Kiểm kê quỹ tiền mặt: lập bảng kiểm kê 08a-TT và hạch toán quỹ thừa, quỹ thiếu

Khi kiểm kê phải lập ban kiểm kê, trong đó có thủ quỹ và kế toán tiền mặt hoặc kế toán thanh toán. Chênh lệch nào cũng phải báo cáo giám đốc để xem xét giải quyết. Quỹ tiền mặt là tài khoản 111, còn khoản chi tiền mặt từ 5 triệu đồng có điều kiện riêng về thuế, xem bài thanh toán không dùng tiền mặt.

1. 1

   Trước khi đếm, thủ quỹ ghi vào sổ quỹ tất cả phiếu thu, phiếu chi đã phát sinh và tính số dư tồn quỹ đến đúng thời điểm kiểm kê. Số này là dòng I, "Số dư theo sổ quỹ".

2. 2

   Ghi giờ, ngày kiểm kê và tên các thành viên ban kiểm kê ở đầu mẫu.

3. 3

   Đếm từng loại tiền, ghi số tờ và số tiền của từng mệnh giá vào dòng II, "Số kiểm kê thực tế", rồi cộng thành tổng.

4. 4

   Tính dòng III, chênh lệch, theo công thức III = I - II. Kết quả dương nghĩa là sổ nhiều hơn thực tế, tức quỹ thiếu; kết quả âm là quỹ thừa.

5. 5

   Ghi nguyên nhân thừa hoặc thiếu, ý kiến và kiến nghị của ban kiểm kê. Bảng phải có chữ ký của thủ quỹ, trưởng ban kiểm kê và kế toán trưởng.

6. 6

   Lập hai bản: một giao thủ quỹ giữ, một giao kế toán quỹ tiền mặt hoặc kế toán thanh toán.

Ví dụ: cuối ngày 30/9/2026 sổ quỹ ghi tồn 18.450.000 đồng. Ban kiểm kê đếm được 32 tờ 500.000, 5 tờ 200.000, 6 tờ 100.000, 6 tờ 50.000, 5 tờ 20.000 và 20 tờ 10.000. Cộng lại: 16.000.000 + 1.000.000 + 600.000 + 300.000 + 100.000 + 200.000 = 18.200.000 đồng. Chênh lệch III = 18.450.000 - 18.200.000 = 250.000 đồng, dương, nên quỹ thiếu 250.000 đồng.

Chưa xác định được nguyên nhân thì treo khoản thiếu ở tài khoản 1381 (tài sản thiếu chờ xử lý, thuộc tài khoản 138 phải thu khác). Với ví dụ trên:

Nợ TK 1381 250.000 Có TK 111 250.000

Mọi khoản thiếu đều phải truy tìm nguyên nhân và người có lỗi. Nếu chỉ do nhầm lẫn hoặc quên ghi sổ thì sửa sổ cho đúng, không cần qua tài khoản chờ xử lý. Nếu đã có biên bản và quyết định xử lý ngay trong kỳ, ghi thẳng vào tài khoản liên quan chứ không cần đi vòng qua 1381.

Có quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền, bạn kết chuyển khoản treo ra như sau: người có lỗi nộp tiền bồi thường thì ghi Nợ 111 hoặc 112; thu bồi thường của người có lỗi thì ghi Nợ 1388; trừ vào lương của người có lỗi thì ghi Nợ 334; phần không thu hồi được tính vào chi phí khác thì ghi Nợ 811. Bên Có là 1381. Ví dụ thủ quỹ nhận lỗi và công ty trừ 250.000 đồng vào lương tháng 10: Nợ 334, Có 1381, 250.000 đồng. Khoản không thu hồi có được trừ khi tính thuế TNDN hay không thì xem chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

Thông tư 133 dùng đúng hai tài khoản treo này (1381 cho thiếu, 3381 cho thừa) và cùng tên mẫu 08a-TT, nên nội dung bài này áp dụng cho cả hai chế độ.

ketoanx.com/cash-count

Các bước

1. 1

   Trước khi đếm, vào Quỹ, ngân hàng→, Sổ quỹ của thủ quỹ (nút Sổ quỹ của thủ quỹ cũng có trên đầu trang Kiểm kê quỹ), chọn Từ ngày, Đến ngày, bấm Xem. Phiếu thu chi tiền mặt nào thủ quỹ đã thu, chi thật thì bấm Xác nhận, hoặc tick nhiều phiếu rồi bấm Xác nhận N phiếu đã chọn. Bảng đối chiếu bên dưới cho thấy cột Phiếu chưa xác nhận và Chênh lệch tồn giữa sổ kế toán với sổ thủ quỹ; phiếu nào kế toán đã ghi mà thủ quỹ chưa nhận thì làm rõ trước khi đếm.

2. 2

   Mở Quỹ, ngân hàng→, Kiểm kê quỹ, khung Lập biên bản kiểm kê. Muốn thấy khung này bạn cần quyền Thêm ở phân hệ Quỹ, và hệ thống tài khoản phải có tài khoản tiền mặt, nếu không trang báo Hệ thống tài khoản thiếu tài khoản tiền mặt.

3. 3

   Ô Ngày kiểm kê chọn 30/9/2026. Ô Thành viên kiểm kê gõ tên ban kiểm kê, ví dụ thủ quỹ và kế toán trưởng; không bắt buộc, tối đa 500 ký tự. Biên bản KetoanX không có ô giờ kiểm kê, giờ ghi tay trên bản in nếu cần.

4. 4

   Bảng mệnh giá có chín dòng từ 500.000 đến 1.000 đồng. Ở cột Số tờ nhập 32 cho 500.000, 5 cho 200.000, 6 cho 100.000, 6 cho 50.000, 5 cho 20.000, 20 cho 10.000; các mệnh giá còn lại để trống. Số tờ phải là số nguyên không âm. Cột Thành tiền và dòng Tổng tiền đếm được (18.200.000) cập nhật ngay khi gõ.

5. 5

   Khi Ngày kiểm kê là hôm nay, bảng thêm hai dòng: Số dư sổ sách TK tiền mặt hôm nay 18.450.000 và Chênh lệch (thiếu) -250.000. Chọn ngày khác thì dòng này ẩn, dòng nhắc rằng số dư sổ sách đến ngày kiểm kê sẽ tính khi lưu.

6. 6

   Ô Ghi chú, nguyên nhân chênh lệch ghi nguyên nhân sơ bộ nếu biết. Bấm Lưu biên bản kiểm kê; phần mềm mở luôn trang Biên bản kiểm kê quỹ ở dạng mẫu 08a-TT với các mục I, II, III, số tiền bằng chữ và chỗ ký của kế toán trưởng, thủ quỹ, người chịu trách nhiệm kiểm kê quỹ. Bấm In biên bản để in hai bản.

7. 7

   Biên bản mới lưu chưa tạo bút toán. Quay về danh sách Các lần kiểm kê, dòng ngày 30/9 hiện chênh lệch -250.000 (thiếu) và Chưa xử lý. Mở biên bản, chọn ở ô cách xử lý một trong sáu lựa chọn rồi bấm Xử lý chênh lệch; trên danh sách cũng có nút Xử lý chênh lệch nhưng nút đó luôn treo chờ xử lý, không cho chọn.

Phần mềm tự ghi gì

Lựa chọn mặc định Chưa rõ nguyên nhân, chờ xử lý (thừa 3381, thiếu 1381) ghi cho ví dụ này Nợ 1381, Có 111 số tiền 250.000, nếu quỹ thừa thì ngược lại Nợ 111, Có 3381. Khi đã có quyết định xử lý ngay lúc lập biên bản, ô chọn đổi theo chiều chênh lệch: quỹ thừa có Thừa: phải trả, phải nộp khác (3388) và Thừa: thu nhập khác (711); quỹ thiếu có Thiếu: bắt bồi thường, phải thu khác (1388), Thiếu: trừ vào lương (334) và Thiếu: chi phí khác (811). Thủ quỹ nhận lỗi và trừ 250.000 vào lương thì chọn dòng 334, chứng từ ghi Nợ 334, Có 111. Hệ thống tài khoản của công ty phải có tài khoản được chọn, thiếu thì phần mềm báo Hệ thống tài khoản thiếu tài khoản tài sản thiếu chờ xử lý (1381) hoặc tài sản thừa chờ giải quyết (3381) hay Cách xử lý không hợp với chiều chênh lệch … hoặc hệ thống tài khoản thiếu tài khoản đó.

Số dư sổ sách được tính lại ngay lúc bấm xử lý, nên nếu giữa hai thời điểm có phiếu thu chi mới ghi vào ngày kiểm kê thì số chênh lệch ghi vào chứng từ là số theo sổ mới nhất. Ngày kiểm kê nằm trong kỳ đã khóa thì báo Sổ đã khóa đến ngày … ; không thể ghi chứng từ vào kỳ này. Mỗi biên bản chỉ xử lý được một lần, lần hai báo Biên bản này đã xử lý chênh lệch.

Kiểm lại và giới hạn

Danh sách Các lần kiểm kê hiện cột Đếm được, Sổ sách, Chênh lệch và số chứng từ ở cột Xử lý; bấm số chứng từ để xem bút toán. Khi cả hai số khớp thì cột xử lý ghi Không cần. Biên bản chưa xử lý xóa được bằng nút Xóa, biên bản đã xử lý thì không.

Có vài điểm cần biết trước khi in. Trên màn hình và bản in KetoanX tính chênh lệch là số đếm được trừ số sổ sách (II trừ I), dương là thừa, âm là thiếu; công thức III bằng I trừ II ở trên thì ngược dấu, nên đọc chữ thừa hay thiếu ghi cạnh số chứ đừng đọc dấu. Số dư sổ sách là số dư tài khoản tiền mặt ở sổ kế toán, chỉ tính tiền Việt Nam, không phải số tồn trên sổ thủ quỹ nên bước xác nhận ở sổ thủ quỹ cần làm trước. Màn hình chưa có mẫu 08b-TT cho ngoại tệ và vàng tiền tệ. Khi quỹ thiếu đã treo ở 1381 và sau đó có quyết định xử lý, bước kết chuyển từ 1381 sang 334, 1388 hay 811 bạn lập bằng một chứng từ nghiệp vụ khác, màn này không làm thay. Khung tổng thể của việc quản lý quỹ nằm ở bài kế toán vốn bằng tiền và công nợ, các màn thu chi và đối chiếu số quỹ theo ngày ở quỹ và ngân hàng, còn bước tiếp theo của kỳ là đối chiếu sổ phụ ngân hàng.

Muốn xem đủ mọi ô, mọi nút và lỗi hay gặp của màn này, đọc bài hướng dẫn sử dụng kiểm kê quỹ.