Cách phân bổ công cụ dụng cụ: tiêu chuẩn, số kỳ và hạch toán từng trường hợp

Công cụ xuất dùng phải được theo dõi cả số lượng lẫn giá trị theo nơi sử dụng và người chịu trách nhiệm vật chất. Tài khoản kho là TK 153, chi tiết có ở bài tài khoản 153 công cụ dụng cụ. Tài sản vốn là tài sản cố định mà mất tiêu chuẩn thì chuyển sang nhóm này như bài chuyển tài sản cố định thành công cụ dụng cụ đã nói.

Số kỳ phân bổ có thể bằng thời gian dự kiến sử dụng hữu ích của công cụ. Tiêu thức phân bổ có thể theo thời gian, hoặc theo mức độ, khối lượng sản phẩm mà công cụ tham gia tạo ra trong từng kỳ, như khuôn đúc dùng càng nhiều càng phân bổ nhiều.

Về thuế TNDN, chi phí mua công cụ không đủ điều kiện là tài sản cố định được phân bổ dần nhưng tối đa 3 năm. Nên số tháng chọn không quá 36, kể cả khi bàn ghế hay máy móc có thể dùng 5 năm.

Công cụ đã xuất dùng và đang phân bổ ở TK 242 mà hỏng, mất hoặc bán: Thông tư 99 chỉ dẫn xử lý tương tự nguyên liệu, vật liệu và chưa có bút toán riêng cho phần chưa phân bổ. Cách làm thông thường là đưa phần chưa phân bổ vào chi phí của bộ phận sử dụng khi ghi giảm, và ghi tiền bán phế liệu theo bản chất khoản thu. Ví dụ bộ dụng cụ ở trên hỏng sau 14 tháng, còn 10 tháng chưa phân bổ, tức 15.000.000 đồng: Nợ TK 627 15.000.000, Có TK 242 15.000.000.

ketoanx.com/prepaid

Các bước

1. 1

   Vào Tài sản, chi phí→, CCDC, chi phí trả trước rồi bấm Ghi tăng nhiều dòng. Nút này chỉ hiện khi bạn có quyền thêm ở phân hệ tài sản. Khai một khoản đơn lẻ thì dùng Thêm một khoản ngay trên trang danh sách, nhưng nút đó chỉ lập thẻ theo dõi, không sinh bút toán.

2. 2

   Ví dụ 20 bộ dụng cụ cầm tay mua dùng ngay. Ô Ngày ghi tăng, bắt đầu phân bổ mặc định là hôm nay và cũng là tháng bắt đầu phân bổ, nên mua ngày nào trong tháng thì tháng đó vẫn tính đủ. Ô TK đối ứng (Có), để trống nếu không lập chứng từ nhập 112, ô Tiền thuế GTGT (nếu có) nhập 3.600.000; Nhà cung cấp và Số hóa đơn điền theo hóa đơn mua.

3. 3

   Ở bảng dòng hàng, cột Mã ghi DCCT01, Tên ghi bộ dụng cụ cầm tay, Loại chọn Công cụ dụng cụ, Số lượng 20, Đơn giá 1.800.000 (để trống Thành tiền thì phần mềm lấy số lượng nhân đơn giá là 36.000.000; nhập Thành tiền thì dùng số đó), Số tháng 24. Cột TK nguồn để 242. Cột TK chi phí mặc định 642, bạn phải đổi thành 627 vì dụng cụ dùng cho phân xưởng, và điền Bộ phận là tên phân xưởng.

4. 4

   Bấm Ghi tăng, xác nhận Ghi tăng các khoản này?. Thành công thì phần mềm báo Đã ghi tăng 1 khoản, tổng giá trị 36.000.000 đồng kèm số chứng từ. Số này chưa gồm tiền thuế vì thuế đi vào TK 133.

5. 5

   Ví dụ 60 chiếc ghế mua nhập kho: lập chứng từ mua hàng nhập kho ghi Nợ TK 153 như bài hàng tồn kho, rồi vào Kho→, Nhập kho, xuất kho bấm Lập phiếu xuất kho. Chọn Lý do Sử dụng nội bộ, chọn Kho, ở dòng hàng nhập số lượng 60 và sửa cột TK Nợ (đối ứng) từ 642 thành 242, rồi bấm Cất phiếu xuất kho. Giá xuất lấy theo phương pháp tính giá xuất của công ty, nên đây là 24.000.000.

6. 6

   Quay lại Ghi tăng nhiều dòng, kéo xuống phần Lập từ chứng từ đã ghi sổ, tìm phiếu xuất vừa lập và bấm Tách theo mặt hàng (phiếu một mặt hàng thì Lập khoản cũng được). Điền Bắt đầu phân bổ, Mã khoản, Tên khoản, Loại Công cụ dụng cụ, Số tháng 12, TK chi phí 641, Bộ phận là bộ phận bán hàng, rồi bấm Lập các khoản. Lập từ chứng từ có sẵn không sinh thêm bút toán.

7. 7

   Hằng tháng ở khối Phân bổ kỳ, chọn Kỳ rồi bấm Phân bổ kỳ. Phần mềm báo Đã phân bổ N khoản, tổng … đồng. Nếu kỳ đó đã chạy rồi thì báo Không có khoản nào cần phân bổ trong kỳ này (hoặc đã phân bổ rồi).

8. 8

   Công cụ hỏng như ví dụ trong bài: bấm vào mã khoản để mở thẻ, tìm phần Ghi giảm toàn bộ, nhập Ngày ghi giảm và Lý do ghi giảm rồi bấm Ghi giảm. Hỏng một phần số lượng thì dùng Ghi giảm số lượng ngay phía trên, ô Số lượng ghi giảm và ô TK xử lý (để trống là TK chi phí).

Phần mềm tự ghi gì

Bước 4 sinh một chứng từ ghi tăng: Nợ 242 36.000.000, Nợ 133 (1331) 3.600.000, Có 112 39.600.000 (hai dòng Có 112: 36.000.000 và 3.600.000). Mỗi lần phân bổ là một chứng từ phân bổ: tháng đầu của dụng cụ phân xưởng Nợ 627 1.500.000, Có 242 1.500.000 (36.000.000 chia 24); ghế bộ phận bán hàng Nợ 641 2.000.000, Có 242 2.000.000 (24.000.000 chia 12). Phiếu xuất ở bước 5 ghi Nợ 242, Có 153 24.000.000 và giảm tồn kho 60 chiếc.

Ghi giảm toàn bộ lúc còn 10 tháng chưa phân bổ của bộ dụng cụ đưa 15.000.000 vào chi phí: Nợ 627, Có 242 15.000.000, rồi khoản ngừng phân bổ. Khoản đang tạm ngừng hoặc đã ghi giảm không bị phân bổ.

Lỗi hay gặp: Mã bị trùng giữa các dòng, Mã đã tồn tại: mỗi khoản CCDC cần một mã riêng khi mã đã dùng, Dòng DCCT01: nhập thành tiền hoặc đơn giá lớn hơn 0 khi cả hai ô giá trị để trống. Kỳ đã khóa sổ thì chứng từ không lập được; mở khóa hoặc đổi ngày.

Kiểm lại và giới hạn

Mở Tình hình phân bổ và Sổ theo bộ phận, đối chiếu để so với số dư TK 242, hoặc mở thẻ khoản để xem bảng Các lần đã phân bổ. Cột Còn lại của danh sách phải giảm đúng mức tháng.

Phần mềm phân bổ đều theo tháng, chưa có cách phân bổ theo khối lượng sản phẩm. Phần mềm không có ngưỡng giá trị nhỏ để tự ghi một lần: công cụ nhỏ ghi hết vào chi phí thì bạn đặt Số tháng là 1, hoặc xuất thẳng vào chi phí không qua TK 242. Lời nhắc quá 36 tháng (Lưu ý: công cụ dụng cụ phân bổ N tháng, quá 36 tháng…) chỉ hiện khi dùng Thêm một khoản; ở Ghi tăng nhiều dòng không có lời nhắc, nên tự giữ số tháng không quá 36 nếu muốn khoản chi được trừ. Phần chưa phân bổ khi ghi giảm vào chi phí của khoản; muốn đưa vào TK khác như 1381 thì dùng Ghi giảm số lượng với ô TK xử lý. Phần mềm không kiểm điều kiện chuyển khoản qua ngân hàng cho khoản chi từ 5 triệu đồng. Các chức năng khác của phân hệ tài sản có ở trang tính năng tài sản của KetoanX; hướng dẫn đầy đủ từng nút nằm ở bài hướng dẫn sử dụng CCDC, chi phí trả trước.

Sau tài sản và công cụ là phần vốn và vay, bắt đầu từ bài kế toán vốn chủ sở hữu, vay và ngoại tệ.