Công cụ dụng cụ, chi phí trả trước: cách dùng trên KetoanX

ketoanx.com/prepaid

1. 1

   Thêm một khoản, hoặc ghi tăng nhiều khoản một lần, có hoặc không kèm chứng từ.

2. 2

   Lập thẻ từ chứng từ mua hàng hoặc phiếu xuất kho đã ghi sổ.

3. 3

   Chạy Phân bổ kỳ mỗi tháng để phần mềm ghi chi phí.

4. 4

   Ghi giảm toàn bộ hoặc một phần theo số lượng, điều chuyển giữa bộ phận, điều chỉnh giá trị và số kỳ, tạm ngừng phân bổ.

5. 5

   Chia chi phí của một khoản cho nhiều bộ phận theo tỷ lệ.

6. 6

   In chứng từ ghi tăng, bảng phân bổ, biên bản điều chuyển.

Vị trí trong quy trình: trước nó là chứng từ mua hàng hoặc phiếu xuất kho (giá trị đã nằm ở tài khoản 153 hoặc 242). Sau nó là các báo cáo tình hình phân bổ, sổ CCDC theo bộ phận, đối chiếu và bước cuối kỳ.

Phân biệt với tài sản cố định: tài sản có nguyên giá từ 30 triệu đồng và dùng trên một năm là tài sản cố định, khấu hao ở tài sản cố định. Thiếu một trong hai điều kiện thì là công cụ dụng cụ. Xem bài tài sản cố định là gì. Màn này không tự kiểm ngưỡng 30 triệu đồng, nên bạn phải tự phân loại trước khi nhập.

1. 1

   Giá trị khoản phải đã được ghi sổ ở tài khoản 153 hoặc 242 bằng chứng từ khác (mua hàng, nhập kho, xuất kho, số dư đầu kỳ), trừ khi bạn dùng Ghi tăng nhiều dòng kèm TK đối ứng (Có), để trống nếu không lập chứng từ để phần mềm tự lập chứng từ. Nút Thêm một khoản chỉ lập thẻ theo dõi, không sinh bút toán. Xem chứng từ mua hàng, nhập kho, xuất kho và số dư đầu kỳ.

2. 2

   Hệ thống tài khoản có đủ tài khoản bạn định dùng (153, 242, 642, 627, 641, 1381...). Thiếu thì thêm ở hệ thống tài khoản.

3. 3

   Muốn chi phí gắn đúng bộ phận thì tạo bộ phận trong mục Cơ cấu tổ chức của danh mục trước.

4. 4

   Quyền ở phân hệ Tài sản, chi phí: thêm (lập khoản), sửa (ghi giảm, điều chuyển, điều chỉnh, tạm ngừng), xóa (hủy ghi giảm), in. Chạy Phân bổ kỳ cần cả quyền thêm lẫn quyền ghi sổ. Xem thành viên, phân quyền.

5. 5

   Kỳ cần làm chưa bị khóa sổ kế toán.

ketoanx.com/prepaid

Các nút trên đầu trang:

1. 1

   In danh sách: in danh sách khoản, có thêm tùy chọn in.

2. 2

   Ghi tăng nhiều dòng (chỉ hiện khi bạn có quyền thêm): sang màn ghi tăng hàng loạt.

3. 3

   Kiểm kê: sang kiểm kê tài sản, CCDC, đã chọn sẵn loại công cụ.

4. 4

   Sổ theo bộ phận, đối chiếu: sang sổ CCDC theo bộ phận, đối chiếu.

5. 5

   Điều chuyển giữa bộ phận: sang điều chuyển CCDC giữa bộ phận.

6. 6

   Tình hình phân bổ: sang tình hình phân bổ.

7. 7

   Doanh thu nhận trước: sang doanh thu nhận trước, phần khách trả tiền trước nhiều kỳ, chiều ngược lại của chi phí trả trước.

Bên dưới có ba khối. Khối Thêm một khoản gập lại (mở sẵn khi chưa có khoản nào). Khối Phân bổ kỳ chọn tháng rồi chạy phân bổ. Khối Danh sách liệt kê mọi khoản với các cột Mã, Tên, Loại, Bộ phận, Bắt đầu, Số lượng, Giá trị, Tháng, Đã phân bổ, Còn lại, Trạng thái. Bấm vào mã để mở thẻ chi tiết. Cột Trạng thái hiện Đang phân bổ, Đã phân bổ hết, Tạm ngừng từ kèm kỳ, hoặc Đã ghi giảm kèm ngày.

Danh sách chưa có bộ lọc hay ô tìm kiếm; khoản nhiều thì dùng tìm kiếm chung của phần mềm hoặc báo cáo tình hình phân bổ.

ketoanx.com/prepaid/increase

Màn Ghi tăng nhiều dòng (tiêu đề Ghi tăng công cụ dụng cụ, chi phí trả trước) có phần chung phía trên và một lưới dòng hàng.

Lưới dòng, mỗi dòng một khoản (thêm dòng bằng nút thêm dưới lưới, tối đa 200 dòng):

Khi công cụ nhập kho 153 rồi mới xuất cho bộ phận

Nhập kho và xuất kho bằng chứng từ ở phân hệ kho, phiếu xuất ghi Nợ 242, Có 153. Sau đó vào Ghi tăng nhiều dòng, kéo xuống phần lập từ chứng từ đã ghi sổ. Bảng liệt kê các chứng từ đã ghi Nợ 242 hoặc 153 (tối đa 100 chứng từ gần nhất). Bấm Lập khoản cạnh chứng từ, điền Mã, Tên khoản, Số tháng phân bổ, Bắt đầu phân bổ, TK chi phí, Bộ phận sử dụng rồi bấm nút Lập khoản. Với phiếu xuất kho gồm nhiều mặt hàng, bấm Tách theo mặt hàng để mỗi dòng hàng thành một khoản, rồi Lập các khoản. Cách này không sinh thêm bút toán, vì giá trị đã ghi ở phiếu xuất. Phiếu đã lập thành một khoản theo cả chứng từ thì không tách theo mặt hàng được nữa, màn báo Phiếu này đã được lập khoản theo cả chứng từ nên không tách theo mặt hàng được nữa.

Khi khoản có từ trước khi dùng phần mềm

Lập thẻ ở Thêm một khoản với giá trị gốc, Bắt đầu phân bổ là ngày thật, và Đã phân bổ đầu kỳ là số đã phân bổ đến hết kỳ trước khi chuyển sang KetoanX. Số dư tài khoản 242 hoặc 153 nhập ở số dư đầu kỳ. Lập thẻ thì không sinh bút toán, nên nếu quên nhập số dư thì cột chênh lệch ở sổ đối chiếu sẽ khác 0.

Khi mua chi phí nhiều kỳ như tiền thuê, bảo hiểm

Chọn Loại là Chi phí chờ phân bổ (Thông tư 99) hoặc Chi phí trả trước (các chế độ khác), TK nguồn 242. Ví dụ trả trước thuê văn phòng 12 tháng, 36.000.000 đồng chưa thuế, chuyển khoản ngày 01/11/2026: mỗi tháng 3.000.000 đồng. Cách hạch toán gốc nằm ở bài tài khoản 242 chi phí chờ phân bổ. Công ty theo Thông tư 133 gọi tài khoản này là chi phí trả trước, chi phí quản lý hạch toán vào 6422.

Khi tài sản cố định mất tiêu chuẩn và chuyển thành công cụ

Ghi giảm thẻ tài sản cố định sao cho giá trị còn lại vào 242 (xem bài chuyển tài sản cố định thành công cụ dụng cụ), rồi lập khoản từ chứng từ ghi giảm như trường hợp nhập kho ở trên. Đặt Bắt đầu phân bổ là ngày đầu tháng sau tháng chuyển, vì phần mềm tính đủ một tháng ngay từ tháng bắt đầu, đặt cùng tháng thì tháng đó bị tính hai lần.

Khi công cụ bị hỏng, mất: ghi giảm một phần hoặc toàn bộ

Mở thẻ. Hỏng một số đơn vị thì dùng mục Ghi giảm một phần theo số lượng. Ví dụ tiếp theo: ngày 20/12/2026 hỏng 2 chiếc ghế, đã phân bổ tháng 10 và 11. Nhập Ngày ghi giảm 20/12/2026, Số lượng ghi giảm 2, Lý do ghi giảm Hỏng, không sửa được, rồi bấm Ghi giảm số lượng. Phần chưa phân bổ của số ghế còn lại 16.500.000 đồng, 2 trên 10 chiếc là 3.300.000 đồng, đưa vào chi phí. Mất chờ xử lý thì nhập tài khoản như 1381 ở TK xử lý (để trống là TK chi phí). Từ tháng 12, mỗi tháng phân bổ 600.000 đồng (750.000 nhân 8/10) trong 22 tháng.

Ghi giảm cả khoản (hỏng hết, thôi sử dụng): mục Ghi giảm toàn bộ, nhập Ngày ghi giảm và Lý do ghi giảm, bấm Ghi giảm. Muốn hoàn tác, thẻ đã ghi giảm có nút Hủy ghi giảm (cần quyền xóa); lần ghi giảm một phần có nút Hủy ở bảng biến động. Tiền bán phế liệu nhập bằng chứng từ riêng. Mất do ai phải bồi thường hay tính vào chi phí thì xử lý theo quy chế công ty, xem thêm kiểm kê kho thừa thiếu cho cách nghĩ tương tự với nguyên vật liệu.

Khi chia chi phí cho nhiều bộ phận

Trong thẻ, mục Phân bổ cho nhiều bộ phận, đối tượng cho thêm dòng, mỗi dòng chọn bộ phận, đối tượng tập hợp chi phí, khoản mục, tài khoản chi phí và Tỷ lệ %. Tổng phải bằng 100 mới bấm được Lưu bảng phân bổ. Bảng chỉ áp dụng cho các kỳ phân bổ sau khi lưu. Khoản không có bảng này thì chia theo số lượng đang dùng ở từng bộ phận, xem điều chuyển CCDC giữa bộ phận.

Khi cần điều chỉnh giá trị, đổi số kỳ hoặc tạm ngừng

Mục Điều chỉnh giá trị, số kỳ còn lại: nhập Ngày điều chỉnh, Giá trị mới (để trống nếu giữ nguyên) và Số kỳ còn lại. Ví dụ máy in đã phân bổ tháng 10 và 11 (còn 11.333.334 đồng), muốn dồn xong trong 10 kỳ: mỗi kỳ 1.133.333 đồng, kỳ cuối nhận phần dư. Có TK đối ứng chênh lệch thì phần mềm lập chứng từ cho phần giá trị tăng hoặc giảm. Công cụ cất kho chưa dùng thì mục Tạm ngừng phân bổ: chọn Ngừng từ kỳ và bấm Tạm ngừng; khi dùng lại bấm Phân bổ lại, lịch kéo dài thêm bằng số kỳ đã ngừng.

Khi in chứng từ

Trong thẻ bấm In chứng từ để chọn: chứng từ ghi tăng, biên bản điều chuyển, chứng từ điều chỉnh, chứng từ ghi giảm, bảng phân bổ từng kỳ, biên bản kiểm kê. Cần quyền In. Màn danh sách có In danh sách.

Với ví dụ ghi tăng ở trên (chế độ Thông tư 99), phần mềm lập một chứng từ loại ghi tăng công cụ dụng cụ:

1. 1

   Nợ 242 18.000.000; Có 331 18.000.000 (ghế).

2. 2

   Nợ 242 12.000.000; Có 331 12.000.000 (máy in).

3. 3

   Nợ tài khoản thuế GTGT được khấu trừ (thường là 1331) 3.000.000; Có 331 3.000.000.

Mỗi lần bấm Phân bổ kỳ phần mềm lập một chứng từ phân bổ cho cả tháng, gộp các dòng cùng cặp tài khoản. Tháng 10/2026: Nợ 642 1.083.333; Có 242 1.083.333. Khoản có bảng tỷ lệ hoặc nhiều bộ phận thì chi phí chia thành nhiều dòng gắn bộ phận, đối tượng.

Ghi giảm: Nợ tài khoản chi phí (hoặc tài khoản bạn nhập, như 1381), Có 242 theo phần chưa phân bổ. Điều chuyển và tạm ngừng không sinh bút toán. Khoản lập từ chứng từ có sẵn không sinh bút toán.

Kiểm lại ở: tình hình phân bổ, sổ CCDC theo bộ phận, đối chiếu (so với số dư sổ cái 242), bảng phân bổ CCDC theo năm, chi tiết ghi giảm CCDC và loại công cụ dụng cụ.

Số đã phân bổ đầu kỳ không được vượt giá trị: Đã phân bổ đầu kỳ lớn hơn Giá trị. Kiểm lại hai số.

Không có khoản nào cần phân bổ trong kỳ này (hoặc đã phân bổ rồi): kỳ đó đã chạy rồi, hoặc mọi khoản đã hết, đang tạm ngừng, đã ghi giảm hoặc chưa đến ngày bắt đầu. Xem cột Trạng thái và ngày Bắt đầu.

Khoản này đã được phân bổ sau tháng ghi giảm. Xóa các chứng từ phân bổ đó rồi ghi giảm lại.: ngày ghi giảm nằm trước một kỳ đã phân bổ. Xóa chứng từ phân bổ các kỳ sau ngày ghi giảm rồi ghi giảm lại, hoặc chọn ngày ghi giảm đúng.

Số lượng ghi giảm vượt số lượng còn dùng: nhập số nhỏ hơn hoặc bằng số còn dùng ghi ở nhãn ô.

Câu bắt đầu Hệ thống tài khoản của công ty thiếu: một tài khoản trong bút toán (ví dụ 1381) chưa có trong hệ thống. Thêm ở hệ thống tài khoản.

Sổ đã khóa đến ngày: ngày làm nằm trong kỳ đã khóa. Đổi ngày hoặc nhờ người có quyền mở khóa.

Chứng từ nguồn chưa ghi sổ: chứng từ mua hoặc xuất kho bạn chọn còn là bản nháp. Ghi sổ nó trước.

Câu bắt đầu Bạn không có quyền: thiếu quyền ở phân hệ Tài sản, chi phí. Riêng Phân bổ kỳ cần thêm quyền ghi sổ, dù nút vẫn hiện khi bạn chỉ có quyền thêm.