Cách tính lương theo ngày công: chọn công chuẩn 22, 26 hay theo lịch từng tháng

Lương tuần bằng lương tháng nhân 12 rồi chia 52. Lương ngày bằng lương tháng chia cho số ngày làm việc bình thường trong tháng mà doanh nghiệp lựa chọn. Lương giờ bằng lương ngày chia cho số giờ làm việc bình thường trong ngày, tối đa 8 giờ theo Bộ luật Lao động.

Với lương tháng 12.000.000 đồng và công chuẩn 22 ngày: lương tuần là 2.769.231 đồng, lương ngày là 545.455 đồng, lương giờ là 68.182 đồng. Cũng lương ấy mà chọn công chuẩn 26 thì lương ngày chỉ 461.538 đồng và lương giờ 57.692 đồng. Lương giờ là nền để tính tiền làm thêm giờ, nên chỗ chọn công chuẩn còn ảnh hưởng sang bài tiền lương làm thêm giờ.

Công chuẩn 22 ứng với tuần làm 5 ngày, thứ Hai đến thứ Sáu. Công chuẩn 26 ứng với tuần làm 6 ngày, thứ Hai đến thứ Bảy; tuần 6 ngày mỗi ngày 8 giờ vừa chạm trần 48 giờ một tuần của Bộ luật Lao động, và vẫn còn một ngày nghỉ hằng tuần, đúng quy định nghỉ ít nhất 24 giờ liên tục. Cách thứ ba là tính theo lịch: chia cho số ngày làm việc thực tế của tháng đó, nên mẫu số đổi theo tháng.

Cùng một người lương 12.000.000 đồng, nghỉ không lương 2 ngày, nhận khác nhau tùy cách chọn:

Công chuẩn 26 cho người đi làm thiệt ít nhất khi nghỉ không lương, nhưng cũng làm lương giờ thấp nhất. Cách theo lịch công bằng nhất về chuyện mỗi ngày làm việc trong tháng được trả bằng nhau, đổi lại số tiền trừ khác nhau mỗi tháng và hay làm nhân viên thắc mắc. Công chuẩn cố định dễ giải thích nhất. Dù chọn cách nào, đừng dùng hai cách cho hai việc: ngày công chuẩn để trừ lương và ngày công chuẩn để tính lương giờ làm thêm nên là một.

Nghỉ không lương 3 ngày, lương 12.000.000, công chuẩn 22: 12.000.000 trừ 3 nhân 545.455, còn 10.363.636 đồng. Nhân viên vào làm ngày 15/10/2026 (thứ Năm) có 12 ngày làm việc từ thứ Hai đến thứ Sáu trong tháng đó, nên được 12 nhân 545.455, bằng 6.545.455 đồng. Nhân viên nghỉ việc với ngày làm việc cuối cùng là 20/10/2026 (thứ Ba) có 14 ngày làm việc từ 1 đến 20/10, nên lương tháng cuối là 14 nhân 545.455, bằng 7.636.364 đồng. Với tuần làm 6 ngày, đếm cả thứ Bảy vào số ngày làm việc và dùng mẫu số 26.

Nghỉ việc còn kéo theo tiền các ngày phép chưa nghỉ, xem bài về lương ngày lễ, phép năm và ngừng việc. Bảo hiểm của tháng vào hoặc nghỉ việc tính theo quy định về bảo hiểm, không theo số công.

Ngày nghỉ không lương trừ một công, trừ cả ngày nghỉ không lương do người lao động xin lẫn ngày công ty cho nghỉ không trả lương. Nghỉ ốm và thai sản hưởng bảo hiểm xã hội thì công ty không trả lương cho những ngày đó, nên chấm công là ngày không lương; tiền do cơ quan bảo hiểm chi trả. Làm nửa ngày tính nửa công; làm theo giờ thì quy ra công bằng số giờ chia 8.

Đổi công chuẩn giữa năm cần thông báo cho người lao động. Ngày bắt đầu áp dụng nên rơi vào đầu tháng để một tháng không dùng hai mẫu số. Phần kỹ thuật viết quy chế nằm ở bài về quy chế lương thưởng.

ketoanx.com/payroll/timesheet/summary

Các bước

1. 1

   Mở Cài đặt công ty, khối Cảnh báo và tùy chọn, ô Số ngày công chuẩn mỗi tháng nhập 22 (nhận từ 20 đến 31, mặc định 26) rồi bấm Lưu cài đặt. Chỉ chủ sở hữu hoặc quản trị viên sửa được. Từ 24 trở lên phần mềm coi tuần làm 6 ngày (thứ Hai đến thứ Bảy), dưới 24 là tuần 5 ngày, nên 22 cho lịch thứ Hai đến thứ Sáu. Muốn theo cách theo lịch, bạn tự đổi ô này về 21 trước kỳ tháng 11/2026 hoặc 20 trước kỳ tháng 2/2026 rồi mới tính lương kỳ đó.

2. 2

   Khai nhân viên ở Tiền lương→, Hồ sơ nhân viên với Lương cơ bản (mức khoán, đơn giá giờ hoặc ngày công) 12.000.000 và Hình thức trả lương để Theo thời gian (lương tháng, theo công). Hai hình thức Theo giờ và Theo ngày công, buổi coi Lương cơ bản là đơn giá một giờ hoặc một ngày công nên đừng chọn khi lương hợp đồng là lương tháng.

3. 3

   Vào Tiền lương→, Chấm công, ô Tháng chấm công chọn 10/2026, bấm Mở tháng. Ở hàng Bút chấm bấm ký hiệu KL (nghỉ không lương), rồi bấm vào hai ô ngày 12 và 13 của nhân viên. Các ký hiệu khác: X đủ công, X/2 nửa công, S và C làm buổi sáng hoặc chiều, H chấm theo giờ (công bằng số giờ chia 8), P nghỉ phép, L nghỉ lễ, NB nghỉ bù (cả ba hưởng lương), O nghỉ ốm (không hưởng lương, hưởng bảo hiểm). Ký hiệu riêng của công ty, như ngừng việc hưởng 70%, thêm ở Ký hiệu chấm công.

4. 4

   Bấm Lưu chấm công, rồi bấm Điền đủ công các ngày làm việc: nút này điền X cho các ngày làm việc còn trống, giữ nguyên ô đã chấm KL, nên tháng 10/2026 của nhân viên ra 20 công hưởng lương và 2 công không lương. Phải điền đủ vì nhân viên đã có dòng chấm công thì chỉ những ngày được chấm mới tính công. Bảng Bảng tổng hợp công dưới lưới hiện Công chuẩn 22 và Công hưởng lương 20 để bạn xem trước. Có sẵn số công từ Excel thì dùng Bảng tổng hợp công, nhập Excel với nút Nhập từ tệp Excel.

5. 5

   Người vào làm 15/10/2026 hoặc nghỉ việc với ngày làm việc cuối 20/10/2026: điền Ngày vào làm hoặc Ngày nghỉ việc (ngày làm việc cuối cùng) trên hồ sơ. Nếu không chấm công gì cho người đó, phần mềm trừ các ngày làm việc ngoài thời gian làm việc: vào 15/10 còn 12 công, nghỉ sau 20/10 còn 14 công. Nếu đã chấm công thì giữ đúng công đã chấm, nên đừng bấm Điền đủ công các ngày làm việc cho họ (nút này điền cả những ngày trước ngày vào làm); chấm tay từ ngày vào làm.

6. 6

   Về Tiền lương→, Bảng lương, ô Kỳ chọn 2026-10 và bấm Tính lương kỳ. Ở bảng lương tháng, cột Công hiện 20, Lương chính 10.909.091. Phiếu lương hiện dòng Công hưởng lương / công chuẩn 20 / 22 để người lao động tự đối chiếu.

Phần mềm tự ghi gì

Lương thời gian bằng lương cơ bản nhân công hưởng lương chia công chuẩn, làm tròn đến đồng: 12.000.000 nhân 20 chia 22 ra 10.909.091. Cùng nhân viên ấy, công chuẩn 26 ra 11.076.923 (24 công), công chuẩn 21 ra 10.857.143 (19 công) và nghỉ không lương 3 ngày công chuẩn 22 ra 10.363.636 (19 công). Lương giờ bằng lương cơ bản chia công chuẩn chia 8, ở công chuẩn 22 là 68.182 đồng, và là nền cho tiền làm thêm giờ ở phiếu lương.

Chứng từ lương ghi Nợ 642, Có 334 10.909.091. Bảo hiểm không tính theo công mà theo lương đóng bảo hiểm: người lao động đóng 1.260.000 (Có 3383 960.000, Có 3384 180.000, Có 3386 120.000, ghi Nợ 334), doanh nghiệp đóng thêm 2.580.000 cùng 240.000 kinh phí công đoàn (Nợ 642); theo Thông tư 133 BHTN ghi 3385. Thuế TNCN bằng 0 vì thu nhập tính thuế âm, thực lĩnh 9.649.091 đồng. Vẫn đủ tháng bảo hiểm khi nghỉ không lương dưới 14 ngày làm việc.

Lỗi hay gặp khi chấm công: Kỳ lương tháng này đã tính. Xóa chứng từ lương của kỳ rồi mới sửa chấm công. khi sửa công sau khi tính lương; Sổ đã khóa đến ngày … nếu tháng nằm trong kỳ đã khóa; Chưa có nhân viên đang làm việc khi bấm điền đủ công mà chưa khai ai.

Kiểm lại và giới hạn

Mở Bảng lương tháng 10/2026, cột Công và Lương chính, rồi Phiếu lương của người đó để thấy Công hưởng lương / công chuẩn. Tháng đã tính mà thấy công sai thì xóa chứng từ lương của kỳ, sửa chấm công rồi tính lại.

Phần mềm chưa có chế độ tự đổi công chuẩn theo số ngày làm việc của từng tháng, và công chuẩn đổi cho cả công ty chứ không riêng một phòng ban; kỳ đã tính giữ công chuẩn lúc tính (ghi trên phiếu lương). Nếu chọn cách theo lịch, nhớ đổi số này trước mỗi kỳ. Công chuẩn tính lương và lương giờ làm thêm dùng cùng một số, đúng như khuyến nghị ở trên. Đọc tiếp bài tiền lương làm thêm giờ để biết lương giờ vừa tính đi vào tiền tăng ca, và quay lại bài hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương nếu cần ghi sổ phần lương này. Để tính nhanh mức thực nhận của một người, dùng công cụ tính lương gross net.

Cách nhập từng ô và các trường hợp khác của màn này có đủ trong bài hướng dẫn sử dụng chấm công.