Bảo hiểm xã hội bắt buộc 2026: các chế độ, quyền lợi và việc doanh nghiệp phải làm

Kinh phí công đoàn 2% là khoản riêng, chỉ công ty chịu, nên tổng công ty bỏ ra là 23,5%. Công ty hạ mức tai nạn lao động xuống 0,3% khi đáp ứng điều kiện của ngành nghề nguy cơ cao và được chấp thuận bằng văn bản. Sàn, trần của lương đem ra nhân tỷ lệ và các trường hợp không đóng đủ nằm ở bài đầu tiên của lộ trình bên dưới.

Bảng dưới ghép từng tình huống trong công ty với quỹ chi và phần việc của doanh nghiệp:

Lương hưu và trợ cấp tử tuất do cơ quan bảo hiểm xã hội chi trả cho người hưởng. Phần của doanh nghiệp là lập hồ sơ để người lao động được hưởng, xác nhận thời gian đóng khi chấm dứt hợp đồng, và đóng đủ. Công ty đóng thiếu thì cơ quan bảo hiểm giải quyết theo thời gian đã đóng rồi điều chỉnh sau khi truy thu, và công ty phải bồi thường nếu việc không đóng hoặc đóng không đủ làm người lao động thiệt hại.

Lương đóng bảo hiểm với người do công ty trả lương gồm mức lương theo công việc hoặc chức danh, phụ cấp lương và các khoản bổ sung thỏa thuận trả đều đặn mỗi kỳ lương. Thưởng theo kết quả và các khoản biến động thì không tính. Thưởng cuối năm là ví dụ điển hình của khoản thường nằm ngoài lương đóng bảo hiểm.

1. 1

   Bài doanh nghiệp đóng bảo hiểm bao nhiêu phần trăm năm 2026 tra tỷ lệ, sàn, trần và các trường hợp không đóng đủ.

2. 2

   Bài ai phải đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc xác định người nào trong công ty thuộc diện đóng, kể cả hợp đồng ngắn hạn, người quản lý không lương, người làm nhiều nơi, người đã nghỉ hưu.

3. 3

   Bài lương làm căn cứ đóng BHXH tách khoản tính đóng với khoản không tính để khỏi bị truy thu.

4. 4

   Bài thủ tục đăng ký BHXH, báo tăng, báo giảm lao động hướng dẫn hồ sơ cho công ty mới, người vào làm, người nghỉ.

5. 5

   Bài chậm đóng và trốn đóng BHXH cho biết hạn nộp, tiền chậm đóng và mức phạt.

6. 6

   Bài chế độ ốm đau tính số ngày nghỉ, mức hưởng, nghỉ chăm con ốm và dưỡng sức.

7. 7

   Bài chế độ thai sản xử lý trọn một ca: điều kiện, thời gian nghỉ, mức hưởng, trợ cấp một lần, hạch toán.

8. 8

   Bài mẫu 01B-HSB điền danh sách đề nghị hưởng ốm đau, thai sản và giấy tờ kèm theo.

9. 9

   Bài tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp phân phần công ty tự trả với phần quỹ chi, hồ sơ và hạch toán.

10. 10

    Bài bảo hiểm thất nghiệp 2026 giải thích đối tượng, căn cứ đóng và điều kiện hưởng của người nghỉ việc.

11. 11

    Bài kinh phí công đoàn cho biết công ty nào phải đóng, nộp ở đâu, hạch toán và chi phí được trừ.

12. 12

    Bài hợp đồng lao động 2026 chọn loại hợp đồng và liệt kê nội dung bắt buộc.

13. 13

    Bài hợp đồng lao động điện tử nói lộ trình áp dụng, cách ký và lưu trữ.

14. 14

    Bài giới hạn thời gian và lương thử việc nói rõ thử việc có phải đóng bảo hiểm không.

15. 15

    Bài lao động bán thời gian xử lý hợp đồng, bảo hiểm và thuế TNCN của người làm part-time.

16. 16

    Bài chấm dứt hợp đồng lao động liệt kê các trường hợp, thời hạn báo trước và việc kế toán phải làm khi nhân viên nghỉ.

17. 17

    Cuối cùng là bài báo cáo tình hình sử dụng lao động: báo cáo định kỳ và sổ quản lý lao động.

Phần lương phía trước mục này kết thúc ở bài thưởng Tết và lương tháng 13, nên nếu bạn đang làm bảng lương thì quay lại đó trước khi đóng bảo hiểm cho khoản thưởng. Với mức lương cụ thể, công cụ tính lương gross net cho thấy bảo hiểm và thuế trừ bao nhiêu.

ketoanx.com/payroll/insurance

Các bước

1. 1

   Mở Tiền lương→, Hồ sơ nhân viên, sửa từng người: ô Lương đóng BH (trống = lương cơ bản cộng các phụ cấp, khoản bổ sung khai ở dưới; bắt buộc với lương giờ, ngày, sản phẩm, khoán) ghi mức lương, phụ cấp và khoản bổ sung trả đều, ví dụ 10.000.000; thưởng cuối năm không đưa vào ô này. Ô Diện tham gia bảo hiểm chọn Đóng đủ BHXH, BHYT, BHTN cho người có hợp đồng từ đủ một tháng; các diện khác dành cho người nước ngoài, người làm nhiều nơi, quản lý không hưởng lương, thử việc hợp đồng riêng, người đang hưởng lương hưu. Ô Ngày vào làm là mốc báo tăng.

2. 2

   Công ty được chấp thuận đóng tai nạn lao động 0,3%: vào Tiền lương→, Tham số lương, khối Đặt riêng tham số từ một tháng, chọn Có hiệu lực từ tháng theo văn bản chấp thuận, ô TNLĐ-BNN % (0,5 hoặc 0,3) nhập 0,3, ô Ghi chú, căn cứ ghi số văn bản, bấm Lưu tham số. Các ô tỷ lệ khác để trống để giữ theo hệ thống.

3. 3

   Mở Tiền lương→, Bảng lương, bấm Tính lương kỳ cho tháng. Trên trang kỳ lương, khối nộp bảo hiểm có ô Ngày nộp và Hình thức (Chuyển khoản hoặc Tiền mặt); ô Khoản nộp chọn Tất cả, BHXH, BHYT, BHTN (nộp cơ quan BHXH) hoặc Kinh phí công đoàn, đoàn phí; bấm Lập chứng từ nộp bảo hiểm để nộp số còn phải nộp của khoản đã chọn.

4. 4

   Mở Tiền lương→, Lao động tham gia bảo hiểm, ô Tháng chọn tháng có người mới vào làm hoặc đổi lương. Người mới hiện phương án TM (tăng mới; vào làm từ ngày làm việc thứ 15 trở đi thì tháng đó không đóng nên báo tăng từ tháng sau), người đổi lương hiện DC với Mức đóng cũ, Mức đóng mới, người nghỉ không lương, ốm, thai sản từ 14 ngày hiện báo giảm KL, OF, TS và báo tăng ON khi đi làm lại; bấm Xuất Excel rồi nhập vào phần mềm kê khai bảo hiểm trong hạn 30 ngày.

5. 5

   Nhân viên nghỉ ốm 4 ngày: mở Tiền lương→, Trợ cấp BHXH chi hộ, khối Ước tính mức hưởng. Ô Chế độ chọn Ốm đau, Lương đóng BHXH (tháng liền trước; thai sản: bình quân 6 tháng) 10.000.000, Số ngày nghỉ 4, Số năm đã đóng (ốm đau) theo sổ bảo hiểm, bấm Tính: 75% × 10.000.000 ÷ 24 × 4 = 1.250.000 đồng. Số này chỉ để đối chiếu với danh sách cơ quan bảo hiểm duyệt.

6. 6

   Khi tiền về, khối Ghi nhận tiền BHXH chuyển về: Người lao động, Chế độ, Số tiền được duyệt 1.250.000, Nghỉ từ ngày, Đến ngày, Số ngày, Ngày nhận tiền, Nhận qua (tài khoản ngân hàng hoặc tiền mặt), Ghi chú (số danh sách, đợt duyệt); bấm Ghi nhận và xác nhận.

7. 7

   Trả cho nhân viên: ở khối Chưa trả người lao động: … đồng, chọn khoản rồi bấm Lập chứng từ trả.

Phần mềm tự ghi gì

Với lương đóng 10.000.000, phiếu lương trừ của người lao động 800.000 BHXH, 150.000 BHYT, 100.000 BHTN, cộng 1.050.000. Chứng từ lương ghi phần công ty vào chi phí lương của bộ phận: Có 3383 1.750.000, Có 3384 300.000, Có 3386 100.000, Có 3382 200.000 kinh phí công đoàn nếu công ty trích khoản này; phần người lao động ghi Nợ 334, Có 3383, 3384, 3386. Công ty theo Thông tư 133 ghi bảo hiểm thất nghiệp vào 3385. Chứng từ nộp bảo hiểm ghi Nợ từng tài khoản 338 còn phải nộp, Có tài khoản tiền.

Ghi nhận trợ cấp ghi Nợ 112, Có 3383 1.250.000 và Nợ 3383, Có 334 1.250.000; khi trả, Nợ 334, Có tài khoản tiền. Hợp tác xã ghi 335 thay cho 334.

Quá ngày cuối cùng của tháng sau kỳ lương mà chưa nộp đủ, trang kỳ lương báo Tiền chậm đóng BHXH, BHYT, BHTN ước tính … 0,03% mỗi ngày: phần nộp sau hạn tính đến ngày nộp, phần còn nợ tính đến hôm nay. Báo lỗi hay gặp: Kỳ lương này chưa tính hoặc chứng từ lương đã bị xóa khi bấm nộp trước khi tính lương.

Kiểm lại và giới hạn

Trang kỳ lương hiện Đã nộp đủ khi không còn số bảo hiểm phải nộp. Bảng Các khoản đã ghi nhận ở màn trợ cấp có cột Đã trả để xem khoản nào còn Chưa trả. Bảng Lao động tham gia bảo hiểm là bản nội bộ để nhập vào phần mềm kê khai, không phải tệp nộp, và mã phương án chỉ là gợi ý nên cần đối chiếu bảng mã của cơ quan bảo hiểm trước khi nộp.

Phần mềm không nộp hồ sơ đăng ký, báo tăng giảm hay hồ sơ hưởng chế độ lên cơ quan bảo hiểm thay bạn, không lập tờ khai của từng người lao động, và không tính lương hưu hay trợ cấp tử tuất. Từng ô có ở hướng dẫn màn trợ cấp BHXH chi hộ. Xem thêm tính năng tiền lương.