Trả lương chậm bị phạt bao nhiêu: kỳ hạn, hình thức trả lương và mức phạt theo Nghị định 283

Người hưởng lương theo giờ, ngày, tuần được trả sau giờ, ngày, tuần làm việc, hoặc trả gộp theo thỏa thuận nhưng không quá 15 ngày phải trả một lần. Người hưởng lương tháng được trả một tháng một lần hoặc nửa tháng một lần, vào thời điểm hai bên thỏa thuận và cố định theo chu kỳ. Lương sản phẩm, lương khoán trả theo thỏa thuận; công việc kéo dài nhiều tháng thì mỗi tháng tạm ứng theo khối lượng đã làm.

Chỉ có một lý do được chậm: bất khả kháng, khi công ty đã tìm mọi biện pháp khắc phục mà vẫn không trả đúng hạn được. Khi đó không được chậm quá 30 ngày, và nếu chậm từ 15 ngày trở lên thì phải đền bù cho người lao động một khoản ít nhất bằng tiền lãi của số tiền trả chậm, theo lãi suất tiền gửi có kỳ hạn một tháng của ngân hàng nơi công ty mở tài khoản trả lương. Thiếu tiền thông thường khó được coi là bất khả kháng.

Khi hợp đồng chấm dứt, hai bên thanh toán đầy đủ mọi khoản tiền trong 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt; trong vài trường hợp như công ty chấm dứt hoạt động, đổi cơ cấu, công nghệ hoặc vì lý do kinh tế, chia tách sáp nhập, thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh thì được kéo dài nhưng không quá 30 ngày. Tiền phép chưa nghỉ tính theo bài lương ngày lễ, phép năm và ngừng việc, còn các khoản trợ cấp tính theo bài trợ cấp thôi việc, trợ cấp mất việc.

Hai hình thức trả: tiền mặt, hoặc qua tài khoản cá nhân của người lao động mở tại ngân hàng. Chọn chuyển khoản thì công ty chịu các loại phí mở tài khoản và chuyển lương. Công ty không được hạn chế hay can thiệp quyền tự quyết chi tiêu lương, không được ép mua hàng hóa, dịch vụ của công ty hoặc đơn vị chỉ định.

Mỗi lần trả, công ty thông báo bảng kê ghi rõ tiền lương, tiền làm thêm giờ, tiền làm đêm, nội dung và số tiền khấu trừ. Về thuế thu nhập doanh nghiệp, tiền lương đã hạch toán chi phí mà không có chứng từ thanh toán theo quy định thì không được trừ, và Nghị định 320/2025/NĐ-CP đòi chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt cho các khoản thanh toán từng lần từ 5 triệu đồng trở lên. Văn bản không tách riêng tiền lương khỏi ngưỡng này, nên trả lương qua ngân hàng là cách an toàn hơn trả tiền mặt.

Tình huống hai: công ty ở vùng I trả cho 12 nhân viên mức 5.000.000 đồng một tháng, thấp hơn 5.310.000 đồng. Thiếu 310.000 đồng mỗi người mỗi tháng, tức 3.720.000 đồng một tháng cho 12 người, và phải truy trả cho các tháng đã thiếu cộng lãi. Vi phạm với 12 người thuộc nhóm 11 đến 50 người, công ty bị phạt 60 đến 100 triệu đồng. Rà lương cơ bản của mọi người với mức tối thiểu mỗi đầu năm là việc rẻ hơn nhiều so với bị phạt.

ketoanx.com/payroll

Các bước

1. 1

   Tính lương kỳ ở Tiền lương→, Bảng lương, khối Tính lương và hạch toán, ô Kỳ chọn tháng rồi bấm Tính lương kỳ. Mở kỳ vừa tính, khung Chi lương cho dòng Phải trả theo bảng lương … đồng, đã chi … đồng, còn phải trả … đồng. Giả sử tổng thực lĩnh của 30 người là 360.000.000 đồng.

2. 2

   Trả một lần cho cả bảng: điền Ngày chi, Hình thức chọn Chuyển khoản hoặc Tiền mặt, để trống Số tiền (trống = trả hết) rồi bấm Lập chứng từ chi lương. Nhập một số nhỏ hơn thì phần mềm chi một phần.

3. 3

   Trả không cùng lúc hay chỉ một số người, như ví dụ chậm 10 ngày của bài: dùng khung Chi lương theo từng người. Điền Ngày chi và Hình thức, cột Còn phải trả cho sẵn số của từng người, nhập vào cột Số chi lần này số đã trả, hoặc bấm Điền số gợi ý cho mọi người rồi Xóa trắng ở những người chưa trả. Bấm Lập chứng từ chi lương theo danh sách. Chứng từ có một dòng mỗi nhân viên và chi được nhiều lần.

4. 4

   Chi tiền mặt từ 5.000.000 đồng một lần cho một người thì thông báo sau khi lập có thêm câu Lưu ý: … người nhận từ 5.000.000 đồng bằng tiền mặt … nhắc điều kiện chi phí được trừ.

5. 5

   Kiểm lương tối thiểu trước khi trả: ở Tiền lương→, Hồ sơ nhân viên lưu người có Lương cơ bản 5.000.000 thì thông báo kèm câu Lưu ý: Lương cơ bản 5.000.000 thấp hơn lương tối thiểu vùng 5.310.000 đồng/tháng (người làm đủ thời giờ). Vùng lấy từ ô Vùng lương tối thiểu ở Tiền lương→, Tham số lương; chưa chọn thì phần mềm lấy vùng I, mức cao nhất.

6. 6

   Phát phiếu lương: ở bảng lương bấm Phiếu lương tất cả để in hoặc gửi từng người.

Phần mềm tự ghi gì

Mỗi chứng từ chi ghi Nợ 334, Có tiền gửi hoặc Có tiền mặt theo số tiền chi, đối với từng nhân viên. Báo lỗi hay gặp: Số tiền chi vượt số còn phải trả (… đồng), Số chi cho … vượt số còn phải trả của người này (… đồng) và Kỳ lương này đã chi đủ. Công ty bật duyệt lệnh chi thì chứng từ chi chờ duyệt, và phần đang chờ được tính vào số đã chi.

Kiểm lại và giới hạn

Mở Tiền lương→, Còn phải trả nhân viên, ô Kỳ lương (trống = mọi kỳ), ô Hiển thị chọn Chỉ dòng còn số dư rồi Xem: bảng cho Thực lĩnh lương tháng, Đã tạm ứng, Đã chi lương và Còn phải trả của từng người, còn khung Lịch sử trả tiền cho nhân viên liệt kê từng lần chi kèm ngày. Hai thứ này làm bảng kê trả lương khi cơ quan lao động hỏi.

Phần mềm không nhắc hạn trả lương theo hợp đồng và không tính tiền lãi trả chậm, nên ngày hạn do bạn đặt trong quy chế và tự theo dõi; nó cũng không tính mức phạt hành chính. Cách ghi sổ khoản chi nằm ở bài hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương, còn tổng quan mục tiền lương ở bài kế toán tiền lương làm những gì.

Muốn xem đủ mọi ô, mọi nút và lỗi hay gặp của màn này, đọc bài hướng dẫn sử dụng bảng lương.