Tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp: doanh nghiệp phải trả gì, hồ sơ và hạch toán

Ba trường hợp người lao động không được hưởng khoản nào từ công ty hay từ quỹ: tai nạn do mâu thuẫn với người gây ra mà không liên quan công việc, tự hủy hoại sức khỏe, và dùng ma túy hoặc chất gây nghiện trái quy định.

Bệnh nghề nghiệp đi theo cùng cơ chế nhưng phải thuộc danh mục do Bộ Y tế ban hành. Người đã nghỉ việc hoặc đã nghỉ hưu mới phát hiện bệnh vẫn làm hồ sơ hưởng được; khi đó văn bản đề nghị đi kèm đơn của chính người đó.

Thứ nhất là chi phí y tế từ lúc sơ cứu, cấp cứu đến khi điều trị ổn định. Người có bảo hiểm y tế thì công ty trả phần đồng chi trả và phần ngoài danh mục bảo hiểm y tế; người không có bảo hiểm y tế thì công ty trả toàn bộ. Phí giám định dưới 5% do công ty giới thiệu đi giám định cũng do công ty trả.

Thứ hai là lương: trả đủ cho người nghỉ việc trong thời gian điều trị và phục hồi chức năng.

Thứ ba là bồi thường cho người bị tai nạn mà không hoàn toàn do lỗi của chính họ, và cho người bị bệnh nghề nghiệp. Suy giảm từ 5% đến 10% thì bồi thường ít nhất 1,5 tháng lương; từ 11% đến 80% thì cứ mỗi 1% tăng thêm cộng 0,4 tháng lương; từ 81% trở lên hoặc người lao động chết thì ít nhất 30 tháng lương.

Thứ tư là trợ cấp khi tai nạn do lỗi của chính người lao động: ít nhất bằng 40% mức bồi thường ở trên với cùng mức suy giảm.

Bồi thường và trợ cấp phải trả trong 5 ngày kể từ khi Hội đồng giám định y khoa kết luận mức suy giảm, hoặc từ ngày đoàn điều tra công bố biên bản nếu có người chết.

Người suy giảm từ 5% đến 30% nhận trợ cấp một lần: 5 lần mức lương cơ sở cho mức 5%, mỗi 1% tăng thêm cộng 0,5 lần. Ngoài ra có thêm một khoản theo số năm đã đóng vào quỹ, bằng 0,5 tháng lương cho năm đầu (hoặc dưới một năm) và 0,3 tháng lương cho mỗi năm tiếp theo, lấy lương đóng của tháng liền kề trước tháng bị tai nạn.

Người suy giảm từ 31% trở lên nhận trợ cấp hằng tháng: 30% mức lương cơ sở cho mức 31%, mỗi 1% tăng thêm cộng 2% mức lương cơ sở, cộng khoản theo số năm đóng (0,5% lương đóng cho năm đầu, 0,3% cho mỗi năm tiếp theo). Quỹ còn chi phí giám định, phương tiện trợ giúp sinh hoạt, dụng cụ chỉnh hình, nghỉ dưỡng sức và đóng bảo hiểm y tế cho người hưởng trợ cấp hằng tháng.

Mức lương cơ sở từ 01/7/2026 là 2.530.000 đồng.

Người làm với nhiều công ty thì mỗi công ty đóng quỹ này theo hợp đồng của mình, và khi bị tai nạn người lao động được giải quyết chế độ theo nguyên tắc đóng, hưởng do Chính phủ quy định.

Tai nạn xảy ra khi đang làm theo sự điều hành của công ty ở ngoài phạm vi cơ quan mà lỗi thuộc người khác hoặc không xác định được người gây ra: công ty vẫn phải bồi thường. Tai nạn trên đường đi và về mà lỗi thuộc người khác: công ty chỉ phải trợ cấp. Công ty đã mua bảo hiểm tai nạn riêng cho người lao động thì người đó nhận theo hợp đồng bảo hiểm, và công ty bù phần còn thiếu để đủ mức bồi thường, trợ cấp theo luật.

Song song là việc điều tra. Đoàn điều tra phải công bố biên bản trong không quá 4 ngày với tai nạn làm bị thương nhẹ một người, 7 ngày với tai nạn làm bị thương nặng một người, 20 ngày với thương nặng từ hai người, 30 ngày với tai nạn chết người; hạn tính từ lúc nhận tin báo. Biên bản điều tra là căn cứ để xác định lỗi, nên quyết định công ty trả bồi thường hay trợ cấp.

Công ty còn phải thống kê và báo cáo tai nạn lao động ở cơ sở mình, định kỳ 6 tháng và hằng năm, cho cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh. Bệnh nghề nghiệp thì báo cáo hằng năm cho cơ quan y tế cấp tỉnh.

Về thuế thu nhập cá nhân, tiền bồi thường tai nạn lao động người lao động nhận từ công ty hoặc từ quỹ bảo hiểm xã hội được miễn thuế, căn cứ là quyết định bồi thường và chứng từ chi tiền. Về thuế thu nhập doanh nghiệp, chi bồi thường, trợ cấp cho người bị tai nạn lao động được trừ khi đúng quy định; chi không đúng quy định bị loại.

ketoanx.com/payroll/benefits

Các bước

1. 1

   Kiểm tỷ lệ đóng quỹ: ở Tiền lương→, Tham số lương, ô TNLĐ-BNN % (0,5 hoặc 0,3) là phần doanh nghiệp đóng vào quỹ. Để trống thì theo mức chung 0,5%; chỉ gõ 0,3 khi công ty đã được chấp thuận mức thấp.

2. 2

   Lương hai tháng điều trị: vào Tiền lương→, Chấm công, bấm Ký hiệu chấm công, ở khung Ký hiệu gợi ý bấm Thêm cạnh dòng T Nghỉ điều trị tai nạn lao động (một công hưởng lương, tỷ lệ 100%). Quay lại bảng công, chấm T cho các ngày nghỉ điều trị của người bị nạn, rồi bấm Tính lương kỳ ở Tiền lương→, Bảng lương. Hai tháng ra đủ 24.000.000 đồng như người đi làm.

3. 3

   Bồi thường 66.000.000 đồng theo kết luận giám định: ở Quỹ, ngân hàng→, Thu, chi, chứng từ khác, bấm Lập chứng từ, giữ Chứng từ nghiệp vụ khác. Ngày hạch toán là ngày có kết luận của Hội đồng giám định y khoa; Diễn giải ghi số biên bản giám định và mức suy giảm 20%. Dòng 1 TK Nợ là tài khoản chi phí công ty chọn cho khoản này (nhiều công ty dùng 811), TK Có 334, Số tiền (VND) 66.000.000. Bấm Cất và ghi sổ.

4. 4

   Trả bồi thường trong 5 ngày: bấm Lập chứng từ, Loại chứng từ chọn Phiếu chi tiền mặt hoặc Báo nợ ngân hàng, dòng 1 TK Nợ 334, Số tiền (VND) 66.000.000; với phiếu chi, ghi Người nhận tiền ở khung Thông tin in trên phiếu chi. Bấm Cất và ghi sổ.

5. 5

   Tiền quỹ chuyển về tài khoản công ty (thường quỹ trả thẳng cho người lao động thì bỏ qua bước này): vào Tiền lương→, Trợ cấp BHXH chi hộ, khung Ghi nhận tiền BHXH chuyển về. Ô Người lao động chọn người bị nạn, ô Chế độ chọn Chế độ khác, Số tiền được duyệt gõ 48.425.000, Nghỉ từ ngày, Đến ngày theo thời gian điều trị, Ngày nhận tiền, Nhận qua chọn Tài khoản ngân hàng, ô Ghi chú (số danh sách, đợt duyệt) ghi số quyết định hưởng trợ cấp. Bấm Ghi nhận.

6. 6

   Trả lại cho người lao động: khung Chưa trả người lao động: … đồng hiện khoản vừa ghi; tick khoản đó, chọn Ngày trả, Hình thức rồi bấm Lập chứng từ trả (48.425.000 đồng).

Phần mềm tự ghi gì

Bảng lương ghi lương những ngày T như ngày đi làm, vào ô TK chi phí lương của người đó, và vẫn trích bảo hiểm của tháng (ngày T là ngày hưởng lương, không tính vào 14 ngày không lương). Chứng từ ở bước 3 ghi Nợ tài khoản chi phí đã chọn, Có 334 66.000.000; bước 4 ghi Nợ 334, Có 1111 hoặc 1121. Bước 5 lập phiếu thu hoặc báo có hai dòng: Nợ 1121, Có 3383 48.425.000 (diễn giải Nhận tiền BHXH chi trả Chế độ khác: … kèm mã, tên nhân viên) và Nợ 3383, Có 334 48.425.000. Bước 6 ghi Nợ 334, Có tài khoản tiền cho đúng số đã chọn.

Câu báo hay gặp ở màn trợ cấp: Nhập số tiền trợ cấp khi để trống số tiền; Ngày kết thúc nghỉ phải sau ngày bắt đầu; Hệ thống tài khoản thiếu tài khoản tiền gửi ngân hàng khi chọn nhận qua ngân hàng mà hệ thống tài khoản không có tài khoản tiền gửi. Công ty bật duyệt lệnh chi thì chứng từ trả chờ duyệt rồi mới ghi sổ.

Kiểm lại và giới hạn

Bảng Các khoản đã ghi nhận ở cuối màn trợ cấp cho thấy ngày nhận, chế độ, thời gian nghỉ, số chứng từ và chữ Đã trả khi đã chi. Mở Báo cáo→, Sổ chi tiết, gõ 3383 để chắc khoản chuyển về đã về 0 sau khi trả, và gõ 334 để xem khoản bồi thường và trợ cấp đã chi hết cho người bị nạn. Cách dùng đầy đủ của màn có ở hướng dẫn màn Trợ cấp BHXH chi hộ.

Khung Ước tính mức hưởng của màn chỉ tính ốm đau, thai sản, sinh con và dưỡng sức, không tính trợ cấp tai nạn lao động; phần mềm cũng không tính khoản bồi thường theo mức suy giảm. Bạn tính tay như ví dụ ở trên rồi gõ số. Hồ sơ đề nghị (mẫu 05A-HSB), biên bản điều tra và báo cáo định kỳ về tai nạn lao động lập ngoài phần mềm. Khoản bồi thường lập bằng chứng từ ngoài bảng lương nên không bị tính thuế thu nhập cá nhân, đúng với khoản được miễn; giữ quyết định bồi thường kèm chứng từ chi.