Sổ CCDC theo bộ phận, đối chiếu: cách dùng trên KetoanX

ketoanx.com/prepaid/book

Vị trí trong quy trình: số liệu đến từ các khoản lập ở CCDC, chi phí trả trước, các lần điều chuyển CCDC giữa bộ phận và lần chạy phân bổ hằng tháng. Sau sổ này thường là kiểm kê tài sản, CCDC để so với thực tế.

1. 1

   Đã chạy Phân bổ kỳ cho tháng cần xem. Sổ chỉ tính các lần phân bổ đã ghi sổ, nên chưa chạy thì số chưa phân bổ lớn hơn thực tế một kỳ.

2. 2

   Mỗi khoản đã khai Bộ phận sử dụng. Khoản bỏ trống nằm ở nhóm (chưa ghi bộ phận).

3. 3

   Số dư đầu kỳ của tài khoản 242, 153 đã nhập ở số dư đầu kỳ.

4. 4

   Quyền xem phân hệ Tài sản, chi phí.

ketoanx.com/prepaid/book

Ở đầu trang có nút Danh sách và nút In sổ. Phía trên có ô Tháng (mặc định tháng hiện tại) và nút Xem sổ. Màn không có bộ lọc theo bộ phận: mỗi bộ phận là một khối riêng, xếp theo thứ tự chữ cái.

ketoanx.com/prepaid/book

Dòng Cộng của khối cộng hai cột giá trị. Khoản đã ghi giảm hết không hiện trong khối nào. Khoản bắt đầu phân bổ sau cuối tháng đang xem cũng chưa hiện.

Khối cuối cùng có tiêu đề Đối chiếu với sổ cái đến ngày kèm ngày cuối tháng, mỗi tài khoản nguồn một dòng:

Phần mềm chưa ghi người chịu trách nhiệm vật chất hay người giữ công cụ. Quy định yêu cầu theo dõi công cụ xuất dùng theo nơi sử dụng và người chịu trách nhiệm, nên bạn cần lập thêm biên bản bàn giao có chữ ký, hoặc ghi tên người giữ trong ô Lý do khi điều chuyển.

Khi chênh lệch khác 0

Chú thích dưới bảng đối chiếu nêu bốn nguyên nhân, và cách xử lý:

1. 1

   Chưa nhập số dư đầu kỳ cho tài khoản: nhập ở số dư đầu kỳ hoặc lập khoản với Đã phân bổ đầu kỳ.

2. 2

   Có chứng từ ghi Nợ 242 hoặc 153 nhưng chưa lập khoản theo dõi: vào Ghi tăng nhiều dòng, phần lập từ chứng từ đã ghi sổ, bấm Lập khoản.

3. 3

   Chưa chạy phân bổ của tháng: chạy Phân bổ kỳ.

4. 4

   Tài khoản 153 còn hàng tồn kho chưa xuất dùng: bình thường, vì hàng trong kho không phải khoản đang dùng. Đối chiếu số này với sổ kho ở đối chiếu kho với sổ cái.

Tài khoản 242 còn chứa các khoản không phải công cụ (ví dụ sửa chữa lớn kết chuyển từ 241). Nếu bạn chưa lập thẻ cho chúng thì chúng cũng gây chênh lệch.

Khi muốn biết bộ phận nào đang dùng bao nhiêu

Đọc cột Số lượng đang dùng ở từng khối. Muốn lịch sử chuyển đi chuyển lại thì mở điều chuyển CCDC giữa bộ phận.

Khi kiểm kê thấy khác sổ

In sổ của bộ phận, đối chiếu với số đếm thực tế ở kiểm kê tài sản, CCDC. Công cụ mất hoặc hỏng thì ghi giảm ở thẻ khoản; xem CCDC, chi phí trả trước.

Khối mang tên (chưa ghi bộ phận): có khoản chưa khai bộ phận. Mở thẻ khoản, sửa Bộ phận sử dụng.

Cùng một bộ phận hiện thành hai khối: tên bộ phận gõ khác nhau giữa các khoản hoặc lần điều chuyển (ví dụ thừa dấu cách hoặc viết hoa khác). Sửa lại cho giống hệt nhau, tốt nhất chọn từ danh sách gợi ý.

Cột Giá trị ban đầu lệch vài đồng so với giá trị khoản: mỗi bộ phận làm tròn riêng. Cột Chưa phân bổ thì bộ phận xếp cuối nhận phần lẻ nên tổng luôn khớp với thẻ; lệch ở bảng đối chiếu là do chứng từ, không phải do làm tròn.