Bảng cân đối số phát sinh: cách lập và tự kiểm tra sai sót trước khi lên báo cáo tài chính

Trước khi lập bảng, phải ghi xong sổ chi tiết và sổ tổng hợp, kiểm tra và đối chiếu số liệu giữa các sổ liên quan. Bảng lập từ sổ cái và bảng của kỳ trước. Trong Phụ lục III, mẫu này thuộc nhóm sổ tổng hợp của hình thức Nhật ký chung và Chứng từ ghi sổ; công ty theo Thông tư 133 dùng bảng cân đối tài khoản (mẫu F01-DNN) với cùng vai trò.

1. 1

   Cột 1, 2 là số dư đầu tháng của tháng đầu kỳ báo cáo. Lấy từ dòng số dư đầu tháng trên sổ cái, hoặc từ phần số dư cuối tháng của bảng kỳ trước. Tài khoản dư Nợ vào cột Nợ, dư Có vào cột Có.

2. 2

   Cột 3, 4 là tổng phát sinh Nợ và Có của tài khoản trong kỳ, lấy từ dòng cộng phát sinh lũy kế từ đầu tháng của tài khoản đó trên sổ cái.

3. 3

   Cột 5, 6 là số dư cuối kỳ, lấy từ số dư cuối tháng cuối kỳ trên sổ cái, hoặc tính từ cột 1, 2 và cột 3, 4 của chính bảng. Số này chuyển làm số dư đầu kỳ cho bảng tháng sau.

Bảng còn phản ánh số dư và phát sinh của các tài khoản ngoài bảng. Sau khi điền hết, bạn cộng tổng. Sáu tổng ở cột 1 đến cột 6 phải thỏa tính cân đối bắt buộc: tổng dư Nợ đầu kỳ bằng tổng dư Có đầu kỳ, tổng phát sinh Nợ bằng tổng phát sinh Có, tổng dư Nợ cuối kỳ bằng tổng dư Có cuối kỳ.

Ba cặp đều bằng nhau: 330 với 330, 390 với 390, 480 với 480. Tài khoản 511 và 642 chưa được kết chuyển nên còn số dư; sau bút toán kết chuyển cuối kỳ chúng về không.

Tiếp theo hãy nhìn con số chênh lệch. Nếu chênh lệch đúng bằng số tiền của một nghiệp vụ, nhiều khả năng nghiệp vụ đó chỉ ghi một bên hoặc bị bỏ sót một bên. Ghi nhầm bên của một bút toán làm lệch gấp đôi số tiền của nó, nên hãy thử tìm bút toán có số tiền bằng một nửa chênh lệch. Nếu chênh lệch chia hết cho 9, hãy nghi đảo vị trí hai chữ số.

Trong ví dụ trên, nếu kế toán gõ nghiệp vụ bán chịu thành 102 ở bên Nợ 131 thay vì 120, tổng phát sinh Nợ thành 372 trong khi tổng phát sinh Có vẫn 390. Chênh 18 chia hết cho 9, và 102 với 120 chỉ khác nhau ở thứ tự hai chữ số. Tra sổ cái 131 thấy ngay dòng ghi sai.

Một là ghi nhầm tài khoản cùng bên, ví dụ Nợ 642 thay vì Nợ 641, hai tài khoản cùng tăng bên Nợ nên tổng không đổi. Hai là bỏ sót cả bút toán, cả hai bên cùng thiếu. Ba là ghi trùng cả hai bên cùng một nghiệp vụ. Bốn là ghi sai số tiền ở cả hai bên bằng nhau, hoặc sai số dư đầu kỳ ở cả hai bên.

Vì vậy bảng cân chỉ là bước rà đầu tiên. Sau đó bạn vẫn phải đối chiếu số dư tài khoản với sổ chi tiết, bảng kê và chứng từ bên ngoài như sao kê ngân hàng, biên bản kiểm kê. Các bước này nằm trong bài [kiểm tra, đối chiếu số liệu trước khi khóa sổ](/kien-thuc/kiem-tra-doi-chieu-so-lieu-truoc-khoa-so). Khi bảng khớp, số liệu mới đủ tin cậy để lập [báo cáo tình hình tài chính](/kien-thuc/lap-bao-cao-tinh-hinh-tai-chinh).

ketoanx.com/reports/trial-balance

Các bước

1. 1

   Vào Báo cáo→, Cân đối phát sinh.

2. 2

   Ô Từ ngày điền 01/03/2026 và ô Đến ngày điền 31/03/2026 cho ví dụ của bài. Nếu để mặc định, bảng chạy từ 01/01 của năm hiện tại đến hôm nay.

3. 3

   Ô Cấp tài khoản có ba lựa chọn: Tất cả các cấp, Chỉ cấp 1 và Đến cấp 2. Mẫu thông tư lập đến cấp 2 nên chọn Đến cấp 2 khi in nộp; chọn Chỉ cấp 1 khi chỉ cần đối chiếu nhanh.

4. 4

   Ô Tài khoản cho chọn Chỉ tài khoản có số liệu (mặc định) hoặc Mọi tài khoản trong hệ thống. Ô Cột chọn Theo mẫu (đầu kỳ, phát sinh, cuối kỳ) hoặc Thêm số dư đầu năm và lũy kế từ đầu năm. Ô Số dư chọn Bù trừ trong từng tài khoản hoặc Hai bên (theo từng đối tượng, không bù trừ); hai bên hợp với tài khoản công nợ có khách vừa dư Nợ vừa dư Có. Công ty có chi nhánh còn có ô Chi nhánh.

5. 5

   Bấm Xem báo cáo.

6. 6

   Kéo xuống dòng Tổng cộng (TK cấp 1) và so các cặp cột: dư đầu Nợ với Có, phát sinh Nợ với Có, dư cuối Nợ với Có. Dòng này chỉ cộng tài khoản cấp 1.

7. 7

   Bấm số hiệu tài khoản lệch để mở sổ cái, hoặc bấm Xuất Excel và In danh sách để lưu bảng.

Phần mềm tự ghi gì

Màn này không ghi bút toán, chỉ đọc. Mỗi nghiệp vụ trong ví dụ phải đã được ghi sổ ở màn chứng từ của nó; chứng từ chưa ghi sổ không vào bảng. Bảng tính theo ngày ghi sổ của chứng từ, nên chứng từ ghi sổ sang tháng 4 không nằm trong bảng tháng 3.

Kiểm lại và giới hạn

Trang không tự báo "không cân": bạn tự so các cặp ở dòng tổng cộng. Muốn máy kiểm hộ thì vào Báo cáo→, Kiểm tra sổ sách, nơi có phép kiểm "Số dư đầu kỳ: tổng Nợ bằng tổng Có" và "Bảng cân đối kế toán: tổng tài sản bằng tổng nguồn vốn". Bảng của KetoanX cộng ở cấp 1 và cho xem cả cấp 2, không tách riêng tài khoản ngoài bảng. Công ty theo Thông tư 133 gặp tên và số hiệu mẫu F01-DNN thay S06-DN. Xem các sổ khác ở mục [sổ sách và báo cáo của KetoanX](/tinh-nang#bao-cao).

Muốn xem đủ mọi ô, mọi nút và lỗi hay gặp của màn này, đọc bài hướng dẫn sử dụng cân đối phát sinh.