Ai là đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc trong công ty, xét từng loại hợp đồng

Điều cần soi kỹ là tên gọi. Hợp đồng ghi là cộng tác viên, dịch vụ hay khoán việc vẫn bị coi là hợp đồng lao động nếu nội dung có việc làm được trả công, có tiền lương, và một bên quản lý, điều hành, giám sát bên kia. Một cộng tác viên đến văn phòng theo giờ cố định, nhận tiền đều hằng tháng và nghe chỉ đạo của trưởng phòng thì rất khó giữ được cách gọi dịch vụ khi cơ quan BHXH kiểm tra. Cộng tác viên làm ra sản phẩm giao theo đơn đặt hàng, tự quyết thời gian và không chịu giám sát thì khác. Cách phân biệt hợp đồng này bạn có thể đọc thêm ở bài về hợp đồng lao động 2026.

Người nước ngoài làm việc tại Việt Nam có thêm điều kiện: hợp đồng lao động xác định thời hạn phải từ đủ 12 tháng trở lên. Hai trường hợp được loại ra là người di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp, và người đã đủ tuổi nghỉ hưu theo Bộ luật Lao động ngay tại thời điểm ký hợp đồng.

Với thử việc, Nghị định 158/2025/NĐ-CP loại người làm việc theo hợp đồng thử việc ra khỏi diện bắt buộc. Chữ quan trọng là hợp đồng thử việc, tức văn bản ký riêng. Nếu hai bên ghi luôn điều khoản thử việc ngay trong hợp đồng lao động thì bạn đang có một hợp đồng lao động, và nó rơi vào nhóm ở trên. Chi tiết lương thử việc và cách tính tiền bù cho người không đóng nằm ở bài thử việc.

Người cùng chức danh nhưng không hưởng lương, ví dụ chủ sở hữu công ty TNHH một thành viên kiêm giám đốc không tự trả lương cho mình, vẫn thuộc diện. Họ được chọn tiền lương làm căn cứ đóng, thấp nhất bằng mức tham chiếu, cao nhất bằng 20 lần mức tham chiếu. Mức tham chiếu hiện bằng lương cơ sở: 2.340.000 đồng đến hết tháng 6/2026 và 2.530.000 đồng từ 01/7/2026. Họ đóng 3% vào quỹ ốm đau, thai sản và 22% vào quỹ hưu trí, tử tuất, tổng 25% (đóng trực tiếp cho cơ quan BHXH hoặc qua doanh nghiệp). Sau ít nhất 12 tháng đóng theo mức đã chọn, họ mới được chọn lại mức khác.

Quá tuổi nghỉ hưu thì người quản lý không lương hết thuộc diện, trừ khi thời gian đóng còn thiếu tối đa 6 tháng để đủ điều kiện hưởng lương hưu.

Tiền lương trong tháng tính từ hợp đồng. Hợp đồng ghi lương theo giờ thì lấy lương một giờ nhân số giờ làm việc trong tháng theo thỏa thuận; lương theo ngày hoặc theo tuần cũng nhân tương tự với số ngày, số tuần.

Ví dụ: nhân viên bán thời gian có hợp đồng 40.000 đồng một giờ, 60 giờ một tháng, tức 2.400.000 đồng. Tháng 3/2026 mức tham chiếu là 2.340.000 đồng, 2.400.000 cao hơn nên người này thuộc diện đóng. Từ tháng 7/2026 mức tham chiếu lên 2.530.000 đồng, cũng hợp đồng ấy cho tiền lương thấp hơn ngưỡng nên người này không còn thuộc diện, và công ty phải báo giảm. Cách làm hợp đồng bán thời gian và thuế TNCN cho nhóm này nằm ở bài lao động bán thời gian.

Nếu hợp đồng đầu tiên đang tạm hoãn mà hai bên không thỏa thuận đóng trong thời gian tạm hoãn, người lao động đóng theo thứ tự thời gian có hiệu lực của các hợp đồng còn lại. Khi tuyển, bạn nên hỏi ứng viên có đang đóng ở nơi khác không và ghi vào hồ sơ, vì công ty thường chỉ phát hiện khi hệ thống BHXH báo trùng.

BHTN theo Luật Việc làm 2025, có hiệu lực từ 01/01/2026, tính người làm theo hợp đồng lao động từ đủ 01 tháng (trước đó là 3 tháng), người làm không trọn thời gian có lương tháng đạt mức đóng thấp nhất và người quản lý doanh nghiệp có hưởng lương. Người quản lý không hưởng lương không nằm trong danh sách ấy. Vì vậy, một giám đốc không lương nên có BHXH và BHYT, và không có BHTN. Chi tiết về BHTN ở bài bảo hiểm thất nghiệp 2026.

Ngoài 10 người trên, công ty còn một chuyên gia đang hưởng lương hưu ký hợp đồng cố vấn: không đóng. Danh sách cuối có 8 người phải báo tăng. Hai dòng cuối của bảng còn đổi theo thời gian: người thử việc vào danh sách ngay khi ký hợp đồng lao động chính thức, còn nhân viên bán thời gian thì tháng 3 thuộc diện, tháng 8 thì không.

ketoanx.com/payroll/employees

Các bước

1. 1

   Vào Tiền lương→, Hồ sơ nhân viên. Người chưa có hồ sơ thì bấm Thêm nhân viên để mở form, người đã có thì bấm vào mã nhân viên để mở hồ sơ. Mã NV, Họ tên và Lương cơ bản (mức khoán, đơn giá giờ hoặc ngày công) là ba ô bắt buộc.

2. 2

   Ô Diện tham gia bảo hiểm có bảy lựa chọn, mặc định Đóng đủ BHXH, BHYT, BHTN. Giữ mặc định cho 5 nhân viên hợp đồng không xác định thời hạn, nhân viên hợp đồng 1 năm và nhân viên thời vụ hợp đồng 1 tháng. Ô Loại hợp đồng lao động của 5 người đầu chọn Không xác định thời hạn, của hai người sau chọn Xác định thời hạn.

3. 3

   Hồ sơ giám đốc: Diện tham gia bảo hiểm chọn Quản lý doanh nghiệp không hưởng lương: tự đóng BHXH, BHYT, Lương cơ bản (mức khoán, đơn giá giờ hoặc ngày công) nhập 0 và ô Lương đóng BH (trống = lương cơ bản cộng các phụ cấp, khoản bổ sung khai ở dưới; bắt buộc với lương giờ, ngày, sản phẩm, khoán) nhập mức tự chọn, ở ví dụ là 2.530.000. Không nhập ô này thì bảng lương vẫn lấy mức tham chiếu, nhưng cột mức đóng trên danh sách báo tăng sẽ là 0.

4. 4

   Hồ sơ người thử việc ký riêng: chọn Không thuộc diện bắt buộc (thử việc hợp đồng riêng, HĐLĐ dưới 1 tháng): trả thêm khoản tương đương, Loại hợp đồng lao động chọn Hợp đồng thử việc, và nhập Lương chính thức (khi đang thử việc) để phần mềm cảnh báo khi lương thử việc dưới 85% lương chính thức. Ngày ký hợp đồng lao động chính thức, mở lại hồ sơ, đổi diện sang Đóng đủ BHXH, BHYT, BHTN, đổi loại hợp đồng và nhập ngày ký vào ô Mức lương mới áp dụng từ ngày (khi đổi lương) để lịch sử lương ghi đúng tháng.

5. 5

   Hồ sơ nhân viên bán thời gian 2.400.000 đồng: KetoanX không có diện riêng cho người làm không trọn thời gian, nên bạn tự so lương tháng với 2.530.000 như bài nói. Tháng 8 lương thấp hơn mức ấy, chọn Không thuộc diện bắt buộc … (bảng lương không trừ bảo hiểm và trả thêm khoản tương đương phần doanh nghiệp đóng); tháng nào lương đạt mức thì chuyển về Đóng đủ BHXH, BHYT, BHTN.

6. 6

   Hồ sơ chuyên gia hưu trí ký hợp đồng cố vấn: chọn Đang hưởng lương hưu: không đóng BHXH, BHYT, BHTN. Cộng tác viên, người ký hợp đồng dịch vụ thật sự thì chọn Không tham gia (cộng tác viên, hợp đồng dịch vụ).

7. 7

   Với 8 người phải báo tăng, khai Ngày vào làm và nhóm ô danh sách D02-LT lấy sang: Mã số BHXH, Số CCCD, Ngày sinh, Giới tính, Chức vụ, công việc, Số hợp đồng, Hợp đồng có hiệu lực từ, Hợp đồng đến ngày, Nơi đăng ký khám chữa bệnh ban đầu và các phụ cấp có đóng bảo hiểm. Bấm Thêm với hồ sơ mới hoặc Lưu hồ sơ với hồ sơ đang sửa; câu báo Đã thêm nhân viên … hay Đã lưu hồ sơ nhân viên kèm phần Lưu ý: … nếu có điều cần xem lại.

8. 8

   Vào Tiền lương→, Lao động tham gia bảo hiểm, ô Tháng chọn 08/2026, bấm Xem. Mỗi người có Ngày vào làm trong tháng 8 và diện có đóng hiện một dòng Tăng lao động, cột Phương án ghi TM (người vào làm từ ngày làm việc thứ 15 trở đi thì tháng đó không đóng nên dòng TM nằm ở tháng 9); bấm Xuất Excel để lấy bảng nhập vào phần mềm kê khai bảo hiểm xã hội.

Phần mềm tự ghi gì

Lưu hồ sơ không sinh bút toán. Diện chỉ có tác dụng khi bạn tính bảng lương ở Tiền lương→, Bảng lương: diện đóng đủ trừ phần người lao động và tính phần doanh nghiệp, ghi Nợ tài khoản chi phí lương trên hồ sơ (ví dụ 642), Có 3383, 3384, 3386 cho phần doanh nghiệp và Nợ 334, Có 3383, 3384, 3386 cho phần trừ lương; công ty theo Thông tư 133 ghi BHTN vào 3385. Giám đốc không lương chỉ có phần tự đóng 25% BHXH và 4,5% BHYT trên 2.530.000, tức 632.500 và 113.850 đồng, không có phần doanh nghiệp và không có BHTN. Người thử việc và người bán thời gian ở diện không bắt buộc không bị trừ bảo hiểm; người hưu trí và người ở diện Không tham gia không có khoản nào.

Câu báo hay gặp khi lưu hồ sơ: Lương đóng BH 2.400.000 đồng thấp hơn mức tham chiếu 2.530.000 đồng (mức thấp nhất làm căn cứ đóng BHXH) khi bạn để diện có đóng mà nhập lương đóng dưới mức tham chiếu, chính là dấu hiệu người đó không thuộc diện; Ngày nghỉ việc không được trước ngày vào làm. Hồ sơ ghi quốc tịch khác Việt Nam mà để diện đóng đủ thì phần mềm nhắc chọn Người nước ngoài có HĐLĐ: BHXH, BHYT, không BHTN.

Kiểm lại và giới hạn

Danh sách Tiền lương→, Hồ sơ nhân viên có cột Lương đóng BH: người ở diện không đóng hiện chữ Không đóng, nên rà một lượt là thấy ai đang ngoài danh sách. Hướng dẫn từng ô của hồ sơ có ở hướng dẫn màn Hồ sơ nhân viên, còn cách đọc từng cột D02-LT có ở hướng dẫn màn Lao động tham gia bảo hiểm. Thủ tục nộp hồ sơ báo tăng nằm ở bài đăng ký BHXH, báo tăng, báo giảm.

Giới hạn cần biết. KetoanX chưa có diện riêng cho lao động không trọn thời gian hay chủ hộ kinh doanh, nên mỗi khi mức tham chiếu hay lương của người bán thời gian đổi, bạn tự rà lại diện. Danh sách báo tăng lấy theo Ngày vào làm và báo giảm theo Ngày nghỉ việc (ngày làm việc cuối cùng), không theo ngày đổi diện. Người thử việc chuyển sang hợp đồng chính thức hay người bán thời gian vào diện giữa chừng chỉ hiện ở tháng đổi diện dưới dạng dòng Điều chỉnh mức đóng từ 0 lên mức mới (phương án DC), còn danh sách của tháng vào làm cũ lại hiện họ là Tăng lao động; khi kê khai, bạn sửa dòng tháng đổi diện thành báo tăng trong tệp nộp. Trang chỉ là bản nội bộ để nhập vào phần mềm kê khai, không phải tệp nộp. Tỷ lệ đóng theo từng diện xem ở bài doanh nghiệp đóng bảo hiểm bao nhiêu phần trăm năm 2026; khoản nào của lương được nhân với tỷ lệ ấy nằm ở bài lương làm căn cứ đóng BHXH. Các chế độ bảo hiểm mà những người trong danh sách này được hưởng có ở trang bảo hiểm xã hội bắt buộc.