Tài khoản 242 chi phí chờ phân bổ theo Thông tư 99: kết cấu và cách hạch toán

Điều kiện để vào 242 là khoản chi đã phát sinh thật và phục vụ nhiều kỳ kế toán. Không cần là khoản đã trả tiền: Thông tư 99 nói rõ chi phí chưa trả tiền cũng ghi vào đây, miễn nó thuộc về nhiều kỳ. Những khoản được kể tên gồm:

Chi phí thuê cơ sở hạ tầng và thuê hoạt động tài sản cố định (đất, nhà xưởng, kho bãi, văn phòng, cửa hàng) cho kinh doanh nhiều kỳ. Chi phí bảo hiểm (cháy nổ, trách nhiệm dân sự chủ phương tiện, thân xe, tài sản) và các khoản trả một lần cho nhiều kỳ. Công cụ, dụng cụ, bao bì luân chuyển, đồ dùng cho thuê dùng qua nhiều kỳ. Chi phí sửa chữa, bảo dưỡng định kỳ tài sản cố định. Phần chênh lệch khi bán và thuê lại tài sản: bán thấp hơn giá trị còn lại (thuê tài chính) hoặc thấp hơn giá trị hợp lý (thuê hoạt động). Lợi thế thương mại phát sinh khi mua một hoạt động kinh doanh mà không hình thành quan hệ công ty mẹ, công ty con, trừ hợp nhất dưới sự kiểm soát chung. Và những chi phí nhiều kỳ khác không đủ chuẩn tài sản cố định, như khoản chi cho tài liệu khai thác tài nguyên, khoáng sản.

Cách phân bổ do doanh nghiệp chọn theo tính chất và mức độ từng loại chi phí. Sửa chữa, bảo dưỡng định kỳ thì thời gian phân bổ có thể tính từ lúc sửa xong tới lần sửa định kỳ kế tiếp. Công cụ và bao bì thì có thể lấy thời gian dự kiến dùng hữu ích, hoặc theo mức độ, khối lượng sản phẩm mà chúng tham gia tạo ra. Sổ chi tiết theo dõi từng khoản theo kỳ hạn, số đã phát sinh, số đã phân bổ cho từng đối tượng chịu chi phí và số còn lại. Khoản nhân viên ứng tiền chi hộ chỉ được ghi nhận sau khi quyết toán tạm ứng, xem bài tài khoản 141 tạm ứng.

Ví dụ số: công ty trả trước tiền thuê văn phòng 12 tháng, 36.000.000 đồng chưa thuế, thuế GTGT 3.600.000 đồng, chuyển khoản. Ghi Nợ 242 36.000.000, Nợ 1331 3.600.000, Có 112 39.600.000. Mỗi tháng phân bổ 3.000.000 đồng cho bộ phận quản lý: Nợ 642 3.000.000, Có 242 3.000.000. Sau 5 tháng, số dư 242 của khoản này còn 21.000.000 đồng.

Ví dụ thứ hai: sửa chữa định kỳ một dây chuyền tốn 48.000.000 đồng, tập hợp ở 241 (2413). Khi sửa xong, Nợ 242 48.000.000, Có 241 48.000.000. Dự kiến 24 tháng sau mới sửa lại, nên mỗi tháng phân bổ 2.000.000 đồng: Nợ 627 2.000.000, Có 242 2.000.000. Khấu hao của chính dây chuyền ấy vẫn chạy riêng ở bài tài khoản 214 hao mòn tài sản cố định.

Danh sách khoản mục nhiều kỳ cũng khác. Thông tư 133 kể thêm chi phí thành lập doanh nghiệp, đào tạo, quảng cáo trước hoạt động, lãi tiền vay trả trước, sửa chữa lớn phát sinh một lần, chi phí nghiên cứu và triển khai không đủ chuẩn tài sản vô hình. Văn bản tài khoản 242 của Thông tư 99 không kể riêng các khoản này, nó dùng nhóm "các khoản chi phí nhiều kỳ khác không đủ điều kiện là tài sản cố định", đồng thời thêm hai khoản không có trong tài khoản 242 của Thông tư 133 là chênh lệch khi bán và thuê lại tài sản, và lợi thế thương mại khi mua hoạt động kinh doanh. Thông tư 133 còn có đoạn về chi phí trả trước bằng ngoại tệ và đánh giá lại, đoạn này không lặp lại ở 242 của Thông tư 99. Thông tư 133 chỉ nêu kết cấu của 242, còn Thông tư 99 hướng dẫn bút toán từng giao dịch ngay tại tài khoản.

Danh mục tài khoản đầy đủ ở bài hệ thống tài khoản kế toán theo Thông tư 99, cách đưa số dư vào sổ mới ở bài chuyển số dư sang Thông tư 99.

ketoanx.com/prepaid

Các bước

1. 1

   Vào Tài sản, chi phí→, CCDC, chi phí trả trước, bấm Ghi tăng nhiều dòng. Trang có tiêu đề Ghi tăng công cụ dụng cụ, chi phí trả trước.

2. 2

   Phần đầu khung Ghi tăng nhiều dòng: Ngày ghi tăng, bắt đầu phân bổ là ngày trả tiền thuê; TK đối ứng (Có), để trống nếu không lập chứng từ gõ 112 vì trả bằng chuyển khoản; Tiền thuế GTGT (nếu có) 3.600.000; ghi Số hóa đơn của bên cho thuê. Trả chịu thì gõ 331 và chọn Nhà cung cấp.

3. 3

   Dòng khoản: Mã và Tên (ví dụ THUEVP, Thuê văn phòng 12 tháng), Loại chọn Chi phí chờ phân bổ (sổ Thông tư 200, 133 hiện là Chi phí trả trước; Công cụ dụng cụ là loại mặc định nên phải đổi), Số lượng 1, Thành tiền 36.000.000, Số tháng 12, TK nguồn giữ 242, TK chi phí giữ 642 vì văn phòng của bộ phận quản lý, Bộ phận gõ nếu cần theo dõi.

4. 4

   Bấm Ghi tăng và xác nhận Ghi tăng các khoản này?.

5. 5

   Cuối mỗi tháng, quay lại Tài sản, chi phí→, CCDC, chi phí trả trước, khung Phân bổ kỳ, ô Kỳ chọn tháng rồi bấm Phân bổ kỳ. Một lần bấm phân bổ mọi khoản còn giá trị trong tháng đó.

Với ví dụ sửa chữa dây chuyền 48.000.000 đồng đã tập hợp ở 2413, làm như trên nhưng TK đối ứng (Có) gõ 2413, không nhập thuế, Số tháng 24 và TK chi phí 627. Khoản đã ghi Nợ 242 bằng chứng từ khác (chứng từ mua hàng, phiếu chi) thì dùng khung Lập từ chứng từ đã ghi sổ ở cùng trang, bấm Lập khoản để theo dõi mà không ghi thêm bút toán.

Phần mềm tự ghi gì

Bước 4 ghi Nợ 242 36.000.000, Nợ 1331 3.600.000, Có 112 39.600.000 trên một chứng từ. Bước 5 lập chứng từ Phân bổ CCDC, chi phí trả trước ghi Nợ 642 3.000.000, Có 242 3.000.000 mỗi tháng; khoản sửa chữa thêm Nợ 627 2.000.000, Có 242 2.000.000. Khoản có bảng tỷ lệ phân bổ thì chi phí chia cho từng bộ phận, đối tượng theo tỷ lệ. Tháng ghi tăng được tính đủ một tháng dù trả tiền giữa tháng, tháng cuối nhận phần lẻ do làm tròn. Mỗi khoản chỉ phân bổ một lần cho một tháng; bấm lại tháng đã chạy sẽ nhận câu Không có khoản nào cần phân bổ trong kỳ này (hoặc đã phân bổ rồi). Hai lỗi hay gặp khi ghi tăng là Mã bị trùng giữa các dòng và Dòng …: nhập thành tiền hoặc đơn giá lớn hơn 0.

Kiểm lại và giới hạn

Mở Tài sản, chi phí→, Tình hình phân bổ: sau 5 tháng, dòng tiền thuê có Đã phân bổ 15.000.000, Còn lại 21.000.000 và Số kỳ còn lại 7. Số dư 242 trên sổ xem ở Báo cáo→, Sổ chi tiết, ô Tài khoản gõ 242, bấm Xem báo cáo; tổng cột Còn lại của các khoản nguồn 242 phải bằng số dư cuối kỳ của sổ. Ghi giảm, tạm ngừng hay điều chỉnh số tháng làm trên trang của từng khoản (bấm vào mã ở danh sách), xem hướng dẫn màn CCDC, chi phí trả trước.

Ô TK nguồn nhận cả 153, nên công cụ dụng cụ phân bổ thẳng từ 153 cũng nằm chung danh sách; bài này chỉ bàn phần đi qua 242. Khoản khách trả trước nhiều kỳ (ghi Có 3387) có màn Doanh thu nhận trước riêng, xem bài tài khoản 338. KetoanX không có chế độ kế toán hộ kinh doanh, bài này áp dụng cho doanh nghiệp; cách chuyển sổ nằm ở trang phần mềm kế toán Thông tư 99.