Quy chế lương thưởng, phụ cấp: nội dung cần có để chi phí được trừ và tính bảo hiểm, thuế nhất quán

Việc thứ nhất là căn cứ chi phí. Nghị định 320/2025/NĐ-CP loại khỏi chi phí được trừ các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng không ghi cụ thể điều kiện được hưởng và mức được hưởng trong hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể, quy chế tài chính của công ty hoặc quy chế thưởng do người đứng đầu quy định. Việc thứ hai là đúng thủ tục: người sử dụng lao động tự quyết định quy chế thưởng, nhưng phải hỏi ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở trước, rồi niêm yết hoặc công bố công khai ở nơi làm việc; không công bố hoặc không tham khảo ý kiến thì bị phạt 10 đến 20 triệu đồng theo Nghị định 283/2026/NĐ-CP. Việc thứ ba là nhất quán: cùng một khoản phải được xếp vào cùng một loại ở bảng lương, ở bảo hiểm và ở thuế TNCN.

Bộ luật Lao động chỉ nói về thưởng ở Điều 104; các khoản khác như phụ cấp, trợ cấp, nâng lương do hợp đồng, thỏa ước hoặc quy định của người sử dụng lao động quyết định. Không nhất thiết tách thành nhiều văn bản: một quy chế gồm cả lương, phụ cấp, thưởng vẫn dùng được, miễn mỗi khoản có điều kiện và mức rõ.

1. 1

   Phạm vi và đối tượng áp dụng, gồm cả cộng tác viên, người thử việc nếu có.

2. 2

   Căn cứ xếp lương: thang bảng lương đã công bố, nguyên tắc xếp bậc cho người mới và người được thăng bậc. Cách lập thang xem bài xây dựng thang bảng lương.

3. 3

   Hình thức trả lương (theo thời gian, sản phẩm, khoán), kỳ trả, ngày trả, trả bằng tiền mặt hay chuyển khoản.

4. 4

   Cách tính lương theo công, công chuẩn của công ty, lương giờ và lương ngày, đã nói ở bài cách tính lương theo ngày công.

5. 5

   Làm thêm giờ, làm đêm: hệ số, thủ tục đăng ký và phê duyệt, giới hạn giờ.

6. 6

   Phụ cấp: từng loại, điều kiện được hưởng, mức, có trả đều mỗi kỳ hay không.

7. 7

   Thưởng: từng loại (Tết, tháng 13, quý, sáng kiến), điều kiện, công thức hoặc mức, thời điểm trả, trường hợp mất quyền thưởng.

8. 8

   Khấu trừ và tạm ứng, chỉ trong khuôn khổ luật cho phép.

9. 9

   Nâng lương: chu kỳ xét, tiêu chí, thẩm quyền.

10. 10

    Hiệu lực, cách sửa đổi, thẩm quyền ban hành.

Điều khiến quy chế có ích cho kế toán là bảng phân loại: mỗi khoản tính hay không tính vào lương đóng bảo hiểm, vào thu nhập chịu thuế TNCN và vào chi phí được trừ. Bảng dưới là ví dụ cho lương cơ bản 12.000.000 đồng và ba khoản trong quy chế:

Lương đóng bảo hiểm gồm mức lương theo công việc hoặc chức danh, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác được thỏa thuận trả thường xuyên, ổn định trong mỗi kỳ trả lương. Tiền thưởng, tiền ăn giữa ca, hỗ trợ xăng xe, điện thoại, đi lại, nhà ở, gửi trẻ... ghi thành mục riêng trong hợp đồng thì không phải lương đóng bảo hiểm. Một khoản "phụ cấp" chung chung trả cố định mỗi tháng có thể bị coi là khoản bổ sung thường xuyên và tính vào lương đóng bảo hiểm, nên hãy mô tả đúng bản chất khoản thay vì đặt tên để né bảo hiểm.

Về thuế, tiền thưởng bằng tiền hoặc không bằng tiền chịu thuế TNCN như thu nhập từ tiền lương; khoản tiền ăn giữa ca chỉ tính vào thu nhập chịu thuế phần vượt 1,2 triệu đồng mỗi người mỗi tháng (mức áp dụng từ 01/7/2026), và công ty tổ chức bữa ăn trực tiếp hay cấp phiếu ăn thì không tính. Phân loại thuế đầy đủ của phụ cấp, trợ cấp nằm ở bài phụ cấp, trợ cấp tính thuế TNCN.

Phụ cấp trách nhiệm: "Người giữ chức danh trưởng nhóm được hưởng phụ cấp trách nhiệm 1.000.000 đồng mỗi tháng, trả cùng kỳ lương, trong thời gian giữ chức danh. Khoản này tính vào lương đóng bảo hiểm." Thưởng quý: "Cuối mỗi quý, người có xếp loại A hoặc B và đã làm đủ quý được thưởng bằng 10% lương tháng bình quân của quý nhân hệ số xếp loại: A là 1,2; B là 1,0; C không thưởng. Thưởng trả cùng lương tháng đầu của quý sau." Với lương 12.000.000 đồng, thưởng nền là 1.200.000 đồng: xếp loại A nhận 1.440.000 đồng, loại B nhận 1.200.000 đồng, loại C không nhận. Tiền ăn: "Mỗi người được hỗ trợ ăn giữa ca 1.000.000 đồng mỗi tháng, trả cùng lương, theo số công thực tế."

Mỗi điều khoản trả lời đủ bốn câu hỏi: ai được hưởng, điều kiện gì, bao nhiêu, bao giờ trả. Điều khoản chỉ ghi "thưởng theo kết quả kinh doanh" không đạt yêu cầu của Nghị định 320 về điều kiện và mức hưởng cụ thể.

Về tạm ứng: người lao động được tạm ứng tiền lương theo điều kiện hai bên thỏa thuận và không bị tính lãi; công ty phải cho tạm ứng khi người lao động nghỉ hằng năm chưa đến kỳ trả lương. Việc nâng lương, nâng bậc, cùng phụ cấp, trợ cấp và chế độ khuyến khích do hợp đồng, thỏa ước hoặc quy định của công ty thỏa thuận, nên quy chế ghi chu kỳ và tiêu chí xét nâng lương để tránh tranh chấp.

ketoanx.com/payroll/items

Các bước

1. 1

   Vào Tiền lương→, Khoản thu nhập, khấu trừ. Form Thêm khoản nằm ngay đầu trang. Với lương cơ bản 12.000.000 đồng của bài, khoản này nhập ở Hồ sơ nhân viên, ô Lương cơ bản (mức khoán, đơn giá giờ hoặc ngày công), không phải ở đây.

2. 2

   Phụ cấp trách nhiệm 1.000.000 đồng: Mã khoản TRACH_NHIEM, Tên khoản Phụ cấp trách nhiệm, Loại chọn Thu nhập (phụ cấp, thưởng), Số tiền mặc định mỗi kỳ 1.000.000. Quy chế ghi khoản này tính vào lương đóng bảo hiểm và chịu thuế nên đánh dấu Thu nhập: tính đóng bảo hiểm, giữ nguyên Thu nhập: chịu thuế TNCN (mặc định đã đánh dấu). Ô Thu nhập: trả theo công để trống vì trưởng nhóm hưởng đủ mỗi tháng; đánh dấu thì số tiền nhân theo công thực tế trên công chuẩn.

3. 3

   Tiền ăn giữa ca 1.000.000 đồng: cách nhanh là Thêm các khoản mẫu ở khung Khoản có trần không tính thuế TNCN, phần mềm thêm khoản AN_CA gắn trần 1.200.000 đồng một tháng (từ 01/7/2026), phần vượt trần tự cộng vào thu nhập chịu thuế. Mẫu không đánh dấu tính bảo hiểm, đúng với quy chế ghi tiền ăn thành mục riêng. Ghi 1.000.000 vào Số tiền mặc định mỗi kỳ khi sửa khoản.

4. 4

   Thưởng quý theo xếp loại: tạo hai khoản THUONG_A và THUONG_B, Loại thu nhập, chịu thuế, không tính bảo hiểm. Ô Công thức (để trống: số tiền cố định) của THUONG_A ghi ROUND(luong_co_ban * 0.1 * 1.2; 0), của THUONG_B ghi ROUND(luong_co_ban * 0.1; 0); với lương 12.000.000 đồng ra 1.440.000 và 1.200.000 đồng. Ô Có công thức: áp cho mọi nhân viên để trống, để chỉ người được gán mới có khoản. Người xếp loại C không gán khoản nào. Biến dùng được trong công thức (luong_co_ban, ngay_cong, cong_chuan, thang, so_tien...) xem ở mục Cách viết công thức và danh sách biến ngay trang.

5. 5

   Bấm Thêm khoản. Mã trùng thì báo Mã khoản đã tồn tại; công thức sai cú pháp hay vòng lặp giữa các khoản cũng bị chặn ngay lúc lưu, kèm lý do. Sửa khoản đã có thì bấm Sửa ở cuối dòng, rồi Lưu khoản.

6. 6

   Gán khoản: mở hồ sơ từng nhân viên (bấm mã ở Tiền lương→, Hồ sơ nhân viên), khối Khoản thu nhập, khấu trừ cố định hằng kỳ, chọn khoản, ô Số tiền mỗi kỳ (trống = mặc định của khoản), bấm Gán khoản. Thưởng quý chỉ phát sinh cuối quý nên gán rồi bỏ bằng nút Bỏ sau kỳ trả, hoặc nhập ở Tiền lương→, Số liệu kỳ lương mục Khoản thu nhập, khấu trừ phát sinh trong kỳ (nút Thêm khoản), nơi kỳ chưa tính lương mới sửa được.

7. 7

   Khoản khấu trừ như hoàn tạm ứng hoặc bồi thường: Loại chọn Khấu trừ vào lương, ô Tài khoản (khấu trừ: TK ghi Có) ghi 3388, 1388 hay 141, Khấu trừ: được trừ trước thuế chỉ đánh dấu với khoản luật cho trừ trước thuế.

Phần mềm tự ghi gì

Khi tính lương, mọi khoản thu nhập nằm trong tổng lương: Nợ tài khoản chi phí lương của nhân viên (642 mặc định, hoặc chia theo tỷ lệ bộ phận), Có 334; ô Tài khoản của khoản thu nhập không đổi tài khoản chi phí, tài khoản này theo hồ sơ nhân viên. Khoản khấu trừ ghi Nợ 334, Có tài khoản đã khai (3388 khi bỏ trống), kèm Nợ 334, Có 3383, 3384, 3386, 3382, 3335 cho bảo hiểm, đoàn phí và thuế. Phụ cấp trách nhiệm 1.000.000 đồng đi vào lương đóng bảo hiểm vì đã đánh dấu Thu nhập: tính đóng bảo hiểm; tiền ăn 1.000.000 đồng dưới trần nên không cộng thuế, không tính bảo hiểm.

Kiểm lại và giới hạn

Chạy Tính lương kỳ rồi mở bảng lương tháng và Phiếu lương tất cả, đối chiếu từng người với bảng phân loại trong bài. Bảng ở trang khoản hiện huy hiệu Chịu thuế hoặc Không chịu thuế, Tính bảo hiểm, Theo công, Có trần không tính thuế và Công thức, nên liếc qua cột Thuế, bảo hiểm là biết cài đúng chưa. Giới hạn: không có cột chi phí được trừ nào trong phần mềm, tức khoản được trừ khi tính thuế TNDN hay không vẫn do quy chế, hợp đồng và hồ sơ của bạn quyết. Công thức không có biến xếp loại; hệ số A, B, C của quy chế phải đưa vào bằng cách tách khoản như bước 4. Tiếp theo trong mục tiền lương là bảng tính lương trên Excel, và chi phí tiền lương được trừ nói về hồ sơ chi phí đầy đủ; quay lại tổng quan ở kế toán tiền lương làm những gì.

Các bước chi tiết hơn, kèm những trường hợp ít gặp, nằm ở bài hướng dẫn sử dụng bảng lương.