Cách tính trợ cấp thôi việc khi đã đóng BHTN một phần: số năm, tiền lương, thuế và hạch toán

Bốn trường hợp không được trả. Người đã đủ điều kiện hưởng lương hưu. Người tự ý bỏ việc từ 5 ngày làm việc liên tục trở lên mà không có lý do chính đáng. Người bị sa thải, vì sa thải không nằm trong các cách chấm dứt được trả trợ cấp. Và người đơn phương nghỉ trái luật, chẳng hạn không báo trước đủ ngày: ngoài việc mất trợ cấp, họ còn phải bồi thường cho công ty.

Công ty phải thanh toán các khoản liên quan quyền lợi của người lao động, trong đó có trợ cấp, trong 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng. Một số trường hợp đặc biệt như doanh nghiệp chấm dứt hoạt động hay thiên tai, hỏa hoạn được kéo dài, nhưng không quá 30 ngày. Mức phạt khi trả lương chậm xem ở bài trả lương đúng hạn và mức phạt.

Tổng thời gian làm việc thực tế rộng hơn thời gian đi làm. Nó gồm cả thời gian thử việc, thời gian công ty cử đi học, nghỉ ốm đau và thai sản hưởng bảo hiểm xã hội, nghỉ phép năm và nghỉ lễ hưởng nguyên lương, ngừng việc không do lỗi của người lao động và thời gian bị tạm đình chỉ công việc.

Phần bị trừ gồm hai loại. Loại thứ nhất là tháng đã tham gia BHTN. Người thuộc diện không phải đóng BHTN nhưng được công ty trả thêm một khoản tương đương mức công ty đóng BHTN cùng với lương cũng bị trừ như vậy. Loại thứ hai là thời gian đã được trả trợ cấp thôi việc hoặc mất việc ở lần trước.

Ví dụ: anh Hùng vào làm ngày 01/09/2018, nghỉ ngày 31/08/2026 theo thỏa thuận hai bên, tức đúng 8 năm. Giả định công ty bắt đầu đóng BHTN cho anh từ 01/01/2021 và anh chưa nhận trợ cấp nào. Thời gian chưa đóng BHTN chạy từ 01/09/2018 đến 31/12/2020, vừa đúng 2 năm 4 tháng. Tháng lẻ 4 không quá 6 nên tính nửa năm, vậy số năm tính trợ cấp là 2,5. Nếu kế toán lấy nguyên 8 năm làm cơ sở thì trả thừa gấp hơn ba lần.

Cùng cách làm nhưng giả định công ty đóng BHTN từ 01/01/2020 thì thời gian chưa đóng là 1 năm 4 tháng, quy ra 1,5 năm. Thời gian đóng BHTN càng sớm, số năm còn lại càng ít. Với người đã đóng BHTN suốt từ ngày vào làm, số năm tính trợ cấp thôi việc bằng 0 và không có khoản nào để trả.

Tiền lương trong hợp đồng gồm mức lương theo công việc, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác nếu hợp đồng có thỏa thuận. Lương đóng bảo hiểm thường chỉ là một phần của tổng đó, vì vậy không dùng nó làm căn cứ. Tiền thưởng và tiền làm thêm giờ là khoản biến động theo kết quả, thường không đưa vào; muốn đưa vào thì phải ghi thành khoản lương trong hợp đồng.

Với anh Hùng, giả sử 6 tháng liền kề (tháng 3 đến tháng 8/2026) lương theo hợp đồng đều 12.000.000 đồng, lương bình quân là 12.000.000 đồng. Trợ cấp thôi việc = 2,5 x 0,5 x 12.000.000 = 15.000.000 đồng.

Cách tính thời gian và tiền lương giống trợ cấp thôi việc: trừ thời gian đóng BHTN, lấy lương bình quân 6 tháng, làm tròn tháng lẻ theo cùng quy tắc. Khác biệt nằm ở mức sàn. Khi thời gian tính trợ cấp ít hơn 24 tháng, công ty vẫn phải trả ít nhất hai tháng lương.

Ví dụ: chị Lan làm 4 năm, được đóng BHTN đủ từ ngày vào làm, bị cắt giảm vị trí do công ty tái cơ cấu. Thời gian tính trợ cấp sau khi trừ BHTN bằng 0, nhưng mức sàn vẫn áp dụng. Lương bình quân 6 tháng là 15.000.000 đồng thì chị nhận 2 x 15.000.000 = 30.000.000 đồng. Vì vậy trợ cấp mất việc làm thường còn được trả ngay cả khi trợ cấp thôi việc của cùng người đó đã về 0.

Nếu quy chế tài chính, quy chế nội bộ, hợp đồng lao động hoặc thỏa ước lao động tập thể quy định mức trợ cấp cao hơn luật, phần chi thực tế vượt mức cũng không tính vào thu nhập chịu thuế. Quy định này áp dụng cho tiền lương từ kỳ tính thuế năm 2026; thuế đã khai trong năm 2026 theo cách cũ trước ngày Nghị định 253/2026/NĐ-CP có hiệu lực thì không phải khai lại. Điều kiện nằm ở chỗ mức cao hơn phải được ghi trong một trong bốn loại văn bản kể trên, nên một khoản "hỗ trợ thêm" chỉ xuất hiện trong thỏa thuận chấm dứt riêng lẻ cần đối chiếu kỹ trước khi coi là không chịu thuế. Cách phân loại chung các khoản này xem ở bài thu nhập chịu thuế và thu nhập được miễn thuế TNCN.

Doanh nghiệp có nhiều người làm lâu năm có thể lập dự phòng trợ cấp thôi việc, mất việc làm. Thông tư 99 xếp khoản này vào Tài khoản 3524 (Dự phòng phải trả khác): khi lập ghi Nợ 627, 641 hoặc 642, Có 352; khi phát sinh chi trả thực tế ghi Nợ 352, Có 111, 112. Cuối kỳ, lập thêm phần thiếu hoặc hoàn nhập phần thừa so với số cần có. Quỹ dự phòng tiền lương là khoản khác hẳn, có bài riêng về quỹ dự phòng tiền lương. Dự phòng chỉ được ghi nhận khi thỏa mãn điều kiện của Tài khoản 352: có nghĩa vụ nợ hiện tại, khả năng phải thanh toán và ước tính đáng tin cậy.

Về thuế TNDN, khoản chi trả trợ cấp mất việc làm, trợ cấp thôi việc cho người lao động không theo đúng quy định là khoản chi không được trừ. Vì vậy chi đúng số năm, đúng tiền lương căn cứ thì giữ bảng tính và chứng từ chi để chứng minh; còn khoản chi thêm ngoài công thức luật phải được quy chế lương thưởng hay hợp đồng ghi rõ điều kiện và mức hưởng, theo nguyên tắc chung của chi phí tiền lương được trừ.

ketoanx.com/payroll/items

Các bước

1. 1

   Vào Tiền lương→, Khoản thu nhập, khấu trừ, khung Khoản có trần không tính thuế TNCN, bấm Thêm các khoản mẫu và xác nhận. Phần mềm thêm khoản mã TRO_CAP_THOI_VIEC, tên Trợ cấp thôi việc, mất việc làm, loại thu nhập, không tính bảo hiểm, gắn loại Trợ cấp thôi việc, mất việc làm (không tính thuế) ở ô Khoản có trần thuế. Mã đã có thì phần mềm báo Các khoản mẫu đã có đủ.

2. 2

   Tính số tiền ngoài phần mềm: anh Hùng làm 2,5 năm tính trợ cấp, lương bình quân 6 tháng 12.000.000, nên 2,5 nhân 0,5 nhân 12.000.000 là 15.000.000 đồng.

3. 3

   Vào Tiền lương→, Số liệu kỳ lương, dùng nút Tháng trước hoặc Tháng sau để tới tháng 09/2026 (tháng chi trả). Ở khối Khoản thu nhập, khấu trừ phát sinh trong kỳ, ô Nhân viên chọn anh Hùng, ô Khoản chọn TRO_CAP_THOI_VIEC · Trợ cấp thôi việc, mất việc làm, Diễn giải ghi 2,5 năm x 1/2 x 12.000.000, Số tiền 15.000.000, rồi bấm Thêm khoản. Dòng hiện ở bảng Số liệu đã nhập, xóa được bằng nút Xóa nếu kỳ chưa tính.

4. 4

   Vào Tiền lương→, Bảng lương, chọn kỳ ở khối Tính lương và hạch toán và bấm Tính lương kỳ. Lương tháng nghỉ vẫn tính như mọi tháng; khoản 15.000.000 cộng vào tổng thu nhập nhưng không vào thu nhập tính thuế và không vào lương đóng bảo hiểm.

5. 5

   Chi tiền cùng đợt lương: mở bảng lương tháng, khung Chi lương có nút Lập chứng từ chi lương, hoặc chi riêng cho anh Hùng ở khung Chi lương theo từng người.

Phần mềm tự ghi gì

Chứng từ lương của kỳ ghi Nợ tài khoản chi phí lương của anh Hùng (hồ sơ nhân viên, mặc định 642), Có 334, gồm cả 15.000.000 trợ cấp; chứng từ chi ghi Nợ 334, Có tiền. Không có dòng thuế TNCN hay bảo hiểm trên khoản này, bạn có thể đối chiếu ở phiếu lương của kỳ.

Kiểm lại và giới hạn

Mở phiếu lương của anh Hùng trong bảng lương tháng để thấy khoản trợ cấp không bị khấu trừ thuế, và Tiền lương→, Còn phải trả nhân viên để thấy phần chưa chi. Phần mềm không tính số năm, không nhận diện năm đã đóng BHTN, không kiểm điều kiện người lao động được hưởng. Dự phòng trợ cấp thôi việc (Tài khoản 352) chưa có màn riêng, bạn ghi bằng chứng từ nghiệp vụ khác. Lương của chính tháng nghỉ vẫn đi qua tính năng tiền lương như mọi tháng, theo đúng quy trình kế toán tiền lương mỗi kỳ, và công cụ tính lương gross net giúp kiểm lại phần lương đó.

Muốn xem đủ mọi ô, mọi nút và lỗi hay gặp của màn này, đọc bài hướng dẫn sử dụng bảng lương.