Hợp đồng lao động 2026: các loại, nội dung bắt buộc, phụ lục và việc kế toán cần biết

Hợp đồng theo mùa vụ hay công việc nhất định dưới 12 tháng không còn là loại riêng như luật cũ: công việc ấy ký hợp đồng xác định thời hạn. Nhóm người lao động từ đủ 18 tuổi vẫn có thể ủy quyền cho một người trong nhóm ký thay, nhưng hợp đồng phải bằng văn bản, kèm danh sách từng người.

Khi hợp đồng xác định thời hạn hết hạn mà người lao động vẫn làm, hai bên phải ký hợp đồng mới trong 30 ngày; trong thời gian chưa ký, quyền và nghĩa vụ vẫn theo hợp đồng cũ. Quá 30 ngày mà chưa ký thì hợp đồng cũ tự thành hợp đồng không xác định thời hạn. Nếu ký mới là hợp đồng xác định thời hạn thì chỉ được một lần; sau lần đó, người lao động còn làm tiếp phải ký không xác định thời hạn. Ví dụ: nhân viên ký 12 tháng, hết hạn ký tiếp 24 tháng, hết nữa vẫn làm thì lần ba bắt buộc là không xác định thời hạn.

Ở mục lương, phần phụ cấp và khoản bổ sung nên ghi theo từng khoản, đặt tên rõ. Cách ghi này quyết định khoản nào tính vào lương đóng bảo hiểm, như bài [lương đóng bảo hiểm xã hội và phụ cấp](/kien-thuc/luong-dong-bhxh-phu-cap) phân tích.

Với vị trí tiếp xúc bí mật kinh doanh hoặc công nghệ, công ty được thỏa thuận thêm bằng văn bản về phạm vi, thời hạn giữ bí mật và mức bồi thường khi vi phạm. Điều 21 chỉ quy định nội dung chứ không kèm biểu mẫu, nên mẫu riêng của công ty dùng được nếu đủ 10 nhóm trên; riêng ngành nông, lâm, ngư, diêm nghiệp được giảm bớt một số nội dung.

Bên công ty ký là người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền; người được ủy quyền không được ủy quyền lại. Bên người lao động ký trực tiếp, từ đủ 18 tuổi; từ đủ 15 đến dưới 18 tuổi thì cần người đại diện theo pháp luật đồng ý bằng văn bản.

Một người có thể ký nhiều hợp đồng với nhiều công ty nhưng phải thực hiện đủ từng hợp đồng, còn bảo hiểm xã hội, y tế, thất nghiệp thực hiện theo luật bảo hiểm (đóng theo hợp đồng giao kết đầu tiên, như bài [đối tượng đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc](/kien-thuc/doi-tuong-dong-bhxh-bat-buoc) nêu).

Bên nào muốn sửa hợp đồng phải báo bên kia trước ít nhất 3 ngày làm việc. Hai bên thỏa thuận được thì ký phụ lục hoặc hợp đồng mới; không thỏa thuận được thì tiếp tục theo hợp đồng cũ. Đổi lương theo thang bảng lương vì thế vẫn nên có phụ lục hoặc quyết định đi kèm, và phải khớp với mức lương đóng bảo hiểm trên hồ sơ.

Với thuế thu nhập cá nhân, từ 01/7/2026 người cư trú ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên bị khấu trừ theo biểu lũy tiến, kể cả khi ký ở nhiều nơi. Người không ký hợp đồng hoặc ký dưới 3 tháng chịu khấu trừ 10% khi mỗi lần trả từ 5 triệu đồng trở lên. Chi tiết nằm ở bài [khấu trừ 10% thuế TNCN](/kien-thuc/khau-tru-10-phan-tram-thue-tncn).

ketoanx.com/payroll/employees

Các bước

1. 1

   Vào Tiền lương→, Hồ sơ nhân viên, bấm mã nhân viên để mở hồ sơ (người mới thì bấm Thêm nhân viên).

2. 2

   Lần ký đầu, hợp đồng 12 tháng từ 01/01/2026: Loại hợp đồng lao động chọn Xác định thời hạn, Số hợp đồng ghi số trên bản giấy, Hợp đồng có hiệu lực từ 01/01/2026, Hợp đồng đến ngày 31/12/2026. Ô loại hợp đồng còn có Không xác định thời hạn, Hợp đồng thử việc, Khác và Mùa vụ, công việc dưới 12 tháng (hợp đồng cũ); lựa chọn cuối chỉ dành cho hợp đồng ký theo luật cũ còn hiệu lực, việc mùa vụ ký từ 2021 trở đi chọn Xác định thời hạn.

3. 3

   Diện tính thuế TNCN chọn Cư trú, hợp đồng từ 3 tháng (lũy tiến) cho hợp đồng này. Hợp đồng dưới 3 tháng chọn Cư trú, dưới 3 tháng hoặc không hợp đồng (10%), người không cư trú chọn Không cư trú (20%). Diện tham gia bảo hiểm giữ Đóng đủ BHXH, BHYT, BHTN vì hợp đồng từ đủ 1 tháng.

4. 4

   Lương và phụ cấp ghi theo từng khoản như hợp đồng: Lương cơ bản (mức khoán, đơn giá giờ hoặc ngày công), Phụ cấp chức vụ (đóng BH), Phụ cấp lương khác (đóng BH), Các khoản bổ sung khác (đóng BH) cho khoản tính vào lương đóng bảo hiểm, còn Phụ cấp chịu thuế và Phụ cấp không chịu thuế cho khoản tính lương, tính thuế. Bấm Lưu hồ sơ.

5. 5

   Ký tiếp 24 tháng từ 01/01/2027: mở lại hồ sơ, giữ Xác định thời hạn, sửa Số hợp đồng, Hợp đồng có hiệu lực từ 01/01/2027 và Hợp đồng đến ngày 31/12/2028, bấm Lưu hồ sơ. Đây là lần ký thêm duy nhất được phép.

6. 6

   Hết hạn mà người lao động còn làm: lần ba chọn Không xác định thời hạn, nhập số và ngày hiệu lực của hợp đồng mới, xóa trống ô Hợp đồng đến ngày.

7. 7

   Phụ lục đổi lương: nhập mức mới vào Lương cơ bản (mức khoán, đơn giá giờ hoặc ngày công) hoặc Lương đóng BH (trống = lương cơ bản cộng các phụ cấp, khoản bổ sung khai ở dưới; bắt buộc với lương giờ, ngày, sản phẩm, khoán), và ghi ngày có hiệu lực của phụ lục vào Mức lương mới áp dụng từ ngày (khi đổi lương). Để trống ô ngày thì phần mềm lấy ngày hôm nay. Phụ lục không đổi được thời hạn nên không sửa Hợp đồng đến ngày ở bước này.

Phần mềm tự ghi gì

Lưu hồ sơ không sinh bút toán. Mỗi lần lương cơ bản hoặc lương đóng bảo hiểm đổi, hồ sơ ghi thêm một dòng ở khung Lịch sử lương (cột Áp dụng từ, Lương cơ bản, Lương đóng bảo hiểm), và Tiền lương→, Lao động tham gia bảo hiểm của tháng áp dụng hiện dòng Điều chỉnh mức đóng với mức cũ, mức mới. Loại hợp đồng, số và ngày hợp đồng hiện ở cột Loại hợp đồng và Số, ngày hợp đồng của danh sách đó. Bảng lương tháng khấu trừ thuế theo Diện tính thuế TNCN: lũy tiến từng phần, 10% hoặc 20%.

Câu báo hay gặp khi lưu: Lương đóng BH … đồng thấp hơn mức tham chiếu … đồng (mức thấp nhất làm căn cứ đóng BHXH); Ngày nghỉ việc không được trước ngày vào làm; và phần Lưu ý: … nối sau câu Đã lưu hồ sơ nhân viên khi lương cơ bản thấp hơn lương tối thiểu vùng hay lương thử việc dưới 85% Lương chính thức (khi đang thử việc).

Kiểm lại và giới hạn

Mở lại hồ sơ để xem khung Lịch sử lương, và mở Tiền lương→, Lao động tham gia bảo hiểm của tháng ký để thấy loại, số, ngày hợp đồng đã lên danh sách D02-LT. Chi tiết từng ô có ở hướng dẫn màn Hồ sơ nhân viên.

KetoanX không có mẫu hợp đồng lao động và chưa nhắc ngày hết hạn từ ô Hợp đồng đến ngày; phần mềm cũng không kiểm số lần ký xác định thời hạn hay việc ghi Hợp đồng đến ngày quá 36 tháng. Bạn tự theo dõi hạn 30 ngày và lần ký thêm duy nhất, ví dụ đặt một việc ở Hệ thống→, Nhắc việc, lịch hẹn với Việc cần làm là ký tiếp hợp đồng và Đến hạn là ngày hết hạn. Bản hợp đồng đã ký không gắn vào hồ sơ nhân viên; muốn lưu bản quét trong phần mềm thì tải lên Hệ thống→, Kho tài liệu (PDF, ảnh, Word, tối đa 10 MB mỗi tệp), xếp theo thư mục tên nhân viên.