Tài khoản 141 tạm ứng theo Thông tư 99: kết cấu và cách hạch toán

Thông tư 99 không đặt sẵn điều kiện chi tiết cho việc tạm ứng. Doanh nghiệp tự ban hành quy chế và kiểm soát nội bộ theo pháp luật liên quan và yêu cầu quản trị: ai được tạm ứng, giá trị tối đa, mục đích, hình thức, thời hạn, ai phê duyệt. Đây là chỗ khác nhiều với chế độ cũ, mục khác biệt phía dưới nói rõ.

Quy trình có ba bước. Người nhận tạm ứng làm xong việc thì lập bảng thanh toán tạm ứng kèm chứng từ gốc, trình người có thẩm quyền duyệt. Tiền ứng dùng không hết so với số được duyệt thì người nhận hoàn trả theo quy chế (nộp lại quỹ hoặc trừ lương). Số chi được duyệt lớn hơn số đã ứng thì doanh nghiệp chi bù phần thiếu. Sổ chi tiết theo từng người nhận, từng lần ứng, để biết khoản nào còn mở. Khoản chi tạm ứng thuộc nhiều kỳ, như tiền thuê trả trước, sau khi quyết toán còn phân bổ dần theo bài tài khoản 242 chi phí chờ phân bổ.

Ví dụ số: giám đốc duyệt cho anh Nam ứng 20.000.000 đồng tiền mặt mua vật liệu. Khi chi, ghi Nợ 141 20.000.000, Có 111 20.000.000. Anh mua vật liệu chưa thuế 18.000.000 đồng, thuế GTGT 1.800.000 đồng, có hóa đơn hợp lệ, tổng 19.800.000 đồng, nộp lại 200.000 đồng. Ghi quyết toán: Nợ 152 18.000.000, Nợ 1331 1.800.000, Có 141 19.800.000. Ghi thu hồi: Nợ 111 200.000, Có 141 200.000. Sau hai bút toán, số dư 141 của anh Nam về 0.

Ở tình huống khác, vật liệu mua không có thuế phải khấu trừ và chi thực tế được duyệt là 21.500.000 đồng, vượt 1.500.000 đồng so với số đã ứng. Doanh nghiệp chi bù và ghi quyết toán cùng lúc: Nợ 152 21.500.000, Có 141 20.000.000, Có 111 1.500.000.

Danh mục tài khoản đầy đủ ở bài hệ thống tài khoản kế toán theo Thông tư 99, bước chuyển số dư ở bài chuyển số dư sang Thông tư 99.

ketoanx.com/advances

Các bước

1. 1

   Người nhận tạm ứng phải là đối tượng được đánh dấu nhân viên trong danh mục; màn quyết toán từ chối người khác với câu Chỉ quyết toán tạm ứng cho đối tượng là nhân viên.

2. 2

   Vào Quỹ, ngân hàng→, Giấy đề nghị tạm ứng. Ngày đề nghị mặc định hôm nay; Người đề nghị gõ Nam rồi chọn anh Nam trong gợi ý; Số tiền đề nghị tạm ứng 20.000.000 (dòng Viết bằng chữ trên tờ giấy tự đọc ra); Lý do tạm ứng ghi mua vật liệu; Thời hạn thanh toán nên có ngày cụ thể. Ba ô người đề nghị, số tiền, lý do là bắt buộc. Bấm In giấy đề nghị để in mẫu 03-TT; màn không lưu giấy, đóng trang là mất.

3. 3

   Giấy được duyệt thì bấm Lập phiếu chi tạm ứng trên đầu trang. Nút mở một phiếu chi tiền mặt trống, TK Có đã điền tài khoản tiền mặt; bạn nhập dòng 1 TK Nợ 141, Đối tượng Nợ anh Nam, Số tiền (VND) 20.000.000, rồi Cất và ghi sổ.

4. 4

   Anh Nam về nộp hóa đơn: vào Quỹ, ngân hàng→, Quyết toán tạm ứng, ở bảng Nhân viên đang giữ tiền tạm ứng bấm Quyết toán ở dòng anh Nam. Đặt Ngày quyết toán; số dư 141 dùng để tính chênh lệch là số dư tại ngày này.

5. 5

   Dòng chi phí: TK chi phí mặc định là tài khoản chi phí quản lý, gõ 152 cho vật liệu, Nội dung chi ghi tên vật liệu, Số tiền chưa thuế 18.000.000, Thuế GTGT đầu vào 1.800.000. Nhiều hóa đơn thì bấm Thêm dòng chi phí.

6. 6

   Giữ ô Thu lại phần tạm ứng thừa hoặc chi thêm phần vượt bằng tiền mặt (đưa số dư tạm ứng về 0) được tích, ở Phần tạm ứng thừa chọn Nhân viên nộp lại tiền mặt. Khung xem trước hiện Đang tạm ứng 20.000.000, Chi thực tế (gồm thuế) 19.800.000, Thu lại từ nhân viên 200.000, Số dư tạm ứng sau quyết toán 0. Quy chế cho trừ lương thì chọn Trừ vào lương (Nợ 334, Có 141).

7. 7

   Bấm Cất và ghi sổ quyết toán. Ở bảng Chứng từ quyết toán tạm ứng gần đây bấm Giấy thanh toán 04-TT để in giấy thanh toán tạm ứng cho anh Nam ký.

8. 8

   Trường hợp chi vượt (21.500.000 trên 20.000.000 đã ứng): làm như trên với Số tiền chưa thuế 21.500.000, để trống ô thuế; khung xem trước đổi tên ô thành Chi thêm cho nhân viên 1.500.000.

9. 9

   Xem số dư: Quỹ, ngân hàng→, Theo dõi tạm ứng chọn Đến ngày rồi bấm Xem, mỗi người một dòng với số dư và tuổi theo bốn nhóm Đến 30 ngày, 31 đến 60 ngày, 61 đến 90 ngày, Trên 90 ngày. Sổ từng lần ứng, hoàn của 141 xem ở Báo cáo→, Sổ chi tiết, gõ 141 vào ô Tài khoản.

Phần mềm tự ghi gì

Giấy đề nghị không sinh bút toán. Phiếu chi ghi Nợ 141 (anh Nam), Có 111 20.000.000. Chứng từ quyết toán loại QTTU ghi Nợ 152 18.000.000, Có 141; Nợ 1331 1.800.000, Có 141; Nợ 111 200.000, Có 141; tổng bên Có 141 là 20.000.000 nên số dư về 0. Trường hợp chi vượt, dòng cuối thành Nợ 141, Có 111 1.500.000, cộng với Nợ 152 21.500.000, Có 141 thì ra đúng bút toán gộp ở mục trên. Trừ lương thì dòng thu lại thành Nợ 334, Có 141. Nhân viên không còn dư mà chưa nhập chi phí thì phần mềm báo Không có gì để quyết toán: nhân viên không còn dư tạm ứng và chưa nhập chi phí.

Kiểm lại và giới hạn

Ngay trên màn quyết toán, khung Sổ chi tiết TK 141 của anh Nam có cột Tạm ứng (Nợ), Hoàn ứng (Có) và Số dư; ở Theo dõi tạm ứng các lần hoàn được trừ vào lần ứng cũ nhất trước. Biên bản đối chiếu công nợ tạm ứng in ở Quỹ, ngân hàng→, Đối chiếu công nợ tạm ứng. Từng ô của màn quyết toán có ở hướng dẫn màn Quyết toán tạm ứng.

Giới hạn: dòng Nợ 152 ở màn quyết toán chỉ vào sổ cái, không vào thẻ kho vì dòng chi phí không chọn mặt hàng. Vật liệu cần lên thẻ kho thì bỏ dòng 152 ở quyết toán và lập phiếu nhập kho ở Kho→, Nhập kho, xuất kho với TK Có (đối ứng) là 141; thuế 1.800.000 vẫn nhập ở màn quyết toán. Chi bù phần vượt chỉ có lựa chọn tiền mặt; chi bù bằng chuyển khoản thì bỏ tích ô thu lại, chi chỉ chi phí, rồi lập báo nợ Nợ 141, Có 112. Màn giấy đề nghị không kiểm khoản ứng cũ chưa quyết toán, và không cảnh báo khi hóa đơn từ 5 triệu đồng được trả bằng tiền tạm ứng. Mẫu giấy, cách điền có ở bài giấy đề nghị tạm ứng, thanh toán. Hộ kinh doanh không dùng được các màn này vì KetoanX chỉ có chế độ cho doanh nghiệp; việc chuyển sổ xem ở trang phần mềm kế toán Thông tư 99.