Phụ cấp, trợ cấp, phúc lợi nào tính thuế TNCN 2026: ăn ca, điện thoại, xăng xe, nhà ở, quà Tết

Ví dụ: trả ăn trưa bằng tiền 1,5 triệu đồng một tháng thì 1,2 triệu đồng không tính, 300.000 đồng cộng vào thu nhập chịu thuế. Mức này áp dụng từ 1/7/2026; với các tháng trước đó, bạn giữ mức cũ doanh nghiệp đang áp dụng.

Với nhà ở, nếu doanh nghiệp xây nhà cho người lao động đang làm việc tại đơn vị thì lợi ích này không tính, kể cả điện, nước và dịch vụ kèm theo. Nếu doanh nghiệp trả thay tiền thuê nhà, điện, nước, dịch vụ thì tính vào thu nhập chịu thuế theo số thực trả, nhưng không quá 15% tổng thu nhập chịu thuế phát sinh tại đơn vị, chưa kể chính khoản nhà ở. Ví dụ một trưởng phòng có thu nhập chịu thuế khác 30 triệu đồng, doanh nghiệp thuê nhà 6 triệu đồng một tháng: mức tính thuế tối đa là 4,5 triệu đồng (15% của 30 triệu), nhỏ hơn số thực trả nên bạn cộng 4,5 triệu đồng.

Với điện thoại và trang phục, phần khoán chi cao hơn mức quy định mới bị tính thuế. Đối với doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh, mức này là mức phù hợp với chi phí được trừ khi tính thuế TNDN. Mức cụ thể của từng loại chi nằm ở bài chi phúc lợi cho nhân viên.

Phụ cấp xăng xe, đi lại trả cố định mỗi tháng bằng tiền là thu nhập chịu thuế. Muốn không tính thì khoản đó phải là chi cho chuyến công tác, điều động, luân chuyển theo quyết định hoặc quy chế, có hóa đơn, chứng từ; hoặc doanh nghiệp bố trí xe đưa đón theo quy chế. Quà Tết bằng tiền hay hiện vật là lợi ích người lao động nhận được, và quà hiện vật quy ra tiền theo giá giao dịch thông thường tại thời điểm tặng. Du lịch, nghỉ mát và các khoản chi trong ngày nghỉ, ngày lễ cũng cộng vào thu nhập chịu thuế của từng người được hưởng.

Thẻ hội viên và dịch vụ chăm sóc sức khỏe, thể thao, thẩm mỹ, giải trí cũng vậy: ghi tên từng người thì tính cho người đó, dùng chung và không ghi tên ai thì không tính.

ketoanx.com/payroll/items

Các bước

1. 1

   Vào Tiền lương→, Khoản thu nhập, khấu trừ. Trước hết xem khung Khoản có trần không tính thuế TNCN: khung này ghi mức trần của kỳ hiện tại (tiền ăn giữa ca bằng tiền đến 1.200.000 đồng một tháng từ 01/7/2026, trước đó 730.000 đồng; trang phục bằng tiền đến 5.000.000 đồng một năm; tiền thuê nhà trả thay tính thuế đến 15%).

2. 2

   Bấm Thêm các khoản mẫu rồi xác nhận. Phần mềm thêm sáu khoản mã AN_CA (Tiền ăn giữa ca), TRANG_PHUC, TIEN_NHA, PHEP_CHUA_NGHI, TRO_CAP_THOI_VIEC và HUU_TRI_TN; khoản nào đã có mã thì bỏ qua, có đủ rồi thì báo Các khoản mẫu đã có đủ. Số tiền mặc định của các khoản mẫu bằng 0, nên bước sau mới điền số.

3. 3

   Với khoản không có trong mẫu (xăng xe, điện thoại, phụ cấp trách nhiệm), dùng form Thêm khoản: Mã khoản và Tên khoản bắt buộc, Loại chọn Thu nhập (phụ cấp, thưởng), Số tiền mặc định mỗi kỳ điền mức cố định. Ô Thu nhập: chịu thuế TNCN mặc định đã đánh dấu; phụ cấp xăng xe cố định trong bài chịu thuế nên để nguyên, còn khoản không chịu thuế (độc hại, đã có quyết định cơ quan có thẩm quyền) thì bỏ đánh dấu. Ô Thu nhập: tính đóng bảo hiểm mặc định không đánh dấu, đánh dấu khi khoản thuộc lương đóng BHXH.

4. 4

   Ô Khoản có trần thuế chỉ dùng cho khoản có trần: chọn loại ăn giữa ca, trang phục, thuê nhà, phép chưa nghỉ hoặc trợ cấp thôi việc thì phần mềm tự bật cờ chịu thuế, vì phần vượt trần chịu thuế. Chọn nhầm loại khấu trừ cho khoản thu nhập thì báo Loại có trần không tính thuế chỉ dùng cho khoản thu nhập.

5. 5

   Gán khoản cho từng người ở trang hồ sơ nhân viên, khối Khoản thu nhập, khấu trừ cố định hằng kỳ: chọn khoản, ô Số tiền mỗi kỳ (trống = mặc định của khoản) ghi 1.500.000 cho tiền ăn trưa trong ví dụ bài, rồi bấm Gán khoản. Khoản chỉ phát sinh một kỳ thì nhập ở Tiền lương→, Số liệu kỳ lương, mục Khoản thu nhập, khấu trừ phát sinh trong kỳ, nút Thêm khoản.

6. 6

   Tiền nhà trong ví dụ (thuê nhà 6.000.000 đồng, thu nhập chịu thuế khác 30.000.000 đồng): gán khoản TIEN_NHA số 6.000.000. Trang phục khoán bằng tiền thì điền ô Trần trang phục bằng tiền (năm) trong form Đặt riêng tham số từ một tháng ở Tiền lương→, Tham số lương (rồi bấm Lưu tham số) nếu quy chế của công ty khác 5.000.000 đồng.

Phần mềm tự ghi gì

Tính lương không riêng sinh bút toán cho từng phụ cấp: toàn bộ khoản thu nhập, kể cả phần không tính thuế, nằm trong tổng lương Nợ tài khoản chi phí của nhân viên (642 mặc định), Có 334; bảo hiểm, đoàn phí và thuế TNCN khấu trừ ghi Nợ 334, Có 3383, 3384, 3386, 3382, 3335 như mọi kỳ. Phần tính thuế thì khác: tiền ăn 1.500.000 đồng trừ mức 1.200.000 nên 300.000 đồng cộng vào thu nhập chịu thuế; tiền nhà 6.000.000 đồng thì phần không tính là 6.000.000 trừ min(6.000.000; 15% x 30.000.000 = 4.500.000) = 1.500.000, và 4.500.000 đồng cộng vào thu nhập chịu thuế. Cách phần mềm tính trùng với số trong bài. Báo lỗi hay gặp: Mã khoản đã tồn tại khi trùng mã; Mã khoản "…" trùng tên biến có sẵn của công thức bảng lương; đổi mã khác khi đặt mã trùng tên biến như ngay_cong.

Kiểm lại và giới hạn

Chạy Tính lương kỳ ở Tiền lương cho kỳ cần xem, rồi mở bảng lương tháng và Phiếu lương tất cả để đối chiếu thu nhập chịu thuế từng người với tay tính ở trên. Giới hạn: phần mềm không biết khoản nào của bạn đủ chứng từ và quy chế, nên bạn tự chọn đúng loại khi khai và giữ chứng từ ngoài phần mềm; mức 5.000.000 đồng một năm cho trang phục bằng tiền là mức tạm đặt để đối chiếu với quy chế và quy định thuế TNDN, bạn nên đổi theo quy chế thực tế. Khoản điện thoại khoán, công tác phí và đám hiếu hỉ không có loại trần riêng: bạn tự khai chịu thuế hay không, và phần vượt mức khoán bạn tự tách thành một khoản chịu thuế. Xem thêm các tính năng thuế của KetoanX.

Các bước chi tiết hơn, kèm những trường hợp ít gặp, nằm ở bài hướng dẫn sử dụng bảng lương.