Chi phí tiền lương được trừ khi tính thuế TNDN: hồ sơ, lương giám đốc, lương chưa trả, không đóng bảo hiểm

Về chi trả, tiền lương, tiền công và các khoản phải trả khác cho người lao động đã hạch toán vào chi phí nhưng thực tế không chi hoặc không có chứng từ thanh toán thì không được trừ. Bộ luật Lao động cho phép trả lương bằng tiền mặt hoặc qua tài khoản cá nhân mở tại ngân hàng. Điều kiện chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của luật thuế áp cho các khoản thanh toán từng lần từ 5 triệu đồng, và Nghị định 320 không có ngoại lệ riêng cho tiền lương, nên cách chắc nhất là trả lương qua tài khoản ngân hàng.

Về văn bản, tiền lương, tiền công, tiền thưởng phải được ghi cụ thể điều kiện hưởng và mức hưởng tại một trong các hồ sơ sau: hợp đồng lao động (hoặc văn bản của doanh nghiệp nước ngoài cử người sang làm việc tại Việt Nam, với người nước ngoài điều chuyển trong tập đoàn), thỏa ước lao động tập thể, quy chế tài chính của công ty, hoặc quy chế thưởng do chủ tịch hội đồng quản trị, tổng giám đốc, giám đốc ban hành theo quy chế tài chính. Ví dụ, công ty thưởng Tết mỗi người một tháng lương nhưng không có điều khoản đó trong hợp đồng, thỏa ước, quy chế tài chính hay quy chế thưởng thì khoản thưởng bị loại.

Bảng lương, bảng chấm công và danh sách người nhận là những giấy tờ nên lưu thêm để giải thích số liệu khi cơ quan thuế kiểm tra; nội dung quy chế nằm ở bài quy chế lương thưởng.

Điều 10 loại riêng ba nhóm này, nên giám đốc làm thuê, hoặc giám đốc đồng thời góp vốn vào công ty cổ phần hay công ty TNHH có từ hai thành viên, mà trực tiếp điều hành và có hợp đồng lao động, lương thực chi qua chứng từ, thì không thuộc nhóm bị loại. Chủ công ty TNHH một thành viên là cá nhân vẫn nhận lương được, nhưng khoản đó cộng lại vào thu nhập chịu thuế, nên về thuế TNDN nó không có tác dụng giảm thuế.

Ví dụ, công ty hạch toán 300 triệu đồng lương phải trả của tháng 12/2026 vào chi phí năm 2026. Đến hết 31/3/2027 công ty mới chi 220 triệu đồng. Phần chưa chi 80 triệu đồng không được trừ ở năm 2026 nếu công ty không có quỹ lương dự phòng.

Quỹ lương dự phòng giải quyết tình huống này. Công ty tự quyết mức trích mỗi năm, tối đa 17% quỹ tiền lương thực hiện: quỹ lương thực hiện năm 2026 là 3 tỷ đồng thì trích được tối đa 510 triệu đồng. Cách hạch toán và quyết toán quỹ này nằm ở bài quỹ dự phòng tiền lương. Sau khi trích lập, công ty không được bị lỗ; công ty lỗ thì không trích đủ 17%. Nếu sau 6 tháng kể từ ngày kết thúc kỳ tính thuế, tức tới 30/6/2027 với năm dương lịch 2026, mà quỹ chưa dùng hoặc dùng không hết, công ty phải giảm chi phí của năm sau.

Tiền học của con người nước ngoài làm việc tại công ty (từ mầm non đến trung học phổ thông) và tiền nhà công ty trả cho người lao động được trừ khi hợp đồng lao động ghi khoản đó, có tính chất tiền lương, tiền công và đủ hóa đơn, chứng từ. Các khoản phúc lợi như nghỉ mát, hỗ trợ khám bệnh nằm ở bài chi phúc lợi cho nhân viên và có mức trần riêng ở bài chi phí bị khống chế mức được trừ.