Mẫu giấy đề nghị tạm ứng, thanh toán tạm ứng và các chứng từ tiền khác theo Thông tư 99

Bốn chữ ký xếp theo thứ tự: giám đốc, kế toán trưởng, phụ trách bộ phận, người đề nghị tạm ứng. Thường người đề nghị ký trước, trưởng bộ phận xác nhận nhu cầu, kế toán trưởng ký, giám đốc duyệt sau cùng. Giấy này chỉ là giấy tờ trước khi chi: nó chưa ghi sổ. Khi được duyệt, kế toán lập phiếu chi, ghi Nợ tài khoản 141 gắn với tên người tạm ứng, và dùng giấy 03-TT làm chứng từ gốc kèm phiếu chi.

Cách ghi phiếu chi đi kèm nằm ở bài về mẫu phiếu thu, phiếu chi.

Ô Thời hạn thanh toán là ô nên ghi cụ thể bằng ngày, không ghi sau khi xong việc. Chưa thanh toán khoản tạm ứng cũ thì có được tạm ứng tiếp hay không là tùy quy chế của từng công ty, mẫu không quy định.

So với 03-TT, điểm khác nằm ở thời điểm: 03-TT xin tiền trước khi làm việc, 05-TT đòi tiền sau khi đã chi hoặc phát sinh nghĩa vụ trả, nên 05-TT bắt buộc kèm chứng từ gốc (hóa đơn, hợp đồng, biên bản nghiệm thu). Người duyệt xong thì kế toán lập phiếu chi cho khoản đó.

Biên lai không thay hóa đơn. Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thì người bán vẫn phải lập hóa đơn điện tử giao cho người mua theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, trừ các trường hợp Điều 7 của nghị định này cho phép không lập. Cũng đừng nhầm với biên lai thu thuế, phí, lệ phí điện tử: đó là chứng từ do tổ chức thu thuế, phí lập theo pháp luật thuế, khác hẳn mẫu 06-TT nội bộ. Biên lai 06-TT hợp với những khoản thu không phải bán hàng, dịch vụ, ví dụ nhân viên nộp lại tiền, thu tiền ký quỹ hay thu tiền phạt nội bộ; tiền thu xong thì ghi sổ quỹ như mọi khoản thu khác.

Bảng kê vàng tiền tệ 07-TT đính kèm phiếu thu hoặc phiếu chi khi giao dịch bằng vàng tiền tệ: mỗi dòng ghi tên, loại, quy cách phẩm chất, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền; bốn chữ ký là kế toán trưởng, thủ quỹ, người kiểm nghiệm và người nộp (nhận). Công ty không giao dịch vàng thì không dùng. Bảng kiểm kê quỹ 08a-TT, 08b-TT ở nhóm này được hướng dẫn riêng trong bài về kiểm kê quỹ tiền mặt.

ketoanx.com/advances/request

Các bước

1. 1

   Mở Quỹ, ngân hàng→, Giấy đề nghị tạm ứng. Ô Ngày đề nghị mặc định là hôm nay, ô Kính gửi tự điền Ông (bà) … theo tên giám đốc khai ở hồ sơ công ty (chưa khai thì Giám đốc công ty). Nhập Người đề nghị Nam (gõ thì gợi ý các nhân viên đã có trong danh mục, bắt buộc), Bộ phận, Số tiền đề nghị tạm ứng 10.000.000 (bắt buộc, lớn hơn 0; phần mềm đọc ra chữ ở dòng Viết bằng chữ), Thời hạn thanh toán (nên chọn ngày cụ thể như bài khuyên) và Lý do tạm ứng (bắt buộc). Bấm In giấy đề nghị; tờ in có bốn chỗ ký Giám đốc, Kế toán trưởng, Phụ trách bộ phận, Người đề nghị tạm ứng.

2. 2

   Khi giấy được duyệt, bấm Lập phiếu chi tạm ứng (nút trên đầu trang). Ở phiếu chi chọn Loại chứng từ là Phiếu chi tiền mặt, nhập Ngày chứng từ 05/10/2026, Diễn giải là tạm ứng đi công tác. Ở dòng hạch toán nhập TK Nợ 141, TK Có 111, Số tiền (VND) 10.000.000 và chọn nhân viên ở Đối tượng Nợ, vì số dư 141 được theo dõi từng người. Bấm Cất và ghi sổ. Số phiếu chi (PC0142 trong bài) tự cấp.

3. 3

   Khi nhân viên nộp chứng từ, mở Quỹ, ngân hàng→, Quyết toán tạm ứng. Danh sách Nhân viên đang giữ tiền tạm ứng chỉ hiện những người còn dư 141; bấm Quyết toán ở dòng của anh Nam, hoặc chọn ở ô Nhân viên rồi bấm Xem. Nhân viên phải được đánh dấu là nhân viên ở danh mục khách hàng, nhà cung cấp, nếu không phần mềm báo Chỉ quyết toán tạm ứng cho đối tượng là nhân viên.

4. 4

   Ở khung Quyết toán tạm ứng của …, ô Ngày quyết toán mặc định hôm nay; Diễn giải để trống thì phần mềm tự điền. Mỗi dòng chi phí có TK chi phí (mặc định 6428, 6422 hay 642, tùy tài khoản công ty có), Nội dung chi, Số tiền chưa thuế và Thuế GTGT đầu vào. Ví dụ tổng chi 8.600.000 thì nhập một dòng 8.600.000 vào TK chi phí 642 (hoặc tách vé, khách sạn, ăn uống thành ba dòng bằng Thêm dòng chi phí). Hóa đơn có thuế thì tách số tiền chưa thuế và thuế sang hai ô; ô thuế khóa nếu hệ thống tài khoản chưa có tài khoản thuế đầu vào.

5. 5

   Tích hay bỏ ô Thu lại phần tạm ứng thừa hoặc chi thêm phần vượt bằng tiền mặt (đưa số dư tạm ứng về 0); mặc định là tích. Khi tích, ô Phần tạm ứng thừa cho chọn Nhân viên nộp lại tiền mặt hoặc Trừ vào lương (Nợ 334, Có 141). Với 1.400.000 thừa của anh Nam, chọn nộp lại tiền mặt. Bỏ tích thì chỉ ghi chi phí và số dư 141 còn nguyên để quyết toán tiếp.

6. 6

   Xem khung kết quả ngay dưới: Đang tạm ứng 10.000.000, Chi thực tế (gồm thuế) 8.600.000, Thu lại từ nhân viên 1.400.000 và Số dư tạm ứng sau quyết toán 0, kèm danh sách bút toán Nợ/Có. Bấm Cất và ghi sổ quyết toán. Ở bảng Chứng từ quyết toán tạm ứng gần đây bấm Giấy thanh toán 04-TT để in giấy; In chứng từ in chứng từ ghi sổ.

7. 7

   Trường hợp chi quá, nhập chi thực tế 11.200.000 thì dòng kết quả đổi tên thành Chi thêm cho nhân viên 1.200.000.

Phần mềm tự ghi gì

Phiếu chi tạm ứng ghi Nợ 141 (gắn anh Nam), Có 111 số 10.000.000. Quyết toán 8.600.000 ghi Nợ 642, Có 141 cùng số ấy, rồi Nợ 111, Có 141 số 1.400.000 với diễn giải Thu lại tạm ứng thừa. Trường hợp trừ vào lương thì dòng thứ hai là Nợ 334, Có 141 với diễn giải Trừ tạm ứng thừa vào lương. Quyết toán 11.200.000 ghi Nợ 642, Có 141 theo 11.200.000, rồi Nợ 141, Có 111 số 1.200.000 Chi thêm phần vượt tạm ứng. Thuế GTGT đầu vào, nếu có, ghi Nợ tài khoản thuế đầu vào, Có 141. Số hiệu tài khoản theo chế độ của công ty (Thông tư 99 hay 133 đều dùng 141, 111, 642).

Báo lỗi hay gặp: Chỉ quyết toán tạm ứng cho đối tượng là nhân viên, và Có dòng chi phí chưa nhập số tiền khi một dòng có thuế hoặc nội dung mà thiếu số tiền; thiếu tài khoản thì phần mềm báo Hệ thống tài khoản thiếu tài khoản tiền mặt….

Kiểm lại và giới hạn

Chọn nhân viên ở Quyết toán tạm ứng để xem Sổ chi tiết TK 141 của … từ đầu năm với hai cột Tạm ứng (Nợ) và Hoàn ứng (Có) và số dư; về 0 là đã quyết toán hết. Tuổi các khoản chưa quyết toán xem ở Quỹ, ngân hàng→, Theo dõi tạm ứng, và biên bản xác nhận với nhân viên ở Đối chiếu công nợ tạm ứng.

Giới hạn: KetoanX không có màn hình in cho 05-TT, 06-TT, 07-TT và 09-TT; bạn lập tay theo bố cục ở bài hoặc dùng mẫu Word, Excel riêng. Giấy đề nghị 03-TT chỉ in, không lưu và không gắn sẵn vào phiếu chi, nên bạn tự lưu bản ký làm chứng từ gốc. Không có bước duyệt đề nghị trên phần mềm; duyệt là việc ngoài giấy. Phần chức năng quỹ và ngân hàng xem ở trang tính năng.

Nguyên tắc chung về mẫu tham khảo và quyền tự thiết kế có ở bài chứng từ kế toán theo Thông tư 99; sau nhóm tiền là các chứng từ kho, bắt đầu từ mẫu phiếu nhập kho, phiếu xuất kho.

Các bước chi tiết hơn, kèm những trường hợp ít gặp, nằm ở bài hướng dẫn sử dụng giấy đề nghị tạm ứng.