Tài khoản 138 phải thu khác theo Thông tư 99: kết cấu và cách hạch toán

Tài khoản này đóng vai ngăn kéo cuối của các khoản phải thu, nên hãy chắc nó không thuộc 131, 133, 136 trước khi ghi vào đây. Các nhóm chính:

Tài sản thiếu chưa rõ nguyên nhân, đang chờ xử lý. Khoản bồi thường vật chất do cá nhân hay tập thể trong và ngoài doanh nghiệp gây ra, sau khi đã có quyết định bắt bồi thường. Tài sản phi tiền tệ cho bên khác mượn (cho mượn bằng tiền thì là cho vay, ghi ở 1283). Khoản chi đầu tư xây dựng cơ bản hoặc chi phí sản xuất, kinh doanh bị cấp có thẩm quyền không duyệt, phải thu hồi. Khoản chi hộ cần thu lại, ví dụ bên nhận ủy thác xuất nhập khẩu chi hộ phí ngân hàng, giám định hải quan, vận chuyển, thuế. Cổ tức, lợi nhuận được chia (bằng tiền hay tài sản phi tiền tệ) từ các khoản đầu tư. Thuế tiêu thụ đặc biệt đã nộp lúc nhập khẩu, sau này sẽ được khấu trừ hoặc hoàn. Tài sản đem đầu tư vào hợp đồng hợp tác kinh doanh. Và các khoản phải thu khác còn lại.

Tài khoản này không phải nơi giữ tiền ký quỹ, ký cược: Thông tư 99 có tài khoản 244 riêng cho nó. Riêng lãi tiền gửi có kỳ hạn nhận sau không qua 138: bạn ghi Nợ 128, Có 515 theo hướng dẫn của tài khoản 128. Khoản tiền người lao động đang giữ để làm việc cho doanh nghiệp thì ở bài tài khoản 141 tạm ứng.

Tài khoản 1383 giữ phần thuế tiêu thụ đặc biệt đã nộp ở khâu nhập khẩu và sẽ được khấu trừ hoặc hoàn theo luật thuế, như với xăng nhập khẩu. Hàng tạm nhập, tái xuất không tính ở đây.

Tài khoản 1388 gom mọi khoản còn lại: phải thu từ hợp đồng hợp tác kinh doanh, cổ tức, lợi nhuận được chia, lãi, bồi thường, thuế của hàng tạm nhập tái xuất không thuộc quyền sở hữu doanh nghiệp.

Ví dụ số: kiểm kê kho thấy thiếu 50 kg vật liệu giá 40.000 đồng mỗi kg, tức 2.000.000 đồng, chưa rõ nguyên nhân. Ghi Nợ 1381 2.000.000, Có 152 2.000.000. Một tuần sau, quyết định xử lý: thủ kho phải bồi thường 1.200.000 đồng trừ vào lương, phần còn lại tính vào giá vốn. Ghi Nợ 334 1.200.000, Nợ 632 800.000, Có 1381 2.000.000. Nếu thủ kho chưa trả mà chỉ chấp nhận nợ thì phần đầu ghi Nợ 1388 thay cho Nợ 334.

Hệ quả khi chuyển sổ: số dư 1386 của sổ Thông tư 133 không còn tài khoản tương ứng trong 138, bạn chuyển sang tài khoản ký quỹ, ký cược riêng (244). Thông tư 133 chỉ giải thích nguyên tắc và kết cấu tài khoản, Thông tư 99 hướng dẫn thêm bút toán từng nghiệp vụ ngay tại đây (bán nợ, ủy thác xuất nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt). Cách chuyển nằm ở bài chuyển số dư sang Thông tư 99, danh mục đầy đủ ở bài hệ thống tài khoản kế toán theo Thông tư 99.

ketoanx.com/vouchers

Các bước

1. 1

   Kiểm kê kho thiếu 50 kg vật liệu: vào Kho→, Kiểm kê kho, chọn Ngày kiểm kê, Kho kiểm kê, Mặt hàng đưa vào và ở ô Xử lý chênh lệch chọn Chờ xử lý (1381, 3381), vì lúc đếm chưa rõ nguyên nhân. Lựa chọn còn lại, Ghi thẳng (giá vốn, 711), bỏ qua 1381 hoàn toàn. Bấm Lập biên bản kiểm kê.

2. 2

   Trong biên bản, ở cột Thực tế của vật liệu nhập số kg đếm được (thấp hơn số sổ 50 kg), bấm Lưu số kiểm kê, rồi bấm Lập chứng từ xử lý chênh lệch và xác nhận. Phần thiếu được xuất kho theo đơn giá sổ 40.000 đồng một kg vào 1381.

3. 3

   Một tuần sau có quyết định: mở lại biên bản, kéo xuống khung Hàng thiếu chờ xử lý (1381). Dòng 1 chọn tài khoản 334, số tiền 1.200.000, chọn đối tượng là thủ kho; dòng 2 chọn tài khoản giá vốn 632, số tiền 800.000. Tổng hai dòng phải bằng 2.000.000 đang chờ. Thủ kho chỉ nhận nợ mà chưa trừ lương thì dòng 1 chọn 1388 thay cho 334. Bấm Lập chứng từ xử lý.

4. 4

   Tiền mặt thiếu: ở Quỹ, ngân hàng→, Kiểm kê quỹ, sau khi lưu biên bản, ô cách xử lý để Chưa rõ nguyên nhân, chờ xử lý (thừa 3381, thiếu 1381) rồi bấm Xử lý chênh lệch. Màn này chỉ ghi lần đầu; quyết định xử lý số đã treo lập bằng chứng từ nghiệp vụ khác Có 1381.

5. 5

   Cổ tức được chia, chi hộ hay khoản chi không được duyệt phải thu hồi: vào Quỹ, ngân hàng→, Thu, chi, chứng từ khác, bấm Lập chứng từ, giữ Chứng từ nghiệp vụ khác. Dòng hạch toán có TK Nợ 1388, Đối tượng Nợ là bên phải trả (công ty chia cổ tức, người phải bồi thường), TK Có theo nghiệp vụ (515 cho cổ tức, 642 cho khoản chi không được duyệt). Khi tiền về, lập Báo có ngân hàng hoặc Phiếu thu tiền mặt với TK Có 1388 và cùng đối tượng.

6. 6

   Xem sổ: vào Báo cáo→, Sổ chi tiết, gõ 138 vào ô Tài khoản để xem chung 1381, 1383, 1388, hoặc gõ 1381 để xem riêng khoản thiếu chờ xử lý; chọn khoảng ngày và bấm Xem báo cáo. Nút Theo đối tượng trên đầu sổ tách 1388 theo từng người phải trả.

Phần mềm tự ghi gì

Chứng từ kiểm kê ghi Nợ 1381, Có 152 là 2.000.000 với diễn giải Kiểm kê thiếu …; vật liệu thừa thì ngược lại, Nợ 152, Có 3381. Chứng từ xử lý ở bước 3 ghi Nợ 334 1.200.000 (gắn thủ kho), Nợ 632 800.000, Có 1381 2.000.000. Kiểm kê quỹ thiếu ghi Nợ 1381, Có 111 qua chứng từ loại KKQ. Chứng từ cổ tức ghi Nợ 1388, Có 515 và lúc nhận tiền ghi Nợ 112, Có 1388. Câu báo hay gặp ở bước xử lý: Tổng các dòng xử lý hàng thiếu (…) phải bằng số chờ xử lý …; khi lập chứng từ tay mà gõ 138 trong khi hệ thống đã có tài khoản con thì gặp Hạch toán vào tài khoản chi tiết, không phải tài khoản tổng hợp.

Kiểm lại và giới hạn

Sau bước 3 sổ chi tiết 1381 phải về 0 cho khoản vật liệu này; số dư 1381 còn lại cuối năm là các khoản chưa có quyết định, đúng nhóm mà mục trên yêu cầu ghi vào chi phí và thuyết minh khi không chắc thu hồi được. Phần mềm không tự chuyển số treo ấy vào chi phí lúc khóa sổ; bạn lập chứng từ Nợ 632 hoặc 811, Có 1381. Khung xử lý hàng thiếu gợi ý cả 811, nhưng với hàng tồn kho Thông tư 99 đưa hao hụt vào 632. Từng khối của biên bản có ở hướng dẫn màn Kiểm kê kho. Chứng từ mua hàng nhập khẩu cộng thuế tiêu thụ đặc biệt (Có 3332) vào giá nhập kho và chưa có lựa chọn đưa phần được khấu trừ sang 1383; muốn theo dõi ở 1383 thì lập chứng từ nghiệp vụ khác chuyển phần ấy từ tài khoản kho sang. Sổ của hộ kinh doanh không làm được trên KetoanX; doanh nghiệp chuyển số dư 1386 của sổ cũ sang tài khoản ký quỹ theo trang phần mềm kế toán Thông tư 99.