Đối chiếu sổ phụ ngân hàng với sổ tiền gửi: tìm nguyên nhân lệch, lập ủy nhiệm chi và hạch toán phí

Cuối tháng mà chưa tìm ra nguyên nhân, bạn ghi sổ theo số liệu của ngân hàng. Phần chênh lệch ghi vào bên Nợ tài khoản 138 (Phải thu khác) nếu số của kế toán lớn hơn số của ngân hàng, hoặc bên Có tài khoản 338 (Phải trả, phải nộp khác) nếu số của kế toán nhỏ hơn. Sang tháng sau tiếp tục kiểm tra, xác định nguyên nhân rồi điều chỉnh. Ở Thông tư 133 hai khoản treo này là 1381 và 3381. Từng bút toán của tài khoản này nằm ở bài tài khoản 112, còn tiền mặt thì đối chiếu bằng kiểm kê quỹ tiền mặt.

Mỗi tài khoản ở mỗi ngân hàng phải hạch toán chi tiết riêng, nên đối chiếu cũng làm riêng từng tài khoản. Khoản gửi có kỳ hạn nằm ở tài khoản 128 chứ không ở 112, cách theo dõi nó có bài riêng về tiền gửi có kỳ hạn. Khoản thấu chi không ghi âm trên 112 mà theo dõi như khoản vay.

Làm theo thứ tự sau, mỗi tài khoản một bảng:

1. 1

   Lấy số dư cuối tháng trên sổ phụ và số dư sổ tiền gửi cùng ngày.

2. 2

   Đánh dấu từng dòng sổ phụ đã có trong sổ, rồi từng dòng trong sổ đã có trên sổ phụ. Dòng nào chưa được đánh dấu ở phía nào là nguyên nhân lệch.

3. 3

   Với dòng ngân hàng đã ghi mà sổ chưa có, ghi bổ sung vào sổ (phí, lãi, tiền về).

4. 4

   Với dòng sổ đã ghi mà ngân hàng chưa xử lý, giữ nguyên và ghi vào bảng đối chiếu.

5. 5

   Phần còn lại sau bước 3 và 4 mà vẫn lệch là chênh lệch chưa rõ nguyên nhân: treo theo quy tắc ở trên.

Ví dụ: ngày 31/10/2026 số dư sổ phụ là 515.700.000 đồng, số dư sổ tiền gửi là 499.400.000 đồng, sổ nhỏ hơn 16.300.000 đồng. Rà từng dòng ra ba khoản. Ủy nhiệm chi trả nhà cung cấp 12.000.000 đồng lập ngày 30/10, ngân hàng ghi nợ ngày 02/11. Khách chuyển 5.000.000 đồng ngày 31/10, bạn chưa ghi. Ngân hàng trừ phí chuyển tiền 700.000 đồng, bạn chưa ghi.

Bạn ghi bổ sung hai khoản sổ còn thiếu: tăng tiền gửi 5.000.000 đồng (Nợ 112, Có 131 khi biết khách) và giảm 700.000 đồng (Nợ chi phí, Có 112). Số dư sổ thành 499.400.000 + 5.000.000 - 700.000 = 503.700.000 đồng. So với sổ phụ còn lệch 515.700.000 - 503.700.000 = 12.000.000 đồng, đúng bằng ủy nhiệm chi chưa xử lý. Đó là chênh lệch thời điểm, không cần bút toán nào; ghi nó vào bảng đối chiếu và sang tháng sau xác nhận ngân hàng đã trừ. Bảng này là một phần hồ sơ khi kiểm tra, đối chiếu số liệu trước khi khóa sổ.

Ở phần nội dung chuyển tiền, ghi số hóa đơn hoặc số chứng từ mua của khoản trả, ví dụ "TT HD 0000215 ngay 30/10/2026". Một dòng sao kê có số hóa đơn thì lúc đối chiếu bạn khớp ngay với đúng hóa đơn, và nhà cung cấp cũng biết khoản tiền trả cho hóa đơn nào. Gộp nhiều hóa đơn vào một lệnh thì ghi đủ các số, hoặc ghi chú danh sách ở chứng từ nội bộ đi kèm.

Tiền khách chuyển về mà chưa biết của khách nào chưa nên tự gán cho một khách. Đó là phần chênh lệch chưa rõ nguyên nhân: sổ nhỏ hơn ngân hàng, ghi theo số ngân hàng và treo Có 338. Khi biết khách, bạn kết chuyển sang tài khoản 131 của đúng khách đó.

ketoanx.com/bank

Các bước

1. 1

   Khai tài khoản trước nếu chưa có: ở Tài khoản ngân hàng, đối chiếu bấm Thêm tài khoản ngân hàng, điền Số tài khoản, Ngân hàng, Chi nhánh, Chủ tài khoản, TK kế toán theo dõi (tài khoản 112 chi tiết của ngân hàng ấy) và Loại tiền, rồi bấm Thêm tài khoản. Số tài khoản, Ngân hàng, TK kế toán theo dõi và Loại tiền là bắt buộc. Mỗi tài khoản ở mỗi ngân hàng một dòng, vì đối chiếu làm riêng từng tài khoản.

2. 2

   Bấm Đối chiếu ở dòng tài khoản. Ở ô Đối chiếu đến ngày chọn 31/10/2026 và ở ô Số dư cuối trên sổ phụ ngân hàng nhập 515.700.000, rồi bấm Xem.

3. 3

   Ở khung Nhập sổ phụ từ Excel chọn Tệp sổ phụ (.xlsx, tối đa 5 MB và 5.000 dòng) rồi bấm Nhập sổ phụ. Hàng tiêu đề của tệp cần cột Ngày, Diễn giải, Số tham chiếu và cột Số tiền (dương là tiền vào, âm là tiền ra), hoặc hai cột Ghi nợ (tiền ra) và Ghi có (tiền vào). Nhập lại cùng tệp thì dòng trùng bị bỏ qua và phần mềm báo bỏ qua … dòng đã có.

4. 4

   Khung Ghép sổ phụ với sổ tiền gửi chia hai cột: Sổ phụ ngân hàng chưa khớp và Sổ tiền gửi chưa khớp. Dòng cùng số tiền, lệch ngày không quá 3 ngày được gắn nhãn Gợi ý; bấm Tự ghép … cặp gợi ý, hoặc chọn mỗi bên một dòng rồi bấm Ghép hai dòng đã chọn. Hai dòng lệch tiền thì hiện Hai dòng lệch số tiền …. Ghép nhầm thì bấm Bỏ ghép ở bảng Đã ghép.

5. 5

   Trong ví dụ của bài, ủy nhiệm chi 12.000.000 lập ngày 30/10 chưa có trên sổ phụ nên nằm lại ở cột Sổ tiền gửi chưa khớp và giữ nguyên, đây là chênh lệch thời điểm. Hai dòng sổ phụ chưa có trong sổ là khách chuyển 5.000.000 và phí 700.000. Với mỗi dòng ấy nhập TK đối ứng (131 cho tiền khách, tài khoản chi phí cho phí; khi chọn tài khoản công nợ, ô Đối tượng hiện ra, để Tìm theo nội dung thì phần mềm tự tìm khách theo số chứng từ, số hóa đơn trong nội dung chuyển khoản) rồi bấm Lập tay.

6. 6

   Còn dòng nào chưa rõ nguyên nhân thì cũng Lập tay theo số ngân hàng, đối ứng 338 nếu sổ nhỏ hơn ngân hàng, 138 nếu sổ lớn hơn (1381, 3381 ở Thông tư 133). Phần mềm không tự treo chênh lệch; tài khoản treo do bạn chọn ở ô TK đối ứng.

7. 7

   Dòng nào lặp lại hằng tháng, như phí duy trì tài khoản, bấm Tạo quy tắc từ dòng này, kiểm Cụm từ khóa, nhập TK đối ứng, tích Tự lập chứng từ khi nhập sổ phụ nếu muốn lập thẳng khi nhập tệp, rồi bấm Tạo quy tắc. Quy tắc xem và sửa ở Quy tắc sổ phụ (nút trên đầu trang), nơi có Chiều tiền, Cụm từ so khớp, Số tiền từ, Số tiền đến, Thứ tự ưu tiên. Muốn lập cho mọi dòng đang khớp quy tắc thì bấm Lập theo quy tắc cho mọi dòng.

8. 8

   Chọn ngân hàng và cách in ủy nhiệm chi ở màn in chứng từ báo nợ: Bố cục ngân hàng, Cách in (In cả khung và nhãn hoặc In đè lên phôi (chỉ giá trị)) và Phí chuyển tiền. Tọa độ in đè chỉnh ở Tọa độ in đè ủy nhiệm chi.

Phần mềm tự ghi gì

Dòng tiền vào lập thành báo có: Nợ tài khoản ngân hàng, Có tài khoản đối ứng. Dòng tiền ra lập thành báo nợ: Nợ tài khoản đối ứng, Có tài khoản ngân hàng. Ở ví dụ của bài ra hai chứng từ: Nợ 112, Có 131 cho 5.000.000 (đối tượng là khách tìm được trong nội dung), và Nợ tài khoản chi phí (ví dụ 6427 theo bài), Có 112 cho 700.000. Phí có hóa đơn GTGT thì tách thuế bằng một chứng từ chi phí riêng, vì phần mềm chỉ ghi một tài khoản đối ứng cho mỗi dòng sổ phụ. Chứng từ lập từ sổ phụ tự ghép với dòng sổ phụ đó; người không có quyền ghi sổ ở phần quỹ, ngân hàng chỉ cất được chứng từ, và báo nợ còn qua cửa duyệt lệnh chi nếu công ty bật.

Báo lỗi hay gặp khi nhập: Chưa chọn tệp, Tệp lớn hơn 5 MB; khi lập tay: Dòng sổ phụ này đã ghép với một chứng từ và Không có quy tắc nào khớp dòng này; hãy chọn tài khoản đối ứng khi bấm lập mà chưa nhập TK đối ứng.

Kiểm lại và giới hạn

Bảng Bảng đối chiếu số dư tiền gửi ngân hàng đến ngày … ở cuối trang có tám dòng. Ở ví dụ: dòng 1 số dư sổ kế toán sau khi lập hai chứng từ là 503.700.000, dòng 3 Cộng: khoản chi đã ghi sổ, ngân hàng chưa báo nợ là 12.000.000, dòng 6 Số dư sổ phụ phải có là 515.700.000, và dòng 8 Chênh lệch (7 − 6) hiện nhãn Khớp. Còn số khác không là phần chưa giải thích được. Bấm In bảng đối chiếu để in kèm hai chỗ ký Người lập và Kế toán trưởng làm hồ sơ khóa sổ.

Giới hạn: KetoanX chưa tự kéo giao dịch từ ngân hàng, sổ phụ phải nhập bằng tệp .xlsx. Phần mềm chỉ gợi ý ghép theo số tiền và ngày, một chứng từ ghép được nhiều dòng sổ phụ nhưng một dòng không tách ra nhiều tài khoản đối ứng. Các việc này nằm trong nhóm quỹ và ngân hàng của phần mềm; khung chung của cả mảng tiền ở bài kế toán vốn bằng tiền và công nợ.

Các bước chi tiết hơn, kèm những trường hợp ít gặp, nằm ở bài hướng dẫn sử dụng tài khoản ngân hàng, đối chiếu.