Cách tính lương ngày nghỉ lễ, phép năm, nghỉ việc riêng và ngừng việc, có ví dụ số

Nghỉ việc riêng không lương thì người lao động nghỉ 1 ngày khi ông bà nội ngoại, anh chị em ruột mất, hoặc khi cha mẹ, anh chị em ruột kết hôn, và phải báo cho công ty. Ngoài các trường hợp đó, hai bên có thể thỏa thuận nghỉ không lương.

Người hưởng lương tháng không cần tính gì thêm: lương tháng đã gồm ngày lễ, chấm công ghi một công cho ngày lễ là đủ. Người hưởng lương ngày được trả một ngày lương cho mỗi ngày lễ rơi vào ngày làm việc. Với lương ngày 400.000 đồng, tháng có hai ngày lễ rơi vào ngày làm việc, người đó nhận thêm 800.000 đồng cho hai ngày không đi làm.

Đi làm vào ngày lễ thì cộng thêm tiền làm thêm giờ 300%. Người lương ngày đi làm một ngày lễ nhận 400.000 đồng tiền lương ngày lễ cộng 1.200.000 đồng làm thêm, tổng 1.600.000 đồng, tức 400% lương ngày; người lương tháng nhận 300% cộng vào lương tháng. Cách tính chi tiết nằm ở bài tiền lương làm thêm giờ.

Lễ trùng ngày nghỉ hằng tuần thì người lao động được nghỉ bù vào ngày làm việc kế tiếp.

Chưa đủ 12 tháng thì phép tính theo tỷ lệ: ngày phép cộng ngày tăng thêm theo thâm niên (nếu có), chia 12, nhân số tháng làm việc thực tế. Một tháng làm chưa đủ vẫn tính là một tháng nếu tổng số ngày làm việc và ngày nghỉ hưởng lương chiếm từ 50% số ngày làm việc bình thường của tháng. Thời gian thử việc (nếu sau đó được nhận làm việc), nghỉ việc riêng có lương, nghỉ ốm không quá 2 tháng một năm, nghỉ thai sản và nghỉ không lương không quá 1 tháng một năm (khi được đồng ý) đều tính vào thời gian làm việc để tính phép.

Lương ngày phép bằng lương theo hợp đồng tại thời điểm nghỉ, nên người nghỉ phép không bị trừ lương. Phép chưa nghỉ hoặc chưa nghỉ hết khi thôi việc, mất việc phải được trả bằng tiền; căn cứ là tiền lương theo hợp đồng lao động của tháng liền kề trước tháng thôi việc, chứ không phải lương tháng thôi việc.

Ví dụ nhân viên vào làm ngày 01/12/2025, nghỉ việc ngày 31/10/2026, lương hợp đồng tháng 9/2026 là 15.600.000 đồng, đã nghỉ phép 4 ngày. Thời gian làm là 11 tháng, nên phép được 12 chia 12 nhân 11, bằng 11 ngày, còn 7 ngày chưa nghỉ. Với công chuẩn 26: lương ngày 600.000 đồng, tiền phép 7 nhân 600.000, bằng 4.200.000 đồng. Cùng người đó mà công ty dùng công chuẩn 22 thì lương ngày 709.091 đồng, tiền phép 4.963.636 đồng. Công chuẩn ở đây phải là công chuẩn đã chọn trong bài cách tính lương theo ngày công.

Phép năm do công ty xếp lịch sau khi tham khảo ý kiến người lao động và thông báo trước; hai bên có thể thỏa thuận nghỉ nhiều lần hoặc gộp tối đa 3 năm một lần. Nghỉ phép khi chưa tới kỳ lương thì người lao động có thể xin ứng trước, mức tối thiểu bằng lương của các ngày nghỉ đó. Đi nghỉ bằng đường bộ, đường sắt, đường thủy mà đi đường cả đi và về trên 2 ngày thì từ ngày thứ 3 được tính thêm thời gian đi đường, cho 1 lần nghỉ trong năm.

Ví dụ nhân viên lương ngày 500.000 đồng nghỉ cưới 3 ngày được trả 3 nhân 500.000, bằng 1.500.000 đồng. Người lương tháng không thay đổi gì ở bảng lương nếu chấm công đủ công.

Từ kỳ tính thuế 2026, tiền lương trả cho những ngày không nghỉ phép được miễn thuế TNCN trong mức pháp luật lao động quy định; phần vượt mức tính vào thu nhập chịu thuế. Tức tiền phép chưa nghỉ khi thôi việc, nếu tính đúng theo Điều 113 Bộ luật Lao động như trên, không bị khấu trừ thuế.

Về xử phạt theo Nghị định 283/2026/NĐ-CP (hiệu lực từ 10/9/2026), mức phạt công ty bằng hai lần mức cá nhân. Vi phạm quy định về nghỉ hằng tuần, nghỉ hằng năm, nghỉ lễ, Tết bị phạt 20 đến 40 triệu đồng. Không bảo đảm nghỉ việc riêng hoặc nghỉ không lương bị phạt 4 đến 10 triệu đồng. Không trả hoặc trả không đủ lương ngừng việc, hay lương phép chưa nghỉ khi thôi việc, bị phạt từ 10 đến 20 triệu đồng (1 đến 10 người) đến 80 đến 100 triệu đồng (từ 301 người), kèm buộc trả đủ cộng lãi.

ketoanx.com/payroll/items

Các bước

1. 1

   Đặt công chuẩn ở Hệ thống→, Cài đặt công ty, khung Cảnh báo và tùy chọn, ô Số ngày công chuẩn mỗi tháng nhập 26 (nhận từ 20 đến 31) rồi bấm Lưu cài đặt. Lương ngày của người lương tháng là lương cơ bản chia số này, nên đổi công chuẩn là đổi cả tiền phép và tiền ngừng việc.

2. 2

   Mở Tiền lương→, Chấm công→, Ký hiệu chấm công. Bảng Danh mục ký hiệu có sẵn P nghỉ phép hưởng lương, L nghỉ lễ, Tết hưởng lương, NB nghỉ bù hưởng lương, KL nghỉ không lương và O nghỉ ốm (hưởng bảo hiểm, không hưởng lương). Các cột Công hưởng lương / ngày, Tỷ lệ hưởng, Công không lương / ngày cho biết mỗi ký hiệu tính ra sao.

3. 3

   Khung Ký hiệu gợi ý có NV (ngừng việc do lỗi người sử dụng lao động, hưởng 100%) và NVK (ngừng việc vì lý do khách quan, hưởng 70%); bấm Thêm để đưa vào danh mục. Thỏa thuận 70% của ví dụ khớp NVK. Nếu thỏa thuận mức khác, dùng khung Thêm hoặc sửa ký hiệu: gõ lại Ký hiệu NVK, rồi sửa Tỷ lệ hưởng lương (%), Công hưởng lương mỗi ngày (0 đến 1) và Công không lương mỗi ngày, bấm Lưu ký hiệu.

4. 4

   Trở lại Chấm công, ô Tháng chấm công chọn kỳ rồi Mở tháng. Chọn ký hiệu NVK ở hàng nút Chọn ký hiệu để chấm và bấm vào 3 ô ngày mất điện của nhân viên, sau đó bấm Điền đủ công các ngày làm việc để 23 ngày còn lại thành X (ô đã chấm được giữ nguyên), và Lưu chấm công. Tháng có ngày lễ thì nút này tự ghi L cho ngày lễ rơi vào ngày làm việc và NB cho ngày nghỉ bù theo lịch gợi ý (ngoài 01/01, 30/04, 01/05, 02/09 hằng năm, năm 2026 có thêm Tết 16/02 đến 20/02, 01/09, Ngày Văn hóa Việt Nam 24/11, và NB thứ Hai 27/04 bù Giỗ Tổ rơi vào Chủ nhật); công ty nghỉ khác lịch thì sửa ô. Nghỉ phép chấm P; nghỉ cưới hoặc tang thì thêm một ký hiệu riêng với công hưởng 1 ngày ở bước 3.

5. 5

   Bấm Tính lương kỳ ở Bảng lương. Công quy đổi là 23 cộng 3 nhân 70%, bằng 25,1; lương chính là 15.600.000 nhân 25,1 chia 26, bằng 15.060.000 đồng. Ba ngày NVK đóng góp 3 nhân 600.000 nhân 70%, bằng 1.260.000 đồng, thấp hơn lương đủ 540.000 đồng. Người lương ngày thì lương chính bằng đơn giá ngày nhân công quy đổi, nên hai ngày lễ chấm L cho 800.000 đồng với đơn giá 400.000.

6. 6

   Người đi làm ngày lễ: chọn công cụ Làm thêm, nhập Số giờ làm thêm 8 và chọn Loại làm thêm (Bộ luật Lao động 2019 Điều 98) là Ngày lễ, tết, nghỉ có hưởng lương, ban ngày (300%). Với đơn giá ngày 400.000, tiền làm thêm là 8 nhân 50.000 nhân 3, bằng 1.200.000 đồng.

7. 7

   Tiền phép chưa nghỉ khi thôi việc: ở Tiền lương→, Khoản thu nhập, khấu trừ bấm Thêm các khoản mẫu một lần để có khoản PHEP_CHUA_NGHI · Tiền lương ngày phép chưa nghỉ. Khai Ngày nghỉ việc (ngày làm việc cuối cùng) 31/10/2026 trong hồ sơ nhân viên. Ở Số liệu kỳ lương chọn kỳ 10/2026, mục Khoản thu nhập, khấu trừ phát sinh trong kỳ: ô Nhân viên chọn người đó, ô Khoản chọn khoản vừa thêm, ô Diễn giải ghi 7 ngày phép chưa nghỉ, ô Số tiền 4.200.000, bấm Thêm khoản. Rồi mới Tính lương kỳ.

Phần mềm tự ghi gì

Không có bút toán riêng cho từng loại ngày nghỉ: lương các ngày nghỉ hưởng lương nằm trong dòng Nợ chi phí (642 hoặc tài khoản của nhân viên), Có 334 của chứng từ LG như lương thường. Khoản PHEP_CHUA_NGHI 4.200.000 cộng vào thu nhập của kỳ nhưng được miễn thuế TNCN từ kỳ 2026 (vì hồ sơ đã có ngày nghỉ việc; trả khi người đó vẫn làm việc thì khoản này tính thuế và bảng lương ghi chú lý do) và không tính bảo hiểm, nên thuế và bảo hiểm của kỳ không đổi vì khoản này. Kỳ đã tính rồi thì Số liệu kỳ lương chỉ còn xem; muốn thêm khoản phải xóa chứng từ lương của kỳ rồi tính lại.

Kiểm lại và giới hạn

Mở bảng lương tháng để thấy cột Công (26, tính cả 3 công hưởng 70%; công quy đổi 25,1 chỉ dùng để tính lương), cột Lương chính 15.060.000 và cột Khoản khác chứa 4.200.000; Phiếu lương của người đó in từng khoản. Nút In bảng công in bảng chấm công của tháng.

KetoanX chưa theo dõi số ngày phép còn lại của từng người, không tự tính phép theo thâm niên hay theo số tháng làm việc, và không tự tính tiền phép chưa nghỉ: bạn tính số ngày và số tiền như ví dụ rồi nhập vào khoản mẫu. Phần mềm cũng không tự lấy lương hợp đồng của tháng liền kề trước tháng thôi việc, mà nhân đơn giá ngày bạn tự tính. Ngày nghỉ việc riêng có lương cần ký hiệu tự thêm hoặc dùng P. Nếu cần ước tính thực nhận thì dùng công cụ tính lương gross net.

Muốn xem đủ mọi ô, mọi nút và lỗi hay gặp của màn này, đọc bài hướng dẫn sử dụng chấm công.