01
Ba biểu mẫu và ai điền mẫu nào
Ba mẫu do hai bên khác nhau lập, người lao động một mẫu, công ty hai mẫu. Từ 01/5/2026, các mẫu nằm trong quy trình thu mới của BHXH Việt Nam (Quyết định 366/QĐ-BHXH ngày 29/4/2026), thay cho Quyết định 595/QĐ-BHXH.
| Mẫu | Ai lập | Dùng khi |
|---|---|---|
| TK1-TS | Người lao động | Đăng ký tham gia lần đầu hoặc đổi thông tin cá nhân (họ tên, ngày sinh, số CCCD) |
| TK3-TS | Đơn vị sử dụng lao động | Đơn vị đăng ký tham gia lần đầu, hoặc đổi thông tin đơn vị |
| D02-LT | Đơn vị sử dụng lao động | Mỗi lần có người vào, người ra, người đổi mức đóng |
Người lao động điền TK1-TS rồi đưa cho công ty, kèm bản sao giấy tờ liên quan nếu có. Công ty gom lại, lập D02-LT, rồi nộp cùng TK3-TS cho cơ quan BHXH. Nộp trực tiếp thì mang theo bản chính, vì bản sao được coi là hợp lệ khi cơ quan BHXH đã đối chiếu với bản chính.
Từ 01/9/2026, BHXH Việt Nam dùng số định danh cá nhân trên thẻ CCCD thay mã số BHXH 10 chữ số trong các phần mềm nghiệp vụ, mã cũ vẫn tra cứu được trong giai đoạn chuyển đổi, và công ty không phải lập hồ sơ riêng để chuyển mã. Số CCCD trên D02-LT vì thế phải khớp với dữ liệu dân cư.
02
Báo tăng cho nhân viên đầu tiên: làm theo từng bước
Công ty chưa từng tham gia thì nhân viên đầu tiên đi kèm việc đăng ký cho cả đơn vị. Các bước:
Chốt ngày người lao động bắt đầu thuộc diện đóng bắt buộc, thường là ngày hợp đồng lao động có hiệu lực. Ai thuộc diện thì xem bài về đối tượng đóng BHXH bắt buộc.
Xin người lao động điền TK1-TS, ghi họ tên, ngày sinh, số CCCD đúng như trên thẻ, và mã số BHXH nếu đã có.
Điền TK3-TS cho đơn vị (lần đầu).
Lập D02-LT: ghi người mới ở phương án tăng, kèm tiền lương và các khoản phụ cấp đóng bảo hiểm, loại và ngày hợp đồng. Khoản nào tính vào lương đóng thì xem bài lương làm căn cứ đóng BHXH.
Nộp hồ sơ điện tử hoặc trực tiếp cho cơ quan BHXH quản lý địa bàn, trong hạn 30 ngày.
Theo dõi kết quả. Sổ và thẻ điện tử về ứng dụng VssID, ứng dụng VNeID mức 2 hoặc hộp thư điện tử của người lao động. Tiền đóng, tính theo tỷ lệ đóng bảo hiểm năm 2026, nộp chậm nhất ngày cuối cùng của tháng tiếp theo.
Ví dụ: nhân viên ký hợp đồng và vào làm ngày 08/9/2026. Hạn 30 ngày để nộp hồ sơ rơi vào khoảng 08/10/2026, còn tiền BHXH của tháng 9 phải nộp chậm nhất ngày 31/10/2026. Nộp hồ sơ ngay trong tháng 9 thì người lao động có tên trong danh sách trước khi bạn chuyển tiền, và bạn khỏi phải đếm ngày.
03
Vì sao hồ sơ báo tăng bị trả lại
Phần mềm của cơ quan BHXH đối chiếu họ tên, ngày sinh, số CCCD và mã số BHXH với cơ sở dữ liệu dân cư và cơ sở dữ liệu bảo hiểm. Hồ sơ chưa đầy đủ hoặc chưa chính xác thì được trả lại hoặc yêu cầu bổ sung, với thời gian thông báo không quá 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận.
Ba trường hợp bị trả tự động, kèm lý do và đề nghị liên hệ cơ quan BHXH: mã số đang tham gia BHXH bắt buộc ở đơn vị khác (trừ người chỉ tham gia bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp), người đang hưởng trợ cấp thất nghiệp, người đang hưởng lương hưu.
Trường hợp đầu dễ gặp khi tuyển người từ công ty khác. Nhân viên đã nghỉ bên cũ mà bên cũ chưa báo giảm thì hồ sơ báo tăng của bạn bị trả, và sửa tờ khai của mình không giải quyết được. Người lao động phải nhờ công ty cũ báo giảm xong, bạn mới nộp lại.
04
Báo giảm khi nhân viên nghỉ việc hoặc nghỉ không lương
Báo giảm lập trên D02-LT như báo tăng, ghi người nghỉ ở phương án giảm. Quy trình thu chỉ yêu cầu nộp kịp thời chứ không nêu số ngày, nên làm luôn trong kỳ lương của tháng người đó nghỉ, đừng để sang tháng sau. Báo giảm muộn thì người ấy vẫn nằm trong danh sách đóng của bạn, và đơn vị mới của họ sẽ bị trả hồ sơ như nói ở trên.
Nghỉ không lương thì khác. Người lao động không hưởng lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong một tháng thì tháng đó không phải đóng BHXH, trừ khi công ty và người lao động thỏa thuận vẫn đóng với mức lương đóng bằng tháng gần nhất. Ngoại lệ khác: tháng đầu mới vào làm hoặc tháng đầu quay lại mà nghỉ ốm từ 14 ngày làm việc trở lên thì vẫn đóng.
Khi người lao động thôi việc, công ty phải đóng đủ số tiền còn nợ để cơ quan BHXH xác nhận thời gian đóng. Nếu công ty chưa đóng đủ, cơ quan BHXH vẫn xác nhận và giải quyết chế độ trên thời gian đã đóng. Sau khi thu hồi đủ tiền thì xác nhận bổ sung và điều chỉnh lại mức hưởng, nên người lao động vẫn được giải quyết chế độ trên phần đã đóng. Phần việc kế toán khi chấm dứt hợp đồng nằm ở bài chấm dứt hợp đồng lao động.
05
Điều chỉnh mức đóng khi tăng lương
Đổi tiền lương làm căn cứ đóng thì lập D02-LT ghi mức cũ và mức mới. Tăng lương có hiệu lực từ tháng trước hoặc sớm hơn (hồi tố) thì phải truy đóng phần chênh lệch. Hạn đóng bù là ngày cuối cùng của tháng tiếp theo sau tháng có quyết định tăng lương. Đóng sau hạn đó thì phải nộp thêm 0,03% mỗi ngày trên số tiền chậm.
Giả sử phụ lục tăng lương đóng bảo hiểm của một người từ 10 triệu lên 12 triệu có hiệu lực từ 01/7/2026, ký ngày 15/9/2026. Công ty phải đóng bù chênh lệch tháng 7, 8, 9 chậm nhất ngày 31/10/2026. Đóng ngày 15/11/2026 là chậm 15 ngày so với hạn.
06
Tạm dừng đóng vào quỹ hưu trí và tử tuất
Công ty khó khăn không có quyền tự ngừng đóng. Việc tạm dừng chỉ áp dụng cho quỹ hưu trí và tử tuất, tối đa 12 tháng, khi đồng thời có đủ hai điều kiện.
Thứ nhất là nguyên nhân: khó khăn do thay đổi cơ cấu, công nghệ, khủng hoảng hoặc suy thoái kinh tế, thực hiện chính sách của Nhà nước, hoặc do thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh, mất mùa. Thứ hai là mức độ: công ty ngừng sản xuất, kinh doanh từ 30 ngày trở lên mà không xếp được việc cho người lao động, và ít nhất 50% số người thuộc diện đóng BHXH phải nghỉ việc tạm thời; hoặc bị thiệt hại trên 50% tổng giá trị tài sản (không tính đất) do thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh, mất mùa.
Công ty làm văn bản đề nghị kèm danh sách lao động để cơ quan nội vụ (hoặc bộ, ngành quản lý) xác định số lao động nghỉ việc, cơ quan tài chính xác định giá trị thiệt hại, trong 15 ngày làm việc. Có văn bản xác định rồi, công ty gửi đề nghị tạm dừng cho cơ quan BHXH, cơ quan này giải quyết trong 10 ngày làm việc. Trong thời gian tạm dừng, công ty vẫn đóng quỹ ốm đau, thai sản và quỹ tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp. Hết thời hạn thì đóng tiếp và đóng bù cho các tháng đã dừng, chậm nhất ngày cuối cùng của tháng tiếp theo tháng kết thúc.
07
Nộp trễ thì chuyện gì xảy ra
Quá 30 ngày mà chưa đăng ký hoặc đăng ký thiếu người, công ty bị coi là chậm đóng. Quá thêm 60 ngày nữa mà vẫn chưa đăng ký thì chuyển thành trốn đóng. Cả hai trường hợp đều phải đóng đủ số tiền còn thiếu và nộp thêm 0,03% mỗi ngày trên số tiền và số ngày chậm, ngoài tiền phạt hành chính.
Mức phạt nằm ở Nghị định 283/2026/NĐ-CP, có hiệu lực từ 10/9/2026 và thay Nghị định 12/2022/NĐ-CP. Các khung tiền trong nghị định là mức cho cá nhân, doanh nghiệp là tổ chức nên bị phạt gấp đôi. Công ty đăng ký thiếu dưới 10 người trong giai đoạn chậm đóng bị phạt từ 10 triệu đến 20 triệu đồng, sang giai đoạn trốn đóng thì từ 12 triệu đến 24 triệu đồng. Cách tính chi tiết, kèm trường hợp đóng tiền chậm, nằm ở bài chậm đóng, trốn đóng BHXH.
08
Làm trên KetoanX
Danh sách báo tăng, báo giảm và điều chỉnh mức đóng của một tháng lập sẵn ở Tiền lương, Lao động tham gia bảo hiểm, từ hồ sơ ở Tiền lương, Hồ sơ nhân viên và bảng lương đã tính. Các cột theo nhóm thông tin của D02-LT, xuất được Excel để nhập sang phần mềm kê khai bảo hiểm xã hội; KetoanX không nộp hồ sơ thay bạn.
Biến động lao động tham gia bảo hiểm tháng 10/2026 của công ty mẫu, chụp từ ứng dụng KetoanX.Các bước
Khai người mới vào làm ngày 08/9/2026: ở Tiền lương, Hồ sơ nhân viên, thêm hoặc mở hồ sơ, điền Ngày vào làm 08/09/2026, Mã số BHXH (nếu đã có), Số CCCD, Ngày sinh, Giới tính, Chức vụ, công việc. Họ tên, ngày sinh, số CCCD gõ đúng như trên thẻ, vì đây là ba thông tin cơ quan BHXH đối chiếu với dữ liệu dân cư.
Trên cùng hồ sơ, ô Diện tham gia bảo hiểm giữ Đóng đủ BHXH, BHYT, BHTN với người ký hợp đồng từ 1 tháng; điền Loại hợp đồng lao động, Số hợp đồng, Hợp đồng có hiệu lực từ, Hợp đồng đến ngày. Ô Lương đóng BH để trống thì lấy lương cơ bản cộng các khoản phụ cấp, khoản bổ sung khai ở dưới; muốn danh sách tách đúng cột của D02-LT thì điền riêng Phụ cấp chức vụ (đóng BH), Phụ cấp lương khác (đóng BH),
Các khoản bổ sung khác (đóng BH). Bấm Lưu hồ sơ.Vào Tiền lương, Lao động tham gia bảo hiểm, ô Tháng chọn 09/2026 rồi bấm Xem. Dòng của người mới có Phương án TM, Loại biến động Tăng lao động, Mức đóng mới và ghi chú Vào làm ngày 08/09/2026. Bấm Xuất Excel để lấy tệp nhập vào phần mềm kê khai.
Báo giảm người nghỉ việc: mở hồ sơ người đó, điền
Ngày nghỉ việc (ngày làm việc cuối cùng)rồi bấm Lưu hồ sơ; chỉ bỏ đánh dấu Đang làm việc sau khi đã tính lương tháng cuối, vì hồ sơ đã nghỉ việc không còn được tính lương. Danh sách tháng có ngày nghỉ việc hiện dòng GH Giảm lao động với Đến tháng là tháng đó.Tăng lương đóng từ 10 triệu lên 12 triệu theo phụ lục ký 15/9/2026, hiệu lực 01/7/2026: sửa Lương đóng BH thành 12.000.000 và ô
Mức lương mới áp dụng từ ngày (khi đổi lương)chọn 01/07/2026, rồi lưu. Khung Lịch sử lương thêm một dòng mới; dòng DC Điều chỉnh mức đóng với Mức đóng cũ 10.000.000, Mức đóng mới 12.000.000 hiện ở danh sách tháng 07/2026, tháng bắt đầu áp dụng, chứ không ở tháng 9.Nghỉ không lương, ốm hay thai sản dài ngày: chấm công các ngày nghỉ ở Tiền lương, Chấm công rồi tính bảng lương của tháng trước khi xem danh sách. Ai thỏa thuận vẫn đóng khi nghỉ không lương thì tick
Thỏa thuận vẫn đóng bảo hiểm khi nghỉ không lương từ 14 ngàytrên hồ sơ.
Phần mềm tự ghi gì
Màn này chỉ lập danh sách, không ghi bút toán và không gửi gì đi. Danh sách đọc bảng lương đã tính của tháng đang xem và tháng trước để theo quy tắc 14 ngày: người vào làm muộn (từ 14 ngày làm việc trước ngày vào làm) không có dòng ở tháng vào làm mà có dòng TM ở tháng sau, kèm ghi chú tháng trước không đóng; người nghỉ không lương, ốm đau, thai sản từ 14 ngày có dòng báo giảm KL, OF hoặc TS ở tháng bắt đầu nghỉ với ghi chú … từ 14 ngày làm việc trong tháng …: không đóng BHXH, BHYT, BHTN tháng này, và dòng ON Đi làm lại, đóng tiếp từ tháng … ở tháng đóng lại. Người vào làm và nghỉ việc trong cùng một tháng không đóng thì không có dòng nào. Tiền đóng hằng tháng do bảng lương tính và hạch toán vào 338, không qua màn này.
Tháng trống thì màn báo Tháng này không có biến động kèm nút Mở hồ sơ nhân viên: thường là quên ngày vào làm, ngày nghỉ việc, hoặc đổi lương mà không chọn ngày áp dụng, nên không có dòng lịch sử để lập điều chỉnh.
Kiểm lại và giới hạn
Trước khi nộp, so từng dòng với hồ sơ giấy: mã phương án (TM, GH, DC, KL, OF, TS, ON) là mã của phần mềm kê khai bảo hiểm, chỉ là gợi ý, cần đối chiếu danh mục của phần mềm kê khai bạn dùng. Mẫu D02-LT không có cột mã này: loại tăng, giảm ghi bằng chữ ở cột 18, thời gian nghỉ, ngày chấm dứt hợp đồng ở cột 19, lấy từ cột Loại biến động và Ghi chú của trang. Mở Tiền lương, Bảng lương của tháng để thấy ghi chú từng người không đóng hay vẫn đóng BHXH. Các việc tiền lương khác của KetoanX nằm ở trang tính năng tiền lương, và từng cột của danh sách có ở hướng dẫn màn Lao động tham gia bảo hiểm.
Đây là bản nội bộ, không phải tệp nộp. KetoanX chưa lập TK1-TS, TK3-TS và chưa gửi hồ sơ lên cổng của cơ quan BHXH. Phần đóng bù chênh lệch tháng 7, 8, 9 khi tăng lương hồi tố phần mềm không tự tính; bạn tính số chênh lệch, nộp và ghi sổ riêng. Tháng chưa tính bảng lương thì danh sách chỉ xét ngày vào làm, ngày nghỉ việc, chưa biết ai nghỉ dài ngày, nên hãy tính bảng lương trước khi lấy danh sách.
09
Câu hỏi thường gặp
Các tình huống ngoài trình tự chính: người chưa có mã số, hợp đồng ngắn hạn hoặc thử việc, người làm hai nơi, và việc rà danh sách hằng tháng. Cần nhìn rộng hơn thủ tục này thì xem bài bảo hiểm xã hội bắt buộc.
Nhân viên chưa có mã số BHXH thì sao?
Bạn vẫn nộp hồ sơ bình thường, người lao động điền TK1-TS đầy đủ họ tên, ngày sinh, số CCCD. Cơ quan BHXH cấp sổ BHXH trong 05 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ, và sổ điện tử về ứng dụng VssID, VNeID hoặc hộp thư điện tử của người lao động.
Hợp đồng ngắn hạn hoặc thử việc có phải báo tăng không?
Hợp đồng lao động xác định thời hạn từ đủ 01 tháng trở lên thì thuộc diện đóng bắt buộc nên phải báo tăng. Hợp đồng thử việc ký riêng theo pháp luật lao động thì không thuộc diện đóng. Phân biệt chi tiết có ở bài thử việc và bài về người thuộc diện đóng.
Một người làm hai công ty thì báo tăng thế nào?
Người ký hợp đồng lao động với nhiều công ty thì tham gia BHXH bắt buộc theo hợp đồng giao kết đầu tiên. Hệ thống tự trả lại hồ sơ báo tăng của người đang tham gia ở đơn vị khác, trừ trường hợp chỉ tham gia bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp. Công ty ký sau nên hỏi cơ quan BHXH cách kê khai trước khi nộp.
Mỗi tháng nên rà gì trước khi nộp danh sách?
Đặt bảng lương cạnh danh sách: người mới có hợp đồng phải có dòng tăng, người nghỉ có dòng giảm, người đổi lương có dòng điều chỉnh. Rồi soát lại số CCCD và ngày sinh của từng dòng, vì lệch dữ liệu dân cư là hồ sơ bị trả.
Bài liên quan
Bảo hiểm và lao động
Bảo hiểm xã hội bắt buộc 2026
Doanh nghiệp có người lao động theo hợp đồng phải đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp.
Bảo hiểm và lao động
Đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc 2026
Phải đóng BHXH bắt buộc là người làm theo hợp đồng lao động từ đủ 1 tháng, người quản lý doanh nghiệp (có lương hay không lương), người làm không trọn thời gian có lương tháng đạt mức đóng thấp nhất, và chủ hộ kinh doanh theo lộ trình.
Bảo hiểm và lao động
Chấm dứt hợp đồng lao động: việc kế toán
Hợp đồng lao động chấm dứt theo một trong 13 trường hợp của Điều 34: hết hạn, thỏa thuận, người lao động hoặc công ty đơn phương, sa thải, thôi việc vì lý do kinh tế.
Dùng thử trên sổ của chính bạn
Đăng ký mất vài phút, không cần thẻ thanh toán. Mọi chức năng đều miễn phí.