Tài khoản 335 chi phí phải trả theo Thông tư 99: kết cấu và cách hạch toán

Ranh giới với dự phòng phải trả (tài khoản 352) là chỗ kế toán hay nhầm. Chi phí phải trả là nghĩa vụ hiện tại chắc chắn về thời gian thanh toán và xác định được chắc chắn số tiền. Dự phòng phải trả cũng là nghĩa vụ hiện tại nhưng thường chưa rõ khi nào trả, và số tiền chỉ ước tính được. Dự phòng bảo hành sản phẩm, hàng hóa, công trình, dự phòng tái cơ cấu doanh nghiệp không ghi vào 335 mà ghi vào 352. Trên báo cáo tài chính, dự phòng phải trả tách riêng, còn chi phí phải trả là một phần của phải trả thương mại hoặc phải trả khác.

Việc trích trước phải tính chặt: lập dự toán chi phí và được cấp có thẩm quyền duyệt, kèm bằng chứng tin cậy về khoản sẽ chi. Khoản không được tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh thì cấm trích trước. Khoản trích trước còn dư cuối năm phải giải trình trong thuyết minh báo cáo tài chính.

Khi có chi phí thực tế, bạn quyết toán với số đã trích. Chênh lệch được điều chỉnh tăng hoặc giảm chi phí của các bộ phận liên quan, không để treo trên 335. Khoản đã đủ chứng từ nhưng không thuộc người bán thì sang tài khoản 338 phải trả, phải nộp khác, còn khi trích trước, đối ứng là tài khoản chi phí phù hợp, như chi phí bán hàng ở bài tài khoản 641 chi phí bán hàng.

Ví dụ số một: cuối tháng 12, công ty chưa nhận hóa đơn tiền điện nhưng ước 6.000.000 đồng chưa thuế cho bộ phận quản lý. Ghi Nợ 642 6.000.000, Có 335 6.000.000. Đầu tháng sau hóa đơn về với 6.300.000 đồng chưa thuế, thuế 630.000 đồng, chưa trả: Nợ 335 6.000.000, Nợ 642 300.000, Nợ 1331 630.000, Có 331 6.930.000. Phần 300.000 đồng chênh lệch được tính tiếp vào chi phí. Nếu hóa đơn thực tế chỉ 5.800.000 đồng thì phần dư 200.000 đồng ghi Có 642.

Ví dụ số hai: vay 600.000.000 đồng, lãi 9% một năm, trả lãi vào cuối quý. Mỗi tháng lãi là 4.500.000 đồng. Cuối tháng thứ nhất và thứ hai, ghi Nợ 635 4.500.000, Có 335 4.500.000. Đến ngày trả lãi cuối quý, bạn trả 13.500.000 đồng: Nợ 335 9.000.000, Nợ 635 4.500.000, Có 112 13.500.000. Phần lãi vốn hóa vào công trình thì ghi Nợ 241 thay cho Nợ 635 theo chuẩn mực chi phí đi vay, xem bài chi phí lãi vay vốn hóa.

Cách đưa số dư vào sổ mới nằm ở bài chuyển số dư sang Thông tư 99, danh mục đầy đủ ở bài hệ thống tài khoản kế toán theo Thông tư 99.

ketoanx.com/loans/accrue

Các bước

1. 1

   Khế ước 600.000.000 đồng, lãi 9% một năm phải có sẵn ở Quỹ, ngân hàng→, Vay và lịch trả nợ, với TK chi phí lãi là 635 (lãi được vốn hóa vào công trình thì đổi tài khoản này trước khi trích).

2. 2

   Cuối tháng thứ nhất, vào Quỹ, ngân hàng→, Trích trước lãi vay. Ô Ngày trích mặc định là ngày cuối tháng hiện tại; đổi ngày thì bấm Tính lại.

3. 3

   Bảng Lãi vay đến hết ngày … cho từng khế ước: TK chi phí lãi, Tính từ ngày (ngày trả lãi gần nhất), Lãi phát sinh, Đã trích trước, Trích kỳ này. Lãi tính theo cơ sở lãi năm chia 12, nên tháng trọn ra đúng 4.500.000 dù tháng có 30 hay 31 ngày.

4. 4

   Bấm nút Trích trước 4.500.000 đồng và xác nhận. Cuối tháng thứ hai làm lại, cột Đã trích trước lên 4.500.000 và Trích kỳ này lại là 4.500.000.

5. 5

   Ngày trả lãi cuối quý: vào Quỹ, ngân hàng→, Vay và lịch trả nợ, bấm vào dòng khế ước để mở, chọn thẻ Trả nợ theo kỳ, nhập Ngày chứng từ, Hình thức Tiền gửi ngân hàng, Trả lãi 13.500.000 (gốc chưa trả thì để Trả gốc trống), rồi bấm Cất và ghi sổ. Ô Trong đó đã trích trước bằng chứng từ khác (Nợ 335) chỉ điền khi bạn đã trích tay bằng chứng từ không gắn khế ước.

6. 6

   Tiền điện ước 6.000.000 đồng cuối tháng 12: vào Quỹ, ngân hàng→, Thu, chi, chứng từ khác, bấm Lập chứng từ, Loại chứng từ chọn Chứng từ nghiệp vụ khác, dòng hạch toán TK Nợ 6427, TK Có 335, Số tiền (VND) 6.000.000, rồi Cất và ghi sổ. Phải chọn tài khoản chi tiết 6427 vì 642 có tài khoản con, gõ 642 sẽ bị chặn.

7. 7

   Hóa đơn điện về 6.300.000 đồng: ở Mua hàng→, Chứng từ mua hàng bấm Mua dịch vụ, chọn nhà cung cấp, nhập thông tin hóa đơn. Dòng 1 dịch vụ điện Đơn giá 6.000.000 với TK chi phí 335, dòng 2 cùng dịch vụ Đơn giá 300.000 với TK chi phí 6427, cả hai Thuế suất GTGT 10%.

Phần mềm tự ghi gì

Bước 4 lập mỗi khế ước một chứng từ: Nợ 635 4.500.000, Có 335 4.500.000. Bước 5 ghi Nợ 335 9.000.000 (phần đã trích đến ngày trả), Nợ 635 4.500.000 (tháng thứ ba chưa trích), Có 112 13.500.000. Nếu số lãi thực trả nhỏ hơn số đã trích, cùng chứng từ có thêm dòng hoàn nhập Nợ 335, Có 635 cho phần thừa. Bước 6 ghi Nợ 6427, Có 335 6.000.000; bước 7 ghi Nợ 335 6.000.000, Nợ 6427 300.000, Nợ 1331 630.000, Có 331 6.930.000, và 335 của khoản điện về 0.

Câu báo hay gặp ở thẻ trả nợ: Không trả lãi thì không nhập phần lãi đã trích trước bằng chứng từ khác khi điền ô đã trích tay mà ô Trả lãi để trống, và câu báo tài khoản 335 không còn đủ dư Có khi số đã trích tay gõ lớn hơn số dư thật trên sổ. Muốn trích lại một kỳ, xóa chứng từ trích trước ở màn Chứng từ rồi bấm lại.

Kiểm lại và giới hạn

Mở Báo cáo→, Sổ chi tiết, ô Tài khoản gõ 335, chọn từ đầu quý đến ngày trả lãi, bấm Xem báo cáo: hai dòng Có 4.500.000 cuối tháng và một dòng Nợ 9.000.000 ngày trả, số dư về 0. Màn trích trước báo riêng hai trường hợp nó không tự làm: khế ước ngoại tệ (bạn lập chứng từ Nợ chi phí lãi, Có 335 theo tỷ giá cuối kỳ ở màn Chứng từ) và chứng từ trích tay Nợ chi phí lãi, Có 335 không gắn khế ước (đừng trích lại cùng kỳ ở màn này). Cách tính từng cột và các khế ước bị bỏ qua có ở hướng dẫn màn Trích trước lãi vay.

Trích trước lương nghỉ phép, chi phí ngừng sản xuất không có màn tính riêng; bạn lập chứng từ nghiệp vụ khác như bước 6 với tài khoản chi phí tương ứng. KetoanX không có chế độ kế toán hộ kinh doanh, bài này áp dụng cho doanh nghiệp; cách chuyển sổ nằm ở trang phần mềm kế toán Thông tư 99.