Sổ chi tiết các tài khoản: mở cho tài khoản nào, ghi thế nào và giữ khớp sổ cái

Phần còn lại là chỗ của S38-DN. Mẫu này ghi sẵn danh sách tài khoản: 136, 138, 141, 157, 171, 221, 222, 242, 244, 333, 334, 335, 336, 338, 344, 352, 353, 356, 411, 421 và các tài khoản tương tự. Mục đích của nó là một mẫu chung cho các tài khoản thanh toán và nguồn vốn mà chưa có mẫu sổ riêng. Tài khoản 411 xuất hiện ở cả hai bên: S51-DN theo dõi vốn theo nội dung (vốn góp, thặng dư, quyền chọn), còn danh sách của S38-DN cũng nêu tài khoản 411, dùng khi công ty muốn xem riêng từng nguồn vốn.

Bạn không bắt buộc dùng đúng mẫu. Doanh nghiệp được cụ thể hóa các sổ đã chọn theo yêu cầu quản lý, và khi sửa mẫu thì ban hành quy chế nêu lý do. Cách chọn hình thức và sửa mẫu nằm ở bài [các hình thức ghi sổ kế toán](/kien-thuc/so-ke-toan-theo-thong-tu-99). Thuế GTGT có ba sổ riêng, mô tả trong bài [sổ theo dõi thuế GTGT](/kien-thuc/so-theo-doi-thue-gtgt).

Mỗi dòng ghi ngày ghi sổ (cột A), số hiệu và ngày chứng từ (cột B, C), diễn giải (cột D) và tài khoản đối ứng (cột E). Cột 1 và 2 ghi số phát sinh bên Nợ hoặc bên Có. Cột 3 và 4 ghi số dư Nợ hoặc dư Có sau mỗi nghiệp vụ. Dòng số dư đầu kỳ lấy từ dòng số dư cuối kỳ của sổ chi tiết kỳ trước, đặt vào cột 3 hoặc cột 4 cho đúng chiều.

Sổ cộng phát sinh 10.000.000 Nợ, 10.000.000 Có và số dư cuối kỳ về không.

Khi lệch, hãy thử ba chỗ. Chỗ thứ nhất là bút toán ghi vào tài khoản mà chưa gắn đối tượng, nên không vào sổ chi tiết nào. Chỗ thứ hai là bút toán ghi thẳng vào tài khoản tổng hợp, bỏ qua tài khoản con. Chỗ thứ ba là đối tượng bị tách đôi, ví dụ cùng một người nhập hai mã khác nhau.

ketoanx.com/reports/bk-detail

Các bước

1. 1

   Bấm thao tác nhanh Lập phiếu chi ở thanh trên (hoặc nút Lập phiếu chi tạm ứng ở Quỹ, ngân hàng→, Giấy đề nghị tạm ứng). Chọn đối tượng là nhân viên Lan, ghi Nợ 141, Có tiền mặt, số tiền 10.000.000, rồi bấm Cất và ghi sổ. Lan phải được đánh dấu là nhân viên ở danh mục khách hàng, nhà cung cấp, nếu không bước sau không chọn được.

2. 2

   Vào Quỹ, ngân hàng→, Quyết toán tạm ứng. Ở ô Nhân viên chọn Lan (danh sách ghi sẵn số đang tạm ứng, 10.000.000), bấm Xem.

3. 3

   Trong khung Quyết toán tạm ứng của Lan, đặt Ngày quyết toán là 20/04/2026. Ở bảng chi phí điền TK chi phí 642 (ô gợi ý các tài khoản chi phí, mặc định là tài khoản 6428 hoặc 6422 nếu công ty có), Nội dung chi là chi phí công tác, Số tiền chưa thuế 8.000.000. Ô Thuế GTGT đầu vào để trống nếu chứng từ không có thuế. Thêm chi phí khác thì bấm Thêm dòng chi phí.

4. 4

   Giữ nguyên ô đánh dấu thu lại phần tạm ứng thừa. Mục Phần tạm ứng thừa chọn Nhân viên nộp lại tiền mặt hoặc Trừ vào lương (Nợ 334, Có 141). Khung phía dưới tự tính: đang tạm ứng 10.000.000, chi thực tế 8.000.000, thu lại 2.000.000, số dư sau quyết toán 0.

5. 5

   Bấm Cất và ghi sổ quyết toán.

6. 6

   Mở Báo cáo→, Sổ chi tiết theo chiều phân tích, giữ Dạng sổ là Sổ chi tiết từng dòng, điền Tài khoản 141, chọn Đối tượng Lan, chọn Từ ngày, Đến ngày, bấm Xem sổ. Chọn Bảng tổng hợp ở Dạng sổ để xem số dư của mọi nhân viên cùng lúc. Muốn xem cả tài khoản không theo đối tượng thì dùng Báo cáo→, Sổ chi tiết: nhập Tài khoản, khoảng ngày rồi bấm Xem báo cáo.

Phần mềm tự ghi gì

Với ví dụ của bài, bước 1 ghi Nợ 141 / Có 111 là 10.000.000 đồng, gắn đối tượng Lan. Bước 5 ghi Nợ 642 / Có 141 là 8.000.000 đồng, và vì chi ít hơn tạm ứng nên ghi tiếp Nợ 111 / Có 141 là 2.000.000 đồng với diễn giải thu lại tạm ứng thừa. Có thuế GTGT đầu vào thì thêm dòng Nợ thuế đầu vào / Có 141. Chi nhiều hơn tạm ứng thì phần mềm ghi Nợ 141 / Có tiền mặt cho phần vượt, và chọn trừ vào lương thì ghi Nợ 334 / Có 141. Hai lỗi hay gặp là "Chỉ quyết toán tạm ứng cho đối tượng là nhân viên" (đối tượng chưa đánh dấu nhân viên) và "Không có gì để quyết toán: nhân viên không còn dư tạm ứng và chưa nhập chi phí".

Kiểm lại và giới hạn

Ngay dưới khung quyết toán có bảng Sổ chi tiết TK 141 của nhân viên từ đầu năm, với cột tạm ứng (Nợ), hoàn ứng (Có) và số dư; số dư phải về 0 sau bước 5. Màn Sổ chi tiết theo chiều phân tích hiện tối đa 5.000 dòng đầu, nên kỳ nhiều chứng từ thì thu hẹp khoảng ngày. Mẫu S38-DN in ở màn Sổ chi tiết, còn sổ theo từng nhân viên nằm ở màn theo chiều phân tích và không mang số hiệu mẫu. Bộ sổ cả năm có tùy chọn in sổ chi tiết cho từng tài khoản chi tiết có phát sinh, mở ở Báo cáo→, In sổ sách cả năm. Xem thêm các sổ khác ở mục [sổ sách và báo cáo của KetoanX](/tinh-nang#bao-cao).

Các bước chi tiết hơn, kèm những trường hợp ít gặp, nằm ở bài hướng dẫn sử dụng sổ chi tiết theo chiều phân tích.

Cách lọc, in và xuất Excel sổ chi tiết của một tài khoản có trong bài hướng dẫn sổ chi tiết.