Tài khoản 411 vốn đầu tư của chủ sở hữu và 419 cổ phiếu mua lại theo Thông tư 99: kết cấu và cách hạch toán

Quy tắc cần nhớ nhất: chỉ ghi số vốn chủ sở hữu đã thực góp, không ghi theo số cam kết hay số phải thu. Vốn điều lệ đăng ký 10 tỷ đồng mà mới góp 6 tỷ đồng thì 411 chỉ có 6 tỷ đồng. Phần chưa góp chỉ hiện ở thuyết minh và sổ theo dõi riêng.

Vốn giảm khi trả lại vốn cho chủ sở hữu, điều chuyển vốn cho doanh nghiệp khác, phát hành cổ phiếu thấp hơn mệnh giá, hủy cổ phiếu mua lại của chính mình, giải thể, chấm dứt hoạt động và các trường hợp khác theo luật. Doanh nghiệp theo dõi chi tiết vốn theo từng nguồn hình thành và từng tổ chức, cá nhân góp vốn.

Nhà đầu tư góp bằng ngoại tệ thì quy đổi sang tiền kế toán theo tỷ giá thực tế của đúng ngày từng lần góp. Trong quá trình hoạt động, bạn không đánh giá lại số dư Có của 411 vì lý do ngoại tệ. Nhận góp bằng tài sản phi tiền tệ thì phải định giá tài sản theo pháp luật doanh nghiệp rồi mới ghi tăng vốn.

Cổ phiếu ưu đãi phải phân loại: nó là nợ phải trả khi doanh nghiệp bắt buộc phải mua lại tại thời điểm xác định, hoặc phải trả cổ tức theo mức cố định không phụ thuộc kết quả kinh doanh, hoặc có điều khoản chuyển đổi mà tỷ lệ chuyển đổi không cố định. Không thuộc các trường hợp đó thì là vốn chủ sở hữu.

Tài khoản 419 ghi giá trị cổ phiếu công ty cổ phần mua lại của chính mình, gồm giá mua và các chi phí trực tiếp như phí giao dịch. Cổ phiếu công ty mua của công ty khác để đầu tư không ghi ở đây. Cuối kỳ giá trị 419 trình bày bằng số âm, trừ vào vốn đầu tư của chủ sở hữu.

Tài khoản 4111 là vốn thực góp. Công ty cổ phần ghi theo mệnh giá cổ phiếu, mở thêm hai tài khoản cấp 3: 41111 cổ phiếu phổ thông có quyền biểu quyết và 41112 cổ phiếu ưu đãi, trong đó cổ phiếu ưu đãi phải chia thành hai nhóm là vốn chủ sở hữu và nợ phải trả. Công ty loại khác ghi vốn thực góp theo điều lệ.

Tài khoản 4112 là thặng dư vốn: phần giá phát hành vượt (hoặc thiếu) so với mệnh giá, phần lệch giữa giá mua lại và giá bán ra lần sau của cổ phiếu quỹ, chênh lệch giữa vốn thực nhận và vốn theo điều lệ của công ty không phải cổ phần, và các chi phí phát hành cổ phiếu thành công. Tài khoản này có thể dư Có hoặc dư Nợ.

Tài khoản 4113 là quyền chọn chuyển đổi trái phiếu, chỉ bên phát hành trái phiếu chuyển đổi dùng, ghi cấu phần vốn tại thời điểm báo cáo. Tài khoản 4118 là vốn khác: vốn bổ sung từ kết quả kinh doanh, tài sản được tài trợ hay biếu tặng mà cấp có thẩm quyền cho ghi tăng vốn, chênh lệch khi sáp nhập các bên cùng chịu sự kiểm soát chung, chênh lệch đánh giá lại tài sản được phép ghi vào vốn.

Ví dụ số: công ty cổ phần phát hành 100.000 cổ phiếu, mệnh giá 10.000 đồng, giá phát hành 14.000 đồng, thu 1.400.000.000 đồng chuyển khoản. Ghi Nợ 112 1.400.000.000, Có 4111 1.000.000.000, Có 4112 400.000.000. Chi phí phát hành trực tiếp 30.000.000 đồng chuyển khoản: Nợ 4112 30.000.000, Có 112 30.000.000, và 4112 còn 370.000.000 đồng.

Sau đó công ty mua lại 5.000 cổ phiếu của chính mình, giá 12.000 đồng, tổng 60.000.000 đồng: Nợ 419 60.000.000, Có 112 60.000.000. Nếu hủy luôn 5.000 cổ phiếu này, mệnh giá 50.000.000 đồng, giá mua cao hơn mệnh giá 10.000.000 đồng: Nợ 4111 50.000.000, Nợ 4112 10.000.000, Có 419 60.000.000. Nếu thay vì hủy, công ty bán lại với giá 15.000 đồng, thu 75.000.000 đồng: Nợ 112 75.000.000, Có 419 60.000.000, Có 4112 15.000.000.

Tên của 419 cũng đổi, từ "Cổ phiếu quỹ" sang "Cổ phiếu mua lại của chính mình". Thông tư 99 thêm các quy tắc không có trong phần nguyên tắc của Thông tư 133: phân loại cổ phiếu ưu đãi là nợ hay vốn, hai tài khoản cấp 3 41111 và 41112 cho công ty cổ phần, ghi chi phí phát hành cổ phiếu vào thặng dư vốn và cách xử lý khi phát hành không thành công, nhận tiền mua cổ phiếu vào tài khoản phong tỏa. Bên Nợ của Thông tư 133 còn kể "bù lỗ kinh doanh theo quyết định của cấp có thẩm quyền", dòng này không thấy trong 411 của Thông tư 99.

Khi mở sổ 2026, số dư vốn đi sang nguyên vẹn. Nếu công ty trước đây gộp thặng dư vào 4118, nên tách lại theo định nghĩa mới. Tài khoản 41111 và 41112 là tài khoản cấp 3 tùy bạn mở khi cần theo dõi. Danh mục đầy đủ nằm ở bài hệ thống tài khoản kế toán theo Thông tư 99.

ketoanx.com/vouchers

Các bước

1. 1

   Vào Quỹ, ngân hàng→, Thu, chi, chứng từ khác, bấm Lập chứng từ nghiệp vụ khác (hoặc mở thẳng /vouchers/new).

2. 2

   Ô Loại chứng từ: chọn Báo có ngân hàng nếu tiền về tài khoản ngân hàng, Chứng từ nghiệp vụ khác nếu chỉ ghi sổ. Ô Ngày chứng từ, Ngày hạch toán lấy ngày cổ đông nộp tiền; Loại tiền để VND, chọn ngoại tệ thì nhập Tỷ giá (đồng / 1 nguyên tệ) theo ngày thực góp.

3. 3

   Ô Diễn giải: ghi ví dụ Thu tiền phát hành 100.000 cổ phiếu, giá 14.000 đồng.

4. 4

   Bảng dòng hạch toán, dòng 1: TK Nợ 112, TK Có 4111, Số tiền (VND) 1.000.000.000. Dòng 2: TK Nợ 112, TK Có 4112, Số tiền (VND) 400.000.000. Cột Đối tượng Có chọn cổ đông nếu bạn muốn theo dõi vốn từng người; bấm + cạnh ô để thêm nhanh đối tượng mới.

5. 5

   Chi phí phát hành: lập chứng từ khác với TK Nợ 4112, TK Có 112, Số tiền (VND) 30.000.000. Mua lại cổ phiếu: TK Nợ 419, TK Có 112, 60.000.000; hủy cổ phiếu: TK Nợ 4111 50.000.000, TK Nợ 4112 10.000.000 và TK Có 419 60.000.000 trên hai dòng.

6. 6

   Bấm Cất và ghi sổ để ghi vào sổ cái ngay, hoặc Cất, chưa ghi sổ để lưu nháp rồi duyệt sau. Chứng từ nhập sai tài khoản sau này đổi hàng loạt được ở Hệ thống→, Chuyển tài khoản hạch toán.

Nhận góp vốn bằng máy móc thì vào Tài sản, chi phí→, Ghi tăng tài sản, ô Nguồn hình thành chọn Nhận góp vốn (Có 4111), nhập Mã TSCĐ, Tên tài sản, Nguyên giá (chưa thuế) theo giá các bên đã thống nhất, rồi bấm Ghi tăng.

Phần mềm tự ghi gì

Chứng từ ghi đúng các cặp tài khoản bạn nhập: Nợ 112 1.400.000.000, Có 4111 1.000.000.000, Có 4112 400.000.000. Với Ghi tăng tài sản nguồn góp vốn, phần mềm ghi Nợ tài khoản nguyên giá (211 theo mặc định), Có 4111 và lập thẻ tài sản cùng lúc. Báo cáo tình hình tài chính theo Thông tư 99 lấy 419 thành số âm ở chỉ tiêu cổ phiếu mua lại của chính mình. Với sổ Thông tư 133, bạn dùng 4111, 4112, 4118 vì không có 4113.

Kiểm lại và giới hạn

Mở Báo cáo→, Sổ chi tiết chọn tài khoản 4111 hay 4112 để xem từng lần góp, và Báo cáo→, Cân đối phát sinh để thấy số dư. Giới hạn: tài khoản 41111, 41112 không tạo sẵn, bạn tự thêm ở Hệ thống→, Hệ thống tài khoản nếu cần tách cổ phiếu phổ thông và ưu đãi, và phần mềm chưa có sổ theo dõi hạn góp vốn của từng thành viên. KetoanX không có chế độ kế toán hộ kinh doanh; bài này dành cho doanh nghiệp. Cách chọn sổ Thông tư 99 có ở trang phần mềm kế toán Thông tư 99.

Muốn xem đủ mọi ô, mọi nút và lỗi hay gặp của màn này, đọc bài hướng dẫn sử dụng thu, chi, chứng từ khác.