Sổ chi tiết tiền vay, vốn góp, cổ phiếu và khoản đầu tư: sổ nào cần, ghi thế nào

Công ty TNHH nhỏ không phát hành cổ phiếu và không đầu tư vào công ty khác thì chỉ cần S34 (nếu có vay) và S51. Công ty cổ phần mở thêm S43, S44. Công ty có đầu tư chứng khoán mở S45. S41 và S42 là một phần của hệ thống sổ chi tiết phục vụ lập báo cáo tài chính hợp nhất, nên chỉ công ty có nghĩa vụ lập báo cáo hợp nhất mới cần đến. Công ty theo Thông tư 133 dùng mẫu của thông tư ấy, đánh số khác.

Dòng đầu là ngày ghi sổ, số hiệu và ngày chứng từ, nội dung, tài khoản đối ứng. Cột G ghi ngày đến hạn thanh toán. Cột 1 ghi số tiền trả nợ vào bên Nợ, cột 2 ghi số tiền vay vào bên Có.

Ví dụ giả định: ngày 01/03/2026 công ty ký khế ước vay ngân hàng 500.000.000 đồng, hạn trả 01/03/2027. Ngày 30/06 công ty trả trước 100.000.000 đồng nợ gốc.

Số dư nợ gốc của mọi khế ước cộng lại là con số đem đối chiếu với số dư Có các tài khoản vay trên sổ cái. Khoản vay bằng ngoại tệ thì theo dõi nguyên tệ và tỷ giá trên S33-DN, cách ghi nằm trong bài [sổ chi tiết thanh toán bằng ngoại tệ](/kien-thuc/so-chi-tiet-thanh-toan-nguoi-mua-nguoi-ban). Mẫu S34-DN chỉ có hai cột tiền, số trả nợ vay và số tiền vay, nên không có cột riêng cho lãi vay. Quan hệ cho vay giữa công ty với cá nhân, công ty khác và thuế liên quan được nói ở bài [vay tiền của cá nhân, công ty khác](/kien-thuc/vay-tien-ca-nhan-cong-ty-khac).

Bên giảm có bốn cột: vốn góp giảm do hủy cổ phiếu, thành viên rút vốn (cột 1), thặng dư giảm do bán lại cổ phiếu thấp hơn giá mua lại (cột 2), quyền chọn chuyển đổi giảm (cột 3), vốn khác giảm (cột 4). Bên tăng có bốn cột: vốn tăng do góp vốn hoặc mua cổ phiếu, ghi theo mệnh giá (cột 5), chênh lệch giá bán cổ phiếu cao hơn mệnh giá (cột 6), quyền chọn chuyển đổi tăng (cột 7), vốn bổ sung từ kết quả kinh doanh, tài trợ hoặc đánh giá lại tài sản (cột 8). Cuối tháng cộng tổng tăng, tổng giảm và số dư.

Ví dụ giả định: công ty cổ phần phát hành 10.000 cổ phiếu mệnh giá 10.000 đồng, bán với giá 12.000 đồng. Sổ ghi cột 5 là 100.000.000 và cột 6 là 20.000.000, tổng tiền thu 120.000.000. Hai số này phải khớp với tài khoản vốn góp và thặng dư vốn trên sổ cái; cách hạch toán hai tài khoản ấy có trong bài [tài khoản 411, 419 vốn chủ sở hữu](/kien-thuc/tai-khoan-411-419-von-chu-so-huu).

Sổ cổ phiếu mua lại của chính mình (S44-DN) cũng mở mỗi loại một sổ. Mỗi dòng ghi số mua lại (số lượng, giá trị theo mệnh giá và theo giá thực tế), số bán lại, tái phát hành hoặc hủy, rồi số đang nắm giữ cuối kỳ.

Sổ đầu tư chứng khoán (S45-DN) mở theo tài khoản (121 cho đầu tư chứng khoán ngắn hạn, 228 cho đầu tư dài hạn khác) và theo từng loại chứng khoán cùng mệnh giá, lãi suất và cách trả lãi. Mỗi dòng ghi số lượng và tiền mua vào, số lượng và giá vốn xuất bán hoặc thanh toán, số lượng và giá trị còn lại.

S41a, S41b ghi giá trị khoản đầu tư vào công ty liên doanh, liên kết: giá trị đầu kỳ, các khoản điều chỉnh tăng giảm theo phần lãi lỗ và thay đổi vốn chủ sở hữu của bên nhận đầu tư, giá trị cuối kỳ. S42a, S42b theo dõi việc phân bổ chênh lệch phát sinh khi mua khoản đầu tư, gồm tổng chênh lệch, thời gian phân bổ và số phân bổ mỗi năm. Hai cặp sổ này là một phần của hệ thống sổ chi tiết phục vụ báo cáo tài chính hợp nhất.

Khi chi phí giảm, kế toán ghi số âm để cộng ra phát sinh giảm trong kỳ. Cuối tháng cộng phát sinh thực tế trong tháng và trong quý, rồi cộng lũy kế từ đầu năm và lũy kế từ khi khởi công.

Ví dụ giả định, một tháng của nhà xưởng: xây lắp 300.000.000, thiết bị cần lắp 100.000.000, thiết bị không cần lắp 40.000.000, công cụ dụng cụ 10.000.000, chi phí khác 50.000.000. Cột 3 là 100.000.000 + 40.000.000 + 10.000.000 = 150.000.000, và cột 1 là 300.000.000 + 150.000.000 + 50.000.000 = 500.000.000 đồng.

ketoanx.com/reports/loans

Các bước

1. 1

   Ở Vay và lịch trả nợ, khung Thêm khế ước vay: Số khế ước và Bên cho vay bắt buộc; Ngày giải ngân 01/03/2026; Số tiền vay (đồng) 500.000.000; Lãi suất năm % bắt buộc; Kỳ hạn (tháng) 12 (mặc định 12, hạn ra 01/03/2027). Khoản vay trả gốc một lần khi đáo hạn thì ô Phương thức trả gốc chọn Gốc trả một lần cuối kỳ, lãi trả định kỳ (mặc định là Gốc trả đều, lãi theo dư nợ giảm dần), Kỳ trả chọn Hằng tháng nếu lãi trả hằng tháng. TK nợ gốc mặc định 3411, TK chi phí lãi mặc định 635. Vay bằng đồng thì để trống Số vay nguyên tệ (nếu ngoại tệ) và Tỷ giá quy đổi. Bấm Thêm khế ước; trùng số thì báo Số khế ước đã tồn tại.

2. 2

   Ở khế ước vừa thêm, chọn thẻ Giải ngân: Ngày chứng từ 01/03/2026, Hình thức chọn Tiền gửi ngân hàng, ô Tiền giải ngân chọn Về tài khoản, quỹ của công ty (hoặc Chuyển thẳng cho nhà cung cấp khi ngân hàng trả hộ người bán), chọn Tài khoản ngân hàng, Số tiền giải ngân 500.000.000, bấm Cất và ghi sổ.

3. 3

   Khoản trả 100.000.000 ngày 30/06 là trả trước hạn, nên làm ở Quỹ, ngân hàng→, Trả nợ vay trước hạn: chọn Khế ước, Ngày trả dự kiến 30/06/2026, bấm Xem để thấy dư nợ và lịch còn lại. Trong form: Ngày trả 30/06/2026, Gốc trả trước 100.000.000, Lãi đến ngày trả theo thông báo của ngân hàng, phí nhập ở Tỷ lệ phí trả trước (% trên gốc) hoặc Hoặc số tiền phí. Ô Tính lại lịch các kỳ sau chọn Giữ số kỳ còn lại, gốc mỗi kỳ giảm hoặc Giữ gốc mỗi kỳ, rút ngắn thời hạn; lãi đã trích bằng chứng từ khác thì ghi ở Trong đó đã trích trước bằng chứng từ khác (Nợ 335). Bấm Ghi trả trước hạn.

4. 4

   Mở Quỹ, ngân hàng→, Tổng hợp tình hình vay, Từ ngày 01/03/2026, Đến ngày 30/06/2026, bấm Xem. Dòng khế ước có Dư nợ đầu kỳ, Giải ngân 500.000.000, Trả gốc 100.000.000, Trả lãi, Dư nợ cuối kỳ 400.000.000.

5. 5

   Bấm Sổ chi tiết ở dòng đó để mở Sổ chi tiết tiền vay (ô Khế ước đã chọn sẵn). Sổ có Ngày ghi sổ, Số chứng từ, Diễn giải, TK đối ứng, Ngày đến hạn, Trả gốc (Nợ), Vay (Có), Dư nợ gốc và Lãi đã trả: dòng 01/03 ghi 500.000.000 ở cột vay, dòng 30/06 ghi 100.000.000 ở cột trả gốc, dư nợ còn 400.000.000. Nút Xuất Excel và In báo cáo ở đầu trang.

6. 6

   Sổ cho vốn góp, chứng khoán và đầu tư xây dựng: Báo cáo→, Sổ chi tiết, nhập tài khoản 411 (hoặc 121, 228, 241) và khoảng ngày.

Phần mềm tự ghi gì

Giải ngân ghi Nợ 112 / Có 3411 500.000.000 (chuyển thẳng cho người bán thì Nợ 331). Trả trước hạn ngày 30/06 lập một chứng từ ghi Nợ 3411 / Có 112 100.000.000, phần lãi đến ngày trả ghi Nợ 635 (hoặc Nợ 335 cho phần đã trích trước), phí trả trước hạn ghi Nợ tài khoản chi phí của phí, Có 112. Lịch trả nợ của khế ước được tính lại theo lựa chọn ở bước 3.

Dư nợ, báo cáo vay và S34-DN chỉ tính chứng từ đã ghi sổ. Công ty bật duyệt lệnh chi thì lần trả nợ đang chờ duyệt chưa giảm dư nợ, câu báo có thêm đang chờ duyệt lệnh chi nên chưa ghi sổ, và trang khế ước liệt kê nó ở mục Chứng từ chưa ghi sổ, chưa tính vào dư nợ và lãi đã trả. Tất toán chờ duyệt cũng chưa đóng khế ước; khế ước tự đóng khi lệnh chi được duyệt và ghi sổ.

Kiểm lại và giới hạn

Dòng Cộng của Tổng hợp tình hình vay cho tổng dư nợ cuối kỳ của mọi khế ước; số này phải bằng số dư Có 341 trên Báo cáo→, Cân đối phát sinh. Lệch thường do bút toán vay ghi tay vào 341 không qua khế ước.

Sổ S34-DN của KetoanX có thêm cột lãi đã trả mà mẫu thông tư không có. Các sổ S51, S43, S44, S45, S41, S42 và S52 chưa có mẫu in riêng trong KetoanX. Thay vào đó, hãy dùng báo cáo Sổ chi tiết tài khoản (mẫu S38-DN) cho tài khoản vốn góp (411), chứng khoán (121, 228) hay chi phí xây dựng dở dang (241): sổ này cho từng dòng phát sinh và số dư lũy kế, nhưng không chia theo từng thành viên góp vốn hay từng loại cổ phiếu. Khoản vay ngoại tệ đánh giá lại ở Đánh giá lại vay ngoại tệ. Các sổ đó nằm ở mục sổ sách và báo cáo của KetoanX; cách dùng màn tổng hợp ở hướng dẫn màn Tổng hợp tình hình vay.