi sổ của chứng từ đã gom sang kỳ khác, nó thành nguyên nhân thứ tư. Việc bỏ ghi sổ hay đổi ngày sau khi khóa sổ phải theo hướng dẫn ở bài mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và sửa sổ: sổ điện tử sửa bằng chứng từ điều chỉnh, không xóa mất dấu vết.

Khi chứng từ gốc bị đổi số sau khi gom

Xóa chứng từ ghi sổ đó và gom lại, hoặc sửa bằng chứng từ điều chỉnh thay vì sửa chứng từ gốc, như câu giải thích trong khung.

Khi in kết quả kiểm tra

Dùng nút in ở đầu trang để in cho hồ sơ khóa sổ.

Phần "Giải thích được" là tổng các chứng từ có nguyên nhân ở bên sổ cái trừ tổng các chứng từ ở bên sổ đăng ký. Nếu chênh lệch khác phần giải thích được, trang không nói nguyên nhân thứ năm nào: hãy lọc từng tài khoản và đối chiếu với cân đối phát sinh.

Ô Tài khoản (bỏ trống: mọi tài khoản) không nhận: ô chỉ nhận 3 đến 10 chữ số. Gõ 131 hoặc 1111.

Toàn số 0 dù công ty có chứng từ: khoảng ngày không phủ ngày ghi sổ của chứng từ. Kiểm tra Từ ngày, Đến ngày.