Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương: bút toán theo Thông tư 99 và 133, có ví dụ số

Tài khoản 334 (Phải trả người lao động) theo dõi mọi khoản công ty còn nợ người lao động: lương, tiền công, thưởng có tính chất lương, bảo hiểm xã hội trả theo lương và các khoản khác thuộc thu nhập. Bên Có là số phải trả, bên Nợ là số đã trả và các khoản khấu trừ vào lương. Tài khoản 338 (Phải trả, phải nộp khác) ở đây dùng bốn tài khoản cấp 2: 3382 kinh phí công đoàn, 3383 bảo hiểm xã hội, 3384 bảo hiểm y tế và 3386 bảo hiểm thất nghiệp. Thuế TNCN khấu trừ nằm ở 3335, một tài khoản cấp 2 của 333. Phía chi phí, lương của công nhân trực tiếp ghi 622, của nhân viên bán hàng ghi 641, của bộ phận quản lý ghi 642; công ty có máy thi công hay công trình xây dựng dở dang thì dùng thêm 623, 627, 241.

Từ năm tài chính 2026 các doanh nghiệp áp dụng chế độ của Thông tư 99 dùng đúng danh mục này, xem thêm trong bài về hệ thống tài khoản kế toán theo Thông tư 99 và về cách hạch toán tài khoản 338.

Phần người lao động chịu là 10,5% của 130.000.000: BHXH 8% là 10.400.000, BHYT 1,5% là 1.950.000, BHTN 1% là 1.300.000, cộng 13.650.000 đồng. Phần công ty chịu là 21,5%: BHXH 17,5% là 22.750.000, BHYT 3% là 3.900.000, BHTN 1% là 1.300.000, cộng 27.950.000 đồng; kinh phí công đoàn 2% là 2.600.000 đồng. Tỷ lệ này đối chiếu ở bài về doanh nghiệp đóng bảo hiểm bao nhiêu phần trăm năm 2026.

Phần công ty chịu chia theo bộ phận: phân xưởng 60.000.000 nhân 23,5% là 14.100.000 đồng, bán hàng 30.000.000 nhân 23,5% là 7.050.000 đồng, quản lý 40.000.000 nhân 23,5% là 9.400.000 đồng, cộng 30.550.000 đồng, khớp với 27.950.000 cộng 2.600.000. Thực lĩnh toàn công ty là 130.000.000 trừ 13.650.000 trừ 1.250.000, bằng 115.100.000 đồng.

Bảy bút toán của kỳ lương:

Số nộp bảo hiểm ở bút toán 6 gồm cả hai phần: BHXH 22.750.000 cộng 10.400.000 là 33.150.000, BHYT 3.900.000 cộng 1.950.000 là 5.850.000, BHTN 1.300.000 cộng 1.300.000 là 2.600.000. Kinh phí công đoàn 2.600.000 đồng ghi Nợ 3382 khi nộp hoặc khi chi tại đơn vị. Sau bảy bút toán, 334 về 0.

Trong ví dụ trên, công ty theo Thông tư 133 thay 3386 bằng 3385 ở các bút toán 2, 3 và 6; các số tiền không đổi. Sổ năm tài chính trước 2026 theo Thông tư 200 vẫn kết theo chế độ đó, rồi số dư chuyển sang danh mục mới khi bắt đầu áp dụng Thông tư 99.

Khi người lao động nghỉ ốm hoặc thai sản và được cơ quan bảo hiểm chi trả, công ty ghi Nợ 3383, Có 334 số tiền phải trả cho người đó. Khi cơ quan bảo hiểm thanh toán lại cho công ty thì ghi Nợ 111 hoặc 112, Có 3383. Tiền thưởng lấy từ quỹ khen thưởng ghi Nợ 3531, Có 334; thưởng tính vào chi phí kỳ này thì ghi Nợ tài khoản chi phí, Có 334. Công ty trích trước tiền lương nghỉ phép thì khi thực tế phát sinh ghi Nợ 335, Có 334 thay vì ghi vào chi phí. Chi tiết thưởng Tết và lương tháng 13 nằm ở bài về thưởng Tết và lương tháng 13.

Trả lương bằng sản phẩm, hàng hóa: ghi Nợ 334, Có 511 phần doanh thu không có thuế và Có 33311 thuế GTGT đầu ra. Tạm ứng lương giữa tháng ghi Nợ 334 và Có tiền ngay khi chi; cuối tháng, số thực lĩnh tính trừ khoản đã ứng. Khoản tạm ứng chi công việc nhưng chưa quyết toán, hay tiền bồi thường tài sản thiếu, được trừ vào lương bằng Nợ 334, Có 141 hoặc 138.

Số dư Có của 3382, 3383, 3384, 3386 cuối tháng là bảo hiểm và công đoàn đã trích nhưng chưa nộp. Đối chiếu ba chỗ: tổng bảo hiểm trên bảng kê trích nộp, số trên sổ cái 338 và số trên thông báo của cơ quan bảo hiểm. Lệch thì thường là người vào hoặc nghỉ giữa tháng, người nghỉ không lương dài ngày, hoặc khác nhau về lương đóng bảo hiểm.

ketoanx.com/payroll

Các bước

1. 1

   Chia nhân viên theo bộ phận ở Tiền lương→, Hồ sơ nhân viên. Ô TK chi phí lương của công nhân phân xưởng ghi 622, nhân viên bán hàng 641, bộ phận quản lý 642; ô Bộ phận ghi tên bộ phận. Để bảng khớp ví dụ, tổng Lương cơ bản (mức khoán, đơn giá giờ hoặc ngày công) của từng nhóm là 60.000.000, 30.000.000 và 40.000.000, ô Diện tham gia bảo hiểm để Đóng đủ BHXH, BHYT, BHTN, và mỗi người có lương đóng bảo hiểm dưới trần 50.600.000 đồng.

2. 2

   Vào Tiền lương→, Bảng lương, khối Tính lương và hạch toán, ô Kỳ chọn 10/2026, bấm Tính lương kỳ. Phần mềm báo Đã tính lương … nhân viên, thực lĩnh … đồng. Kỳ đã tính thì tính lại bị từ chối với câu Kỳ lương này đã được tính. Xóa chứng từ lương của kỳ để tính lại.; thiếu tài khoản bảo hiểm thất nghiệp thì báo Hệ thống tài khoản thiếu tài khoản bảo hiểm thất nghiệp (3386 theo TT200 và TT99, 3385 theo TT133).

3. 3

   Bấm kỳ 10/2026 trong bảng Các kỳ đã tính. Bảng lương tháng có các cột Tổng thu nhập, Bảo hiểm NLĐ, Thuế TNCN, Thực lĩnh, Bảo hiểm DN đóng và Kinh phí công đoàn. Bấm Chứng từ … ở đầu trang để mở chứng từ loại LG với diễn giải Lương tháng 10/2026; Bảng phân bổ lương, BHXH và Bảng kê trích nộp in số theo bộ phận và theo tài khoản.

4. 4

   Khung Chi lương ghi số còn phải trả. Chọn Ngày chi, Hình thức (Chuyển khoản hoặc Tiền mặt), để Số tiền (trống = trả hết) trống hoặc nhập số trả một phần, rồi bấm Lập chứng từ chi lương và xác nhận. Trả theo từng người thì dùng khung Chi lương theo từng người: cột Còn phải trả có sẵn, nhập vào Số chi lần này.

5. 5

   Khung Nộp bảo hiểm, kinh phí công đoàn liệt kê từng tài khoản 3382, 3383, 3384, 3386 với Phải nộp, Đã nộp, Còn phải nộp. Chọn Ngày nộp, Hình thức rồi bấm Lập chứng từ nộp bảo hiểm: phần mềm nộp toàn bộ số còn lại một lần, không nhập được một phần.

6. 6

   Thuế TNCN khấu trừ nộp ở Thuế, cuối kỳ→, Nộp thuế, hàng Thuế thu nhập cá nhân, như bài hạch toán thuế TNCN.

7. 7

   Các khoản ngoài kỳ thường: tạm ứng giữa tháng ở Tiền lương→, Tạm ứng lương (Nợ 334, Có tiền; kỳ lương tính sau tự trừ phần đã ứng); thưởng, lương tháng 13 ở Tiền lương→, Lương tháng 13, thưởng, ô TK ghi Nợ (trống = TK chi phí của nhân viên) ghi 3531 nếu chi từ quỹ khen thưởng; trợ cấp ốm đau, thai sản ở Tiền lương→, Trợ cấp BHXH chi hộ, ô Số tiền được duyệt, bấm Ghi nhận rồi Lập chứng từ trả.

Phần mềm tự ghi gì

Ở ví dụ, chứng từ LG có: Nợ 622, 641, 642 Có 334 lần lượt 60.000.000, 30.000.000, 40.000.000; Nợ 622, 641, 642 Có 3382, 3383, 3384, 3386 phần công ty chịu 14.100.000, 7.050.000, 9.400.000 (3382 là 2.600.000, 3383 là 22.750.000, 3384 là 3.900.000, 3386 là 1.300.000); Nợ 334 Có 3383 10.400.000, Có 3384 1.950.000, Có 3386 1.300.000; Nợ 334 Có 3335 bằng tổng thuế của từng người. Công ty theo Thông tư 133 thì bảo hiểm thất nghiệp ghi vào 3385. Tổng thuế 1.250.000 trong bài là giả định gom cả công ty; KetoanX tính thuế riêng từng hồ sơ nên số này là tổng cột Thuế TNCN của bảng lương, và thực lĩnh là 130.000.000 trừ 13.650.000 trừ số đó. Đoàn viên còn bị trừ đoàn phí, ghi Nợ 334 Có 3382.

Chi lương ghi Nợ 334, Có tiền gửi hoặc tiền mặt, diễn giải Chi lương tháng 10/2026. Nộp bảo hiểm ghi Nợ 3382, 3383, 3384, 3386 Có tiền: 3383 là 33.150.000, 3384 là 5.850.000, 3386 là 2.600.000 và 3382 là 2.600.000, tổng 44.200.000. Khác bài ở một điểm: chứng từ của phần mềm nộp luôn cả 3382 (kinh phí công đoàn), còn bài ghi 3382 riêng khi nộp hoặc khi chi tại đơn vị.

Kiểm lại và giới hạn

Sau khi chi lương và nộp đủ, khung Chi lương ghi Đã chi đủ lương và khung bảo hiểm ghi Đã nộp đủ; số dư 334 về 0. Mở Tiền lương→, Còn phải trả nhân viên để xem ai còn nợ lương. Số dư 3382, 3383, 3384, 3386 so với Bảng kê trích nộp và thông báo của cơ quan bảo hiểm; trang bảng lương còn ước tính tiền chậm đóng BHXH, BHTN (0,03% mỗi ngày) khi quá hạn.

Phần mềm không có màn trích trước lương phép (335) hay trả lương bằng hàng hóa (Nợ 334, Có 511, 33311): các bút toán đó lập ở chứng từ nhập tay. Nó chỉ ghi sổ, không nộp tiền bảo hiểm hay thuế cho cơ quan nhà nước; tiền thực tế vẫn nộp qua ngân hàng hoặc cổng thuế của bạn. Muốn tính nhanh từ gross sang net cho một người, dùng công cụ tính lương gross net; xem thêm các tính năng tiền lương của phần mềm. Quay lại bức tranh chung ở bài kế toán tiền lương làm những gì, hoặc đọc tiếp bài cách tính lương theo ngày công để biết số công đi vào bảng lương từ đâu.

Muốn xem đủ mọi ô, mọi nút và lỗi hay gặp của màn này, đọc bài hướng dẫn sử dụng bảng lương.