Kế toán tiền lương làm những gì: trình tự một kỳ lương từ chấm công đến nộp thuế và bảo hiểm

Ba bước 2 đến 4 hay bị gộp trong một bảng tính, nhưng đó là ba phép tính với ba căn cứ riêng: lương tính theo công, bảo hiểm tính trên lương đóng bảo hiểm (có trần), thuế tính trên thu nhập sau khi trừ bảo hiểm và giảm trừ gia cảnh.

Nhóm thứ nhất là hợp đồng lao động ghi mức lương, phụ cấp và hình thức trả. Nhóm thứ hai là thang bảng lương và quy chế lương, thưởng: Bộ luật Lao động bắt người sử dụng lao động xây dựng thang lương, bảng lương và công bố công khai tại nơi làm việc trước khi áp dụng. Về thuế, khoản tiền lương, thưởng không ghi cụ thể điều kiện hưởng và mức hưởng trong hợp đồng, thỏa ước hay quy chế thì bị loại khỏi chi phí được trừ, nên thiếu nhóm này thì khoản lương, thưởng ấy có thể bị loại khỏi chi phí. Hai bài về xây dựng thang bảng lương và quy chế lương thưởng nói kỹ phần này.

Nhóm thứ ba là bảng chấm công do bộ phận quản lý xác nhận, kèm giấy tờ nghỉ phép, nghỉ ốm, giờ làm thêm đã được người lao động đồng ý. Nhóm thứ tư là hồ sơ thuế của từng người: mã số thuế, người phụ thuộc đã đăng ký, cam kết hoặc giấy ủy quyền quyết toán nếu có. Người phụ thuộc chưa đăng ký thì chưa được trừ 6,2 triệu đồng mỗi tháng, và chênh lệch ấy chỉ lộ ra khi quyết toán cuối năm.

Phần người lao động chịu là 10,5% lương đóng bảo hiểm: BHXH 8% là 1.600.000, BHYT 1,5% là 300.000, BHTN 1% là 200.000, cộng 2.100.000 đồng. Thu nhập tính thuế bằng 20.000.000 trừ 2.100.000 trừ giảm trừ bản thân 15.500.000, còn 2.400.000 đồng. Số này nằm trong bậc đầu của biểu thuế (đến 10 triệu đồng một tháng, thuế suất 5%) nên thuế là 120.000 đồng. Thực nhận là 20.000.000 trừ 2.100.000 trừ 120.000, tức 17.780.000 đồng.

Phần công ty chịu là 21,5%: BHXH 17,5% là 3.500.000, BHYT 3% là 600.000, BHTN 1% là 200.000, cộng 4.300.000 đồng. Kinh phí công đoàn 2% là thêm 400.000 đồng. Tổng chi phí của công ty cho người này là 20.000.000 cộng 4.300.000 cộng 400.000, bằng 24.700.000 đồng.

Từ số liệu đó kế toán ra ba khoản phải nộp: bảo hiểm cả hai phần là 6.400.000 đồng, thuế TNCN 120.000 đồng và kinh phí công đoàn 400.000 đồng. Chi tiết tỷ lệ và mức trần nằm ở bài về doanh nghiệp đóng bảo hiểm bao nhiêu phần trăm năm 2026; chiều ngược lại, từ lương thực nhận đòi hỏi suy ra lương gross, có trong bài cách tính lương gross sang net 2026 và công cụ tính hai chiều.

Tiền lương và bảo hiểm có thể ra chứng từ theo bộ mẫu LĐTL của Thông tư 99: bảng thanh toán tiền lương là mẫu 01, bảng kê trích nộp các khoản theo lương là mẫu 07, bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương là mẫu 08. Toàn bộ bút toán kèm ví dụ ở bài hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương; tài khoản 338 có bài riêng về cách hạch toán phải trả, phải nộp khác.

Bảo hiểm đóng hằng tháng chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng sau; quá hạn thì ngoài số chậm đóng còn phải nộp thêm 0,03% mỗi ngày trên số đó. Thuế TNCN khai theo tháng thì hạn là ngày 20 của tháng sau, khai theo quý thì hạn là ngày cuối cùng của tháng đầu quý sau. Hồ sơ quyết toán thuế TNCN do công ty nộp hạn chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ ba kể từ ngày kết thúc năm dương lịch, tức 31/3.

Về thuế thu nhập doanh nghiệp, tiền lương đã hạch toán chi phí nhưng thực tế không chi trả hoặc không có chứng từ thanh toán theo quy định thì không được trừ. Nghị định 320/2025 còn đòi chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt cho các khoản thanh toán từng lần từ 5 triệu đồng trở lên; đoạn này không nhắc riêng tiền lương, nên chuyển khoản qua ngân hàng là cách chắc chắn nhất. Điều kiện đầy đủ của chi phí tiền lương được trừ có bài riêng; phía kế toán lương cần giữ bảng thanh toán lương có chữ ký hoặc sao kê chuyển khoản. Bài về trả lương đúng hạn và mức phạt trả lời chi tiết khi trả chậm hoặc trả thấp hơn mức tối thiểu.

Với một kỳ lương, hồ sơ nên gồm: bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương, phiếu lương, chứng từ chi lương, chứng từ nộp bảo hiểm và thuế, tờ khai thuế TNCN, danh sách đăng ký người phụ thuộc và cam kết, cùng hợp đồng, quy chế lương. Chưa chắc một loại thuộc nhóm nào thì giữ 10 năm, chi phí lưu thêm 5 năm rẻ hơn rủi ro không có giấy tờ lúc kiểm tra. Mẫu chấm công và bảng lương xem ở bài mẫu bảng chấm công và bảng thanh toán tiền lương.

ketoanx.com/payroll

Các bước

1. 1

   Mở Tiền lương→, Hồ sơ nhân viên, bấm Thêm nhân viên. Nhập Mã NV và Họ tên (bắt buộc), Lương cơ bản (mức khoán, đơn giá giờ hoặc ngày công) 20.000.000, Người phụ thuộc 0, TK chi phí lương 642. Ô Hình thức trả lương để Theo thời gian (lương tháng, theo công), ô Diện tính thuế TNCN để Cư trú, hợp đồng từ 3 tháng (lũy tiến). Ô Lương đóng BH để trống thì bảo hiểm tính trên lương cơ bản. Người vào làm hoặc nghỉ việc giữa tháng thì khai thêm Ngày vào làm và Ngày nghỉ việc (ngày làm việc cuối cùng); những ngày làm việc nằm ngoài khoảng đó được tính là công không hưởng lương.

2. 2

   Mở Tiền lương→, Chấm công. Ô Tháng chấm công chọn kỳ rồi Mở tháng. Chọn ký hiệu rồi bấm vào ô ngày của từng người, hoặc bấm Điền đủ công các ngày làm việc cho cả tháng, và Lưu chấm công. Nhân viên không có dòng chấm công nào trong tháng thì hưởng đủ lương cơ bản.

3. 3

   Lương sản phẩm, lương khoán và các khoản phát sinh riêng kỳ nhập ở Số liệu kỳ lương; phụ cấp, khoản trừ tự định nghĩa khai ở Khoản thu nhập, khấu trừ; tạm ứng giữa tháng ở Tạm ứng lương.

4. 4

   Vào Bảng lương, ô Kỳ chọn tháng và bấm Tính lương kỳ. Phần mềm báo Đã tính lương … nhân viên, thực lĩnh … đồng. Báo Chưa có nhân viên, Không có nhân viên nào đang làm việc trong kỳ này (xem ngày vào làm, ngày nghỉ việc) hoặc Bảng lương kỳ này bằng 0: kiểm tra lương cơ bản và bảng chấm công thì sửa theo đúng câu.

5. 5

   Bấm kỳ vừa tính trong bảng Các kỳ đã tính. Với nhân viên 20 triệu đồng, bảng lương ghi Bảo hiểm NLĐ 2.100.000, Thuế TNCN 120.000, Thực lĩnh 17.780.000, Bảo hiểm DN đóng 4.300.000 và Kinh phí công đoàn 400.000. Nút Phiếu lương tất cả in phiếu cho từng người, Bảng phân bổ lương, BHXH và Bảng kê trích nộp in các bảng theo mẫu, Xuất Excel lấy bảng lương ra tệp.

6. 6

   Khung Chi lương: chọn Ngày chi, Hình thức, để trống Số tiền (trống = trả hết) rồi Lập chứng từ chi lương. Trả từng phần hoặc từng người thì dùng khung Chi lương theo từng người. Nút Tệp chi lương (số còn phải trả) và Bảng chi trả qua ngân hàng cho tệp Excel để nạp ngân hàng.

7. 7

   Khung Nộp bảo hiểm, kinh phí công đoàn: chọn Ngày nộp, Hình thức rồi Lập chứng từ nộp bảo hiểm. Thuế TNCN tổng hợp ở Thuế, cuối kỳ→, Thuế TNCN khấu trừ, lập tờ 05/KK-TNCN ở Tờ khai thuế và nộp tiền ở Nộp thuế.

Phần mềm tự ghi gì

Bấm Tính lương kỳ ghi một chứng từ loại LG có: Nợ 642 Có 334 20.000.000; Nợ 642 Có 3383 3.500.000, Có 3384 600.000, Có 3386 200.000 và Có 3382 400.000; Nợ 334 Có 3383 1.600.000, Có 3384 300.000, Có 3386 200.000; Nợ 334 Có 3335 120.000. Chi lương ghi Nợ 334, Có tiền 17.780.000. Nộp bảo hiểm ghi Nợ 3382 400.000, 3383 5.100.000, 3384 900.000, 3386 400.000, Có tiền, tổng 6.800.000 (6.400.000 bảo hiểm cộng 400.000 kinh phí công đoàn); thuế 120.000 nộp riêng ở Nộp thuế. Công ty theo Thông tư 133 dùng 3385 thay 3386. Chi lương tiền mặt cho ai từ 5 triệu đồng trở lên, thông báo sau khi lập chứng từ có thêm câu nhắc điều kiện chi phí được trừ.

Kiểm lại và giới hạn

Mở Còn phải trả nhân viên để xem ai còn nợ lương, và so tổng bảo hiểm của Bảng kê trích nộp với thông báo của cơ quan bảo hiểm tháng trước. Số dư 334 sau khi chi đủ phải về 0.

KetoanX chưa nộp tờ khai thuế trực tiếp cho cơ quan thuế, chưa kết nối trực tiếp với ngân hàng (chi lương đi qua tệp Excel) và không có chế độ kế toán hộ kinh doanh. Muốn thử, xem tính năng tiền lương hoặc tính nhanh bằng công cụ tính lương gross net.

Cách nhập từng ô và các trường hợp khác của màn này có đủ trong bài hướng dẫn sử dụng bảng lương.

1. 1

   Muốn biết ghi sổ thế nào, đọc bài hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương, có ví dụ số theo Thông tư 99 và 133.

2. 2

   Lương của người đi làm không đủ tháng và chuyện chọn ngày công chuẩn nằm ở bài cách tính lương theo ngày công.

3. 3

   Hệ số 150%, 200%, 300% và giới hạn giờ nằm ở bài tiền lương làm thêm giờ.

4. 4

   Những ngày nghỉ vẫn hưởng lương, kể cả phép chưa nghỉ khi thôi việc, nằm ở bài lương ngày lễ, phép năm và ngừng việc.

5. 5

   Mức sàn của từng vùng và mức lương cơ sở nằm ở bài lương tối thiểu vùng 2026.

6. 6

   Cách lập hệ thống lương và có phải đăng ký với cơ quan lao động hay không, xem bài xây dựng thang bảng lương.

7. 7

   Điều khoản để chi phí lương được trừ nằm ở bài quy chế lương thưởng.

8. 8

   Tự dựng bảng lương trong bảng tính và chỗ dễ sai nằm ở bài bảng tính lương trên Excel.

9. 9

   Hạn trả, tiền lãi khi chậm và mức phạt nằm ở bài trả lương đúng hạn và mức phạt.

10. 10

    Khi nhân viên nghỉ việc, đọc bài trợ cấp thôi việc, trợ cấp mất việc.

11. 11

    Lương đã tính vào chi phí mà đến hạn quyết toán chưa chi hết thì đọc bài quỹ dự phòng tiền lương.

12. 12

    Thưởng cuối năm và lương tháng 13 có bài riêng về thưởng Tết và lương tháng 13.