Khách hàng, nhà cung cấp: cách dùng trên KetoanX

ketoanx.com/parties

Trên màn này bạn thêm đối tượng, tìm và lọc theo vai trò, sửa, ngừng theo dõi, xóa và in danh sách. Trang sửa còn có thêm địa chỉ giao hàng và người liên hệ. Danh mục nằm ở đầu quy trình: phải có đối tượng trước khi lập chứng từ bán hàng, chứng từ mua hàng, thu tiền hay trả tiền. Số dư nợ của từng người sau đó hiện ở công nợ tổng hợp và tuổi nợ.

Không cần chuẩn bị gì mới để thêm một đối tượng đơn giản. Hai thứ nên có nếu bạn muốn dùng đủ ô:

1. 1

   Nhóm đối tượng và điều khoản thanh toán, khai ở Hệ thống→, Danh mục. Chưa khai thì ô Nhóm là ô gõ chữ tự do và ô Điều khoản thanh toán không hiện. Xem danh mục.

2. 2

   Quyền: thêm đối tượng cần quyền thêm ở một trong bốn phân hệ bán hàng, mua hàng, quỹ hoặc hệ thống; sửa và xóa cần quyền sửa, xóa ở một trong bốn phân hệ ấy. Phân quyền chi tiết ở thành viên và phân quyền.

Có sẵn file Excel danh sách khách hàng thì nhập một lần bằng nhập từ Excel, đỡ gõ từng dòng.

ketoanx.com/parties

Trên đầu trang có nút In danh sách kèm bảng tùy chọn in (cỡ chữ, khổ giấy, cột hiện khi in). Nút Thêm đối tượng mở biểu mẫu thêm mới ngay trên trang, chỉ hiện khi bạn có quyền thêm. Dưới đó là thanh Bộ lọc đã lưu để lưu một tổ hợp tìm kiếm và đặt làm mặc định.

Bộ lọc gồm ô Tìm kiếm (gõ mã, tên hoặc mã số thuế), ô chọn Vai trò (Tất cả, Khách hàng, Nhà cung cấp, Nhân viên), nút Lọc và nút Xóa lọc. Bảng chỉ hiện 500 đối tượng đầu theo thứ tự mã, nên danh sách dài thì hãy lọc.

Các cột mặc định là Mã, Tên, Mã số thuế, Điện thoại, Vai trò, Hạn mức nợ, Trạng thái. Hai cột Email và Địa chỉ có sẵn nhưng đang tắt; bật ở nút Cột hiển thị phía trên bảng. Bấm vào mã để mở trang sửa (cần quyền sửa). Mã số thuế sai cấu trúc có nhãn vàng Sai cấu trúc bên cạnh. Trạng thái Đang theo dõi hoặc Ngừng theo dõi.

ketoanx.com/parties

Ở trang sửa, bên dưới biểu mẫu chính có hai khối riêng, mỗi khối lưu ngay bằng nút của nó, không đợi Lưu thay đổi.

Khối Địa chỉ giao hàng (nút Thêm địa chỉ) có các ô Tên gợi nhớ, Địa chỉ (bắt buộc, từ 3 ký tự), Người nhận, Điện thoại người nhận, ô tích Địa chỉ mặc định và Đang dùng; lưu bằng Lưu địa chỉ. Địa chỉ đầu tiên tự thành mặc định. Chứng từ bán và đơn đặt hàng chọn địa chỉ từ danh sách này.

Khối Người liên hệ (nút Thêm người liên hệ) có các ô Họ tên (bắt buộc), Chức vụ, Điện thoại, Email, Ghi chú, ô tích Người liên hệ chính, Nhận thư chứng từ và Đang liên hệ; lưu bằng Lưu người liên hệ. Mỗi đối tượng chỉ có một người liên hệ chính; chọn người mới làm chính thì người cũ mất dấu chính và tên người ấy điền vào ô Người liên hệ ở biểu mẫu trên.

Khi một công ty vừa mua vừa bán với mình

Tích cả Khách hàng và Nhà cung cấp trên cùng một đối tượng, đừng tạo hai dòng. Công nợ phải thu (131) và phải trả (331) vẫn theo dõi tách bạch, và khi hai bên cấn trừ nhau bạn dùng bù trừ công nợ. Xem bài bù trừ công nợ để biết điều kiện và chứng từ cần có.

Khi khách là cá nhân

Từ 01/7/2026, theo Luật Quản lý thuế 108/2025/QH15, mã số thuế của cá nhân là số định danh cá nhân 12 số trên căn cước, nên ô Mã số thuế nhận trực tiếp 12 số ấy. Người nước ngoài và người Việt ở nước ngoài chưa có số định danh vẫn có thể dùng mã 10 số do cơ quan thuế cấp. Chi tiết ở bài mã số thuế cá nhân.

Bán cho người tiêu dùng không cung cấp thông tin thì hóa đơn ghi Bán cho người tiêu dùng và không dùng được để người mua hạch toán chi phí; xem nội dung bắt buộc trên hóa đơn. Với khách lẻ mua một lần, không cần tạo đối tượng: để trống khách khi lập chứng từ thu tiền ngay.

Khi nhập khẩu hàng loạt từ Excel

Màn danh sách khi chưa có đối tượng nào hiện nút Nhập từ Excel. Cột Loại ghi KH, NCC hoặc NV. Mã đã có sẽ được bỏ qua, trừ khi bạn chọn cập nhật. Xem nhập từ Excel; danh sách rất lớn thì dùng nhập tệp lớn CSV.

Khi khách đổi tên hoặc địa chỉ

Sửa ngay ở trang sửa của đối tượng: hóa đơn lập từ ngày đổi phải ghi thông tin mới. Hóa đơn đã lập trước ngày đổi không phải sửa lại, xem hóa đơn khi đổi tên, địa chỉ công ty. Khách có tỉnh sáp nhập thì chọn lại Tỉnh, thành phố theo danh mục 34 tỉnh, thành phố.

Khi không còn giao dịch với đối tượng

Mở trang sửa, bỏ tích Đang theo dõi, bấm Lưu thay đổi. Đối tượng biến mất khỏi ô chọn khi lập chứng từ mới nhưng vẫn nằm trong sổ cũ. Đây là cách làm đúng khi đối tượng đã có chứng từ, vì không xóa được (xem mục lỗi bên dưới).

Khi muốn xóa hẳn một đối tượng nhập nhầm

Ở trang sửa, bấm nút xóa đối tượng (cần quyền xóa), phần mềm hỏi lại kèm mã đối tượng và nhắc không hoàn tác được. Đối tượng chưa dính chứng từ nào thì bị xóa và bạn quay về danh sách.

Danh mục này không ghi bút toán. Các thiết lập trong đây chỉ làm sẵn thông tin cho các chứng từ sau:

1. 1

   Số ngày được nợ cho ra Hạn nợ trên chứng từ bán và mua công nợ, rồi từ hạn nợ tính tuổi nợ và đợt thu nợ.

2. 2

   Hạn mức nợ cho phép kiểm khi lập chứng từ bán công nợ: dư nợ hiện tại cộng chứng từ mới so với hạn mức. Mức xử lý (chỉ nhắc hay chặn) đặt ở Hệ thống→, Cài đặt cảnh báo, mục Khách hàng vượt hạn mức nợ.

3. 3

   Tên, mã số thuế, địa chỉ, người liên hệ được điền lên hóa đơn và bản in.

4. 4

   Đối tượng được dùng làm chi tiết cho tài khoản 131 và 331; xem tài khoản 131 và tài khoản 331. Khoản phải thu có nguy cơ không đòi được sau này được xử lý bằng dự phòng, xem trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi.

Mọi lần thêm, sửa, xóa đối tượng, địa chỉ và người liên hệ đều có trong Hệ thống→, Nhật ký thao tác.

Về pháp luật: tài khoản ngân hàng của nhà cung cấp lưu ở đây giúp bạn trả tiền bằng chuyển khoản. Thanh toán không dùng tiền mặt là điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào của hóa đơn từ 5 triệu đồng, xem điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào. KetoanX không tự tra mã số thuế với cơ quan thuế; nó chỉ kiểm cấu trúc và chữ số kiểm tra, nên bạn vẫn tự đối chiếu mã với giấy đăng ký hoặc cổng tra cứu của cơ quan thuế.

Nhập mã hoặc Nhập tên: ô Mã còn trống, hoặc Tên đối tượng ngắn dưới 2 ký tự.

Email không hợp lệ: địa chỉ thiếu @ hoặc tên miền. Sửa lại hoặc để trống.

Hộp vàng báo mã số thuế, kết thúc bằng nút Vẫn lưu: mã sai cấu trúc, sai chữ số kiểm tra, hoặc trùng với đối tượng khác (câu báo ghi mã và tên đối tượng đang dùng). Phần mềm chưa lưu cho tới khi bạn bấm. Mã gõ nhầm một số thì sửa; mã đúng, bạn đã biết trùng và vẫn muốn lưu thì bấm Vẫn lưu.

Hạn mức nợ không hợp lệ và Số ngày được nợ không hợp lệ: hạn mức phải là số không âm; số ngày là số nguyên từ 0 đến 3650.

Điện thoại kèm lý do, ví dụ số di động thiếu chữ số: sửa cho đủ 10 số với di động, 11 số với số cố định.

Tỉnh, thành phố không có trong danh mục 34 tỉnh, thành phố: chọn lại từ ô chọn thay vì gõ tay.

Người nhận thư chứng từ cần có email: bạn tích Nhận thư chứng từ cho người liên hệ chưa nhập Email.

đang được dùng, không xóa được: đối tượng đã có chứng từ, đơn hàng, hợp đồng, số dư đầu kỳ hoặc tệp đính kèm. Hộp thoại liệt kê những nơi đang dùng. Bỏ tích Đang theo dõi thay vì xóa.