Sổ theo dõi thuế GTGT: công ty nào phải mở, sổ thuế được hoàn và được miễn giảm ghi thế nào

Doanh nghiệp khấu trừ không có S61 vì thuế phải nộp của họ không tính từng hóa đơn: nó là thuế đầu ra trừ thuế đầu vào của cả kỳ, và đã nằm trong sổ cái và sổ chi tiết của tài khoản 133, 3331. Cách hạch toán hai tài khoản này có trong bài [hạch toán thuế GTGT](/kien-thuc/hach-toan-thue-gtgt). Bảng kê hóa đơn mua vào, bán ra phục vụ việc kê khai và không thay các sổ trên.

Công ty tính thuế trực tiếp trên doanh thu (thường là doanh nghiệp có doanh thu nhỏ, cách tính ở bài [phương pháp tính thuế GTGT trực tiếp](/kien-thuc/phuong-phap-truc-tiep-thue-gtgt)) mở S61-DN. Công ty khấu trừ đang chờ hoàn thuế mở S62-DN. Công ty được miễn hoặc giảm thuế mở S63-DN nếu muốn theo dõi riêng khoản đó.

Cột A, B ghi số hiệu và ngày của chứng từ (hóa đơn, hoặc chứng từ nộp thuế). Cột C diễn giải nội dung. Cột 1 ghi số thuế đã nộp trong kỳ theo từng chứng từ. Cột 2 ghi số thuế còn phải nộp đầu kỳ, số thuế phải nộp phát sinh trong kỳ và số còn phải nộp cuối kỳ.

Ví dụ giả định, tháng 4: đầu tháng còn phải nộp 500.000 đồng từ kỳ trước. Công ty phát hành ba hóa đơn có thuế tính theo tỷ lệ phần trăm là 600.000, 400.000 và 1.000.000 đồng. Ngày 20/04 công ty nộp 500.000 đồng của kỳ trước.

Còn phải nộp cuối kỳ là 500.000 + 2.000.000 - 500.000 = 2.000.000 đồng. Cuối kỳ kế toán khóa sổ, cộng số thuế phải nộp và đã nộp, tính số còn phải nộp, rồi người ghi sổ và kế toán trưởng ký, ghi rõ họ tên.

Ví dụ giả định: công ty xuất khẩu nộp hồ sơ, ngày 15/05 cơ quan thuế ra quyết định hoàn 450.000.000 đồng, ngày 20/05 tiền về tài khoản. Tháng 5 sổ ghi số được hoàn trong kỳ 450.000.000 đồng (cột 1) và số đã hoàn 450.000.000 đồng (cột 2), nên cuối tháng không còn khoản nào chờ hoàn. Nếu tiền về sang tháng 6, cuối tháng 5 sổ còn 450.000.000 đồng chờ hoàn, và tháng 6 chuyển nó thành đầu kỳ.

Sổ ghi cả số thuế được hoàn lẫn số đã hoàn. Điều kiện để được hoàn, ngưỡng đầu vào chưa khấu trừ hết và hồ sơ cần nộp là chuyện của bài [hoàn thuế GTGT](/kien-thuc/hoan-thue-gtgt).

Mẫu viết cho cơ sở thuộc ngành, thành phần kinh tế được miễn, giảm thuế GTGT. Chính sách giảm thuế GTGT còn 8% đến hết 2026, đã nói ở bài [giảm thuế GTGT 8%](/kien-thuc/giam-thue-gtgt-8-phan-tram-2026), được thực hiện ngay trên hóa đơn nên số thuế được giảm không thành khoản chờ giảm. Công ty muốn thống kê riêng phần thuế được giảm thì có thể mở sổ theo mẫu S63-DN.

ketoanx.com/tax

Các bước

1. 1

   Công ty tính trực tiếp (nơi cần S61-DN): vào Thuế, cuối kỳ→, Thuế GTGT, chọn Từ ngày 01/04/2026, Đến ngày 30/04/2026 rồi bấm Xem báo cáo. Tiêu đề trang là Thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp trên doanh thu, ba ô đầu trang là Doanh thu chịu thuế (gồm thuế), Thuế GTGT phải nộp và Doanh thu không chịu thuế, thuế suất 0%. Với ví dụ tháng 4, ô Thuế GTGT phải nộp là 2.000.000, đúng tổng thuế của ba hóa đơn.

2. 2

   Tờ khai lập bằng nút Lập tờ khai 04/GTGT. Sau đó ở khung Thuế GTGT phải nộp cuối kỳ chọn Kỳ theo là Tháng, tháng 04/2026, bấm Hạch toán thuế phải nộp và đồng ý câu hỏi Lập chứng từ ghi nhận thuế GTGT phải nộp của kỳ này?. Bút toán này là dòng phải nộp phát sinh trong kỳ của S61-DN, ghi một lần cuối tháng đúng như mẫu cho phép.

3. 3

   Khoản 500.000 của kỳ trước nộp ở Thuế, cuối kỳ→, Nộp thuế. Ở dòng thuế GTGT, cột Số nộp lần này nhập 500.000 (phần mềm điền sẵn số còn phải nộp), Kỳ thuế 03/2026, Ngày nộp 20/04/2026, Hình thức chọn Chuyển khoản (ủy nhiệm chi, báo nợ) hoặc Tiền mặt (phiếu chi), rồi bấm Lập chứng từ nộp thuế. Đây là cột 1 (đã nộp) của S61-DN.

4. 4

   Mở sổ: vào Báo cáo→, Sổ chi tiết, gõ 3331 ở ô Tài khoản, chọn cùng khoảng ngày tháng 4 và bấm Xem báo cáo. Sổ gồm cả tài khoản con 33311. Dòng Số dư đầu kỳ là -500.000 (dư Có hiện số âm, tức còn phải nộp), cột Nợ là số đã nộp, cột Có là số phải nộp phát sinh, dòng Số dư cuối kỳ là -2.000.000. Bấm Xuất Excel nếu cần dựng lại đúng khuôn S61-DN.

5. 5

   Công ty khấu trừ (nơi cần S62-DN): khi tiền hoàn về, vào Quỹ, ngân hàng→, Thu hoàn thuế, đặt Ngày nhận tiền 20/05, Loại thuế là Thuế giá trị gia tăng, Tài khoản ghi Có 133, Số tiền được hoàn 450.000.000, Nhận vào chọn tài khoản ngân hàng, rồi bấm Cất chứng từ hoàn thuế. Phần mềm không có bước riêng cho ngày ra quyết định hoàn (15/05), nên số còn được hoàn trong khoảng giữa hai ngày vẫn nằm trong dư Nợ 133.

6. 6

   Cũng ở Thuế, cuối kỳ→, Thuế GTGT, công ty khấu trừ thấy ba ô Thuế đầu ra, Thuế đầu vào được khấu trừ và Thuế phải nộp (hoặc Thuế còn được khấu trừ khi đầu vào lớn hơn), tính theo đúng chỉ tiêu [35], [25], [36] của tờ khai 01/GTGT. Khung Khấu trừ thuế GTGT cuối kỳ chọn Kỳ rồi bấm Khấu trừ kỳ.

7. 7

   Đối chiếu: vào Thuế, cuối kỳ→, Đối chiếu thuế GTGT sổ và tờ khai, chọn Kỳ kê khai (mặc định theo kỳ khai đã lưu của công ty) và bấm Đối chiếu. Nút Sổ chi tiết 133 trên đầu trang mở thẳng sổ 133 của kỳ đang xem.

Phần mềm tự ghi gì

Với ví dụ tháng 4 của công ty tính trực tiếp: Hạch toán thuế phải nộp ghi Nợ tài khoản doanh thu, Có 33311 2.000.000, lấy số của tờ khai 04/GTGT đã lập cho kỳ (chưa lập thì tính từ sổ); chứng từ nộp thuế ghi Nợ 33311, Có 112 hoặc 111 là 500.000. Thuế phải nộp được giảm 20% mức tỷ lệ phần trăm hiện ngay dưới ba ô số dạng Đã trừ … đồng được giảm 20%…, là con số gần nhất với S63-DN mà phần mềm có. Với công ty khấu trừ, tiền hoàn ghi Nợ 112, Có 133 450.000.000, còn Khấu trừ kỳ ghi Nợ 33311, Có 1331 (và 1332 nếu có thuế của tài sản cố định). Phiếu thu lập tay có dòng Có 33311 cũng lên bảng kê bán ra với chú thích (chứng từ ghi thẳng thuế đầu ra). Khi nộp nhiều hơn số còn phải nộp trên sổ, màn nộp thuế chặn lại; muốn tạm nộp trước thì tích Nộp trước, nộp vượt số trên sổ (tạm nộp khi chưa hạch toán số thuế phải nộp).

Kiểm lại và giới hạn

Số dư cuối kỳ của 3331 trên sổ chi tiết phải bằng số còn phải nộp trên tờ khai 04/GTGT của kỳ, và dư Nợ 133 cuối kỳ của công ty khấu trừ phải bằng chỉ tiêu [43] cộng [42] ở màn đối chiếu. Phần mềm không in S61-DN, S62-DN, S63-DN theo mẫu và không theo dõi riêng khoản đã có quyết định hoàn mà tiền chưa về; khoản này bạn ghi tay trên sổ S62-DN theo quyết định hoàn. Cách dùng từng khung của màn thuế ở hướng dẫn màn Thuế GTGT, còn các sổ khác nằm ở sổ sách và báo cáo của KetoanX.