Lương tối thiểu vùng 2026 và lương cơ sở: mức đang áp dụng và việc kế toán phải cập nhật

Nghị định 293/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ 01/01/2026, thay Nghị định 74/2024/NĐ-CP, và quy định cả mức tháng lẫn mức giờ:

Mức này áp dụng cho người làm việc theo hợp đồng lao động và cả doanh nghiệp lẫn cơ quan, tổ chức, hợp tác xã, hộ gia đình, cá nhân có thuê lao động. Nghị định giữ nguyên các thỏa thuận có lợi hơn đã có trong hợp đồng, như trả cao hơn ít nhất 7% cho người đã qua đào tạo nghề, 5% cho công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm và 7% cho công việc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm, trừ khi hai bên thỏa thuận khác.

Một dự thảo nghị định mới về lương tối thiểu vùng, đề xuất vùng I lên 5.700.000 đồng một tháng, đang ở bước thẩm định của Bộ Tư pháp. Khi chưa ban hành thì vẫn dùng bảng trên.

Công ty có chi nhánh, đơn vị ở các địa bàn khác vùng thì mỗi chi nhánh áp dụng mức của địa bàn nó đặt. Công ty trong khu công nghiệp, khu chế xuất, khu công nghệ cao nằm trên nhiều địa bàn có mức khác nhau thì áp dụng mức cao nhất. Nơi đổi tên hoặc chia tách địa bàn thì tạm giữ mức của địa bàn trước đó, còn nơi mới thành lập từ nhiều địa bàn thì áp theo địa bàn có mức cao nhất, cho đến khi Chính phủ quy định mới.

Nếu do điều chỉnh địa bàn mà mức mới thấp hơn mức đang áp dụng ngày 31/12/2025, công ty phải tiếp tục trả mức của 31/12/2025 cho những người đã tuyển đến hết ngày đó.

Người trả lương theo giờ thì đối chiếu với mức giờ. Lương theo tuần, ngày, sản phẩm hay khoán thì quy đổi sang tháng hoặc giờ rồi mới so: lương tuần nhân 52 chia 12 ra lương tháng; lương ngày nhân số ngày làm việc bình thường trong tháng; lương giờ bằng lương ngày chia số giờ làm việc trong ngày.

Một ví dụ: công nhân lương ngày 190.000 đồng, tháng làm 26 ngày, ra 4.940.000 đồng. Ở vùng II (mức 4.730.000) là đạt, ở vùng I (mức 5.310.000) là chưa đạt, thiếu 370.000 đồng một tháng. Một người lương tuần 1.200.000 đồng quy ra 1.200.000 nhân 52 chia 12, tức 5.200.000 đồng, cũng chưa đạt mức vùng I. Một người lương giờ 24.000 đồng không đạt mức giờ vùng I (25.500) nhưng đạt mức giờ vùng II (22.700).

Cách quy đổi công chuẩn để làm phép nhân dùng chung với bài cách tính lương theo ngày công.

Công ty tư nhân không trả lương nhân viên theo lương cơ sở. Hai mức này khác nhau về người dùng và mục đích: lương tối thiểu vùng là sàn cho lương hợp đồng lao động, lương cơ sở là thước đo của khu vực nhà nước. Công ty vẫn chịu ảnh hưởng, vì Luật Bảo hiểm xã hội 2024 quy định khi chưa bãi bỏ lương cơ sở thì mức tham chiếu của luật bằng lương cơ sở, và mức tham chiếu là mốc sàn, trần đóng BHXH, BHYT.

Tỷ lệ đóng từng loại bảo hiểm nằm ở bài doanh nghiệp đóng bảo hiểm bao nhiêu phần trăm năm 2026. Trên thực tế người làm đủ giờ được trả không thấp hơn lương tối thiểu vùng nên lương đóng bảo hiểm của họ không dưới mức đó, dù luật ghi sàn là mức tham chiếu.

Ví dụ người lương 60 triệu đồng một tháng, vùng I. Tháng 6/2026: người lao động đóng 9,5% (BHXH 8% và BHYT 1,5%) của trần 46.800.000, bằng 4.446.000, cộng BHTN 1% của 60.000.000 là 600.000, tổng 5.046.000 đồng. Tháng 7/2026, cùng mức lương, phần BHXH, BHYT là 9,5% của 50.600.000, bằng 4.807.000, tổng 5.407.000 đồng: tăng 361.000 đồng chỉ vì lương cơ sở tăng. Phần công ty đóng (20,5% cho BHXH và BHYT, 1% BHTN) tăng từ 10.194.000 lên 10.973.000 đồng.

Đoàn phí công đoàn cũng có trần theo lương cơ sở: tối đa 10% lương cơ sở một tháng, tức 234.000 đồng đến hết tháng 6/2026 và 253.000 đồng từ tháng 7/2026.

ketoanx.com/payroll/settings

Các bước

1. 1

   Mở Tiền lương→, Tham số lương. Ô Xem tham số áp dụng cho kỳ chọn tháng rồi bấm Xem. Bảng Tham số áp dụng cho kỳ lương … có bốn cột Tham số, Đang áp dụng, Mặc định của hệ thống và Nguồn. Kỳ 06/2026 cho Lương cơ sở 2.340.000 và Trần lương đóng BHXH, BHYT (20 lần lương cơ sở) 46.800.000; kỳ 07/2026 cho 2.530.000 và 50.600.000. Hàng Lương tối thiểu giờ của vùng và ghi chú cuối bảng liệt kê lương tối thiểu tháng, giờ của bốn vùng.

2. 2

   Muốn chọn vùng, kéo xuống khung Đặt riêng tham số từ một tháng (chỉ hiện khi bạn có quyền sửa phân hệ lương). Ô Có hiệu lực từ tháng mặc định là kỳ đang xem. Ô Vùng lương tối thiểu có các lựa chọn Vùng I · 5.310.000 đến Vùng IV · 3.700.000 và (không đổi). Chọn vùng của trụ sở, ví dụ vùng II, rồi bấm Lưu tham số. Hàng Trần lương đóng BHTN (20 lần lương tối thiểu vùng) đổi thành 94.600.000 kèm nhãn Công ty đặt riêng.

3. 3

   Các ô còn lại (Lương cơ sở, Trần BHXH, BHYT, Trần BHTN (trống = theo vùng), các tỷ lệ đóng, Biểu thuế lũy tiến) chỉ điền khi công ty cần mức riêng; ô để trống giữ theo hệ thống. Ô Ghi chú, căn cứ ghi văn bản làm căn cứ. Kỳ lương đã tính không đổi, chỉ các kỳ tính sau khi lưu mới dùng tham số mới; muốn sửa kỳ cũ phải xóa chứng từ lương của kỳ rồi tính lại.

4. 4

   Kiểm sàn lúc lưu hồ sơ. Vào Hồ sơ nhân viên và thêm hoặc sửa nhân viên. Công nhân lương ngày 190.000 đồng: ô Hình thức trả lương chọn Theo ngày công, buổi (lương cơ bản là đơn giá một ngày công), Lương cơ bản (mức khoán, đơn giá giờ hoặc ngày công) nhập 190.000, và bắt buộc khai Số giờ (lương giờ) hoặc ngày (lương ngày) thỏa thuận mỗi tháng 26 hoặc Lương đóng BH 4.940.000, nếu không phần mềm từ chối với câu Trả lương theo giờ, ngày công, sản phẩm hoặc khoán: nhập Lương đóng BH ….

5. 5

   Lưu xong, phần mềm đọc câu báo. Ở vùng I (chưa chọn vùng) có thêm Lưu ý: Đơn giá ngày 190.000 đồng (23.750 đồng/giờ) thấp hơn lương tối thiểu giờ 25.500 đồng; ở vùng II (mức giờ 22.700) không có lưu ý. Người lương giờ 24.000 đồng ở vùng I nhận Đơn giá 24.000 đồng/giờ thấp hơn lương tối thiểu giờ 25.500 đồng. Người lương tháng dưới sàn nhận Lương cơ bản … thấp hơn lương tối thiểu vùng … đồng/tháng (người làm đủ thời giờ). Lương tuần phải quy đổi trước: 1.200.000 nhân 52 chia 12 bằng 5.200.000, nhập làm lương cơ bản tháng thì ở vùng I báo thấp hơn 5.310.000.

6. 6

   Kiểm trần bảo hiểm bằng nhân viên lương 60.000.000 đồng, vùng I. Tính lương kỳ 06/2026: bảng lương hiện Bảo hiểm NLĐ 5.046.000 và Bảo hiểm DN đóng 10.194.000. Tính lương kỳ 07/2026: 5.407.000 và 10.973.000, vì trần BHXH, BHYT từ 46.800.000 lên 50.600.000.

Phần mềm tự ghi gì

Các tham số không sinh bút toán. Chúng chỉ quyết định số trong chứng từ lương của kỳ: ví dụ trên ghi Nợ chi phí Có 3383 và 3384 theo trần của từng kỳ, Có 3386 theo trần BHTN (106.200.000 ở vùng I, 94.600.000 ở vùng II, 82.800.000 ở vùng III, 74.000.000 ở vùng IV). Nhân viên lương 60.000.000 ở kỳ 07/2026 có phần người lao động 4.807.000 cộng 600.000 BHTN ghi Nợ 334, Có 3383, 3384, 3386. Câu báo chặn hay gặp khi lưu hồ sơ là Lương đóng BH … đồng thấp hơn mức tham chiếu … đồng (mức thấp nhất làm căn cứ đóng BHXH); phải nhập lương đóng bảo hiểm từ mức tham chiếu trở lên (2.530.000 từ kỳ 07/2026).

Kiểm lại và giới hạn

Mở lại Tham số lương và đọc hàng Vùng lương tối thiểu của công ty; dòng mới nằm trong khung Các dòng tham số công ty đã đặt, xóa bằng nút Xóa nếu đặt nhầm. Với kỳ đã tính, mở bảng lương tháng để đối chiếu cột Bảo hiểm NLĐ.

Có năm giới hạn. Cảnh báo dưới sàn chỉ hiện lúc lưu hồ sơ và so với tháng hiện tại; khi mức mới có hiệu lực, KetoanX không tự rà cả danh sách nhân viên và cũng không chặn tính lương, nên bạn tự lọc những người dưới sàn. Vùng đặt cho cả công ty: chi nhánh ở vùng khác chưa đặt được vùng riêng, bạn tự kiểm sàn cho những người đó. Chưa có hình thức lương tuần, lương sản phẩm và lương khoán không bị so với sàn tháng hoặc giờ. Mức hơn sàn 7% cho lao động đã qua đào tạo nghề và 5% cho công việc nặng nhọc không được kiểm. Phần mềm cũng không tính mức phạt khi trả thấp hơn sàn. Quay lại bức tranh chung ở bài kế toán tiền lương làm những gì và tính nhanh thực nhận bằng công cụ tính lương gross net.

Các bước chi tiết hơn, kèm những trường hợp ít gặp, nằm ở bài hướng dẫn sử dụng bảng lương.