01
Có mẫu bắt buộc không
Không. Phụ lục I của Thông tư 99 liệt kê 33 mẫu chứng từ (lao động tiền lương, hàng tồn kho, bán hàng, tiền tệ, tài sản cố định) và không mẫu nào là biên bản đối chiếu công nợ. Thông tư 133 cũng không có, nên bạn tự thiết kế.
Thứ chế độ có là sổ chi tiết thanh toán với người mua (người bán), mẫu S31-DN ở Thông tư 99, mở theo từng tài khoản, từng đối tượng và từng thời hạn thanh toán. Sổ này là nguồn số liệu để bạn lập biên bản. Biên bản đối chiếu cũng được nhắc là giấy tờ cần có khi hai bên bù trừ công nợ để vẫn khấu trừ được thuế, xem bài bù trừ công nợ.
02
Biên bản gồm những phần nào
Một biên bản dùng được có sáu phần sau, theo thứ tự từ trên xuống:
| Phần | Nội dung cần ghi |
|---|---|
| Tiêu đề và căn cứ | Tên biên bản, kỳ đối chiếu (từ ngày, đến ngày), hợp đồng hoặc đơn hàng liên quan |
| Hai bên | Tên, địa chỉ, mã số thuế, người đại diện của bên A và bên B |
| Bảng số dư | Số dư đầu kỳ, phát sinh tăng, phát sinh giảm, số dư cuối kỳ |
| Chi tiết | Từng hóa đơn còn nợ: số hóa đơn, ngày, hạn thanh toán, giá trị, số còn nợ |
| Kết luận | Bên nào còn nợ bên nào bao nhiêu, ghi cả bằng chữ; hoặc hai bên không còn nợ |
| Ký xác nhận | Số bản, chữ ký người đại diện hai bên và dấu |
Đơn vị tiền và mốc thời gian phải thống nhất giữa hai bên, vì lệch ngày chốt là nguyên nhân lệch số hay gặp nhất. Công nợ bằng ngoại tệ thì ghi thêm nguyên tệ và tỷ giá đã dùng.
03
Đối chiếu theo số dư hay theo hóa đơn
Đối chiếu theo số dư chỉ so tổng: số dư cuối kỳ của bạn với số dư của đối tác. Khớp thì xong, lệch thì mới đào xuống. Cách này hợp với đối tác ít giao dịch hoặc đối chiếu định kỳ thường xuyên. Đối chiếu theo hóa đơn liệt kê từng hóa đơn và từng khoản thanh toán, nên chỉ ra ngay khoản nào hai bên hiểu khác nhau; cách này cần cho những khoản đã quá hạn, những khách có nhiều hóa đơn và khi bạn cần hồ sơ cho kiểm toán hoặc trích lập dự phòng.
Ví dụ: công ty bạn bán hàng cho công ty B. Kỳ từ 01/10 đến 31/10/2026, số dư đầu kỳ B nợ 120.000.000 đồng. Bạn xuất hai hóa đơn, 0000301 ngày 05/10 trị giá 50.000.000 đồng và 0000325 ngày 20/10 trị giá 35.000.000 đồng, phát sinh tăng 85.000.000 đồng. Ngày 12/10 B trả 120.000.000 đồng, phát sinh giảm 120.000.000 đồng. Số dư cuối kỳ là 120.000.000 + 85.000.000 - 120.000.000 = 85.000.000 đồng, khớp với hai hóa đơn còn nợ 50.000.000 và 35.000.000 đồng.
Giả sử B báo số dư 50.000.000 đồng. Chênh lệch 35.000.000 đồng đúng bằng hóa đơn 0000325, nên bạn biết ngay lệch ở một hóa đơn, chẳng hạn B chưa nhận hàng hoặc chưa nhận hóa đơn đó. Nếu chỉ đối chiếu số dư, bạn chỉ thấy hai tổng khác nhau và phải đi tìm.
04
Cách lập từng bước
Chốt sổ đến hết ngày đối chiếu, đảm bảo mọi hóa đơn, phiếu thu, giấy báo Có của kỳ đã ghi.
In sổ chi tiết công nợ của đối tượng theo kỳ và danh sách hóa đơn còn nợ.
Điền biên bản theo sáu phần ở trên, ký bên bạn.
Gửi cho đối tác kèm sổ chi tiết, nêu rõ hạn họ cần phản hồi.
Nhận lại bản đã ký. Khớp số thì lưu cùng chứng từ của kỳ. Lệch số thì ghi chênh lệch và nguyên nhân vào biên bản, hai bên xử lý rồi lập lại.
Cuối năm là dịp nên đối chiếu với những khoản lớn hoặc quá hạn, vì số liệu này nuôi báo cáo tài chính và hồ sơ kiểm toán.
05
Khi đối tác không ký
Không ký không làm khoản nợ biến mất. Nợ có căn cứ ở hợp đồng, hóa đơn, chứng từ giao hàng và chứng từ thanh toán; biên bản chỉ là xác nhận thêm. Việc của bạn là giữ được bằng chứng rằng bạn đã đề nghị đối chiếu.
Gửi bằng văn bản có thể chứng minh được: email gửi đến địa chỉ đối tác đã dùng trong hợp đồng, hoặc thư chuyển phát có xác nhận đã nhận. Lưu bản gửi, thời điểm gửi và biên nhận. Gửi lần thứ hai kèm thư nhắc nợ nếu quá hạn phản hồi. Nhiều mẫu trên mạng có câu "quá hạn không phản hồi coi như đã xác nhận". Câu đó chỉ có sức nặng nếu hợp đồng giữa hai bên đã thỏa thuận như vậy; hợp đồng không có thì đối tác có quyền không chấp nhận, và bạn không nên dựa vào nó.
Hồ sơ này còn dùng cho phần trích lập dự phòng. Thông tư 133 viết rõ nợ quá hạn đã đòi nhiều lần vẫn được trích dự phòng kể cả khi không có biên bản đối chiếu hoặc đối tượng nợ không ký xác nhận; điều kiện hồ sơ để khoản trích được tính vào chi phí thuế chặt hơn, và cùng mức trích nằm ở bài trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi. Theo dõi khoản nào đã quá hạn bao lâu để đòi đúng lúc thì xem tuổi nợ phải thu.
06
Làm trên KetoanX
Biên bản dựng từ sổ cái ở màn Quỹ, ngân hàng, Công nợ theo hóa đơn: bạn chọn đối tượng và kỳ, bấm Biên bản đối chiếu công nợ, rồi in hoặc lưu PDF từ trình duyệt. Số dư, phát sinh và danh sách hóa đơn còn nợ trong biên bản đều lấy từ chứng từ đã ghi sổ, nên bạn không phải gõ số.
Các bước
Vào Quỹ, ngân hàng, Công nợ theo hóa đơn. Hai nút Phải thu 131 và Phải trả 331 chọn phía cần đối chiếu; với ví dụ công ty B nợ tiền hàng bạn, bấm Phải thu 131. Mở thẳng trang biên bản mà chưa chọn đối tượng thì phần mềm chỉ nhắc Chưa chọn đối tượng và đưa bạn về đây.
Ô Đối tượng chọn công ty B (hiện dạng mã · tên). Để Tất cả đối tượng thì nút lập biên bản chưa xuất hiện, vì mỗi biên bản chỉ cho một đối tượng.
Ô Từ ngày nhập 01/10/2026, ô Đến ngày nhập 31/10/2026. Nếu để trống, Đến ngày là hôm nay và Từ ngày là mùng 1 tháng 1 của năm đó, tức biên bản sẽ đối chiếu cả năm. Bấm Xem. Ô
Hiện cả chứng từ đã thanh toán hếtchỉ đổi bảng hóa đơn trên màn này, không đổi nội dung biên bản.Đọc trước hai bảng của màn: bảng chứng từ liệt kê Giá trị, Đã thu, giảm trừ, Còn nợ, Quá hạn (ngày) của từng hóa đơn, bảng
Sổ chi tiết công nợ TK 131cho số dư đầu kỳ 120.000.000, hai hóa đơn 0000301 (50.000.000) và 0000325 (35.000.000), khoản thu 120.000.000 và số dư cuối kỳ 85.000.000. Hai số này phải trùng sổ bạn đang cầm trước khi gửi đi.Bấm Biên bản đối chiếu công nợ ở đầu trang. Biên bản mở với khoảng ngày bạn vừa chọn; muốn đổi kỳ thì bấm Quay lại sổ chi tiết, chọn lại ngày, rồi bấm nút lần nữa.
Bấm In biên bản, chọn máy in hoặc Lưu thành PDF của trình duyệt. Hai ô ký Đại diện Bên A và Đại diện Bên B để trống cho hai bên ký và đóng dấu.
Nếu chỉ cần nhắc khách trả, quay lại màn công nợ và bấm Thông báo công nợ. Trang này có ô Tính đến ngày, nút Xem, nút In thông báo và, với khách hàng, nút Gửi qua email (hỏi lại Gửi thông báo công nợ tới…? trước khi gửi).
Phần mềm tự ghi gì
Màn này chỉ đọc sổ, không sinh bút toán. Biên bản có tên, địa chỉ, mã số thuế, điện thoại và người đại diện của Bên A (công ty bạn) và Bên B (đối tượng) lấy từ thông tin công ty và danh mục Khách hàng, nhà cung cấp; ô nào chưa nhập thì để trống, nên điền đủ trước khi in.
Bảng số liệu có bốn dòng: 1. Số dư đầu kỳ (Bên B còn phải trả Bên A) 120.000.000, 2. Phát sinh tăng trong kỳ (Bên A bán hàng, cung cấp dịch vụ) 85.000.000, 3. Phát sinh giảm trong kỳ (thanh toán, trả lại, bù trừ) 120.000.000 và 4. Số dư cuối kỳ (1 + 2 − 3) 85.000.000. Tiếp theo là Chi tiết phát sinh trong kỳ với từng chứng từ, rồi Chứng từ chưa thanh toán hết đến ngày 31/10/2026 gồm số hóa đơn, ngày, hạn thanh toán, giá trị và số còn nợ của hai hóa đơn. Kết luận tự điền: công ty B còn phải thanh toán cho công ty bạn 85.000.000 đồng, kèm số tiền bằng chữ; số dư bằng 0 thì ghi hai bên không còn công nợ. Với phía phải trả 331, các dòng đổi chiều tương ứng (Bên A còn phải trả Bên B).
Biên bản in sẵn câu coi như đã xác nhận nếu Bên B không phản hồi trong 07 ngày, nhưng bắt đầu bằng Nếu hợp đồng giữa hai bên có thỏa thuận. Điều kiện này khớp với phần khi đối tác không ký ở trên; hợp đồng của bạn không có điều khoản đó thì nên sửa hoặc bỏ câu này trong bản gửi đi.
Kiểm lại và giới hạn
Số dư cuối kỳ trong biên bản phải bằng số dư TK 131 của đối tượng ở Công nợ tổng hợp; muốn xem khoản nào quá hạn bao lâu thì mở Tuổi nợ. Đối tác báo 50.000.000 thì lấy 85.000.000 trừ đi, chênh 35.000.000 trùng hóa đơn 0000325 ở bảng chứng từ, và bạn gửi lại đúng hóa đơn đó.
Phần mềm chưa lưu bản đã ký, chưa gửi biên bản qua email và chưa ghi nhận trạng thái đối tác đã xác nhận; màn biên bản chỉ có nút In biên bản. Bạn tự lưu bản PDF hoặc bản scan có chữ ký cùng chứng từ của kỳ, và lưu cả thư gửi để làm bằng chứng khi đối tác không ký. Công nợ ngoại tệ có thông báo riêng ở Thông báo công nợ theo ngoại tệ trong nhóm Bán hàng; màn công nợ này là một phần của quỹ và ngân hàng trong KetoanX, còn khung chung của mảng tiền và công nợ ở bài kế toán vốn bằng tiền và công nợ.
Các bước chi tiết hơn, kèm những trường hợp ít gặp, nằm ở bài hướng dẫn sử dụng công nợ theo hóa đơn.
Muốn lập biên bản ngay trong phần mềm, xem bài hướng dẫn đối chiếu công nợ tạm ứng.
Bài liên quan
Tiền và công nợ
Kế toán vốn bằng tiền và công nợ cho người mới
Phụ trách quỹ, ngân hàng và công nợ là giữ ba sổ khớp nhau: sổ quỹ với tiền trong két, sổ tiền gửi với sao kê ngân hàng, sổ công nợ với xác nhận của khách và nhà cung cấp.
Cuối kỳ và khóa sổ
Trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi: mức trích
Khoản nợ quá hạn 8 tháng được trích lập dự phòng 30% số còn nợ, nếu có chứng từ gốc và đối chiếu công nợ hoặc văn bản đòi nợ đã gửi khách.
Tiền và công nợ
Đối chiếu sổ phụ ngân hàng với sổ tiền gửi
Muốn tìm chỗ lệch giữa sổ phụ ngân hàng và sổ tiền gửi, bạn lấy số dư trên sổ phụ, cộng trừ các khoản đã ghi sổ mà ngân hàng chưa xử lý và các khoản ngân hàng đã xử lý mà sổ chưa ghi, rồi so với số dư sổ.
Dùng thử trên sổ của chính bạn
Đăng ký mất vài phút, không cần thẻ thanh toán. Mọi chức năng đều miễn phí.