Kinh phí công đoàn 2026: doanh nghiệp nào phải đóng, nộp ở đâu, hạch toán và chi phí được trừ

Vì vậy công ty 5 người chưa từng có công đoàn vẫn phải trích và nộp. Khoản này do công ty chịu, không trừ vào lương nhân viên.

Ví dụ: công ty có quỹ lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội 450.000.000 đồng một tháng thì kinh phí công đoàn là 450.000.000 × 2% = 9.000.000 đồng, do công ty chịu hoàn toàn.

Đoàn phí là khoản khác: chỉ đoàn viên đóng, trừ vào lương của chính họ. Từ 01/7/2025 mức đoàn phí là 0,5% lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội, tối đa 10% lương cơ sở. Trên bảng lương hai khoản này hay bị gộp thành một dòng công đoàn, trong khi một khoản là chi phí của công ty và khoản kia là tiền của nhân viên, nên phải giữ riêng.

Tiền nộp vào tài khoản của tổ chức công đoàn. Nghị định không ghi sẵn một số tài khoản chung; bạn hỏi công đoàn cơ sở nếu đã có, chưa có thì hỏi công đoàn cấp trên quản lý địa bàn của công ty. Công ty có công đoàn cơ sở thường được cấp lại một phần theo quy định của Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam.

Bảng này dùng cho doanh nghiệp theo Thông tư 99, 200, 133 (hợp tác xã theo Thông tư 71 ghi tài khoản 335, nên khác tên tài khoản). Đoàn phí trừ lương nhân viên ghi riêng: Nợ 334, Có 3382. Phần tổng thể các khoản trích theo lương có trong bài [hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương](/kien-thuc/hach-toan-tien-luong-cac-khoan-trich-theo-luong).

Tiền phạt thì không. Mọi khoản phạt vi phạm hành chính, trong đó có tiền phạt chậm đóng kinh phí công đoàn, bị loại khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Phần nộp vượt 2% luật quy định cũng nên tách riêng, vì không có căn cứ pháp luật để coi là chi phí hợp lệ. Danh sách chi phí được trừ và không được trừ nằm ở các bài thuế thu nhập doanh nghiệp.

Nghị định 283/2026/NĐ-CP, có hiệu lực từ 10/9/2026 và thay Nghị định 12/2022/NĐ-CP, phạt từ 12% đến dưới 15% tổng số tiền phải đóng (tối đa 75.000.000 đồng) với chậm đóng hoặc không đóng một phần; từ 18% đến 20% (tối đa 75.000.000 đồng) khi không đóng cho toàn bộ người lao động thuộc diện đóng. Ngoài phạt còn phải nộp đủ số tiền kinh phí công đoàn chậm đóng, đóng chưa đủ trong 30 ngày kể từ ngày có quyết định xử phạt, kèm lãi theo lãi suất tiền gửi không kỳ hạn cao nhất của các ngân hàng thương mại nhà nước.

Ví dụ: công ty phải đóng 9.000.000 đồng mỗi tháng và chậm 6 tháng nhưng bị lập biên bản khi nợ cộng dồn 54.000.000 đồng thì mức phạt rơi vào 6.480.000 đến dưới 8.100.000 đồng, chưa kể lãi.

Mức giảm tối đa là 20% mức đóng, kéo dài tối đa 6 tháng, và chỉ áp dụng cho doanh nghiệp đã hết thời gian tạm dừng mà vẫn phải cắt giảm lao động ở mức quy định. Quyết định do Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam hoặc Liên đoàn Lao động cấp tỉnh ban hành, sau khi công ty gửi hồ sơ kèm báo cáo tình hình sử dụng lao động; trong 15 ngày làm việc kể từ khi nhận đề nghị sẽ có văn bản trả lời. Không có quyết định thì vẫn phải đóng đủ.

ketoanx.com/payroll/settings

Các bước

1. 1

   Mở Hệ thống→, Cài đặt công ty, khối Cảnh báo và tùy chọn. Ô Trích kinh phí công đoàn 2% vào chi phí lương mặc định đã bật; bỏ đánh dấu thì bảng lương thôi trích khoản này cho mọi người, nên chỉ tắt khi công ty thật sự không thuộc diện đóng. Đổi xong bấm Lưu cài đặt.

2. 2

   Mở Tiền lương→, Tham số lương, ô Xem tham số áp dụng cho kỳ chọn tháng sắp tính rồi bấm Xem. Dòng Kinh phí công đoàn (doanh nghiệp đóng) phải là 2%, dòng Đoàn phí của đoàn viên là 0,5% kèm mức tối đa tính theo lương cơ sở.

3. 3

   Có quyết định giảm 20% mức đóng trong 6 tháng thì dùng form Đặt riêng tham số từ một tháng ngay dưới bảng: ô Có hiệu lực từ tháng (bắt buộc) chọn tháng đầu được giảm, ô Kinh phí công đoàn % gõ 1,6, ô Ghi chú, căn cứ ghi số quyết định, bấm Lưu tham số. Thêm một dòng nữa với 2 ở tháng hết giảm, vì phần mềm không tự trả về mức cũ.

4. 4

   Mở Tiền lương→, Hồ sơ nhân viên, bấm mã từng người. Ô Là đoàn viên công đoàn chỉ đánh dấu cho người đã vào công đoàn để bảng lương trừ đoàn phí của họ; người không đánh dấu vẫn được trích 2% phía công ty. Ô Diện tham gia bảo hiểm quyết định ai nằm trong quỹ lương: diện thử việc hợp đồng riêng, cộng tác viên, người đang hưởng lương hưu, người làm nhiều nơi chỉ đóng TNLĐ-BNN và quản lý không hưởng lương không được trích. Bấm Lưu hồ sơ.

5. 5

   Ở Tiền lương→, Bảng lương, khung Tính lương và hạch toán, ô Kỳ chọn tháng rồi bấm Tính lương kỳ. Mở bảng lương của kỳ: cột Kinh phí công đoàn cho số từng người, và với quỹ lương làm căn cứ đóng 450.000.000 đồng như ví dụ ở trên thì tổng cột là 9.000.000 đồng.

6. 6

   Nộp tiền ở khung Nộp bảo hiểm, kinh phí công đoàn cuối trang bảng lương kỳ đó. Dòng 3382 Kinh phí công đoàn, đoàn phí có ba cột Phải nộp, Đã nộp, Còn phải nộp. Chọn Ngày nộp (bắt buộc, mặc định gợi ý sẵn), Hình thức (Chuyển khoản hoặc Tiền mặt) và Khoản nộp chọn Kinh phí công đoàn, đoàn phí để chỉ nộp phần này cho tổ chức công đoàn, rồi bấm Lập chứng từ nộp bảo hiểm và xác nhận Lập chứng từ nộp số còn phải nộp của khoản đã chọn?.

Phần mềm tự ghi gì

Chứng từ lương của kỳ có dòng diễn giải Kinh phí công đoàn: Nợ tài khoản ở ô TK chi phí lương trên hồ sơ (622, 627, 641 hoặc 642; hồ sơ có bảng phân bổ theo bộ phận thì chia theo tỷ lệ của bảng), Có 3382, cộng 9.000.000 đồng ở ví dụ. Đoàn phí là dòng riêng Đoàn phí công đoàn khấu trừ: Nợ 334, Có 3382. Hợp tác xã theo Thông tư 71 ghi vào 335 thay cho 3382.

Nút Lập chứng từ nộp bảo hiểm lập một chứng từ báo nợ (hoặc phiếu chi nếu chọn tiền mặt) cho các khoản 338 còn phải nộp của khoản đã chọn: Tất cả là Nợ 3382, 3383, 3384 và tài khoản BHTN; Kinh phí công đoàn, đoàn phí chỉ Nợ 3382; BHXH, BHYT, BHTN (nộp cơ quan BHXH) không có 3382; Có 112 hay 111, diễn giải Nộp bảo hiểm, kinh phí công đoàn tháng …. Số ở dòng 3382 gồm cả 2% công ty chịu lẫn đoàn phí đã trừ lương. Khoản công đoàn cấp trên cấp lại cho công đoàn cơ sở bạn ghi bằng chứng từ báo có ở Quỹ, ngân hàng→, Thu, chi, chứng từ khác: Nợ 112, Có 3382. Câu báo hay gặp: Kỳ lương này chưa tính hoặc chứng từ lương đã bị xóa khi bấm nộp trước khi tính lương, và Kỳ lương này không còn khoản bảo hiểm, công đoàn nào phải nộp khi kỳ đã nộp đủ.

Kiểm lại và giới hạn

Nút Bảng kê trích nộp trên trang bảng lương mở bảng có dòng Kinh phí công đoàn với cột Quỹ lương làm căn cứ, tỷ lệ và số tiền: ở ví dụ là 450.000.000, 2% và 9.000.000, dòng Đoàn phí công đoàn nằm ngay dưới. Sổ chi tiết tài khoản 3382 cho thấy số còn phải nộp sau khi lập chứng từ. Cách đặt tỷ lệ theo tháng có ở [hướng dẫn tham số lương](/huong-dan/tham-so-luong), các bước tính và nộp có ở [hướng dẫn bảng lương](/huong-dan/bang-luong).

Tiền công đoàn chuyển vào tài khoản của tổ chức công đoàn còn bảo hiểm chuyển cho cơ quan BHXH, nên dùng ô Khoản nộp để lập hai chứng từ riêng. Số còn phải nộp của từng tài khoản không vượt số dư thực của tài khoản đó, nên chứng từ nộp 3382 bạn lập tay ở Thu, chi, chứng từ khác cũng làm số còn phải nộp giảm theo và nút không nộp trùng phần đã nộp. KetoanX chưa tính tiền phạt chậm đóng kinh phí công đoàn và chưa lập hồ sơ xin giảm, tạm dừng đóng; hai việc này làm ngoài phần mềm.