Chậm đóng BHXH bị phạt bao nhiêu: tiền lãi 0,03% mỗi ngày và mức phạt từ 10/9/2026

Riêng người lao động hưởng lương theo sản phẩm hoặc khoán ở doanh nghiệp, hợp tác xã, hộ kinh doanh trong lĩnh vực nông, lâm, ngư, diêm nghiệp thì được đóng hằng tháng, 03 tháng hoặc 06 tháng một lần. Với hai cách sau, hạn là ngày cuối cùng của tháng tiếp theo ngay sau chu kỳ đóng. Các công ty khác đóng hằng tháng.

Điều 34 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 chỉ nêu "ngày cuối cùng của tháng tiếp theo", không có câu riêng nào về dời hạn khi ngày ấy là Chủ nhật hay ngày lễ. Cách an toàn là chuyển tiền trước ngày làm việc cuối cùng của tháng, đừng dựa vào việc hạn sẽ được dời.

Chậm đóng gồm hai việc chính: chưa đóng hoặc đóng thiếu so với hồ sơ đã đăng ký kể từ sau hạn, và không đăng ký hoặc đăng ký thiếu người trong 60 ngày sau thời hạn 30 ngày nộp hồ sơ (xem thủ tục báo tăng, báo giảm lao động). Một trường hợp cũng bị xếp vào chậm đóng là việc đáng lẽ bị coi là trốn đóng nhưng có lý do chính đáng.

Trốn đóng gồm: đăng ký thiếu người sau 60 ngày đó; đăng ký tiền lương làm căn cứ đóng thấp hơn quy định; và không đóng hoặc đóng thiếu số đã đăng ký sau 60 ngày kể từ hạn mà đã được cơ quan có thẩm quyền đôn đốc. Nợ quá 60 ngày nhưng chưa có văn bản đôn đốc thì chưa rơi vào trường hợp cuối này. Cơ quan BHXH phải đôn đốc bằng văn bản khi phát hiện, công khai việc chậm đóng, trốn đóng trên cổng thông tin điện tử của mình và gửi thông tin cho cơ quan quản lý nhà nước và thanh tra để xử lý theo thẩm quyền. Tên công ty nợ BHXH vì thế có thể xuất hiện công khai.

Chậm đóng hay trốn đóng đều phải nộp 0,03% mỗi ngày, vào quỹ BHXH và quỹ bảo hiểm thất nghiệp. BHYT cũng có mức 0,03% mỗi ngày từ khi Luật Bảo hiểm y tế sửa đổi có hiệu lực ngày 01/7/2025, nên nợ cả ba loại thì tính cả ba.

Ví dụ: công ty nợ BHXH 76.500.000 đồng, chậm 20 ngày. Tiền chậm đóng là 76.500.000 × 0,03% × 20 = 459.000 đồng. Con số 0,03% cũng là mức tiền chậm nộp thuế nhưng là khoản khác; cách tính khoản thuế đó có ở bài cách tính tiền chậm nộp thuế 2026.

Mốc 400.000 đồng tính tại thời điểm lập biên bản. Bảo hiểm thất nghiệp có khung tỷ lệ y hệt ở Điều 45 và Điều 46, nên khoản BHTN bị phạt riêng, tính trên số nợ BHTN.

Ngoài ra còn mức phạt cho hành vi đăng ký thiếu người, tính theo số người. Với công ty thiếu dưới 10 người, giai đoạn chậm đóng có khung từ 5 triệu đến 10 triệu đồng ở mức cá nhân, giai đoạn trốn đóng từ 6 triệu đến 12 triệu đồng. Nhân đôi thành 10 triệu đến 20 triệu và 12 triệu đến 24 triệu đồng cho doanh nghiệp.

Nhiều báo ghi "tối đa 75 triệu đồng". Đó là trần của khung cá nhân; với doanh nghiệp, đọc theo Điều 7 thì trần là 150 triệu đồng.

Số nợ gốc là 153.000.000 đồng. Tiền chậm đóng đến 15/11: kỳ tháng 8 chậm 46 ngày, 76.500.000 × 0,03% × 46 = 1.055.700 đồng; kỳ tháng 9 chậm 15 ngày, 344.250 đồng; cộng 1.399.950 đồng.

Tiền phạt chậm đóng tính trên 153.000.000 đồng: 12% đến 15% là 18.360.000 đến 22.950.000 đồng ở mức cá nhân, nhân đôi thành 36.720.000 đến 45.900.000 đồng cho công ty. Cộng lại, công ty phải chi từ khoảng 191,1 triệu đến 200,3 triệu đồng, trong đó 153 triệu là tiền lẽ ra phải nộp.

Đến ngày 30/11/2026, kỳ tháng 8 sẽ quá 60 ngày kể từ hạn 30/9. Nếu lúc đó cơ quan BHXH đã đôn đốc bằng văn bản thì kỳ này thành trốn đóng, khung phạt đổi sang 18% đến 20% (36% đến 40% với công ty).

Nợ nhiều kỳ chưa bị xử lý và chưa hết thời hiệu thì không bị phạt riêng từng kỳ. Công ty chịu phạt về một hành vi vi phạm, đồng thời bị áp dụng tình tiết tăng nặng vi phạm nhiều lần. Phạt tính trên tổng số tiền chậm đóng tại thời điểm lập biên bản, nên càng để lâu mà chưa trả thì căn cứ tính phạt càng lớn.

Các bước nên làm theo thứ tự:

1. 1

   Lấy bảng nợ từ thông báo của cơ quan BHXH hoặc từ sổ sách, tách nợ BHXH, BHYT, BHTN.

2. 2

   Tính 0,03% mỗi ngày cho từng khoản, đến ngày dự kiến nộp.

3. 3

   Chuyển tiền gốc và lãi, giữ chứng từ.

4. 4

   Nếu đã nhận văn bản đôn đốc, trả lời cơ quan BHXH kèm chứng từ đã nộp.

5. 5

   Nếu công ty thật sự rơi vào hoàn cảnh luật cho phép tạm dừng đóng vào quỹ hưu trí và tử tuất, làm hồ sơ tạm dừng trước khi nợ phát sinh, không làm sau khi đã chậm.

Đăng ký thiếu người sau thời hạn 30 ngày cũng bị tính là chậm đóng, rồi thành trốn đóng nếu quá thêm 60 ngày. Chi tiết hai mốc này nằm ở bài thủ tục báo tăng, báo giảm.

ketoanx.com/tax/deadlines

Các bước

1. 1

   Mở Thuế, cuối kỳ→, Hạn nộp thuế, bảo hiểm. Bảng liệt kê các hạn trong 60 ngày tới; dòng Đóng BHXH, BHYT, BHTN của kỳ tháng 9/2026 có hạn 31/10/2026, cột Còn đếm số ngày còn lại, tô vàng khi còn 14 ngày trở xuống và tô đỏ khi còn 3 ngày trở xuống. Hạn này không dời khi rơi vào ngày nghỉ, đúng như bài khuyên.

2. 2

   Mở Tiền lương→, Bảng lương, bấm vào kỳ 09/2026 (hoặc liên kết Bảng lương ở dòng kỳ) để vào trang Bảng lương tháng 09/2026.

3. 3

   Xem khung Nộp bảo hiểm, kinh phí công đoàn. Bảng có các cột Tài khoản, Khoản, Phải nộp, Đã nộp, Còn phải nộp cho 3383, 3384, 3386, 3382. Với ví dụ của bài, dòng 3383 còn phải nộp 76.500.000.

4. 4

   Quá hạn thì bên dưới hiện dòng cảnh báo bắt đầu bằng Tiền chậm đóng BHXH, BHYT, BHTN ước tính … đồng: 0,03% mỗi ngày tính từ hạn đóng 31/10/2026, kèm số đã nộp sau hạn (tính đến ngày nộp) và số còn phải nộp (tính đến hôm nay). Mở trang ngày 15/11/2026 mà chưa nộp thì là 15 ngày như ví dụ. Phần mềm cộng cả BHYT (3384) và BHTN còn phải nộp, nên số ước tính cao hơn số 344.250 tính riêng BHXH ở trên; nộp trễ xong thì dòng vẫn còn tiền chậm đóng của những ngày đã trễ.

5. 5

   Nộp gốc: ở form ngay trong khung, ô Ngày nộp (bắt buộc, mặc định là hôm nay nếu đã qua cuối kỳ), ô Hình thức chọn Chuyển khoản hoặc Tiền mặt, ô Khoản nộp chọn BHXH, BHYT, BHTN (nộp cơ quan BHXH) để tách phần nộp cơ quan BHXH khỏi kinh phí công đoàn, bấm Lập chứng từ nộp bảo hiểm và xác nhận Lập chứng từ nộp số còn phải nộp của khoản đã chọn?. Nợ cả kỳ tháng 8 thì mở bảng lương kỳ 08/2026 và làm tương tự.

6. 6

   Nộp khoản 0,03%: vào Quỹ, ngân hàng→, Thu, chi, chứng từ khác, bấm Lập chứng từ, chọn Báo nợ ngân hàng, ngày nộp, dòng TK Nợ 811, TK Có 112, Số tiền (VND) theo thông báo của cơ quan BHXH (1.399.950 đồng cho cả hai kỳ nếu tính đến 15/11/2026), rồi Cất và ghi sổ.

Phần mềm tự ghi gì

Nút ở bước 5 lập một báo nợ ngân hàng (hoặc phiếu chi), diễn giải Nộp bảo hiểm, kinh phí công đoàn tháng 09/2026, mỗi tài khoản một dòng: Nợ 3383 76.500.000, Có 112, và các dòng Nợ 3384, 3386 theo số còn phải nộp (chọn Tất cả thì có thêm Nợ 3382). Số còn phải nộp của mỗi tài khoản không vượt số dư thực của tài khoản đó. Chứng từ gắn với chứng từ lương của kỳ, nên cột Đã nộp tăng và khung đổi sang Đã nộp đủ. Bút toán giống nhau ở Thông tư 99 và Thông tư 133. Câu báo lỗi hay gặp: Kỳ lương này chưa tính hoặc chứng từ lương đã bị xóa; Sổ đã khóa đến ngày …; Hệ thống tài khoản thiếu tài khoản tiền gửi ngân hàng.

Tỷ lệ 0,03% mỗi ngày nằm ở Tiền lương→, Tham số lương, dòng Tiền chậm đóng BHXH, BHTN; bảng này chỉ để xem, không sửa được.

Kiểm lại và giới hạn

Mở Báo cáo→, Sổ chi tiết tài khoản 3383 để thấy số dư về 0 sau khi nộp, và Báo cáo→, Nghĩa vụ với Nhà nước để xem phần bảo hiểm và kinh phí công đoàn còn phải nộp.

Số tiền chậm đóng chỉ là ước tính: phần mềm cộng BHXH, BHYT, BHTN (3383, 3384, 3385 hoặc 3386), phần đã nộp sau hạn tính đến ngày nộp, phần còn nợ tính đến hôm nay chứ không theo ngày bạn định nộp. Nút nộp bảo hiểm chỉ nộp gốc, không tự thêm dòng tiền chậm đóng, nên bước 6 là việc tay. KetoanX không tính tiền phạt hành chính theo Nghị định 283/2026, không phân biệt chậm đóng với trốn đóng và không thay thông báo của cơ quan BHXH. Báo tăng, báo giảm lao động làm ở Tiền lương→, Lao động tham gia bảo hiểm. Các việc khác về lương và bảo hiểm có ở trang tính năng tiền lương; hướng dẫn đầy đủ của hai màn có ở hướng dẫn bảng lương và hướng dẫn hạn nộp thuế, bảo hiểm.