Cách lập hồ sơ nhân viên tính lương trên KetoanX

Q: Vì sao nhập phụ cấp chức vụ mà bảo hiểm trên bảng lương không đổi?

Các ô Phụ cấp chức vụ (đóng BH) và các ô cùng nhóm in lên danh sách báo tăng giảm, và khi Lương đóng BH để trống thì được cộng vào căn cứ đóng bảo hiểm. Đã nhập Lương đóng BH thì số đó là toàn bộ căn cứ: muốn phụ cấp vào lương đóng, cộng nó vào ô này hoặc để trống ô này.

Q: Nhân viên nghỉ việc thì xóa hồ sơ hay bỏ tích?

Đừng xóa, vì hồ sơ gắn với các bảng lương cũ. Nhập Ngày nghỉ việc (ngày làm việc cuối cùng) để báo giảm đúng tháng, rồi bỏ tích Đang làm việc sau khi đã tính lương tháng cuối.

Chức năng này dùng để làm gì

Màn này cho bạn thêm nhân viên, sửa hồ sơ, khai người phụ thuộc, gán các khoản thu nhập và khấu trừ cố định hằng kỳ, chia chi phí lương theo bộ phận, đính kèm hợp đồng lao động, và xem lịch sử đổi lương cùng lịch sử trả lương của người đó.

Màn Hồ sơ nhân viên liệt kê nhân viên với lương cơ bản, lương đóng BH, phụ cấp, diện thuế, người phụ thuộc — Màn Hồ sơ nhân viên: danh sách nhân viên kèm lương, phụ cấp, diện tính thuế và số người phụ thuộc; bấm mã để sửa hồ sơ.

Đây là bước đầu của quy trình lương. Sau hồ sơ là chấm công, rồi bảng lương, rồi chi lương ở còn phải trả nhân viên. Hồ sơ cũng là nguồn cho lao động tham gia bảo hiểm. Muốn hiểu chính sách chung của một kỳ lương, xem bài kế toán tiền lương làm những gì.

Trước khi bắt đầu

Biểu mẫu Thêm nhân viên, ô TK chi phí lương và ô Số tài khoản ngân hàng viền vàng — Chuẩn bị tài khoản chi phí lương, số tài khoản ngân hàng, mã số thuế, CCCD, mã số BHXH của từng nhân viên trước khi khai hồ sơ.

Công ty đã có hệ thống tài khoản đủ tài khoản chi phí bạn định dùng (622, 627, 641, 642). Xem hệ thống tài khoản.
Có sẵn hợp đồng lao động của từng người: loại hợp đồng quyết định có đóng bảo hiểm và khấu trừ thuế kiểu nào. Xem hợp đồng lao động 2026.
Có mã số thuế cá nhân, số CCCD, mã số BHXH, thông tin người phụ thuộc và giấy tờ chứng minh của từng nhân viên.
Muốn nhân viên có phụ cấp cố định riêng (xăng xe, ăn trưa, trách nhiệm) thì khai các khoản đó trước ở khoản thu nhập, khấu trừ.
Muốn nối nhân viên với công nợ tạm ứng thì tạo đối tượng là nhân viên ở khách hàng, nhà cung cấp.
Quyền phân hệ tiền lương: xem để mở danh sách, thêm để tạo hồ sơ và người phụ thuộc, sửa để lưu hồ sơ và gán khoản, xóa để xóa người phụ thuộc. Xem thành viên, phân quyền.

Mở màn hình

Vào menu Tiền lương, Hồ sơ nhân viên. Trang liệt kê nhân viên theo mã. Nút trên đầu trang: In danh sách, Tiền lương (về trang bảng lương) và Chấm công. Nút Thêm nhân viên mở sẵn biểu mẫu khi công ty chưa có ai.

Menu bên trái, mục Hồ sơ nhân viên trong nhóm Tiền lương viền vàng — Menu bên trái: Tiền lương, rồi Hồ sơ nhân viên.

Bảng danh sách có các cột Mã, Họ tên, Bộ phận, TK chi phí, Lương cơ bản, Lương đóng BH, Phụ cấp chịu thuế, Phụ cấp không chịu thuế, Diện thuế, Phụ thuộc, Ghi chú. Nút Cột hiển thị phía trên bảng cho bạn ẩn, hiện, đổi thứ tự cột; bố cục lưu theo từng người dùng. Cột Ghi chú hiện nhãn Đã nghỉ và Đoàn viên. Bấm vào mã nhân viên để mở trang hồ sơ của người đó.

Các ô cần nhập

Cùng một biểu mẫu dùng để thêm và sửa. Ô nào bắt buộc ghi ở cột thứ ba. Các ô có nhiều lựa chọn nêu hết các lựa chọn.

Biểu mẫu Thêm nhân viên đã nhập mã NV02, họ tên, lương cơ bản 40.000.000, phụ cấp, ngày vào làm — Các ô của biểu mẫu hồ sơ: mã, họ tên, lương cơ bản, lương đóng BH, phụ cấp, diện thuế, người phụ thuộc, tài khoản chi phí, ngày vào làm.

Ô	Ý nghĩa và cách nhập	Bắt buộc	Ví dụ
Mã NV	Mã riêng của nhân viên, không trùng trong công ty	Có	NV01
Họ tên	Ít nhất 2 ký tự	Có	Nguyễn Văn An
MST cá nhân	Mã số thuế cá nhân, dùng cho tờ khai và chứng từ khấu trừ	Không	8012345678
Hình thức trả lương	Theo thời gian (lương tháng, theo công); theo sản phẩm (sản lượng × đơn giá); lương khoán; theo giờ; theo ngày công	Có (mặc định theo thời gian)	Theo thời gian
`Lương cơ bản (mức khoán, đơn giá giờ hoặc ngày công)`	Lương tháng ghi trong hợp đồng. Với lương giờ, ngày: đơn giá một giờ, một ngày. Với khoán: mức khoán	Có	13.000.000
`Lương đóng BH (trống = lương cơ bản cộng các phụ cấp, khoản bổ sung khai ở dưới; bắt buộc với lương giờ, ngày, sản phẩm, khoán)`	Lương tháng làm căn cứ đóng bảo hiểm. Trống thì lấy lương cơ bản cộng các ô phụ cấp, khoản bổ sung đóng bảo hiểm ở nhóm danh sách báo tăng giảm; nhập số thì số đó là toàn bộ căn cứ, không cộng thêm	Không (bắt buộc với giờ, ngày, sản phẩm, khoán)	13.000.000
`Số giờ (lương giờ) hoặc ngày (lương ngày) thỏa thuận mỗi tháng`	Dùng cho lương giờ, ngày để quy ra lương đóng bảo hiểm: đơn giá × số này	Không	160
Phụ cấp chịu thuế	Phụ cấp cố định hằng tháng, tính thuế, không đóng bảo hiểm	Không	1.000.000
Phụ cấp không chịu thuế	Phụ cấp cố định hằng tháng không tính thuế, không đóng bảo hiểm	Không	500.000
Diện tính thuế TNCN	Cư trú, hợp đồng từ 3 tháng (lũy tiến); cư trú, dưới 3 tháng hoặc không hợp đồng (10%); không cư trú (20%)	Có (mặc định lũy tiến)	Lũy tiến
Người phụ thuộc	Số người phụ thuộc nhập nhanh. Khi đã khai chi tiết ở trang hồ sơ thì số này không còn được dùng	Không	1
TK chi phí lương	Tài khoản ghi chi phí lương của người này. Mặc định 642	Không	642
Bộ phận	Tên bộ phận, gợi ý từ danh sách có sẵn	Không	Kinh doanh
Số tài khoản ngân hàng, Ngân hàng	Dùng để in bảng chuyển lương	Không	0123456789, Vietcombank
Là đoàn viên công đoàn	Tích thì bị trừ đoàn phí	Không	Không tích
Diện tham gia bảo hiểm	Đóng đủ BHXH, BHYT, BHTN; người nước ngoài có HĐLĐ (không BHTN); làm nhiều nơi chỉ đóng TNLĐ-BNN; quản lý doanh nghiệp không hưởng lương; không thuộc diện bắt buộc (thử việc riêng, HĐLĐ dưới 1 tháng); đang hưởng lương hưu; không tham gia	Có (mặc định đóng đủ)	Đóng đủ
`Giảm BHTN phần doanh nghiệp đến tháng (tuyển người khuyết tật)`	Tháng cuối cùng doanh nghiệp được giảm phần BHTN của mình về 0	Không	2027-09
`Lương thỏa thuận là lương thực nhận (NET): doanh nghiệp trả thay thuế, bảo hiểm`	Tích khi hợp đồng ghi lương thực nhận	Không	Không tích
`Diện 10%: cá nhân yêu cầu khấu trừ cả khoản dưới 5 triệu`	Chỉ dùng cho diện 10%	Không	Không tích
`Đã đăng ký giảm trừ bản thân ở nơi làm khác (không trừ ở đây)`	Tích thì bảng lương không trừ 15,5 triệu giảm trừ bản thân	Không	Không tích
`Đối tượng công nợ của nhân viên (tạm ứng 141, phải thu 1388)`	Nối nhân viên với một đối tượng để theo dõi tạm ứng, phải thu	Không	(chưa nối)
`Thỏa thuận vẫn đóng bảo hiểm khi nghỉ không lương từ 14 ngày`	Tích nếu hai bên đồng ý đóng khi nghỉ không lương từ 14 ngày làm việc	Không	Không tích
Chức vụ, công việc	In trên danh sách báo tăng giảm	Không	Kế toán
Ngày vào làm, `Ngày nghỉ việc (ngày làm việc cuối cùng)`	Quyết định tháng nào có tên trong bảng lương và dòng báo tăng, báo giảm. Ngày nghỉ không được trước ngày vào	Không, nhưng nên có	05/10/2026
Mã số BHXH, Số CCCD, Ngày sinh, Giới tính	Thông tin lập danh sách báo tăng giảm	Không	Nam
Mức lương áp dụng từ ngày (khi thêm) hoặc `Mức lương mới áp dụng từ ngày (khi đổi lương)` (khi sửa)	Ngày mức lương có hiệu lực, ghi vào lịch sử lương. Trống: ngày vào làm khi thêm mới, hôm nay khi sửa	Không	01/10/2026
Loại hợp đồng lao động, Số hợp đồng, Hợp đồng có hiệu lực từ, Hợp đồng đến ngày	Thông tin cho cột hợp đồng ở danh sách báo tăng giảm. Loại: không xác định thời hạn, xác định thời hạn, mùa vụ (hợp đồng cũ), thử việc, khác	Không	Xác định thời hạn
`Nơi đăng ký khám chữa bệnh ban đầu`, Quốc tịch (trống = Việt Nam)	Thông tin lập danh sách	Không
`Lương chính thức (khi đang thử việc)`	Nhập để phần mềm cảnh báo khi lương thử việc dưới 85%	Không	12.000.000
Phụ cấp chức vụ (đóng BH), Phụ cấp thâm niên vượt khung, Phụ cấp thâm niên nghề, Phụ cấp lương khác (đóng BH), `Các khoản bổ sung khác (đóng BH)`	In ở danh sách báo tăng giảm. Khi Lương đóng BH để trống, các khoản này cộng vào căn cứ đóng bảo hiểm trên bảng lương; khi đã nhập Lương đóng BH thì không cộng thêm (xem phần Lỗi hay gặp)	Không	1.500.000
Đang làm việc	Chỉ có khi sửa. Bỏ tích là người đã nghỉ: không còn vào bảng lương mới	Có khi sửa	Tích

Nhập số tiền có thể có phần thập phân. Bấm Thêm ở biểu mẫu thêm mới, hoặc Lưu hồ sơ ở trang hồ sơ khi sửa, để cất.

Làm từng bước: thêm nhân viên hưởng lương tháng

Công ty TNHH Thương mại Minh Phát thêm kế toán Trần Thị Bình vào làm ngày 01/10/2026, lương hợp đồng 40.000.000 đồng, phụ cấp chịu thuế 1.000.000 đồng, phụ cấp không chịu thuế 500.000 đồng, nuôi một con nhỏ.

Hồ sơ Trần Thị Bình lương cơ bản 40.000.000, phụ cấp chịu thuế 1.000.000, không chịu thuế 500.000, một người phụ thuộc — Hồ sơ Trần Thị Bình: lương cơ bản 40.000.000, phụ cấp chịu thuế 1.000.000, không chịu thuế 500.000, một người phụ thuộc, vào làm 01/10/2026; cuối cùng bấm Thêm.

Vào Tiền lương, Hồ sơ nhân viên, bấm Thêm nhân viên.
Nhập Mã NV NV02 và Họ tên Trần Thị Bình. Nhập MST cá nhân nếu có.
Giữ Hình thức trả lương là theo thời gian. Nhập Lương cơ bản 40.000.000, để trống Lương đóng BH (bảo hiểm tính trên lương cơ bản, cộng các phụ cấp đóng bảo hiểm nếu có khai).
Nhập Phụ cấp chịu thuế 1.000.000 và Phụ cấp không chịu thuế 500.000.
Giữ Diện tính thuế TNCN là cư trú, hợp đồng từ 3 tháng (lũy tiến). Nhập Người phụ thuộc là 1, hoặc để 0 rồi khai chi tiết ở trang hồ sơ.
Giữ Diện tham gia bảo hiểm là đóng đủ. Chọn Loại hợp đồng lao động, nhập Ngày vào làm 01/10/2026.
Bấm Thêm. Màn báo "Đã thêm nhân viên NV02".
Bấm vào mã NV02 trong danh sách. Ở khối "Người phụ thuộc", khai con ở bước tiếp theo trong phần trường hợp bên dưới.

Với hồ sơ này, kỳ lương tháng 10/2026 ra như sau (số lấy từ hàm tính lương). Thu nhập tổng cộng 41.500.000 đồng. Bảo hiểm người lao động 10,5% × 40.000.000 = 4.200.000 đồng. Thu nhập chịu thuế sau các khoản không chịu thuế là 41.000.000 đồng; trừ bảo hiểm, 15.500.000 giảm trừ bản thân và 6.200.000 cho một người phụ thuộc, còn thu nhập tính thuế 15.100.000 đồng; thuế theo biểu 5 bậc: 10.000.000 × 5% + 5.100.000 × 10% = 1.010.000 đồng. Thực nhận 41.500.000 − 4.200.000 − 1.010.000 = 36.290.000 đồng. Doanh nghiệp đóng thêm bảo hiểm 8.600.000 đồng (21,5%) và trích kinh phí công đoàn 800.000 đồng (2%). Cách tính này theo bài cách tính lương gross sang net 2026 và cách tính thuế TNCN từ tiền lương. Mức giảm trừ 15,5 triệu và 6,2 triệu áp dụng từ kỳ 2026, xem giảm trừ gia cảnh 2026.

Các trường hợp khác

Mỗi tình huống dưới đây đổi một vài ô của hồ sơ. Quy định đi kèm được nêu theo mốc hiệu lực.

Khối Người phụ thuộc trên hồ sơ nhân viên với họ tên, quan hệ, MST, giảm trừ từ, đến — Khai người phụ thuộc: mở hồ sơ nhân viên, kéo xuống khối Người phụ thuộc rồi thêm họ tên, quan hệ, giấy tờ và tháng bắt đầu giảm trừ.

Khi khai người phụ thuộc

Mở hồ sơ, kéo xuống khối "Người phụ thuộc". Biểu mẫu "Thêm người phụ thuộc" có Họ tên người phụ thuộc, Quan hệ, MST người phụ thuộc, Số CCCD hoặc giấy khai sinh, Giảm trừ từ tháng và Đến tháng (trống = chưa kết thúc). Sau khi có ít nhất một dòng, số giảm trừ từng tháng được đếm theo thời gian giảm trừ của từng người, số nhập nhanh trên hồ sơ không còn dùng. Xóa dòng bằng nút Xóa. Điều kiện để là người phụ thuộc và hồ sơ chứng minh có ở bài giảm trừ gia cảnh 2026; thủ tục đăng ký với cơ quan thuế ở bài đăng ký người phụ thuộc. KetoanX chỉ đếm số người để trừ thuế, không đăng ký giúp với cơ quan thuế. Con đã thành niên, vợ chồng, cha mẹ có thu nhập bình quân hơn 3 triệu đồng một tháng thì ngừng giảm trừ từ tháng đó: đặt Đến tháng.

Khi nhân viên thử việc

Tùy cách ký. Nếu thử việc nằm trong hợp đồng lao động, chọn Đóng đủ BHXH, BHYT, BHTN và đóng bảo hiểm từ tháng đầu. Nếu ký riêng hợp đồng thử việc, chọn diện "Không thuộc diện bắt buộc (thử việc hợp đồng riêng, HĐLĐ dưới 1 tháng): trả thêm khoản tương đương": bảng lương không trừ bảo hiểm mà cộng thêm khoản bằng phần doanh nghiệp lẽ ra đóng. Với lương thử việc 9.000.000 đồng, khoản cộng thêm là 9.000.000 × 21,5% = 1.935.000 đồng, nên thu nhập 10.935.000 đồng. Nhập Lương chính thức (khi đang thử việc) để phần mềm cảnh báo khi lương thử việc dưới 85% lương chính thức. Chi tiết ở bài thử việc.

Khi lương thỏa thuận là lương thực nhận (NET)

Tích Lương thỏa thuận là lương thực nhận (NET): doanh nghiệp trả thay thuế, bảo hiểm. Với Lương cơ bản 30.000.000 đồng thực nhận và để trống Lương đóng BH, bảng lương đóng bảo hiểm trên lương gross quy đổi 34.698.945 đồng, không trên số NET: bảo hiểm 3.643.389 đồng và thuế 1.055.556 đồng do doanh nghiệp trả thay và cộng vào thu nhập, nên tổng thu nhập là 34.698.945 đồng và thực lĩnh đúng 30.000.000. Số này khớp bài cách tính lương gross sang net 2026. Khi lưu hồ sơ NET chưa nhập Lương đóng BH, màn ghi thêm lưu ý về mức gross quy đổi đó; nếu hợp đồng ghi mức đóng bảo hiểm khác, nhập vào Lương đóng BH để hồ sơ, danh sách D02 và bảng lương cùng một số.

Khi cộng tác viên không ký hợp đồng lao động hoặc hợp đồng dưới 3 tháng

Chọn Diện tính thuế TNCN là cư trú, dưới 3 tháng hoặc không hợp đồng (10%), và Diện tham gia bảo hiểm là không tham gia. Từ 01/7/2026, lần chi từ 5.000.000 đồng trở lên thì khấu trừ 10%; trước đó ngưỡng là 2.000.000 đồng. Ví dụ chi 8.000.000 đồng thì khấu trừ 800.000 đồng, thực nhận 7.200.000 đồng. Dưới 5 triệu thì không khấu trừ, trừ khi tích Diện 10%: cá nhân yêu cầu khấu trừ cả khoản dưới 5 triệu. Người có cam kết thì không khấu trừ: xem cam kết 08/CK-TNCN và bài khấu trừ 10% thuế TNCN.

Khi nhân viên không cư trú

Chọn Diện tính thuế TNCN là không cư trú (20%). Thuế 20% tính trên toàn bộ thu nhập, không giảm trừ gia cảnh. Ví dụ lương 30.000.000 đồng thuế là 6.000.000 đồng. Cách xác định cư trú theo mốc 183 ngày có ở bài cá nhân cư trú, không cư trú. Người nước ngoài có hợp đồng lao động thì chọn diện bảo hiểm dành cho người nước ngoài (BHXH, BHYT, không BHTN).

Khi nhân viên đổi lương

Sửa Lương cơ bản hoặc Lương đóng BH, nhập Mức lương mới áp dụng từ ngày (khi đổi lương) rồi lưu. KetoanX ghi một dòng vào bảng "Lịch sử lương", nguồn để lập dòng điều chỉnh mức đóng ở lao động tham gia bảo hiểm. Tăng lương có hiệu lực từ tháng trước thì phải truy đóng bảo hiểm phần chênh, xem bài thủ tục báo tăng, báo giảm.

Khi nhân viên vào làm hoặc nghỉ việc giữa tháng

Nhập Ngày vào làm hoặc Ngày nghỉ việc (ngày làm việc cuối cùng). Khi tính lương, ngày làm việc nằm ngoài thời gian làm việc được tính là công không lương. Ví dụ lương 13.000.000 đồng, công chuẩn 26, vào làm ngày 20/10/2026 và không chấm công: 16 ngày trước ngày vào là công không lương, công hưởng lương 10, lương 5.000.000 đồng. Vì công không lương đạt 14 ngày, tháng đó người này không bị trừ bảo hiểm. Nghỉ việc ngày 20/10/2026: công hưởng lương 16, lương 8.000.000 đồng, bảo hiểm 1.365.000 đồng. Người có ngày nghỉ việc trước đầu tháng hoặc ngày vào làm sau cuối tháng không có trong bảng lương tháng đó. Muốn người đã nghỉ không vào bảng lương sau này, bỏ tích Đang làm việc. Các khoản phải trả khi chấm dứt hợp đồng ở bài chấm dứt hợp đồng lao động.

Khi gán phụ cấp cố định hoặc chia chi phí theo bộ phận

Khối "Khoản thu nhập, khấu trừ cố định hằng kỳ": chọn Khoản, nhập Số tiền mỗi kỳ (trống = mặc định của khoản) rồi bấm Gán khoản; bỏ khoản bằng nút Bỏ. Phụ cấp cố định phải đóng bảo hiểm thì khai khoản có đánh dấu tính bảo hiểm ở khoản thu nhập, khấu trừ, không điền vào ô Phụ cấp chịu thuế. Phần "Phân bổ chi phí lương theo bộ phận, đối tượng tập hợp chi phí" cho chia lương người đó theo tỷ lệ cho nhiều bộ phận; tổng tỷ lệ phải bằng 100% rồi bấm Lưu bảng phân bổ; chỉ áp cho kỳ tính sau khi lưu. Phụ cấp nào phải đóng bảo hiểm xem bài phụ cấp nào đóng BHXH.

Phần mềm tự ghi gì

Lưu hồ sơ không ghi bút toán. Khi thêm nhân viên, KetoanX ghi dòng đầu của "Lịch sử lương" với ngày áp dụng là ngày bạn nhập, hoặc ngày vào làm, hoặc hôm nay. Khi sửa mà lương cơ bản hoặc lương đóng bảo hiểm đổi, KetoanX ghi thêm một dòng lịch sử và một dòng nhật ký thao tác. Khi tính lương, tài khoản chi phí ở hồ sơ quyết định Nợ 622, 627, 641 hay 642; Có 334 cho lương và các tài khoản bảo hiểm, thuế cho phần còn lại.

Khối Lịch sử lương ghi ngày áp dụng, lương cơ bản, lương đóng bảo hiểm — Lưu hồ sơ không ghi bút toán; mỗi lần đổi lương phần mềm ghi thêm một dòng ở Lịch sử lương.

Để kiểm lại, mở khối "Lịch sử trả lương" cuối trang hồ sơ: mỗi lần chi lương, tạm ứng cho người đó hiện một dòng với số chứng từ. Tệp hợp đồng, bản cam kết, giấy tờ người phụ thuộc đính kèm ở khối "Tệp đính kèm" bằng nút Thêm tệp (PDF, ảnh, Excel, Word, XML; tối đa 10 MB).

Lỗi hay gặp và cách xử lý

Mã đã tồn tại: mã nhân viên trùng với người khác. Đổi mã.

Báo Mã đã tồn tại khi thêm nhân viên trùng mã — Thêm nhân viên với mã trùng mã đã có: phần mềm báo Mã đã tồn tại và không thêm.

Nhập mã hoặc Nhập họ tên: để trống ô bắt buộc.

Ngày nghỉ việc không được trước ngày vào làm: sửa lại hai ngày.

Trả lương theo giờ, ngày công, sản phẩm hoặc khoán: nhập Lương đóng BH (tiền lương tháng ghi trong hợp đồng), hoặc số giờ, ngày thỏa thuận mỗi tháng với lương giờ, ngày. Không lấy đơn giá làm lương đóng bảo hiểm.: lương đóng bảo hiểm là lương tháng, không phải đơn giá. Nhập lương tháng ghi trong hợp đồng.

Câu "Lương đóng BH ... đồng thấp hơn mức tham chiếu ... đồng (mức thấp nhất làm căn cứ đóng BHXH)": số đóng thấp hơn mức tham chiếu. Từ 01/7/2026 mức tham chiếu là 2.530.000 đồng, đến hết 30/6/2026 là 2.340.000 đồng. Nâng lương đóng bảo hiểm lên bằng hoặc hơn mức đó.

Câu "Tài khoản không có trong hệ thống:" kèm mã tài khoản, ví dụ 6422: ô TK chi phí lương ghi tài khoản chưa có. Sửa hoặc tạo tài khoản.

Tháng kết thúc giảm trừ phải sau tháng bắt đầu: khi khai người phụ thuộc, tháng "đến" nhỏ hơn tháng "từ".

Cảnh báo lương dưới lương tối thiểu vùng: hiện nối vào câu "Đã lưu hồ sơ nhân viên" nhưng không chặn lưu. Lương tối thiểu tháng từ 01/01/2026 là 5.310.000 đồng (vùng I), 4.730.000 (vùng II), 4.140.000 (vùng III), 3.700.000 (vùng IV); xem lương tối thiểu vùng 2026. Vùng của công ty chọn ở tham số lương; chưa chọn thì phần mềm lấy vùng I.

Hỏi đáp

Những câu người mới hay hỏi khi khai hồ sơ nhân viên lần đầu.

Hai ô Phụ cấp chịu thuế và Phụ cấp không chịu thuế của hồ sơ — Hai ô phụ cấp chỉ đúng với số cố định hằng tháng do bạn tự phân loại: chịu thuế hay không chịu thuế.

Phụ cấp ăn trưa, xăng xe nên nhập ở Phụ cấp chịu thuế hay Phụ cấp không chịu thuế?

Hai ô này chỉ đúng với số cố định hằng tháng do bạn tự phân loại. Ăn giữa ca trả bằng tiền có trần miễn thuế riêng, nên dùng mẫu "Tiền ăn giữa ca" ở khoản thu nhập, khấu trừ để phần mềm tự áp trần. Từ 01/7/2026 phần ăn giữa ca bằng tiền vượt 1.200.000 đồng một tháng mới tính thuế, xem bài phụ cấp, trợ cấp có tính thuế TNCN không.

Vì sao nhập phụ cấp chức vụ mà bảo hiểm trên bảng lương không đổi?

Các ô Phụ cấp chức vụ (đóng BH) và các ô cùng nhóm in lên danh sách báo tăng giảm, và khi Lương đóng BH để trống thì được cộng vào căn cứ đóng bảo hiểm. Đã nhập Lương đóng BH thì số đó là toàn bộ căn cứ: muốn phụ cấp vào lương đóng, cộng nó vào ô này hoặc để trống ô này.

Số người phụ thuộc nhập ở hai chỗ, chỗ nào được dùng?

Khi đã khai ít nhất một dòng ở khối "Người phụ thuộc" thì chỉ dùng số đếm từ các dòng đó theo từng tháng. Chưa khai dòng nào thì dùng số ở ô Người phụ thuộc trên hồ sơ.

Có cần mã số BHXH và số CCCD ngay khi tạo hồ sơ?

Không bắt buộc để tính lương, nhưng cần để lập danh sách báo tăng. Từ 01/9/2026 BHXH Việt Nam dùng số định danh trên CCCD, nên số CCCD phải đúng với dữ liệu dân cư.

Nhân viên nghỉ việc thì xóa hồ sơ hay bỏ tích?

Đừng xóa, vì hồ sơ gắn với các bảng lương cũ. Nhập Ngày nghỉ việc (ngày làm việc cuối cùng) để báo giảm đúng tháng, rồi bỏ tích Đang làm việc sau khi đã tính lương tháng cuối.

Hướng dẫn khác trong nhóm Tiền lương

Dùng thử trên sổ của chính bạn

Đăng ký mất vài phút, không cần thẻ thanh toán. Mọi chức năng đều miễn phí.

Dùng miễn phí Tất cả hướng dẫn

Hồ sơ nhân viên: cách dùng trên KetoanX