Tài khoản 153 công cụ dụng cụ theo Thông tư 99: kết cấu và cách hạch toán

Ranh giới với tài sản cố định nằm ở tiêu chuẩn của tài sản cố định: nguyên giá từ 30 triệu đồng trở lên và thời gian sử dụng trên một năm. Thiếu một trong hai thì tư liệu lao động đi vào 153. Tài sản đủ tiêu chuẩn thì ghi theo bài tài khoản 211 tài sản cố định hữu hình, cách nhận biết chi tiết nằm ở bài tài sản cố định là gì.

Sổ chi tiết chia theo kho, loại, nhóm và từng thứ công cụ. Sau khi công cụ rời kho đi sản xuất, kinh doanh hay cho thuê, sổ phải còn theo dõi được số lượng và giá trị theo nơi dùng, người thuê và người giữ. Đồ đắt tiền, quý hiếm thì bảo quản theo cách riêng.

Văn bản không đặt sẵn tài khoản con. Doanh nghiệp muốn tách bao bì luân chuyển, đồ cho thuê hay phụ tùng thay thế thì tự mở tài khoản chi tiết theo nhu cầu quản lý.

Chiết khấu thương mại hay giảm giá đến sau khi mua thì chia theo số công cụ đang ở đâu. Còn trong kho: Có 153. Đã xuất cho sản xuất: Có 154. Đã xuất cho bán hàng hay quản lý: Có 641, 642. Đang phân bổ dần: Có 242. Sản phẩm làm từ công cụ ấy đã bán: Có 632. Thuế đầu vào tương ứng ghi Có 133 (1331), còn đối ứng là Nợ 111, 112, 331.

Ví dụ số: công ty mua 10 bộ bàn làm việc, đơn giá chưa thuế 1.500.000 đồng, tổng 15.000.000 đồng, thuế GTGT 1.200.000 đồng, chưa trả tiền. Ghi Nợ 153 15.000.000, Nợ 1331 1.200.000, Có 331 16.200.000. Giao hết cho phòng kế toán dùng và phân bổ trong 24 tháng: Nợ 242 15.000.000, Có 153 15.000.000. Mỗi tháng phân bổ 625.000 đồng: Nợ 642 625.000, Có 242 625.000. Cùng tháng đó xuất 5 con chuột máy tính giá 200.000 đồng mỗi con, tính hết một lần: Nợ 642 1.000.000, Có 153 1.000.000.

Với công cụ giá trị nhỏ ghi chi phí một lần, Thông tư 133 dùng chữ "phải", Thông tư 99 dùng chữ "có thể". Khoản chờ phân bổ cũng đổi tên: Thông tư 133 dùng tài khoản 242 "Chi phí trả trước", Thông tư 99 gọi là "Chi phí chờ phân bổ" (xem bài tài khoản 242 chi phí chờ phân bổ). Thông tư 133 còn nêu cách tính giá xuất kho ngay trong tài khoản 153 và có bút toán kết chuyển cho kiểm kê định kỳ; hai nội dung ấy không còn ở 153 của Thông tư 99. Danh mục tài khoản đầy đủ ở bài hệ thống tài khoản kế toán theo Thông tư 99.

ketoanx.com/prepaid

Các bước

1. 1

   Khai mặt hàng bàn làm việc ở Kho→, Vật tư, hàng hóa, kho với TK kho 153, gõ tay vì danh mục chưa có tính chất công cụ, dụng cụ; để trống thì phần mềm lấy theo tính chất (152, 155 hoặc 156).

2. 2

   Hóa đơn 10 bộ bàn, nợ người bán: ở Mua hàng→, Chứng từ mua hàng dùng nút Lập mua hàng nhập kho. Chọn người bán ở ô Nhà cung cấp, ô Thanh toán giữ Chưa thanh toán; dòng hàng ghi Số lượng 10, Đơn giá 1.500.000 và Thuế suất GTGT 8%, rồi Cất và ghi sổ.

3. 3

   Giao cả 10 bộ cho phòng kế toán bằng một phiếu xuất ở Kho→, Nhập kho, xuất kho (nút Lập phiếu xuất kho), với Lý do là Sử dụng nội bộ và Số lượng 10. Cột TK Nợ (đối ứng) điền sẵn 642; sửa thành 242 vì bàn dùng 24 tháng. Cất phiếu.

4. 4

   Lập thẻ phân bổ: vào Tài sản, chi phí→, CCDC, chi phí trả trước, bấm Ghi tăng nhiều dòng, kéo xuống phần Lập từ chứng từ đã ghi sổ. Phiếu xuất vừa cất nằm trong danh sách vì có dòng ghi Nợ 242. Bấm Lập khoản cạnh phiếu, điền Mã, Tên khoản Bàn làm việc, Số tháng phân bổ 24, Bắt đầu phân bổ là ngày giao, TK chi phí 642, Bộ phận sử dụng Phòng Kế toán, rồi bấm nút Lập khoản. Phiếu nhiều mặt hàng thì dùng Tách theo mặt hàng để mỗi dòng thành một khoản.

5. 5

   Cuối tháng, ở khối Phân bổ kỳ của màn chính chọn tháng rồi bấm Phân bổ kỳ. Bàn nhận 625.000 mỗi tháng. Phần mềm tính đủ một tháng cho chính tháng bắt đầu, dù ngày bắt đầu là cuối tháng.

6. 6

   Năm con chuột tính hết một lần: lập phiếu xuất kho Sử dụng nội bộ như bước 3 nhưng giữ TK Nợ (đối ứng) là 642, Số lượng 5. Khoản này không cần thẻ phân bổ.

7. 7

   Mua về dùng ngay, không qua kho: ở màn Ghi tăng nhiều dòng nhập Ngày ghi tăng, bắt đầu phân bổ, TK đối ứng (Có), để trống nếu không lập chứng từ là 331, Nhà cung cấp, Tiền thuế GTGT (nếu có), rồi mỗi dòng một khoản với Số lượng, Đơn giá, Số tháng, TK nguồn 242, TK chi phí; bấm Ghi tăng. Cách này ghi thẳng vào 242, không đi qua 153.

8. 8

   Xem sổ: vào Báo cáo→, Sổ chi tiết, gõ 153 vào ô Tài khoản để thấy công cụ còn trong kho; gõ 242 để thấy phần chờ phân bổ. Thẻ từng khoản và lịch phân bổ xem ở Tài sản, chi phí→, Tình hình phân bổ.

Phần mềm tự ghi gì

Chứng từ mua ghi Nợ 153 15.000.000, Nợ 1331 1.200.000, Có 331 16.200.000. Phiếu xuất ghi Nợ 242, Có 153 15.000.000 theo giá xuất của phương pháp công ty chọn. Lập khoản từ phiếu đã ghi sổ không sinh thêm bút toán. Mỗi lần Phân bổ kỳ lập một chứng từ cho cả tháng, gộp các khoản cùng cặp tài khoản: ở ví dụ là Nợ 642 625.000, Có 242 625.000. Phiếu xuất chuột ghi Nợ 642, Có 153 1.000.000. Ghi giảm công cụ hỏng ghi Nợ tài khoản chi phí (hoặc tài khoản bạn nhập, như 1381), Có 242 phần chưa phân bổ; điều chuyển giữa bộ phận và tạm ngừng không sinh bút toán. Điều chuyển vào kỳ đã khóa sổ, trước ngày bắt đầu phân bổ hoặc vào tháng đã phân bổ đều bị chặn. Công ty theo Thông tư 133 gọi 242 là chi phí trả trước và hạch toán chi phí quản lý vào 6422.

Kiểm lại và giới hạn

Tài sản, chi phí→, Sổ CCDC theo bộ phận, đối chiếu so phần chưa phân bổ của các thẻ với số dư 242 trên sổ cái; chênh lệch khác 0 thường do một khoản có từ trước mà chưa nhập số dư đầu kỳ. Bàn làm việc cũng hiện ở sổ theo nơi sử dụng của phòng kế toán với số lượng 10. Từng khối của màn có ở hướng dẫn màn CCDC, chi phí trả trước. Giới hạn: danh mục mặt hàng không có tính chất riêng cho công cụ, dụng cụ, nên TK kho 153 là thứ duy nhất tách công cụ khỏi hàng hóa; phiếu xuất cũng không tự gợi ý 242 cho công cụ nhiều kỳ. Sổ Thông tư 200 còn 1531 đến 1534 thì khi chuyển sang gộp về 153 như hướng dẫn ở trang phần mềm kế toán Thông tư 99; KetoanX không làm sổ cho hộ kinh doanh.