Kế toán vốn chủ sở hữu, vay và ngoại tệ: nguyên tắc và việc thường gặp

Khoản vay và nợ thuê tài chính ở 341 (3411 là các khoản đi vay, 3412 là nợ thuê tài chính). Theo Thông tư 99, vay dưới hình thức phát hành trái phiếu không ghi ở 341 mà ở 343; Thông tư 133 thì gộp cả trái phiếu vào 341. Lãi vay là chi phí tài chính (635), hoặc vốn hóa vào tài sản đang xây dựng (241, 627). Chi tiết ở bài tài khoản 341, 343 vay và nợ thuê tài chính.

Ngoại tệ không có tài khoản riêng: giao dịch ghi vào tài khoản của nghiệp vụ (tiền, công nợ, tài sản), lãi lỗ tỷ giá ghi vào doanh thu hoạt động tài chính (515) hoặc chi phí tài chính (635). Chế độ nào cũng làm theo tỷ giá, nhưng Thông tư 99 ghi chênh lệch thẳng vào 515 và 635, còn Thông tư 133 đưa chênh lệch do đánh giá lại cuối kỳ qua TK 413 rồi kết chuyển số thuần. Công ty bạn thuộc chế độ nào thì xem bài chế độ kế toán doanh nghiệp 2026.

Vốn được theo dõi chi tiết theo từng nguồn hình thành (vốn góp, thặng dư vốn, vốn khác) và theo từng tổ chức, cá nhân góp.

Góp bằng đơn vị tiền tệ khác thì quy đổi theo tỷ giá giao dịch thực tế tại từng thời điểm thực góp. Sau đó không được đánh giá lại số dư Có của TK 411 về khoản góp bằng ngoại tệ, kể cả khi tỷ giá đổi. Góp bằng tài sản không phải tiền thì phải định giá theo pháp luật doanh nghiệp. Bên nhận ghi tài sản theo giá được định, và bên góp ghi chênh lệch lãi lỗ; hai việc này nằm ở bài đánh giá lại tài sản cố định và góp vốn.

1. 1

   Vay tiền của cá nhân, công ty khác: hồ sơ vay, khấu trừ thuế TNCN trên lãi và lãi vay được trừ.

2. 2

   Chi phí lãi vay vốn hóa: khoản lãi nào vào giá trị tài sản, khoản nào vào chi phí tài chính, trích trước lãi cuối kỳ.

3. 3

   Tỷ giá trong kế toán: chọn tỷ giá khi ghi nhận, thanh toán và đánh giá lại cuối kỳ.

4. 4

   Hợp đồng hợp tác kinh doanh (BCC): ghi sổ ở bên quản lý và bên tham gia, ai kê khai thuế.

Hai bài tra cứu tài khoản đi kèm là tài khoản 411 đến 419 và tài khoản 341, 343 đã nhắc ở trên. Trước trụ cột này là bài cách phân bổ công cụ dụng cụ. Xong nhóm vay và ngoại tệ, bạn sang trụ cột kế tiếp là kế toán giá thành sản phẩm, xây dựng và xuất nhập khẩu.

ketoanx.com/loans

Các bước

1. 1

   Vốn góp: vào Quỹ, ngân hàng → Thu, chi, chứng từ khác, bấm Lập chứng từ, Loại chứng từ chọn Phiếu thu tiền mặt hoặc Báo có ngân hàng, dòng hạch toán ghi TK Có 4111 (Vốn góp của chủ sở hữu) theo số thực góp rồi Cất và ghi sổ. Cách nhập từng ô của màn này có trong hướng dẫn Thu, chi, chứng từ khác.

2. 2

   Khế ước vay: vào Quỹ, ngân hàng → Vay và lịch trả nợ (trang Hợp đồng vay và lịch trả nợ), khung Thêm khế ước vay nhận số khế ước, bên cho vay, ngày giải ngân, lãi suất năm, kỳ hạn, kỳ trả, cách trả gốc và ân hạn, rồi dựng lịch dự kiến. Vay ngoại tệ thì nhập mã tiền, số nguyên tệ và tỷ giá. Mở từng khế ước, các thẻ Giải ngân, Trả nợ theo kỳ và Tất toán sinh chứng từ vay; Đổi lãi suất, tính lại lịch dùng khi ngân hàng đổi lãi. Hướng dẫn đầy đủ ở Vay và lịch trả nợ.

3. 3

   Cuối kỳ: màn Trích trước lãi vay có ô Ngày trích và nút Trích trước … đồng lập chứng từ lãi dồn tích. Muốn trả sớm, màn Trả nợ vay trước hạn (ô Khế ước, Ngày trả dự kiến, nút Xem) cho thấy lãi và lịch sau khi tất toán; xem hướng dẫn Trả nợ vay trước hạn và Trích trước lãi vay.

4. 4

   Ngoại tệ: màn Ngoại tệ và chênh lệch tỷ giá (ô Cuối tháng của ngày, nút Xem số dư) cho số dư nguyên tệ theo tài khoản và đối tượng rồi chạy đánh giá lại. Hai màn phụ là Bảng tỷ giá theo ngày và Tỷ giá xuất quỹ ngoại tệ (ô Phương pháp); dư nợ vay ngoại tệ đánh giá lại ở màn Đánh giá lại dư nợ vay ngoại tệ. Hướng dẫn: Ngoại tệ và chênh lệch tỷ giá, Bảng tỷ giá theo ngày, Tỷ giá xuất quỹ và Đánh giá lại vay ngoại tệ.

5. 5

   Đối chiếu: Tổng hợp tình hình vay (ô Từ ngày, Đến ngày) liệt kê từng lần vay, trả và lãi theo khế ước.

Phần mềm tự ghi gì

Giải ngân, trả nợ, tất toán và lãi sinh chứng từ vay; gốc còn lại lấy từ chứng từ đã ghi sổ, không lấy từ lịch dự kiến. Chênh lệch đánh giá lại ghi mặc định theo chế độ: công ty theo Thông tư 99 ghi thẳng 515 và 635, công ty theo Thông tư 133 đi qua 413, chọn lại được ngay ở bảng đánh giá lại (ô Cách đánh giá lại ở màn ngoại tệ, ô Cách ghi chênh lệch ở màn đánh giá lại vay). Ở màn ngoại tệ, Xem trước và Ghi sổ đánh giá lại dùng ngay cách đang chọn; nút Lưu cách làm chỉ lưu cách đó làm mặc định cho lần sau.

Kiểm lại và giới hạn

Đối chiếu Tổng hợp tình hình vay với sổ cái 3411, và số dư nguyên tệ ở Ngoại tệ và chênh lệch tỷ giá với 112, 131, 331. KetoanX chưa có màn riêng cho vốn chủ sở hữu, nên chia lợi nhuận, trả cổ tức và tăng giảm vốn đều lập tay bằng chứng từ nghiệp vụ khác; riêng công ty chọn chế độ của hợp tác xã có báo cáo Tăng, giảm vốn chủ sở hữu (HTX) ở nhóm Báo cáo. Hợp đồng hợp tác kinh doanh (BCC) làm theo bài riêng. KetoanX không có chế độ kế toán hộ kinh doanh. Các chức năng khác của nhóm nằm ở trang tính năng quỹ, ngân hàng của KetoanX.