Ghi tăng tài sản cố định: cách dùng trên KetoanX

ketoanx.com/assets/increase

Trước màn này là khâu mua hoặc xây dựng tài sản và khâu quyết định tài sản có đủ tiêu chuẩn là tài sản cố định hay không, xem bài tài sản cố định là gì. Sau màn này là thẻ tài sản và việc trích khấu hao hàng tháng, rồi sổ tài sản và bảng khấu hao.

ketoanx.com/assets/increase

Trang gồm hai khối từ trên xuống: khối Ghi tăng có chứng từ (form nhập) và khối Lập thẻ từ chứng từ đã ghi sổ (bảng các chứng từ đã ghi Nợ tài khoản 211, 212, 213 và chưa có thẻ hoặc đã có thẻ, kèm nút Lập thẻ ở mỗi dòng).

ketoanx.com/assets/increase

Nút cuối form là Ghi tăng. Bấm nút thì hiện hộp hỏi Lập chứng từ ghi tăng và thẻ tài sản?; đồng ý thì phần mềm mới lưu.

Lưu ý ba chỗ dễ nhầm. Thứ nhất, TK đối ứng (Có) để trống thì lấy theo nguồn, gõ số khác thì phần mềm dùng số bạn gõ; TK nguyên giá, TK hao mòn không đổi theo nguồn, trừ nguồn thuê tài chính (xem trường hợp thuê tài chính bên dưới). Thứ hai, TK chi phí khấu hao mặc định là chi phí quản lý; tài sản dùng ở phân xưởng thì đổi sang tài khoản chi phí sản xuất chung. Thứ ba, trên form này chưa có ô nguyên giá tính thuế; xem trường hợp ô tô trên 1,6 tỷ bên dưới.

Khi trả tiền ngay bằng chuyển khoản

Làm như trên nhưng đổi TK đối ứng (Có) thành 112 và có thể bỏ trống Nhà cung cấp. Phần mềm ghi Có 112 cả nguyên giá lẫn thuế. Khoản mua từ 5 triệu đồng phải chuyển khoản thì thuế mới được khấu trừ; phần mềm không kiểm điều này, nên trả bằng tiền mặt mà vẫn ghi Nợ 1332 là bạn tự chịu rủi ro bị loại thuế. Chứng từ chi tiền riêng lập ở lập phiếu chi.

Khi mua ô tô chở người trên 1,6 tỷ đồng

Giới hạn 1,6 tỷ áp cho ô tô chở người từ 9 chỗ trở xuống (trừ xe kinh doanh vận tải hành khách, du lịch, khách sạn). Thuế GTGT chỉ được khấu trừ trên phần giá chưa thuế đến 1,6 tỷ; khấu hao chỉ được trừ trên phần nguyên giá đến 1,6 tỷ, xem mua ô tô trên 1,6 tỷ. Phần mềm không tự nhận ra loại xe, nên bạn làm tay hai bước.

Bước một, ghi tăng. Xe giá 2.000.000.000 đồng chưa thuế, thuế 10% là 200.000.000 đồng, chỉ được khấu trừ 160.000.000 đồng. Phần thuế không được khấu trừ 40.000.000 đồng tính vào nguyên giá. Nhập Nguyên giá (chưa thuế) 2.040.000.000, bỏ trống Thuế suất GTGT % (khi mua) (vì ô này tính thuế trên cả nguyên giá), nhập Hoặc tiền thuế GTGT 160.000.000. Phần mềm ghi Nợ 211 2.040.000.000, Nợ 1332 160.000.000, Có 331 2.200.000.000.

Bước hai, khai cơ sở tính thuế. Mở thẻ ở màn Tài sản cố định, ở khối Sửa thẻ tài sản nhập Nguyên giá tính thuế (nếu khác) là 1.600.000.000 rồi bấm Lưu thẻ. Màn khấu hao theo luật thuế sẽ so khấu hao trên sổ với mức được trừ và đưa phần vượt vào chỉ tiêu B4 của tờ khai quyết toán thuế TNDN.

Nếu có lệ phí trước bạ (cũng là một phần nguyên giá), màn này không có chỗ nhập thêm. Cách làm được trên phần mềm là lập phiếu chi hoặc dùng mục Đánh giá lại, nâng cấp trên thẻ với lý do nâng cấp và TK đối ứng (để trống: theo lý do) là 112; cách này nâng nguyên giá trong chính tháng ghi tăng, trước khi trích khấu hao. Hãy đối chiếu số trên thẻ với nguyên giá bạn tính sau khi làm.

Khi tự xây dựng xong

Chi phí xây dựng đã được gom vào tài khoản 2412 theo từng công trình. Khi hoàn thành, chọn Nguồn hình thành là Xây dựng cơ bản hoàn thành (Có 2412) và để trống TK đối ứng (Có) (phần mềm lấy 2412). Nguyên giá (chưa thuế) là giá trị quyết toán hoặc tạm tính của công trình. Phần mềm ghi Nợ 211, Có 2412. Ví dụ nhà kho tự xây giá trị 600.000.000 đồng, hoàn thành ngày 20/10/2026, thời gian sử dụng 300 tháng: Nợ 211 600.000.000, Có 2412 600.000.000. Đừng nhập thuế: phần mềm báo Thuế GTGT đầu vào chỉ ghi khi mua mới hoặc thuê tài chính vì thuế đã được khấu trừ lúc mua vật tư, thuê nhà thầu. Cách tính nguyên giá và vốn hóa lãi vay xem tài sản cố định tự xây dựng, tự sản xuất.

Khi nhận tài sản do chủ sở hữu góp vốn

Chọn Nhận góp vốn (Có 4111) và để trống TK đối ứng (Có) (phần mềm lấy 4111). Nguyên giá (chưa thuế) là giá các bên thống nhất hoặc giá thẩm định. Ví dụ thành viên góp một máy ép định giá 120.000.000 đồng: Nợ 211 120.000.000, Có 4111 120.000.000. Không có thuế GTGT ở bút toán này. Phần mềm không kiểm giá trị định giá hay thủ tục góp vốn; giữ biên bản định giá cùng hồ sơ.

Khi thuê tài chính

Chọn nguồn "Thuê tài chính (Nợ 212, Có 3412)" (Thông tư 133: "Nợ 2112") và để trống TK đối ứng (Có): phần mềm ghi Có 3412 theo nguyên giá chưa thuế. Gõ 331 vào ô này thì bị chặn, vì nợ thuê tài chính ghi ở 3412. TK nguyên giá và TK hao mòn để nguyên mặc định của form thì phần mềm tự đổi sang 212 và 2142 (Thông tư 133: 2112 và 2142), câu báo thành công ghi thêm TK nguyên giá, TK hao mòn đã dùng; ô nào bạn tự gõ số khác thì giữ số đó, và cặp không khớp bị chặn bằng câu báo dạng TK nguyên giá 212 (TSCĐ thuê tài chính) đi với TK hao mòn 2142. Thuế GTGT trên hóa đơn của bên cho thuê ghi Nợ 1332, Có 3388 (phải trả bên cho thuê), không cộng vào nợ thuê tài chính 3412, theo Thông tư 99 tài khoản 212 mục 3.3, 3.5. Ví dụ thuê một dây chuyền nguyên giá 600.000.000 đồng, thuế 10%: Nợ 212 600.000.000, Có 3412 600.000.000; Nợ 1332 60.000.000, Có 3388 60.000.000. Thẻ được đánh dấu Thuê tài chính. Khi mua lại hoặc hết hạn thuê được chuyển quyền sở hữu, dùng mục chuyển thành tài sản sở hữu trên thẻ, xem tài sản cố định.

Khi tài sản đã được ghi nguyên giá bằng chứng từ khác

Kéo xuống khối Lập thẻ từ chứng từ đã ghi sổ. Bảng liệt kê tối đa 100 chứng từ đã ghi sổ gần nhất có dòng Nợ tài khoản bắt đầu bằng 211, 212 hoặc 213 (trừ chứng từ ghi tăng, đánh giá lại, ghi giảm và khấu hao của chính phân hệ tài sản), với các cột Ngày, Chứng từ, Loại, Diễn giải, TK Nợ, Số tiền và Thẻ đã lập. Bấm Lập thẻ ở dòng cần lập; form hiện ra với nguyên giá điền sẵn theo số tiền chứng từ, ngày ghi tăng là ngày chứng từ. Điền mã, tên, thời gian sử dụng rồi bấm Lập thẻ ở cuối form. Phần mềm không ghi thêm bút toán nên nguyên giá không bị ghi hai lần. Chứng từ chưa ghi sổ bị từ chối với câu Chứng từ nguồn chưa ghi sổ.

Khi ghi tăng nhầm

Mở thẻ ở màn Tài sản cố định. Nếu thẻ chưa trích khấu hao, chưa đánh giá lại, chưa ghi giảm, và bạn có quyền Xóa, nút Hủy ghi tăng (xóa chứng từ và thẻ) sẽ hiện ở cuối. Bấm nút, đồng ý ở hộp Xóa chứng từ ghi tăng và thẻ tài sản này?. Thẻ đã trích khấu hao thì phải xóa các chứng từ khấu hao trước. Thẻ lập bằng Lập thẻ từ chứng từ đã ghi sổ không có nút này vì chứng từ nguồn không thuộc phân hệ tài sản.

Khi tài sản chưa đủ 30 triệu đồng hoặc dùng dưới 1 năm

Phần mềm vẫn lưu nhưng thêm vào câu báo thành công lời nhắc chưa đạt tiêu chuẩn tài sản cố định (Thông tư 45/2013/TT-BTC Điều 3); nên theo dõi là công cụ dụng cụ. Nên theo dõi tài sản này ở công cụ dụng cụ, chi phí trả trước và phân bổ qua tài khoản 242, vì khi tính thuế TNDN, chi phí công cụ dụng cụ không đủ điều kiện tài sản cố định được phân bổ tối đa 3 năm.

Thẻ tài sản tạo cùng lúc, kèm một dòng lịch sử Ghi tăng. Số liệu hiện ở sổ tài sản và bảng khấu hao, sổ chi tiết tài sản theo nơi sử dụng và bảng cân đối kế toán. Ghi tăng nguồn góp vốn hay xây dựng cũng cùng khuôn: Nợ nguyên giá, Có tài khoản đối ứng bạn chọn hoặc tài khoản theo nguồn. Riêng thuê tài chính, dòng thuế ghi Có 3388 thay vì Có 3412.