Cách xem công nợ theo hóa đơn và đối chiếu trên KetoanX

Q: Tôi chọn "Từ ngày" mà bảng chứng từ không đổi?

Đúng như thiết kế: bảng chứng từ tính số còn nợ đến Đến ngày. Từ ngày chỉ đổi sổ chi tiết và biên bản.

Chức năng này dùng để làm gì

Báo cáo công nợ tổng hợp chỉ cho một con số mỗi đối tượng. Màn này đi sâu hơn: từng chứng từ bán chịu (hoặc mua chịu) và từng hóa đơn công nợ đầu kỳ, kèm giá trị, số đã thu hoặc đã trả, số còn nợ đến ngày bạn chọn và số ngày quá hạn.

Màn Công nợ phải thu theo hóa đơn liệt kê từng chứng từ bán chịu với giá trị, số đã thu và số còn nợ — Màn liệt kê từng chứng từ bán chịu còn nợ: số chứng từ, ngày, hạn thanh toán, đối tượng, giá trị, số đã thu và còn nợ.

Khi chọn một đối tượng bạn làm được thêm ba việc. Xem sổ chi tiết công nợ có số dư sau từng dòng. Lập biên bản đối chiếu công nợ để hai bên ký. Lập thông báo công nợ để nhắc khách trả, kể cả gửi qua email.

Nó nằm sau chứng từ bán hàng và thu tiền khách hàng, vì số "đã thu" chính là phần bạn đã đối trừ ở màn thu tiền. Bên phải trả thì nằm sau chứng từ mua hàng và trả tiền nhà cung cấp. Xem quá hạn theo từng khoảng ngày thì sang tuổi nợ.

Trước khi bắt đầu

Cột Hạn thanh toán của bảng công nợ theo chứng từ lấy từ ô Hạn nợ trên chứng từ bán chịu — Hạn thanh toán lấy từ ô Hạn nợ trên chứng từ bán chịu, ví dụ BH00142/26 lập 15/10/2026 cho An Phú được nợ 30 ngày nên hạn là 14/11/2026.

Chứng từ bán, mua chịu đã ghi sổ, và ô Hạn nợ trên chứng từ đã có. Ô này chỉ hiện khi chứng từ là bán chịu hoặc ngoại tệ. Hạn trống thì phần mềm tính từ ngày chứng từ.
Khách có điều khoản được nợ bao nhiêu ngày thì khai ở danh mục, xem khách hàng, nhà cung cấp. Ô ấy tên Số ngày được nợ.
Mỗi lần khách trả đã đối trừ vào đúng hóa đơn ở thu tiền khách hàng. Phiếu thu lập rời không giảm "còn nợ" của hóa đơn nào, dù vẫn giảm số dư sổ cái.
Công ty có hóa đơn nợ từ năm trước thì đã nhập ở công nợ đầu kỳ theo hóa đơn.
Để gửi email: khách có địa chỉ email trong danh mục và công ty đã cài thư, xem mẫu thư gửi thư.
Quyền xem phân hệ Quỹ, ngân hàng. Gửi email cần quyền in ở phân hệ bán hàng.

Mở màn hình

Vào menu Quỹ, ngân hàng, Công nợ theo hóa đơn. Tiêu đề là Công nợ phải thu theo hóa đơn hoặc Công nợ phải trả theo hóa đơn tùy phía bạn đang xem.

Menu bên trái, mục Công nợ theo hóa đơn trong nhóm Quỹ, ngân hàng được viền vàng — Menu bên trái: Quỹ, ngân hàng, rồi Công nợ theo hóa đơn.

Các nút trên đầu trang: Tổng hợp công nợ, Tuổi nợ, nút in. Sau khi chọn một đối tượng còn thêm Biên bản đối chiếu công nợ và Thông báo công nợ. Bên dưới có hai nút đổi phía Phải thu 131 và Phải trả 331. Bấm đổi phía thì ô đối tượng được xóa, vì khách hàng và nhà cung cấp là hai danh sách khác nhau.

Hàng lọc gồm Đối tượng (mặc định Tất cả đối tượng, mỗi lựa chọn hiện dạng mã · tên), Từ ngày, Đến ngày, ô tích Hiện cả chứng từ đã thanh toán hết và nút Xem. Mặc định Đến ngày là hôm nay, Từ ngày là 01/01 của năm đó.

Lưu ý khi dùng hai ô ngày. Đến ngày quyết định số còn nợ và số ngày quá hạn của bảng chứng từ. Từ ngày chỉ ảnh hưởng sổ chi tiết bên dưới, không lọc bảng chứng từ.

Đọc báo cáo

Bảng thứ nhất mang tên Công nợ theo từng chứng từ, kèm tên đối tượng khi bạn đã chọn một người. Mặc định chỉ hiện chứng từ còn nợ.

Bảng công nợ theo từng chứng từ của khách KH001 gồm ba chứng từ còn nợ, cột Quá hạn ngày và dòng Tổng cộng — Mỗi dòng một chứng từ còn nợ với Giá trị, Đã thu giảm trừ, Còn nợ; cột Quá hạn (ngày) chỉ hiện khi đã quá hạn và dòng Tổng cộng cộng ba cột tiền.

Cột	Ý nghĩa	Lấy số từ đâu
Số chứng từ	Số chứng từ bán (hoặc mua), bấm để mở chứng từ. Hóa đơn nhập từ kỳ trước hiện nhãn Đầu kỳ, bấm để mở màn công nợ đầu kỳ	Chứng từ chịu đã ghi sổ; hóa đơn công nợ đầu kỳ
Số hóa đơn	Số hóa đơn ghi trên chứng từ	Chứng từ
Ngày	Ngày ghi sổ	Chứng từ
Hạn thanh toán	Hạn nợ; không có thì lấy ngày chứng từ	Chứng từ
Đối tượng	Chỉ hiện khi chưa chọn đối tượng, bấm tên để lọc riêng người đó	Danh mục
Giá trị	Giá trị phải thu hoặc phải trả của chứng từ	Dòng công nợ của chứng từ
Đã thu, giảm trừ (phía trả là Đã trả, giảm trừ)	Số đã đối trừ cộng trả lại hàng, giảm giá gắn chứng từ gốc	Màn thu tiền, trả tiền; chứng từ trả lại, giảm giá
Còn nợ	Giá trị trừ số đã thu hoặc giảm trừ, không âm	Tính từ hai cột trước
Quá hạn (ngày)	Số ngày từ hạn đến Đến ngày, chỉ hiện khi còn nợ và đã quá hạn, tô đỏ	Tính từ hạn thanh toán

Dòng Tổng cộng cộng ba cột tiền. Chứng từ ngoại tệ hiện số quy đổi ra đồng theo tỷ giá ghi sổ, không hiện nguyên tệ.

Bảng thứ hai chỉ xuất hiện khi đã chọn đối tượng, tên dạng Sổ chi tiết công nợ TK 131, kèm mã và tên đối tượng (hoặc TK 331).

Cột	Ý nghĩa
Ngày, Số chứng từ, Diễn giải	Từng chứng từ làm đổi công nợ của đối tượng, kể cả phiếu thu, báo có, trả lại hàng
Phát sinh Nợ, Phát sinh Có	Số tiền ghi vào bên Nợ và bên Có tài khoản công nợ
Số dư (còn phải thu) hoặc Số dư (còn phải trả)	Số dư sau từng dòng; dương là còn nợ, âm là trả thừa hoặc trả trước

Đầu bảng có dòng Số dư đầu kỳ kèm ngày, cuối bảng là Cộng phát sinh và số dư cuối kỳ. Không có phát sinh thì bảng ghi Không có phát sinh trong kỳ.. Với phải trả, số dư được đảo dấu để dương nghĩa là bạn còn nợ nhà cung cấp.

Làm từng bước: kiểm công nợ của một khách trước khi nhắc nợ cuối tháng 10 năm 2026

Công ty TNHH Thương mại Minh Phát cần nhắc Công ty Sao Mai. Đầu tháng Sao Mai nợ 30.000.000 đồng của hóa đơn nhập từ kỳ trước. Ngày 10/10/2026 Minh Phát bán chịu chứng từ BH00031, giá trị 22.000.000 đồng, hạn 25/10/2026. Ngày 20/10 bán chịu thêm BH00036, 33.000.000 đồng, hạn 19/11/2026. Ngày 12/10 Sao Mai trả 30.000.000 đồng, đã đối trừ hết hóa đơn đầu kỳ ở màn thu tiền.

Chọn đối tượng KH001, Từ ngày 01/10/2026, Đến ngày 31/10/2026, bảng chứng từ và sổ chi tiết công nợ hiện ra — Chọn Đối tượng KH001, Từ ngày 01/10/2026, Đến ngày 31/10/2026 rồi bấm Xem: bảng chứng từ còn nợ 186.076.000 và sổ chi tiết bên dưới.

Vào Quỹ, ngân hàng, Công nợ theo hóa đơn, bấm Phải thu 131.
Ở Đối tượng chọn Sao Mai. Chọn Từ ngày 01/10/2026 và Đến ngày 31/10/2026, bấm Xem.
Bảng chứng từ hiện hai dòng: BH00031 còn nợ 22.000.000 và quá hạn 6 ngày (tô đỏ), BH00036 còn nợ 33.000.000, chưa quá hạn. Dòng Tổng cộng còn nợ 55.000.000.
Muốn thấy hóa đơn đầu kỳ đã hết nợ, tích Hiện cả chứng từ đã thanh toán hết và bấm Xem. Dòng nhãn Đầu kỳ hiện ra với Còn nợ để trống.
Kéo xuống sổ chi tiết: Số dư đầu kỳ 30.000.000, phát sinh Nợ 55.000.000, phát sinh Có 30.000.000, số dư cuối kỳ 55.000.000. Số này phải bằng tổng Còn nợ ở bảng trên và bằng dòng của Sao Mai ở công nợ tổng hợp. Nếu lệch, có khoản tiền trả trước hoặc phiếu thu chưa đối trừ, xem phần các trường hợp.
Bấm Thông báo công nợ để gửi nhắc nợ, hoặc Biên bản đối chiếu công nợ nếu khách nói số khác.

Sau bước cuối bạn có bản in hoặc email gửi khách, liệt kê đúng hai chứng từ và tổng 55.000.000 đồng.

Các trường hợp khác

Các tình huống dưới đây đổi cách lập thông báo, biên bản hoặc cách đọc số lệch.

Sau khi chọn KH001 hiện thêm nút Biên bản đối chiếu công nợ và Thông báo công nợ ở đầu trang — Chọn một đối tượng thì đầu trang hiện thêm nút Biên bản đối chiếu công nợ và Thông báo công nợ để gửi nhắc nợ.

Khi gửi thông báo công nợ cho khách

Bấm Thông báo công nợ. Trang mở ở ngày Đến ngày bạn đã chọn, bạn đổi ở ô Tính đến ngày rồi bấm Xem. Trang có bảng số thứ tự, số chứng từ, số hóa đơn, ngày, hạn, giá trị, đã thanh toán, còn nợ, quá hạn; hai dòng cuối là Tổng còn nợ (55.000.000) và Trong đó đã quá hạn thanh toán với số chứng từ quá hạn (1 chứng từ, 22.000.000). Dưới bảng là số tiền bằng chữ và lời đề nghị đối chiếu. Bấm In thông báo để in. Logo và dòng chân trang lấy từ mẫu in chứng từ.

Bấm Gửi qua email để gửi luôn. Hộp hỏi "Gửi thông báo công nợ tới" địa chỉ khách; bấm đồng ý thì thư gửi kèm bản in dạng tệp HTML. Nút này chỉ hiện với phải thu và khi còn ít nhất một chứng từ nợ. Phần mềm báo "Khách hàng ... chưa có địa chỉ email hợp lệ" nếu thiếu email, và "Chưa gửi được thư, hãy thử lại." khi gửi hỏng.

Khi khách báo số nợ khác với sổ của bạn

Lập biên bản đối chiếu trước khi cãi số. Bấm Biên bản đối chiếu công nợ. Trang có bảng bốn dòng: số dư đầu kỳ, phát sinh tăng, phát sinh giảm, số dư cuối kỳ, rồi chi tiết từng chứng từ và danh sách chứng từ chưa thanh toán hết. Kết luận tự điền, ví dụ "Công ty Sao Mai còn phải thanh toán cho Công ty Minh Phát số tiền 55.000.000 đồng", kèm số tiền bằng chữ. Bấm In biên bản, hai bên ký. Nếu khách báo 22.000.000 thì lấy 55.000.000 trừ đi, chênh 33.000.000 đúng bằng BH00036, và bạn biết ngay phải gửi lại chứng từ nào.

Về pháp luật: Thông tư 99 và Thông tư 133 không có mẫu biên bản đối chiếu bắt buộc, công ty tự soạn, xem bài biên bản đối chiếu công nợ. Biên bản của KetoanX in sẵn câu "nếu hợp đồng giữa hai bên có thỏa thuận, Bên B không phản hồi trong vòng 07 ngày thì số liệu được coi là đã xác nhận". Câu này chỉ có giá trị khi hợp đồng thật sự có điều khoản đó; nếu không, hãy xóa câu này khỏi bản gửi đi. Phần mềm chưa lưu bản đã ký hay trạng thái "đối tác đã xác nhận", bạn tự lưu bản scan cùng chứng từ của kỳ.

Khi xem công nợ phải trả nhà cung cấp

Bấm Phải trả 331. Cột đổi thành Đã trả, giảm trừ và sổ chi tiết có Số dư (còn phải trả). Biên bản đảo bên: số dư đầu kỳ ghi "Bên A còn phải trả Bên B". Thông báo công nợ phía này là bản xác nhận số công ty còn nợ nhà cung cấp, không có nút gửi email. Số trả từ 5 triệu đồng trở lên phải qua ngân hàng mới giữ được khấu trừ thuế, xem thanh toán không dùng tiền mặt. Đối trừ bằng bù trừ công nợ cần biên bản và hợp đồng như bài bù trừ công nợ.

Khi công nợ bằng ngoại tệ

Bảng ở đây chỉ hiện số quy đổi. Khách nước ngoài cần thông báo theo nguyên tệ thì dùng thông báo công nợ theo ngoại tệ. Cách quy đổi và chênh lệch tỷ giá ở bài tỷ giá trong kế toán.

Khi tổng còn nợ khác số dư sổ chi tiết

Hai số có thể lệch vì sổ chi tiết tính cả tiền khách trả trước, phiếu thu chưa đối trừ vào hóa đơn nào và bút toán nhập tay, trong khi bảng chứng từ chỉ cộng chứng từ chịu. Ví dụ khách đặt cọc 10.000.000 đồng thì sổ chi tiết thấp hơn bảng 10.000.000. Cách xử lý: mở thu tiền khách hàng, ghép khoản tiền vào đúng chứng từ.

Khi khoản nợ đã quá hạn lâu

Nợ quá hạn từ 6 tháng có thể phải xét trích lập dự phòng. Khi trích, hạn tính từ hạn thanh toán gốc, không tính phần gia hạn, và cần biên bản đối chiếu hoặc văn bản đòi nợ đã gửi. Biên bản và thông báo ở đây chính là hồ sơ đó. Xem trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi và màn trích lập, hoàn nhập dự phòng.

Số liệu lấy từ đâu

Màn không ghi bút toán. Bảng chứng từ lấy các chứng từ bán chịu (hoặc mua chịu) đã ghi sổ có chọn đối tượng, gồm giá trị trên dòng công nợ, cộng số trả lại, giảm giá gắn chứng từ gốc, trừ số đã đối trừ ở màn thu tiền hoặc trả tiền đến ngày Đến ngày. Chứng từ bán thu tiền ngay không có mặt ở đây vì không phát sinh nợ. Phiếu thu đã bị bỏ ghi sổ thì phần đối trừ của nó không còn được tính, nên số còn nợ luôn đi cùng sổ cái. Hóa đơn đầu kỳ lấy từ công nợ đầu kỳ theo hóa đơn. Sổ chi tiết lấy từ mọi dòng ghi sổ vào tài khoản 131 hoặc 331 của đối tượng.

Sổ chi tiết công nợ TK 131 của KH001 có dòng cộng phát sinh và số dư cuối kỳ 186.076.000 khớp với tổng còn nợ — Số dư cuối kỳ của sổ chi tiết (186.076.000) phải bằng tổng Còn nợ ở bảng chứng từ và bằng dòng của khách ở công nợ tổng hợp.

Theo Thông tư 99, công nợ phải theo dõi chi tiết theo từng đối tượng, kỳ hạn và từng lần thanh toán, xem sổ chi tiết thanh toán với người mua, người bán. Màn này là nguồn để bạn dựng sổ đó. Kiểm lại: số dư cuối kỳ phải bằng dòng của đối tượng ở công nợ tổng hợp.

Lỗi hay gặp và cách xử lý

Chưa chọn đối tượng: bạn mở thẳng trang biên bản hoặc thông báo mà chưa chọn ai. Quay lại màn này, chọn Đối tượng rồi bấm lại nút.

Khi để Tất cả đối tượng, hai nút Biên bản đối chiếu công nợ và Thông báo công nợ không hiện ở đầu trang — Ở Tất cả đối tượng thì không có nút Biên bản đối chiếu công nợ và Thông báo công nợ; chọn một đối tượng thì hai nút này mới hiện.

Không có chứng từ nào còn nợ đến ngày này: đối tượng hết nợ hoặc ngày chọn quá sớm. Tích Hiện cả chứng từ đã thanh toán hết để xem lịch sử.

Nút Biên bản đối chiếu công nợ và Thông báo công nợ không hiện: bạn đang ở Tất cả đối tượng. Chọn một người.

Khách đã trả mà hóa đơn vẫn còn nợ: phiếu thu chưa đối trừ vào hóa đơn. Làm ở màn thu tiền khách hàng.

Bấm Gửi qua email báo thiếu quyền: tài khoản chưa có quyền in ở phân hệ bán hàng, dù vẫn thấy nút. Nhờ quản trị viên cấp quyền hoặc in thông báo rồi gửi tay.

Thông báo công nợ thiếu hóa đơn đầu kỳ: thông báo chỉ liệt kê chứng từ bán, mua chịu trong kỳ, không có hóa đơn công nợ đầu kỳ, khác với biên bản. Cộng thêm tay hoặc dùng biên bản.

Hỏi đáp

Những câu người mới hay hỏi khi lần đầu đối chiếu công nợ.

Hai ô Từ ngày và Đến ngày: Đến ngày quyết định số còn nợ, Từ ngày chỉ đổi sổ chi tiết — Đến ngày quyết định số còn nợ và quá hạn của bảng chứng từ; Từ ngày chỉ đổi sổ chi tiết bên dưới.

Vì sao hóa đơn bán thu tiền ngay không có ở đây?

Màn chỉ theo dõi chứng từ chịu. Bán thu tiền ngay đã có phiếu thu kèm, nên công nợ bằng 0.

Tôi chọn "Từ ngày" mà bảng chứng từ không đổi?

Đúng như thiết kế: bảng chứng từ tính số còn nợ đến Đến ngày. Từ ngày chỉ đổi sổ chi tiết và biên bản.

Có bắt buộc lập biên bản đối chiếu không?

Không có quy định bắt buộc về mẫu hay tần suất, nhưng nên làm cuối năm và với khoản lớn hoặc quá hạn. Hồ sơ này còn dùng cho dự phòng nợ khó đòi.

Khách không chịu ký biên bản thì sao?

Nợ không mất đi. Giữ hợp đồng, hóa đơn, chứng từ giao hàng và bằng chứng đã gửi biên bản hoặc thông báo cho khách. Xem bài biên bản đối chiếu công nợ.

Gửi thông báo qua email có lưu lại không?

Có. Thư được ghi vào nhật ký thư của công ty và nhật ký thao tác. Xem lại ở màn nhật ký thư trong mẫu thư gửi thư.

Hướng dẫn khác trong nhóm Quỹ, ngân hàng

Dùng thử trên sổ của chính bạn

Đăng ký mất vài phút, không cần thẻ thanh toán. Mọi chức năng đều miễn phí.

Dùng miễn phí Tất cả hướng dẫn

Công nợ theo hóa đơn: cách dùng trên KetoanX