Phụ cấp nào phải đóng BHXH và khoản nào không, cách rà từng dòng trong bảng lương

Mức lương theo công việc hoặc chức danh là con số tính theo tháng trong hợp đồng, bám thang lương, bảng lương của doanh nghiệp.

Có một ngoại lệ ngay trong định nghĩa. Phần phụ cấp phụ thuộc hoặc biến động theo năng suất lao động, quá trình làm việc và chất lượng thực hiện công việc của người lao động không tính vào lương đóng. Một khoản phụ cấp trách nhiệm 1.500.000 đồng trả đúng bằng nhau mỗi tháng thì vào lương đóng; một khoản phụ cấp ca đêm thay đổi theo số đêm thực tế làm trong tháng thì không.

Cách đọc thực tế là nhìn xem khoản tiền có đứng yên qua các tháng không và nó nằm ở đâu trong hợp đồng. Một khoản đứng yên, ghi cùng phần lương, thì dù gọi là hỗ trợ hay phụ cấp khác cũng dễ bị coi là khoản bổ sung. Khoản đổi theo kết quả từng tháng, hoặc nằm trong danh sách phúc lợi ghi mục riêng ở mục sau, thì ra ngoài.

Điều kiện đi kèm là hai chữ mục riêng. Hợp đồng phải ghi khoản ấy tách khỏi lương, phụ cấp lương và khoản bổ sung. Một dòng 2.000.000 đồng ghi chung là phụ cấp rồi cộng vào bảng lương sẽ bị xếp vào phụ cấp lương, bất kể thực chất là tiền gì.

Với thưởng, hoa hồng, nên có quy chế nêu cách tính (tỷ lệ trên doanh số, điều kiện hưởng) thay vì ghi một số tiền cố định. Làm vậy chứng minh được khoản đó biến động theo kết quả. Quy chế thưởng và cách đặt điều kiện chi nằm ở bài quy chế lương thưởng.

Nếu hợp đồng hiện chỉ có một dòng phụ cấp chung cho cả xăng xe lẫn điện thoại, khoản đó không còn dựa được vào Công văn 1198. Bổ sung phụ lục tách thành mục riêng trước khi chốt mức đóng.

Tổng thu nhập trên bảng lương là 17.730.000 đồng, nhưng lương đóng BHXH chỉ là 12.000.000 + 1.500.000 + 500.000 = 14.000.000 đồng. Với tỷ lệ 21,5% doanh nghiệp đóng 3.010.000 đồng và người lao động bị trừ 10,5%, tức 1.470.000 đồng.

Nếu kế toán cộng nhầm cả 17.730.000 đồng, doanh nghiệp đóng 3.811.950 đồng, nhiều hơn 801.950 đồng mỗi tháng; người lao động bị trừ thừa 391.650 đồng. Nhân lên 12 tháng và cho cả phòng kinh doanh, khoản chi thừa đáng kể. Bảng này giả định chưa chạm trần, vì trần BHXH, BHYT năm 2026 là 46,8 triệu hoặc 50,6 triệu đồng; tỷ lệ và sàn trần đầy đủ ở bài doanh nghiệp đóng bảo hiểm bao nhiêu phần trăm năm 2026.

ketoanx.com/payroll/items

Các bước

1. 1

   Mở Tiền lương→, Khoản thu nhập, khấu trừ (tiêu đề trang là Khoản thu nhập và khấu trừ tự định nghĩa). Form ở đầu trang có Mã khoản và Tên khoản (bắt buộc), Loại chọn Thu nhập (phụ cấp, thưởng), Số tiền mặc định mỗi kỳ, cùng các ô đánh dấu; Thu nhập: chịu thuế TNCN mặc định bật, Thu nhập: tính đóng bảo hiểm mặc định tắt.

2. 2

   Khai từng dòng của bảng ví dụ, mỗi dòng bấm Thêm khoản một lần. Phụ cấp trách nhiệm trưởng nhóm 1.500.000 và phụ cấp thâm niên 500.000: đánh dấu Thu nhập: tính đóng bảo hiểm. Tiền ăn giữa ca 730.000: không đánh dấu đóng bảo hiểm, ô Khoản có trần thuế chọn Tiền ăn giữa ca trả bằng tiền (không tính thuế đến mức trần mỗi tháng). Hỗ trợ xăng xe 300.000: không đánh dấu. Thưởng chuyên cần 300.000: không đánh dấu, và nếu thưởng giảm theo ngày nghỉ thì bật Thu nhập: trả theo công hoặc viết ở ô Công thức. Hoa hồng: không đánh dấu, để số mặc định bằng 0.

3. 3

   Mở Tiền lương→, Hồ sơ nhân viên, bấm mã người trong ví dụ. Ô Lương cơ bản gõ 12.000.000, ô Lương đóng BH để trống, và để trống các ô phụ cấp đóng bảo hiểm ở nhóm danh sách báo tăng giảm vì hai phụ cấp đã khai thành khoản ở bước 2, để căn cứ từ hồ sơ đúng bằng lương cơ bản; rồi bấm Lưu hồ sơ. Ở khung Khoản thu nhập, khấu trừ cố định hằng kỳ bên dưới, chọn từng khoản ở ô Khoản, ô Số tiền mỗi kỳ (trống = mặc định của khoản) gõ số nếu khác mặc định, bấm Gán khoản cho năm khoản cố định.

4. 4

   Hoa hồng 2.400.000 của tháng nhập ở Tiền lương→, Số liệu kỳ lương, khung Khoản thu nhập, khấu trừ phát sinh trong kỳ: chọn Nhân viên, Khoản, gõ Số tiền (bắt buộc) và Diễn giải, bấm Thêm khoản. Xong thì ở Tiền lương→, Bảng lương chọn ô Kỳ và bấm Tính lương kỳ.

Phần mềm tự ghi gì

Với ví dụ, lương đóng của tháng là 12.000.000 + 1.500.000 + 500.000 = 14.000.000 đồng; các khoản không đánh dấu chỉ vào thu nhập và thuế. Chứng từ lương ghi Nợ tài khoản chi phí ở ô TK chi phí lương (mặc định 642), Có 334 phần Lương phải trả là tổng thu nhập 17.730.000; phần bảo hiểm doanh nghiệp đóng Nợ chi phí, Có 3383, 3384, 3386 cộng 3.010.000; phần trừ lương Nợ 334, Có 3383, 3384, 3386 cộng 1.470.000; kinh phí công đoàn 2% trên 14.000.000 là 280.000 (Có 3382). Ở Thông tư 133, BHTN ghi 3385. Khoản thu nhập để trống ô Tài khoản (khấu trừ: TK ghi Có) thì đi theo tài khoản chi phí của nhân viên.

Một khoản đã đánh dấu sẽ đi theo số tiền thực của từng kỳ, nên đánh dấu nhầm một khoản biến động như hoa hồng làm lương đóng nhảy theo tháng. Ô Phụ cấp chịu thuế trên hồ sơ nhân viên không cộng vào lương đóng, và gõ 14.000.000 vào ô Lương đóng BH trong khi vẫn đánh dấu hai phụ cấp sẽ làm lương đóng thành 16.000.000. Câu báo hay gặp khi lưu khoản là Nhập mã khoản, Nhập tên khoản, hoặc Mã khoản … trùng tên biến có sẵn của công thức bảng lương; đổi mã khác.

Kiểm lại và giới hạn

Mở bảng lương của kỳ để xem dòng của nhân viên, và Bảng kê trích nộp để thấy quỹ lương làm căn cứ đóng đã gồm 14.000.000 của người này. Tiền lương→, Lao động tham gia bảo hiểm liệt kê người có mức đóng thay đổi trong tháng theo lịch sử lương. Hướng dẫn đủ có ở hướng dẫn khoản thu nhập, khấu trừ và hướng dẫn hồ sơ nhân viên.

KetoanX không tự phân loại khoản nào tính đóng; đọc hợp đồng, quy chế và đặt cờ là việc của kế toán. Các ô Phụ cấp chức vụ (đóng BH), Phụ cấp lương khác (đóng BH), Các khoản bổ sung khác (đóng BH) trên hồ sơ điền cột phụ cấp của danh sách báo tăng, giảm, và khi Lương đóng BH để trống thì cũng cộng vào căn cứ đóng; vì vậy đừng khai cùng một phụ cấp vừa ở ô hồ sơ vừa thành khoản có đánh dấu đóng bảo hiểm, kẻo bị tính hai lần. Kỳ lương đã tính không tự tính lại khi bạn sửa cờ hay tăng phụ cấp hồi tố, nên phần truy đóng cho các tháng đã qua bạn lập riêng. Hồ sơ, diện tham gia và báo tăng, báo giảm xem thêm ở bài đối tượng đóng BHXH bắt buộc và bài đăng ký BHXH, báo tăng, báo giảm; các chế độ tính trên lương đóng này có ở trang bảo hiểm xã hội bắt buộc.