Cách xây dựng thang bảng lương: các bước, ví dụ số và việc công bố

Cách gọi thông dụng trong thực hành: thang lương là dãy các bậc lương của một nhóm chức danh có cùng tính chất công việc, bảng lương là mức lương xếp theo chức vụ hoặc chức danh. Bộ luật không định nghĩa hai khái niệm này, công ty được tự chọn hình thức miễn là xếp được mỗi người vào một mức theo tiêu chí nhất quán.

Định mức lao động đi kèm: mức lao động phải là mức trung bình mà số đông người thực hiện được mà không phải kéo dài thời giờ làm việc bình thường, và phải áp dụng thử trước khi ban hành chính thức. Công ty trả lương theo thời gian, ít sản phẩm cụ thể, vẫn cần một văn bản mô tả khối lượng công việc chuẩn của chức danh.

Về đăng ký: Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 145/2020/NĐ-CP không có điều nào bắt đăng ký hay nộp thang bảng lương cho cơ quan lao động. Việc đăng ký thuộc về nội quy lao động, và chỉ với công ty từ 10 người trở lên. Hướng dẫn nào bảo phải gửi hoặc đăng ký thang bảng lương thì nên kiểm lại: hai văn bản trên không có điều khoản đó.

Thứ tự gợi ý cho công ty nhỏ:

Bước 1, lập danh sách chức danh và gộp thành nhóm có cùng bản chất công việc (hành chính, kế toán, bán hàng, kỹ thuật, quản lý). Bước 2, mô tả điều kiện của từng bậc: bằng cấp, số năm kinh nghiệm, mức độ tự chủ, để việc xếp bậc không phụ thuộc cảm tính. Bước 3, đặt mức lương bậc 1 cho mỗi nhóm, không thấp hơn lương tối thiểu của vùng nơi công ty hoạt động. Bước 4, chọn khoảng cách giữa các bậc: nhiều công ty dùng cùng một tỷ lệ tăng, ví dụ 10% mỗi bậc. Bước 5, tham khảo ý kiến người lao động rồi hoàn thiện. Bước 6, ra quyết định ban hành và công bố công khai.

Bậc 1 phải so với mức tối thiểu của vùng, đúng như khoản 2 Điều 90 của Bộ luật Lao động: mức lương theo công việc hoặc chức danh không được thấp hơn lương tối thiểu. Mức hiện hành xem bài lương tối thiểu vùng 2026. Nghị định 293/2025/NĐ-CP còn giữ các thỏa thuận có lợi hơn đã có, như trả cao hơn ít nhất 7% cho người đã qua đào tạo nghề, nên nếu hợp đồng của bạn đã ghi thế thì bậc 1 của chức danh đòi hỏi qua đào tạo phải cao hơn mức tối thiểu 7%.

Bậc 1 của nhân viên hành chính cao hơn mức tối thiểu vùng I 690.000 đồng, tức khoảng 13%. Nếu hợp đồng đã cam kết cao hơn 7% cho người qua đào tạo thì mức sàn là 5.310.000 nhân 1,07, bằng 5.681.700 đồng, và 6.000.000 vẫn đạt. Bậc 5 gấp 1,4641 lần bậc 1 (1,1 mũ 4), con số hữu ích khi cần ước tính quỹ lương nếu mọi người thăng đến bậc cuối.

Khi lương tối thiểu vùng tăng, bậc 1 là chỗ phải rà trước. Giả sử vùng I lên 5.700.000 đồng như dự thảo đang được thẩm định: bậc 1 của nhân viên hành chính vẫn đạt, nhưng một công ty đặt bậc 1 ở 5.500.000 đồng thì phải sửa cả thang.

Một là tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, ở nơi có tổ chức này. Theo Nghị định 145/2020, công ty gửi văn bản kèm nội dung cần tham khảo đến đại diện của người lao động; đại diện này lấy ý kiến người lao động mà mình đại diện, tổng hợp bằng văn bản và gửi lại công ty. Công ty không có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (chẳng hạn chưa có công đoàn cơ sở) thì không bắt buộc bước này, nhưng người lao động vẫn có quyền được tham gia ý kiến về thang bảng lương; thông báo dự thảo và ghi nhận góp ý bằng biên bản là cách tự bảo vệ hợp lý.

Hai là công bố công khai tại nơi làm việc. Nghị định 145 cho chọn hình thức phù hợp: niêm yết tại nơi làm việc, thông báo trong các cuộc họp hoặc đối thoại, gửi văn bản cho tổ chức đại diện người lao động để thông báo đến người lao động, thông báo trên hệ thống thông tin nội bộ, hoặc hình thức khác mà pháp luật không cấm. Hình thức nên ghi vào quy chế nội bộ và lưu chứng cứ, như ảnh bảng niêm yết có ngày hoặc email thông báo cho toàn công ty.

Sửa thang bảng lương khi lương tối thiểu vùng đổi, khi thêm chức danh mới, khi điều chỉnh khoảng cách bậc, hoặc khi mức bậc không còn phù hợp thị trường. Mỗi lần sửa lặp lại hai việc trên: tham khảo ý kiến và công bố trước khi áp dụng. Lương của từng người trong hợp đồng phải khớp một ô trong thang bảng lương; người được trả cao hơn bậc xếp của họ thì cần ghi rõ lý do (kinh nghiệm đặc biệt, điều kiện tuyển dụng) trong hồ sơ.