Giấy đề nghị tạm ứng: cách dùng trên KetoanX

ketoanx.com/advances/request

Trên màn này bạn điền ngày, người nhận, bộ phận, số tiền, lý do và thời hạn thanh toán; phần mềm đọc số tiền ra chữ và dựng sẵn tờ giấy ở phía dưới để bạn xem trước; bấm in để ra bản ký. Màn không lưu gì, không có bước duyệt trên phần mềm, không gắn vào phiếu chi.

Nó là bước đầu của quy trình tạm ứng. Sau nó là phiếu chi tạm ứng (xem lập phiếu chi), rồi quyết toán tạm ứng, và theo dõi tạm ứng để biết khoản nào còn mở. Mẫu 03-TT và các giấy cùng nhóm được giải thích ở bài giấy đề nghị tạm ứng, thanh toán tạm ứng.

ketoanx.com/advances/request

1. 1

   Quyền xem phân hệ Quỹ, ngân hàng để vào được màn. Màn không ghi sổ nên không đòi quyền thêm.

2. 2

   Tên giám đốc và kế toán trưởng đã khai ở hồ sơ công ty. Nếu chưa khai, ô Kính gửi tự điền "Giám đốc công ty" và chỗ ký giám đốc, kế toán trưởng trên tờ in để trống tên.

3. 3

   Nhân viên nhận tiền đã có trong danh mục và được đánh dấu là nhân viên (khách hàng, nhà cung cấp). Không bắt buộc để in giấy, nhưng cần khi lập phiếu chi và quyết toán, vì tạm ứng 141 chỉ theo dõi theo nhân viên.

4. 4

   Công ty có quy chế tạm ứng: ai được ứng, tối đa bao nhiêu, thời hạn thanh toán. Thông tư 99 không đặt điều kiện chi tiết mà giao cho quy chế công ty (bài tài khoản 141 tạm ứng); Thông tư 133 từng quy định cụ thể hơn. Phần mềm không kiểm quy chế.

ketoanx.com/advances/request

Nút In giấy đề nghị ở cuối biểu mẫu mở hộp thoại in của trình duyệt. Ô bắt buộc để trống thì trình duyệt không cho in và báo ô đó.

Tờ giấy có bốn chỗ ký theo thứ tự: Giám đốc, Kế toán trưởng, Phụ trách bộ phận, Người đề nghị tạm ứng. Tên giám đốc và kế toán trưởng lấy từ hồ sơ công ty, tên người đề nghị lấy từ ô Người đề nghị, ô phụ trách bộ phận để trống cho người ký tay.

ketoanx.com/advances/request

Khi người nhận không có trong danh sách nhân viên

Ô Người đề nghị cho gõ tự do nên vẫn in được. Nhưng đến lúc lập phiếu chi và quyết toán, bạn phải thêm người đó vào danh mục và đánh dấu nhân viên, nếu không không theo dõi được số dư 141. Tạm ứng cho người ngoài công ty không đi qua tài khoản 141 mà theo dõi ở tài khoản phải thu khác, xem bài 141.

Khi cần ứng một khoản lớn để mua hàng

Hóa đơn mua vào từ 5 triệu đồng đã gồm thuế muốn được khấu trừ thuế GTGT và tính chi phí thì phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (từ 01/7/2025). Nếu nhân viên cầm tiền mặt đi trả thì dễ mất quyền khấu trừ. Phần mềm không cảnh báo khi bạn in giấy. Với khoản lớn, hãy ghi trong lý do là công ty chuyển khoản thẳng cho nhà cung cấp, không ứng tiền mặt. Xem thanh toán không dùng tiền mặt và điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

Khi nhân viên còn khoản tạm ứng cũ chưa quyết toán

Màn này không kiểm số dư cũ và không chặn. Trước khi in, mở theo dõi tạm ứng xem người đó còn dư bao nhiêu và đã bao lâu. Có cho ứng tiếp hay không là do quy chế công ty; Thông tư 133 từng cấm ứng tiếp khi chưa thanh toán dứt điểm.

Khi đề nghị cho chuyến công tác

Công tác phí được tính vào chi phí khi có quyết định cử đi công tác, chứng từ chi và quy chế (xem bài công tác phí). Giấy 03-TT không thay quyết định cử đi. Hãy đính kèm quyết định, ghi tên chuyến đi trong Lý do tạm ứng.

Khi in lại hoặc sửa giấy

Màn không lưu giấy. Đóng trang là mất dữ liệu đã nhập; muốn in lại, nhập lại. Giấy đã in ra phải được lưu bản ký, bạn có thể quét hoặc lưu PDF từ hộp thoại in.

Khi cần các giấy khác (thanh toán, hoàn chi)

Giấy thanh toán tiền tạm ứng 04-TT in ở màn quyết toán sau khi quyết toán. Giấy đề nghị thanh toán 05-TT, biên lai 06-TT, bảng kê chi tiền 09-TT chưa có màn riêng trên KetoanX; làm tay theo mẫu ở bài giấy đề nghị tạm ứng, thanh toán tạm ứng.

ketoanx.com/advances/request

Không ghi gì. Màn này chỉ dựng tờ giấy để in, không tạo chứng từ, không bút toán, không ảnh hưởng quỹ hay sổ nào. Bút toán xuất hiện ở hai bước sau:

1. 1

   Phiếu chi tạm ứng 10.000.000 đồng: Nợ 141 (gắn anh Nam), Có 111.

2. 2

   Quyết toán: Nợ chi phí, Có 141, rồi thu lại hoặc chi thêm phần chênh lệch (ví dụ chi 8.600.000 đồng thì Nợ 111, Có 141 là 1.400.000 đồng).

Để kiểm: sau khi ghi sổ phiếu chi, anh Nam hiện ở theo dõi tạm ứng với số dư 10.000.000 đồng và tuổi 0 ngày.

Bấm In giấy đề nghị mà không thấy hộp thoại in: một ô bắt buộc (Ngày đề nghị, Người đề nghị, Số tiền đề nghị tạm ứng, Lý do tạm ứng) còn trống; trình duyệt báo ở ô đó. Điền vào.

Số tiền không nhận: ô Số tiền đề nghị tạm ứng nhỏ hơn 1 hoặc có chữ. Nhập số nguyên dương.

Tờ in không có tên giám đốc, kế toán trưởng: hồ sơ công ty chưa khai. Khai tên ở hồ sơ công ty rồi tải lại trang, hoặc ký tay kèm họ tên.

Dòng "Thời hạn thanh toán" trống: bạn chưa chọn Thời hạn thanh toán. Chọn ngày rồi in lại.

Tờ giấy in thiếu số giấy: biểu mẫu không có ô số. Ghi tay số thứ tự vào bản in nếu công ty đánh số giấy.