Quỹ dự phòng tiền lương cuối năm: khi nào cần trích, mức tối đa 17%, hạch toán và hoàn nhập

Công ty trả hết lương năm cũ trước hạn thì không có gì để dự phòng. Tình huống thường gặp là lương tháng 12 trả vào đầu tháng 1, đã xong trước 31/03, nên không cần quỹ. Quỹ cần đến khi lương còn nợ kéo qua hạn quyết toán: công ty thiếu tiền mặt, nhân viên chưa nhận vì chưa có tài khoản, hay khoản thưởng cuối năm chốt muộn (cách xử lý trọn khoản thưởng này xem bài thưởng Tết và lương tháng 13). Hạn trả lương cho người lao động xem ở bài trả lương đúng hạn và mức phạt.

Không trích mà lương vẫn chưa chi đến hạn thì khoản chưa chi bị loại khỏi chi phí được trừ, và thuế TNDN của năm đó tăng tương ứng.

Quỹ tiền lương thực hiện là tổng tiền lương thực tế đã chi trả của năm quyết toán đó đến hạn cuối nộp hồ sơ quyết toán, không gồm số trích lập quỹ dự phòng của năm trước mà công ty chi trong năm. Nghị định định nghĩa cụm này ở phần chi phúc lợi; dùng cùng định nghĩa cho mức 17% là cách đọc hợp lý nhất. Lương chưa chi không nằm trong quỹ lương thực hiện, nên đừng cộng cả phần nợ vào mẫu số.

Ví dụ: công ty Bình có quỹ tiền lương thực hiện năm 2026 là 6.000.000.000 đồng, mức trần là 6.000.000.000 x 17% = 1.020.000.000 đồng. Lương tháng 12 còn nợ 700.000.000 đồng đến hết 31/03/2027. Lợi nhuận trước thuế của công ty đủ lớn nên sau khi trích vẫn không lỗ. Công ty lập quỹ 700.000.000 đồng, nhỏ hơn mức trần, nên cả khoản lương nợ vẫn được tính vào chi phí được trừ năm 2026.

Giả sử lương còn nợ là 1.200.000.000 đồng. Quỹ chỉ được lập tối đa 1.020.000.000 đồng, nên 180.000.000 đồng chênh lệch không được trừ. Công ty đang lỗ thì còn thấp hơn nữa: quỹ bị cắt xuống để sau khi trích công ty không âm.

Cái quỹ thay đổi là cách xét thuế, không phải số liệu trên sổ. Vì vậy công ty chỉ cần một bảng theo dõi riêng ghi số lương chưa chi, mức quỹ lập và mức 17% còn trống, kèm quyết định trích lập. Một số đơn vị ghi thêm Nợ chi phí, Có TK 335 cho khoản này; làm thế là tính chi phí hai lần, vì lương đã đi vào chi phí rồi. Tài khoản 335 trong Thông tư 99 dành cho hàng hóa, dịch vụ đã nhận chưa đủ chứng từ và các khoản trích trước như lương nghỉ phép, không phải cho lương đã tính xong; xem thêm bài tài khoản 335 về chi phí phải trả. Dự phòng trợ cấp thôi việc, mất việc làm là khoản dự phòng phải trả riêng ở TK 352, xem bài trợ cấp thôi việc, trợ cấp mất việc.

Khi sang năm sau chi lương đã nợ, ghi như chi lương bình thường: Nợ TK 334, Có TK 111 hoặc 112.

Với công ty Bình: năm 2027 chi 650.000.000 đồng lương nợ trong thời hạn đến 30/06/2027, còn 50.000.000 đồng chưa chi. Khoản 50.000.000 đồng đó giảm chi phí của năm 2027 khi quyết toán; khi chi thật về sau vẫn ghi Nợ TK 334 như thường.

Mốc 6 tháng tính từ ngày kết thúc năm 2026, không phải từ ngày lập quỹ hay ngày quyết toán. Kế toán nên đặt nhắc việc vào 30/06 hằng năm để rà quỹ còn dư.

ketoanx.com/payroll/payables

Các bước

1. 1

   Vào Tiền lương→, Còn phải trả nhân viên. Ô Kỳ lương (trống = mọi kỳ) chọn tháng 12/2026, bấm Xem. Với ví dụ công ty Bình, lương tháng 12 chưa chi hết 700.000.000 đồng.

2. 2

   Ô Hiển thị có hai lựa chọn Chỉ dòng còn số dư (mặc định) và Tất cả. Để mặc định thì mỗi dòng là một nhân viên còn nợ lương: các cột Thực lĩnh lương tháng, Thực lĩnh bổ sung, Đã tạm ứng, Đã chi lương, Đã chi bổ sung và Còn phải trả. Dòng Cộng cuối bảng là tổng còn nợ của kỳ; số này là con số đem so với mức trần 17% quỹ lương thực hiện (1.020.000.000 đồng trong ví dụ).

3. 3

   Bỏ trống ô kỳ để xem mọi kỳ cùng lúc, hợp với kiểm tra cuối năm có tháng nào còn nợ kéo dài. Bấm vào tên kỳ ở cột đầu để mở bảng lương tháng đó. Số âm ở cột Còn phải trả (hiện màu đỏ) nghĩa là đã trả vượt, ví dụ tạm ứng nhiều hơn thực lĩnh.

4. 4

   Đến khi chi lương năm sau, mở bảng lương tháng 12/2026 (từ Tiền lương, bấm kỳ lương trong Các kỳ đã tính). Khung Chi lương ghi sẵn phải trả, đã chi và còn phải trả. Điền Ngày chi, Hình thức (Chuyển khoản là mặc định, hoặc Tiền mặt), ô Số tiền (trống = trả hết) ghi 650.000.000 rồi bấm Lập chứng từ chi lương. Muốn chi cho từng người thì dùng khung Chi lương theo từng người, cột Số chi lần này, nút Lập chứng từ chi lương theo danh sách. Số tiền vượt số còn phải trả thì báo Số tiền chi vượt số còn phải trả (… đồng); kỳ đã chi đủ thì báo Kỳ lương này đã chi đủ.

5. 5

   Chi 650.000.000 đồng trong thời hạn 6 tháng như ví dụ, rồi quay lại Còn phải trả nhân viên: dòng Cộng của kỳ 12/2026 còn 50.000.000 đồng, đúng số phải tính giảm chi phí của năm sau. In bảng bằng nút in ở đầu trang nếu cần lưu hồ sơ.

Phần mềm tự ghi gì

Không có bút toán nào cho quỹ dự phòng, và cũng không cần: Thông tư 99 không có bút toán riêng cho quỹ này. Lương tháng 12 đã ghi Nợ chi phí lương, Có 334 khi chạy Tính lương kỳ. Mỗi lần chi, phần mềm lập chứng từ Nợ 334, Có 111 (phiếu chi, khi Hình thức là Tiền mặt) hoặc Có 112 (báo nợ, khi là Chuyển khoản), ghi thêm theo từng người trong Lịch sử trả tiền cho nhân viên. Nhờ vậy số còn phải trả giảm đúng theo chứng từ chi.

Kiểm lại và giới hạn

Dưới bảng còn có Lịch sử trả tiền cho nhân viên liệt kê ngày, chứng từ, kỳ, mã và họ tên, số tiền; đối chiếu tổng với số bạn tính tay. Giới hạn: KetoanX không tính mức 17% quỹ lương thực hiện, không kiểm công ty có lỗ sau khi trích, không lưu quyết định trích lập và không tự nhắc mốc 30/06 để rà quỹ còn dư. Tất cả vẫn làm trên bảng theo dõi riêng của bạn. Chứng từ chi lập trước khi có chức năng chi theo từng người không được trừ ở bảng này, dù số tổng của kỳ trong bảng lương vẫn đúng. Bảng lương và bút toán chi lương năm sau ghi như bình thường trong tính năng tiền lương, và công cụ tính lương gross net giúp kiểm lại từng phiếu lương.

Cách nhập từng ô và các trường hợp khác của màn này có đủ trong bài hướng dẫn sử dụng bảng lương.