Cách lập Báo cáo tình hình tài chính (bảng cân đối kế toán) theo Thông tư 99 từ số dư tài khoản

Cột Số đầu năm lấy từ Báo cáo tình hình tài chính của năm trước, không tính lại từ sổ năm nay. Công ty vừa đổi từ Thông tư 200 sang Thông tư 99 lấy số đầu năm sau khi đã chuyển số dư sang Thông tư 99.

Dòng nào không có số liệu thì được bỏ; bạn đánh lại số thứ tự cho liền nhưng không đổi mã số. Số âm (dự phòng, hao mòn lũy kế, cổ phiếu quỹ) ghi trong ngoặc đơn. Các nguyên tắc chung khác nằm ở bài nguyên tắc lập và trình bày báo cáo tài chính; mẫu nào áp dụng cho loại doanh nghiệp nào được tóm ở bài báo cáo tài chính gồm những gì.

Hai dòng hay làm người mới lúng túng. Tiền gửi có kỳ hạn không tự động là tiền: chỉ khoản có kỳ hạn gốc không quá 3 tháng mới vào mã 112, các khoản dài hơn vào mã 123 hoặc 265 tùy thời gian còn lại. Tiền bị phong tỏa hoặc hạn chế sử dụng không vào mã 111 mà vào tài sản ngắn hạn khác (mã 165) hoặc tài sản dài hạn khác (mã 274).

Có hai điểm dễ nhầm. Khoản phải trả nhà cung cấp hay chi phí phải trả nhân viên mà là một phần vốn lưu động của chu kỳ kinh doanh thì vẫn là nợ ngắn hạn, kể cả khi thỏa thuận cho trả sau hơn 12 tháng. Còn khoản vay dài hạn của năm trước, nay chỉ còn không quá 12 tháng là đến hạn, phải chuyển sang ngắn hạn ở kỳ này; chi phí chờ phân bổ dài hạn là ngoại lệ, thông tư nói rõ không chuyển sang ngắn hạn.

Chạy theo thứ tự sau, mỗi bước loại một nhóm lỗi:

1. 1

   Mã 280 bằng mã 440. Lệch thì thường do số dư đầu kỳ nhập chưa cân, hoặc có tài khoản có số dư mà không vào chỉ tiêu nào.

2. 2

   Mọi tài khoản có số dư trong bảng cân đối số phát sinh đều đã đi vào một chỉ tiêu; không có tài khoản nào bị bỏ sót.

3. 3

   Không còn tài khoản dư ngược chiều với phía được trình bày, như 131 hay 331 dư ngược bị gộp nhầm vào số của phía còn lại.

4. 4

   Tổng các chỉ tiêu chi tiết bằng chỉ tiêu tổng (mã 100, 200, 300, 400) theo công thức in trên mẫu.

5. 5

   Cột Số đầu năm trùng số cuối năm của báo cáo năm trước đã nộp.

6. 6

   Lãi hoặc lỗ năm nay nằm trong mã 420 khớp với lợi nhuận sau thuế trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo tiếp theo trong bộ.

ketoanx.com/reports/balance-sheet

Các bước

1. 1

   Khai kỳ hạn cho số dư không có lịch: mở Báo cáo→, Thiết lập báo cáo tài chính, khung Tách ngắn hạn, dài hạn. Bảng liệt kê từng nhóm có số dư, cột Trong đó dài hạn cho thấy phần mềm đang xếp bao nhiêu vào dài hạn. Khoản vay 600 của ví dụ nếu không lập khế ước thì ở dòng Vay và nợ thuê tài chính (341, 343) gõ phần trăm dài hạn 66,67 (400 trên 600), rồi bấm Lưu tỷ lệ theo tài khoản. Nhóm 131, 331 khai được riêng cho từng đối tượng ở ô Nhóm, Đối tượng, Phần trăm dài hạn và nút Thêm.

2. 2

   Năm đầu dùng KetoanX, sổ chưa có chứng từ năm trước, thì cũng ở trang này, khung Số liệu năm trước nhập tay, chọn thẻ Bảng cân đối kế toán (B01): số cuối năm trước, ô Năm của số liệu gõ năm trước, điền số theo mã rồi bấm Lưu số năm trước.

3. 3

   Mở Báo cáo→, Bảng cân đối kế toán. Ô Tại ngày gõ 31/12/2026, ô Đơn vị tính chọn triệu đồng cho khớp ví dụ (hai lựa chọn kia là đồng, nghìn đồng). Công ty có chi nhánh thì ô Chi nhánh để Toàn công ty. Bấm Xem.

4. 4

   Dò cột Số cuối kỳ với bảng tính tay: mã 110 là 500, mã 123 là 300, mã 131 là 620 và mã 312 là 40 (khách C), mã 311 là 700 và mã 132 là 60, mã 321 là 200 và mã 339 là 400, mã 280 và mã 440 cùng là 3.385. Bấm vào một con số để mở sổ chi tiết của tài khoản tạo ra chỉ tiêu đó.

5. 5

   Khi muốn biết một chỉ tiêu cộng những tài khoản nào, mở Báo cáo→, Thiết lập, kiểm tra công thức chỉ tiêu BCTC, ô Tại ngày gõ 31/12/2026 rồi bấm Kiểm tra. Khung Tài khoản có số dư chưa được trình bày đúng và Tài khoản chưa có trong công thức nào chỉ ra tài khoản bị bỏ sót. Công ty có cách phân loại riêng thì ở khung Thiết lập công thức, ô Chỉ tiêu chọn mã, ô Công thức sửa, bấm Lưu công thức; nút Khôi phục mặc định chỉ tiêu này đưa về như cũ.

6. 6

   Số đã ổn thì bấm Lưu báo cáo để giữ một bản cố định (mở lại ở Bản đã lưu), hoặc Xuất Excel.

Phần mềm tự ghi gì

Màn không sinh bút toán, nó đọc lại số dư mỗi lần bấm Xem. Tài khoản 131 và 331 được cộng riêng dư Nợ, dư Có của từng đối tượng, nên khoản khách C ứng trước 40 tự sang mã 312 mà không bù vào 620. Khoản vay lập ở Quỹ, ngân hàng→, Vay và lịch trả nợ được tách theo lịch trả gốc: gốc đến hạn trong 12 tháng tới vào mã 321, phần còn lại vào mã 339, khỏi phải khai tỷ lệ ở bước 1. Chi phí trả trước có thẻ phân bổ ở Tài sản, chi phí→, CCDC, chi phí trả trước được tách theo phần sẽ phân bổ trong 12 tháng tới. Công nợ theo chứng từ có hạn thanh toán sau 12 tháng tự vào nhóm dài hạn.

Tiền gửi có kỳ hạn khai ở Quỹ, ngân hàng→, Tiền gửi có kỳ hạn, cho vay được xếp theo kỳ hạn gốc: gốc không quá 3 tháng vào mã 112 (tương đương tiền), sổ tiết kiệm 6 tháng như ví dụ vào mã 123. Cột Số đầu năm là số dư cuối ngày liền trước ngày đầu năm tài chính. Bảng không cân thì khung đỏ báo Bảng chưa cân: tài sản lệch nguồn vốn … đồng, kèm danh sách tài khoản gây lệch và liên kết Chạy kiểm tra sổ sách.

Kiểm lại và giới hạn

Dòng ghi chú dưới báo cáo kể những nhóm còn xếp tạm vào ngắn hạn vì chưa có dữ liệu kỳ hạn và chưa khai tỷ lệ; dòng này phải hết trước khi nộp. Nhóm nào có phần tách theo tỷ lệ khai cũng được kể tên, kèm câu ghi rõ đó là số do người dùng khai, không tính từ dữ liệu chi tiết. Lấy mã 420 so với lợi nhuận sau thuế lũy kế trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, và cột Số đầu năm so với báo cáo năm trước đã nộp. Hướng dẫn đủ các nút có ở hướng dẫn màn Bảng cân đối kế toán.

Với chi phí chờ phân bổ, Thông tư 99 xếp theo thời gian phân bổ dự kiến tính từ lúc chi phí phát sinh, còn KetoanX tách theo phần sẽ phân bổ trong 12 tháng tới, nên hai cách có thể ra số khác nhau ở mã 161 và 271: khoản 40 phân bổ 24 tháng trong ví dụ sẽ có một phần bị xếp vào ngắn hạn, bạn soát tay. Mã 411a, 411b (cổ phiếu ưu đãi) chỉ hiện khi công ty tự mở tài khoản con 41111, 41112; phần cổ phiếu ưu đãi phân loại là nợ phải trả lên mã 341 và trừ khỏi vốn góp khi bạn khai tỷ lệ ở trang thiết lập. Đầu tư khác (tài khoản 2288) mặc định xếp vào tài sản dài hạn khác (mã 274), phần ngắn hạn đã khai lên mã 165. Phải thu, phải trả nội bộ dài hạn (mã 214, 336) và thuế phải nộp dài hạn (mã 333) cũng chỉ có số khi bạn khai tỷ lệ. Ba báo cáo còn lại của bộ có ở mục Báo cáo tài chính trên trang tính năng.